nhận và thực hiện việc chứng thực nhưng không có khả năng nhận biết những giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ giả để từ chối việc chứng thực. Bởi vì các loại giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ giả được làm rất tinh vi, bằng mắt thường không thể nhận biết, mà phải thông qua việc đối chiếu con dấu, xác nhận hồ sơ, học bạ tại nơi cấp giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ giả, việc này chỉ có cơ quan công an mới đủ chuyên môn, nghiệp vụ xác định các loại giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ này có bị giả hay không? Cơ quan chứng thực không đủ điều kiện và khả năng để xác định giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ giả. Như vậy, cơ quan chứng thực đã vô tình hợp thức hóa các giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ giả thành các giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ thật để các đối tượng xấu lợi dụng nhằm qua mặt các cơ quan chức năng. Do vậy, cần phải có cơ chế hoặc một giải pháp thiết thực để ngăn ngừa vấn đề này; cần trang bị đầy đủ dụng cụ, máy móc để kiểm tra, đồng thời ngành tư pháp cần phối hợp với ngành công an và các ngành hữu quan khác tập huấn chuyên sâu về nghiệp vụ và biện pháp phát hiện các loại giấy tờ giả mạo.
3.3. Giải pháp hoàn thiện về cải cách hành chính trong thực hiện chứng thực chứng thực
Thứ nhất, ban hành quyết định điều chỉnh thủ tục hành chính, quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính về chứng thực của Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn
Thông tư số 01/2020/TT-BTP thay thế Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (Thông tư số 20/2015/TT-BTP) có hiệu từ ngày 20 tháng 4 năm 2020 bổ sung nhiều nội dung về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch, đặc biệt là lời chứng cho việc tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Tuy nhiên, Quyết định số 2103/QĐ-UBND, Quyết định số 2700/QĐ-UBND và Quyết định số 1114/QĐ-UBND vẫn đang còn hiệu lực. Các quyết định này ban hành theo Thông tư số 20/2015/TT-BTP; tuy nhiên, Thông tư số 20/2015/TT-BTP không còn hiệu lực từ ngày 20 tháng 4 năm 2020. Trong áp dụng thực tế từ ngày 20 tháng 4 năm 2020, Ủy ban nhân dân cấp xã đã thực hiện lời chứng theo Thông tư số 01/2020/TT-BTP, nhưng thủ tục và quy trình niêm yết vẫn còn hướng dẫn theo Thông tư số 20/2015/TT-BTP.
Văn bản của Ủy ban nhân dân Thành phố quy định về thủ tục hành chính, quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính của thuộc thẩm quyền tiếp nhận của Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn hiện nay liên quan chứng thực hợp đồng giao dịch xây dựng theo hướng liệt kê từng quy trình, thủ tục chưa có quy trình, thủ tục chung cho tất các các loại hợp đồng giao dịch. Thực tế phát sinh một số giấy tờ, văn bản của người dân theo quy định phải chứng thực hợp đồng giao dịch, Ủy ban nhân dân các xã cũng vận dụng quy định về chứng thực giải quyết cho người dân, tuy nhiên đối chiếu với thủ tục hành chính công bố chưa quy định, nên việc giải quyết nhu cầu thực tế cho người dân, đúng với quy định
pháp luật nhưng vẫn chưa đảm bảo về mặt thủ tục. Vì vậy, việc ban hành quyết định điều chỉnh thủ tục hành chính, quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính về chứng thực của Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn theo Thông tư số 01/2020/TT-BTP là rất cần thiết, đồng thời bổ sung thủ tục hành chính, quy trình chứng thực hợp đồng giao dịch chung.
Thứ hai, đẩy mạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tuyên truyền chứng thực
Qua khảo sát tuyên tuyền của tác giả, phần nào đánh giá công tác tuyên truyền về chứng thực còn rất nhiều vấn đề đáng quan tâm; đối tượng khảo sát có gần 50% là cán bộ, công chức nhà nước, tuy nhiên người hiểu rõ, hiểu đúng về chứng thực không cao hơn 50% [Phụ lục 2]. Điều này chứng minh rằng, việc nhận thức chưa đầy đủ về chứng thực không những ở người dân mà còn ở một bộ phận không nhỏ trong cán bộ, công chức. Việc thực hiện tuyên truyền pháp luật nói chung, chứng thực nói riêng cần sự hỗ trợ, chung tay, đồng lòng của các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức hành nghề công chứng để phát huy hiệu quả cao nhất. Công nghệ thông tin phát triển, người dân tiếp cận trang mạng, tìm hiểu thông tin trên internet rất dễ dàng, nhanh chóng, vấn đề này vừa thuận lợi, vừa là thách thức rất lớn cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tuyên truyền, có thể nói, công tác tuyên tuyền cần phải nhìn nhận, đánh giá, nhận thức một cách đầy đủ hơn trong phương pháp và cách tiếp cận người dân. Thông tin trên mạng rất đa dạng, có thông tin chính thống, thông tin không chính thống, quan điểm cá nhân, quan điểm nghiên cứu và thậm chí các quan điểm trái chiều. Vì vậy, việc cơ quan nhà nước thành lập các trang web, hoặc các ứng dụng zalo, facebook … tạo kênh thông tin tuyên truyền chính thống là việc cần thiết phải thực hiện. Mặt khác, cần đánh giá khách quan việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tuyên truyền của các cơ quan nhà nước nói chung, Ủy ban nhân dân xã nói riêng chưa theo kịp sự phát triển công nghệ thông tin, việc tuyên truyền qua hội nghị tập huấn, buổi nói chuyện chuyên đề
chỉ phát huy hiệu quả đối với đối tượng là cán bộ, công chức, nhằm quán triệt chủ trương, chỉ đạo áp dụng luật, nghị định, trao đổi vướng mắc trong quá trình áp dụng; việc vận động người dân tham dự, tìm hiểu là việc khó khăn. Người dân tự tra cứu thông tin dẫn đến hiểu biết chưa đúng, chưa đầy đủ về công chứng, chức thực, thậm chí cho rằng vi bằng là một dạng chứng thực hợp đồng mua bán quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, gây hậu quả rất nghiêm trọng; việc chưa hiểu đúng, hiểu đủ về trình tự thủ tục, giá trị pháp lý của văn bản chúng thực, giấy tờ cần phải xuất trình khi thực hiện chứng thực cũng mất nhiều thời gian, tiền bạc của người dân
Thứ ba, tiếp tục tuyên truyền một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện
thủ tục hành chính theo Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20 tháng 6 năm 2014 của
Thủ tướng Chính phủ
Trên tinh thần triển khai thực hiện nghiêm túc Điều 6 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20 tháng 6 năm 2014 về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính, theo đó Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính. Đến Nghị định số 23/2015/NĐ-CP vẫn tiếp tục kế thừa quy định đối chiếu tại Điều 6, tiếp tục nêu cao tinh thần trách nhiệm cán bộ tiếp nhận thủ tục hành chính trong việc đối chiếu bản chính.
Để thực hiện đơn giản hóa thủ tục, tiết kiệm chi phí cho người dân, các cơ quan hành chính nhà nước cần có văn bản tiếp tục triển khai Chỉ thị số 17/CT- TTg ngày 20 tháng 6 năm 2014của Thủ tướng Chính phủ đến các cơ quan nhà nước, tổ chức, các đơn vị sự nghiệp, trường học trên địa bàn. Ngoài việc tuyên truyền còn cần thường xuyên kiểm tra việc tiếp nhận hồ sơ hành chính, kịp thời
chấn chỉnh nếu phát hiện yêu cần người dân phải cung cấp bản sao có chứng thực; đồng thời tăng cường việc lấy ý kiến góp ý của người dân về thái độ tiếp nhận, thành phần hồ sơ, cơ sở vật chất…để kịp thời điều chỉnh, phân công phù hợp.
Thứ tư, hoàn thiện trang thiết bị, trang thiết bị phục vụ công tác chứng thực
Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực [18, khoản 2 Điều 14], việc lưu trữ giấy tờ, văn bản đã chứng thực chữ ký thuộc trách nhiệm cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực [8, khoản 1 Điều 5]; như vậy, việc đề nghị người yêu cầu chứng thực cung cấp 01 bản chính để lưu trữ trong chứng thực chữ ký là không phù hợp. Theo tinh thần Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP bản lưu là bản chụp, bản chụp có thể là bản photocopy hoặc ứng dụng công nghệ scan file lưu trữ, tuy nhiên nếu sử dụng máy scan lưu file thì có cần thiết phải in ra đóng cuốn để lưu trữ hay không, tài liệu lưu trữ từ file scan có phải thực hiện tiêu hủy hay không. Về nội dung này kiến nghị Bộ Tư pháp sớm có hướng dẫn theo hướng cho phép lưu trữ giấy tờ chứng thực bằng file scan. Việc lưu trữ file thuận lợi cho việc tra cứu, không chiếm diện tích kho lưu trữ, ít tốn kém chi phí so với lưu bản photocopy.
Tiểu kết chương 3
Trên cơ sở lý luận và thực trang về thẩm quyền chứng thực trên địa bàn huyện Bình Chánh, tác giả đề ra ba nhóm giải pháp:
- Các giải pháp hoàn thiện pháp luật về thẩm quyền chứng thực. - Các giải pháp hoàn thiện về nhân lực thực hiện chứng thực.
- Các giải pháp hoàn thiện về cải cách hành chính trong thực hiện chứng thực
Trong ba nhóm giải pháp, tác giả đã đánh giá kết quả đạt được trong hoạt động chứng thực Ủy ban nhân dân cấp xã, đưa ra những giải pháp, kiến nghị các cơ quan có thẩm quyền như Ủy ban nhân dân huyện Bình Chánh, Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, Bộ Tư pháp, Chính phủ…với mục đích ngày càng hoàn thiện pháp luật về thẩm quyền chứng thực, nâng cao hiệu quả công tác hoạt động chứng thực Ủy ban nhân dân cấp xã trong thời gian tới, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân trong cải cách hành chính.
KẾT LUẬN
Để thực hiện tốt công việc thì bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, trước tiên phải xác định được thẩm quyền của cơ quan, tổ chức mình được pháp luật cho phép, để nâng cao chất lượng phục vụ của cấp chính quyền gần dân nhất – Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc thực hiện thủ tục hành chính chiếm số lượng nhiều nhất – chứng thực, tác giả lựa chọn đề tài “Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban
nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh” làm
Luận văn tốt nghiệp.
Luận văn đánh giá khái quát những vấn đề về lý luận về chứng thực, thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, phân tích các khái niệm chứng thực, tìm hiểu các quy định pháp luật về thẩm quyền chứng thực Ủy ban nhân dân cấp xã cũng như trách nhiệm quản lý nhà nước về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã. Việc nghiên cứu giúp chúng ta xác định được quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của các bên khi thực hiện chứng thực, phạm vi thực hiện chứng thực đối với từng loại việc của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Trên cơ sở lý luận về chứng thực và thẩm quyền chứng thực, tác giả so sánh thẩm quyền Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh có những đặc thù gì so với cả nước. Đánh giá các đặc điểm tự nhiên, kinh tế xã hội của huyện Bình Chánh ảnh hưởng đến công tác chứng thực; đánh giá kết quả thực hiện chứng thực từ 2015 đến nay của các xã, thị trấn trên địa bàn huyện kết hợp khảo sát mức độ hiểu biết của người dân về chứng thực giúp tác giả đánh giá đúng về những vấn đề còn bất cập trong thực hiện thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã. Đồng thời, học hỏi kinh nghiệm của các tỉnh khác, cũng như các đánh giá, nghiên cứu, các bài báo…từ đó đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh.
Những nghiên cứu và giải pháp nhằm hoàn thiện về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện Bình Chánh, Thành phố
Hồ Chí Minh mà tác giả đề xuất hy vọng đóng góp vào thực tiển quản lý nhà nước về chứng thực, công tác cải cách hành chính ngày càng tốt hơn, góp phần ổn định đời sống người dân, phát triển kinh tế - xã hội địa phương./.