Khi một hội nghị diễn ra, người tham dự sẽ có rất nhiều thông tin cần ghi nhớ và theo dõi của hội nghị đó. Và nếu người đó tham gia nhiều hoạt động của hội nghị hay tham dự nhiều hội nghị cùng khoảng thời gian thì việc ghi nhớ thông tin và tránh sai sót hay lỡ lịch là rất dễ xảy ra. Do đó, cần có một HTTT quản lý và cung các thông tin tập trung, có những chức năng như sau
- Chức năng Ban tổ chức: cung cấp thông tin về các nhà tổ chức hội nghị. Nó bao gồm các mô tả về tổ chức, nhà tài trợ, ban tổ chức, ban chương trình, v.v.
- Chức năng Người trình bầy: cung cấp thông tin về người thuyết trình và các thông tin liên quan.
- Chức năng Chương trình: cung cấp toàn bộ về các ngày, sự kiện và lịch trình quan trọng của hội nghị.
- Chức năng bản đồ: Tìm hiểu về khu vực tổ chức hội nghị bằng cách sử dụng bản đồ tương tác.
- Chức năng Bài báo: cung cấp thông tin về các bài báo dưới dạng các tóm tắt và có liên kết đến các phiên bản đầy đủ cuối cùng để truy cập trực tuyến.
- Chức năng Địa điểm: giới thiệu những điểm đến có liên quan đến hội nghị
- Các chức năng khác cụ thể như: Hỗ trợ đăng ký hệ thống;
Hỗ trợ người tham gia đăng ký tham dự (check in); Khảo sát sự hài lòng;
Tùy chọn cài đặt chung của ứng dụng (ví dụ: ngôn ngữ, chọn bản đồ trực tuyến hoặc ngoại tuyến, cập nhật, v.v.).
Các hệ thống TT hỗ trợ hiện có
Hiện tại, các hội nghị thường lưu các thông tin này trên cùng một website với hệ thống quảng bá. Tuy nhiên, thông tin thường không đầy đủ chức năng, khó tra cứu và đặc biệt khó khăn khi người tham dự liên tục phải di chuyển từ xa đến hội nghị. Nên đã có một số phần mềm được thiết kế trên thiết bị di động như EventsCNC, INFO@HAND, …
Số lượng phần mềm còn ít và chưa thực sự được nhiều người biết đến, còn ở Việt Nam chưa có.
(Luận văn này sẽ thực hiện phân tích thiết kế hệ thống này)