1.3.5.1.Khái niệm:
Dự toán là quá trình tính toán cho các kỳ tƣơng lai, nhằm sử dụng một cách có hiệu quả nhất các nguồn lực sẵn có cũng nhƣ xây dựng kế hoạch huy động các nguồn lực theo các mục tiêu kế hoạch đã đặt ra trong từng thời kỳ cụ thể nhƣ lập kế hoạch, tăng tính phối hợp giữa các bộ phận, phân bổ hợp lý các nguồn lực, kiểm soát chặt chẽ các nguồn lực và đánh giá kết quả thực hiện.
Dự toán ngân sách chi phí là việc thực hiện lập kế hoạch chi tiết cho việc sử dụng chi phí đáp ứng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tƣơng lai.
Việc dự toán ngân sách chi phí cần đƣợc xem xét một cách kỹ lƣỡng tất cả các thông tin điều kiện thực tế về nguồn lực của doanh nghiệp nhƣ trình độ lao động, trình độ của khoa học công nghệ và trình độ quản lý... Từ đó doanh nghiệp mới xây dựng đƣợc một mục tiêu cụ thể cho doanh nghiệp và cho từng phòng ban, từng bộ phận. Dựa trên các mục tiêu cụ thể sẽ xây dựng kế hoạch ngân sách chi phí một
cách chi tiết phù hợp với nhu cầu thực tế.
1.3.5.2.Ý nghĩa của dự toán ngân sách chi phí
Dự toán ngân sách chi phí cung cấp thông tin tổng thể các kế hoạch sử dụng chi phí của doanh nghiệp trong thời gian tới, là cơ sở để triển khai, giám sát, đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí theo từng thời kỳ nhất định.
1.3.5.3.Phân loại dự toán ngân sách chi phí
Căn cứ theo mức độ hoạt động dự toán ngân sách chi phí đƣợc chia thành dự toán ngân sách tĩnh và dự toán ngân sách linh hoạt.
1.3.5.3.1. Dự toán ngân sách chi phí tĩnh
Ngân sách tĩnh là một bản trình bày thông tin dữ liệu ngân sách ở một mức hoạt động nhất định, xác định các nguồn lực để đảm bảo cho các hoạt động của doanh nghiệp ở một mức độ hoạt động nhất định. Ngân sách tĩnh không cung cấp đƣợc thông tin cần thiết trong trƣờng hợp doanh nghiệp cần điều chỉnh mức độ hoạt động để phù hợp với sự biến động của môi trƣờng kinh doanh, các dữ liệu tƣơng ứng với các mức hoạt động khác sẽ không đƣợc xem xét. o đó báo cáo dự toán ngân sách tĩnh chỉ phù hợp để đánh giá hiệu quả của nhà quản lý trong việc kiểm soát chi phí khi:
Mức hoạt động thực tế xấp xỉ mức hoạt động của ngân sách theo kế hoạch.
Khi có những thay đổi trong mức độ hoạt động thì mức chi phí vẫn giữ nguyên.
1.3.5.3.2. Dự toán ngân sách linh hoạt
Ngân sách linh hoạt có khả năng cung cấp đầy đủ thông tin cho doanh nghiệp trong các điều kiện kinh doanh khác nhau khi các mức độ hoạt động thay đổi. Thông thƣờng dự toán ngân sách linh hoạt đƣợc xây dựng ở ba mức độ hoạt động cơ bản, trung bình và cao nhất. Vì đƣợc xây dựng dựa trên nhiều mức hoạt động khác nhau nên khi kết thúc kỳ kinh doanh, doanh nghiệp sẽ đánh giá sự sai lệch giữa chi phí thực tế phát sinh so với chi phí dự kiến tại một mức độ hoạt động phù hợp. Dữ liệu chênh lệch về chi phí tại một mức độ hoạt động nhất định là cơ sở để
đánh giá khả năng thực hiện trách nhiệm kiểm soát chi phí của nhà quản trị.
1.3.5.4. Quá trình lập dự toán ngân sách chi phí
Dự toán ngân sách chi phí là cơ sở để cung cấp thông tin cho nhà quản trị trong công tác sử dụng ngân sách chi phí hợp l . o đó công tác xây dựng dự toán chi phí cần phải đƣợc xem xét dựa trên rất nhiều các thông tin nhƣ sau:
Dựa vào số liệu kết quả hoạt động của các kỳ trƣớc, phân tích đánh giá xu hƣớng biến đổi của hoạt động sản xuất kinh doanh theo từng giai đoạn.
Dựa trên các nguồn lực thực tế của doanh nghiệp: quy mô hoạt động, chất lƣợng nguồn nhân lực, trình độ khoa học công nghệ, trình độ quản lý.
Dựa trên các thông tin khách quan về tình hình kinh tế chính trị có ảnh hƣởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhƣ sự biến động về tỷ giá, tiềm năng phát triển của nghành, kế hoạch phát triển dài hạn của doanh nghiệp…
Căn cứ vào hệ thống định mức chi phí tiêu chuẩn. Định mức phải xây dựng dựa trên cơ sở khoa học phù hợp với tình hình thực tế. Đây là cơ sở quan trọng nhất khi xây dựng dự toán ngân sách chi phí.
1.3.5.5.Các loại dự toán ngân sách chi phí hàng năm trong doanh nghiệp
1.3.5.5.1. Dự toán ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Dự toán ngân sách nguyên vật liệu trực tiếp căn cứ trên dự toán sản xuất và định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Dự toán này sẽ cung cấp thông tin về số lƣợng và giá trị nguyên vật liệu cần thiết để đảm bảo đủ nguyên vật liệu cung cấp cho hoạt động sản xuất số lƣợng sản phẩm theo yêu cầu. (Đào Thị Thu Giang 2012, tr.128) Dự toán lƣợng NVL trực tiếp cần mua = Dự toán lƣợng NVL trực tiếp cần cho sản xuất + Dự toán lƣợng NVL trực tiếp TKCK mong muốn - Dự toán lƣợng NVL trực tiếp cần mua TKĐK
Dự toán giá trị NVL trực tiếp cần mua = Dự toán lƣợng NVL trực tiếp cần mua x Định mức giá của mỗi đơn vị NVL trục tiếp
Trong dự toán NVL trực tiếp, dự toán lƣợng NVL tồn kho cuối kỳ mong muốn là yếu tố quan trọng cần cân nhắc. Lƣợng hàng tồn kho tối ƣu là vừa đủ để cung cấp cho hoạt động sản xuất sản phẩm, không quá dƣ thừa sẽ dẫn đến tăng các loại chi phí khác nhƣ chi phí lƣu kho, bảo quản và có cả rủi ro về biến động giá, còn nếu hàng tồn kho cuối thiếu sẽ ảnh hƣởng đến hoạt động sản xuất.
1.3.5.5.2. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Từ các nhu cầu về hoạt động sản xuất sản phẩm và định mức chi phí nhân công trực tiếp sẽ xây dựng đƣợc dự toán về chi phí nhân công trực tiếp. Ngân sách chi phí nhân công trực tiếp bao gồm số lƣợng giờ công làm việc và chi phí nhân công trực tiếp phục vụ cho sản xuất.
Dự toán thời gian lao động = Dự toán sản xuất sản phẩm x Định mức thời gian sản xuất sản phẩm
(Đào Thị Thu Giang 2012, tr.129)
Dự toán ngân sách chi phí nhân công trực tiếp cung cấp cho nhà quản trị thông tin để bố trí, duy trì và tuyển dụng lao động, đảm bảo đáp ứng hoạt động sản xuất.
1.3.5.5.3. Dự toán ngân sách chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung bao gồm biến phí và định phí sản xuất chung. Dự toán chi phí sản xuất chung chính là dự toán biến phí và định phí sản xuất chung.
Dự toán biến phí sản xuất chung
Nếu biến phí sản xuất chung đƣợc xây dựng theo mỗi đơn vị mức độ hoạt động thì quá trình lập dự toán tƣơng tự nhƣ dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp = Dự toán thời gian lao động x
Đinh mức giá của mỗi đơn vị thời
và dự toán chi phí nhân công trực tiếp.
Trƣờng hợp biến phí sản xuất chung đƣợc xác định trên tỷ lệ biến phí trực tiếp thì phải căn cứ vào tỷ lệ biến phí sản xuất chung và dự toán biến phí trực tiếp để xây dựng dự toán biến phí sản xuất chung theo công thức sau:
Dự toán biến phí sản xuất chung = Dự toán biến phí trực tiếp x Tỷ lệ biến phí sản xuất chung (Đào Thị Thu Giang 2012, tr.131)
Dự toán định phí sản xuất chung
Với định phí sản xuất chung bắt buộc, căn cứ vào định phí sản xuất chung hàng năm để xác định dự toán chi phí sản xuất chung bắt buộc.
Đối với định phí sản xuất chung tùy , căn cứ theo quyết định của các nhà quản trị để xác định thời điểm phát sinh chi phí và tính vào kỳ dự toán thích hợp
Dự toán định phí sản xuất chung = Dự toán định phí sản xuất chung bắt buộc + Dự toán định phí sản xuất chung tùy ý (Đào Thị Thu Giang 2012, tr.131)