2.1.2.1.Giới thiệu khái quát về Chi nhánh
Chi nhánh SKYPEC khu vực miền Nam là đơn vị trực thuộc Công ty TNHH một thành viên Nhiên liệu Hàng không Việt Nam (SKYPEC), có con dấu riêng và
đƣợc mở tài khoản để giao dịch theo quy định của Nhà nƣớc.
Tên tiếng Việt: Chi nhánh Công ty TNHH một thành viên Nhiên liệu Hàng không Việt Nam (SKYPEC) khu vực miền Nam
Tên viết tắt bằng tiếng Việt: Chi nhánh SKYPEC khu vực miền Nam
Tên tiếng Anh: Southern Regional Branch of Vietnam Air Petrol company limited (SKYPEC)
Địa chỉ trụ sở: A79/1, Đƣờng Bạch Đằng, Phƣờng 2, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.
Điện thoại: (84-028) 3.844.6720
Fax: (84-028) 3.844.6721
2.1.2.2.Cơ sở vật chất và điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh:
Chi nhánh khu vực Miền Nam có hệ thống bồn bể với sức chứa lên khoảng 19.100m3, có thể dự trữ sản lƣợng cho sân bay Tân Sơn Nhất trong khoảng 10 ngày. Trong đó có 8 bồn có tuổi đời trên 20 năm và một bồn đƣợc xây mới vào năm 2015 với sức chứa 6000m3.
Hệ thống xe tra nạp gồm 10 xe với dung tích 10.000 galons, trong đó có 8 xe có tuổi đời đã trên 20 năm và 02 xe mới đƣợc đầu tƣ vào năm 2011. Trong tƣơng lai sẽ tiếp tục đầu tƣ mới 02 xe tra nạp dung tích 10.000 galons để phục vụ sản xuất kinh doanh.
Chi nhánh với đội ngũ gần 300 nhân viên, bao gồm các bộ phận trực tiếp sản xuất kinh doanh, nhân viên văn phòng, nhân viên tại các sân bay địa phƣơng và đội ngũ cán bộ quản lý. Trong đó lực lƣợng chủ yếu là nhân viên phục vụ tra nạp với số lƣợng hơn 100 nhân viên, làm việc theo chế độ ca kíp, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh 24/7.
Chi nhánh có Trung tâm dịch vụ kỹ thuật với đội ngũ nhân viên lành nghề, có kỹ thuật cao, đƣợc đào tạo bài bản để thực hiện công tác kiểm tra sửa chữa bảo trì bảo dƣỡng hệ thống xe tra nạp và bồn bể tại chi nhánh.
Bên cạnh đó, chi nhánh đƣợc đầu tƣ một Phòng Thử Nghiệm với trang thiết bị hiện đại để thực hiện kiểm tra các mẫu nhiên liệu, đảm bảo chất lƣợng nhiên liệu luôn đạt tiêu chuẩn trƣớc khi tra nạp cho tàu bay.
2.1.2.3.Sơ đồ tổ chức của chi nhánh
(Nguồn: Phòng Kế hoạch tổng hợp-Chi nhánh Khu vực Miền Nam, năm 2018)
2.1.2.4.Chức năng nhiệm vụ các bộ phận
2.1.2.4.1. Chi nhánh Khu vực Miền Nam
Cung ứng dịch vụ tra nạp nhiên liệu hàng không (Jet A1) cho các khách hàng của Skypec tại các sân bay khu vực miền Nam.
Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch SXK hàng năm sau khi đƣợc Công ty phê duyệt.
Tổ chức thực hiện, quản lý và báo cáo các hoạt động kế toán, thống kê theo qui định của Nhà nƣớc và phân cấp, ủy quyền của Công ty.
2.1.2.4.2. Phòng Điều hành Khai thác: tham mƣu, giúp việc cho Giám đốc Chi nhánh trong các công tác điều hành hoạt động khai thác; kiểm soát chất lƣợng dịch
vụ, giám sát hoạt động khai thác; công tác chăm sóc khách hàng, quảng bá thƣơng hiệu; công tác an toàn khai thác (SMS) tại Chi nhánh
2.1.2.4.3. Phòng Kế hoạch tổng hợp: tham mƣu giúp việc cho Giám đốc chi nhánh về công tác kế hoạch, đầu tƣ, xây dựng cơ bản, công tác tổ chức, cán bộ, đảng đoàn thể, công tác tiền lƣơng, chính sách, khen thƣởng, kỷ luật, đào tạo, công tác quản lý chất lƣợng, hành chính, đối ngoại, quản trị cơ sở vật chất, vệ sinh môi trƣờng khu vực làm việc.
2.1.2.4.4. Phòng Kế toán: tham mƣu, giúp việc cho Giám đốc tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê, quản lý định mức hao hụt nhiên liệu, xăng dầu và thủ tục hải quan tái xuất nhiên liệu trong toàn Chi nhánh. Thực hiện công tác thống kê, kiểm kê nhiên liệu, tổng hợp báo cáo sản lƣợng xuất bán, theo dõi và quản lý định mức hao hụt nhiên liệu Jet A1 của Chi nhánh theo quy định.
2.1.2.4.5. Phòng Kỹ thuật: tham mƣu, giúp việc cho Giám đốc trong công tác quản lý tình trạng kỹ thuật của trang thiết bị kỹ thuật (gồm: xe tra nạp, xe vận tải nhiên liệu, hệ thống công nghệ bồn bể, hệ thống chống sét, cứu hỏa, hệ thống điện sản xuất, hệ thống xử l môi trƣờng); kiểm soát chất lƣợng bảo dƣỡng, sửa chữa; quản lý vật tƣ, phụ tùng thay thế; áp dụng tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn hoạt động nhiên liệu hàng không, tiêu chuẩn đo lƣờng; công tác xử l môi trƣờng của Chi nhánh
2.1.2.4.6. Phòng thử nghiệm: tham mƣu, giúp việc cho Giám đốc trong việc kiểm soát chất lƣợng nhiên liệu JetA1, duy trì hoạt động phòng thử nghiệm theo tiêu chuẩn ISO/IEC17025.
2.1.2.4.7. Đội Kho: quản lý, vận hành hệ thống kho bể; tiếp nhận, bảo quản và cấp phát nhiên liệu JetA1, nhiên liệu khác phục vụ sản xuất của Chi nhánh tại khu vực Tân Sơn Nhất.
2.1.2.4.8. Trung tâm An ninh: tham mƣu, giúp việc cho Giám đốc trong việc đảm bảo an ninh nhiên liệu (ANNL), an ninh nội bộ (ANN ), Phòng cháy chữa cháy (PCCC), Phòng chống lụt bão – Giảm nhẹ thiện tai (PCLB-TT), Phòng chống khủng bố (PCKB), Ứng khó phẩn nguy (UPKN).
2.1.2.4.9. Đội Tra nạp: thực hiện cung ứng dịch vụ tra nạp nhiên liệu hàng không tại Sân bay Tân Sơn Nhất.
2.1.2.4.10. Trung tâm Dịch vụ kỹ thuật: thực hiện bảo dƣỡng, sửa chữa trang thiết bị kỹ thuật (gồm: xe tra nạp, xe vận tải nhiên liệu, hệ thống công nghệ bồn bể, hệ thống chống sét, cứu hỏa, hệ thống điện sản xuất, hệ thống xử lý môi trƣờng) của Chi nhánh; Cung ứng dịch vụ bảo dƣỡng, sửa chữa cho Chi nhánh vận tải và các khách hàng Công ty, Chi nhánh ký hợp đồng.
2.1.2.4.11. Các chi nhánh địa phƣơng:
Đại diện Công ty thực hiện chức năng nhiệm vụ tại địa bàn hoạt động theo đăng k kinh doanh và phân cấp, ủy quyền;
Cung ứng dịch vụ tra nạp nhiên liệu bay tại sân bay địa phƣơng theo phân cấp, uỷ quyền; Quản lý nhiên liệu Jet A1 tại kho sân bay; Quản lý, vận hành hệ thống trang thiết bị kỹ thuật phục vụ hoạt động SXKD của Chi nhánh.
(Nguồn: Phòng Kế hoạch tổng hợp-Chi nhánh Khu vực Miền Nam, năm 2018)
2.1.2.5.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại chi nhánh:
Nhiên liệu đƣợc sản xuất tại các nhà máy lọc dầu tại nƣớc ngoài, đƣợc nhập khẩu và vận chuyển về Việt Nam bằng tàu thủy, đƣợc tiếp nhận vào các kho đầu nguồn. Phòng Thử Nghiệm thuộc Chi nhánh sẽ lấy mẫu để kiểm tra chất lƣợng nhiên liệu trên tàu dầu trƣớc khi nhập vào kho đầu nguồn và sau khi tiếp nhận vào các bồn kho đầu nguồn, Phòng Thử Nghiệm sẽ lấy mẫu kiểm tra chất lƣợng nhiên liệu một lần nữa trƣớc khi xuất hàng về kho sân bay.
Nhiên liệu đạt tiêu chuẩn sẽ đƣợc vận chuyển về kho sân bay bằng xe chuyên dụng. Trƣớc khi tiếp nhận vào bồn kho sân bay, nhiên liệu sẽ đƣợc nhân viên tại kho lấy mẫu kiểm tra nhanh một số thông số để đảm bảo chất lƣợng nhiên liệu đạt tiêu chuẩn trƣớc khi nhập vào bồn kho. Sau khi nhiên liệu đƣợc nhập đầy vào bồn kho, Phòng Thử Nghiệm sẽ lấy mẫu kiểm tra chất lƣợng nhiên liệu trƣớc khi nhiên liệu đƣợc phép xuất cho tàu bay.
tiến hành lấy mẫu kiểm tra theo quy trình để đảm bảo chất lƣợng nhiên liệu đƣợc ổn định, theo dõi sự biến đổi của chất lƣợng nhiên liệu để kịp thời có biện pháp xử lý. Nhiên liệu đƣợc bán cho khách hàng luôn bảo đảm là nhiên liệu đạt tiêu chuẩn, an toàn.
Đội tra nạp tiến hành tra nạp nhiên liệu cho khách hàng theo kế hoạch lịch bay đƣợc gửi trƣớc. Mọi thông tin điều chỉnh về kế hoạch sẽ đƣợc Phòng Điều hành ghi nhận và thông báo cho Đội tra nạp để thực hiện cung cấp dịch vụ cho khách hàng đúng yêu cầu hợp đồng.
(Nguồn: Phòng Thử Nghiệm-Chi nhánh Khu vực Miền Nam, năm 2016)
Chi nhánh Miền Nam với chức năng nhiệm vụ là cung ứng dịch vụ tra nạp cho các hãng hàng không tại các sân bay thuộc khu vực Miền Nam, các hoạt động của Chi nhánh bắt đầu từ khâu tiếp nhận nhiên liệu vào kho sân bay cho đến khi xuất bán tra nạp nhiên liệu cho tàu bay (Từ mục số (5) trong lƣu đồ).
Với đặc điểm là một chi nhánh thuộc Tổng Công ty, hạch toán phụ thuộc, tại
chi nhánh chỉ thực hiện công tác tổng hợp các loại chi phí, tổng hợp sản lƣợng bán, doanh thu hàng tháng, thực hiện theo kế hoạch đƣợc Công ty giao từ đầu năm.
Thực trạng hệ thống kế toán quản trị chi phí tại Chi nhánh Khu vực Miền 2.2.
Nam
2.2.1.Tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí
2.2.1.1.Cơ cấu tổ chức của bộ máy kế toán:
(Nguồn: Phòng Kế hoạch tổng hợp-Chi nhánh Khu vực Miền Nam, năm 2018)
Bộ máy kế toán tại Chi nhánh tổ chức theo mô hình tập trung. Tất cả các hoạt động kế toán đều tập trung tại phòng kế toán. Phòng kế toán của chi nhánh sẽ tập hợp hồ sơ từ tất cả các bộ phận tại chi nhánh và cả các sân bay địa phƣơng.
Phòng Kế toán tại Chi nhánh về cơ cấu tổ chức bao gồm một Trƣởng phòng, một Phó phòng, nhân viên thủ quỹ, nhân viên kế toán, nhân viên thống kê và nhân viên thủ tục hải quan.
Chức năng nhiệm vụ của các chức danh cụ thể:
Trƣởng phòng: quản lý, kiểm soát, tổ chức thực hiện hạch toán kế toán
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; kiểm soát, theo dõi, tổng hợp, phân tích số liệu kế toán, lập các báo cáo kế toán, thống kê, quyết toán, báo cáo quản trị, quản lý nghiệp vụ kế toán tại các chi nhánh địa phƣơng theo các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán, thống kê do Nhà nƣớc ban hành. Quản lý việc thực hiện ngân sách đƣợc giao.
Phó phòng: thực hiện các chức năng quản lý theo sự phân công của Trƣờng phòng.
Nhân viên thủ quỹ: Thu/chi tiền mặt tại quỹ theo phiếu thu/chi. Kiểm kê đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán thanh toán. Thực hiện việc lƣu trữ chứng từ, sổ sách kế toán liên quan...
Nhân viên thống kê: Thực hiện việc lƣu trữ chứng từ, sổ sách kế toán liên quan. Kiểm soát thông tin trên các phiếu xuất – nhập – tồn, hóa đơn bán hàng theo đúng quy trình, quy định. Kiểm kê hàng hóa định kỳ ngày, tháng, năm trên các phƣơng tiện xăng dầu, kho xăng dầu theo phân công, phụ trách theo đúng quy trình, quy định. Lập cáo cáo số liệu nhập – xuất – tồn hàng hóa; số liệu nhiên liệu vận chuyển, tiêu hao chính xác theo đúng quy trình, quy định.
Nhân viên kế toán: Thực hiện hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công việc đƣợc phân công. Kiểm tra, lập, lƣu trữ chứng từ, sổ sách kế toán liên quan đến phần hành phụ trách. Lập các báo cáo kế toán, thuế có liên quan. Kiểm tra , đối chiếu số liệu kế toán chi tiết, số liệu Chi nhánh địa phƣơng trực thuộc và số liệu tổng hợp. Phản ánh, tổng hợp doanh thu, thuế tại Chi nhánh khu vực và 04 chi nhánh địa phƣơng. Theo dõi danh mục, giá trị TSCĐ, CC C, vật tƣ của chi nhánh và phản ánh các biến động TSCĐ, CC C, vật tƣ. Thanh toán theo bảng thanh toán lƣơng: Lƣơng, các khoản trích nộp, các khoản thanh toán khác ...Theo dõi các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; các khoản công nợ tạm ứng (nội bộ), phải thu, phải trả khách hàng. Lập, điều chỉnh hóa đơn bán hàng cho các hãng hàng không bán tại Chi nhánh và 04 sân bay địa phƣơng. Quản lý và báo cáo sử dụng hóa đơn.
(Nguồn: Hệ thống mô tả công việc của Chi nhánh-Phòng Kế hoạch tổng hợp- Chi nhánh Khu vực Miền Nam, năm 2018)
2.2.1.2.Hệ thống sổ sách chứng từ:
Vì đặc điểm của chi nhánh là hạch toán phụ thuộc, nên công việc kế toán tại chi nhánh chủ yếu là tập hợp chi phí phát sinh và báo cáo chi phí lƣu thông trong tháng, tập hợp gửi ra Phòng Kế toán tài chính của Công ty.
Tất cả các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh đều đƣợc ghi nhận theo hình thức “Sổ nhật k chung” và tập hợp chứng từ và ghi nhận vào phần mềm kế toán.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật k - Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ.
Phần mềm đƣợc viết theo nhu cầu sử dụng thực tế tại chi nhánh, đƣợc sử dụng từ năm 2005, chỉ dùng để tập hợp thông tin và xuất các sổ cái chi tiết, sổ cái tổng hợp, các báo cáo chi tiết theo tài khoản, báo cáo lƣu thông chi phí.
2.2.1.3.Nhận xét chung:
Về cơ cấu tổ chức, bộ máy kế toán quản trị chi phí tại Chi nhánh theo mô hình đồng nhất. Không có bộ phận làm công tác KTQTCP riêng. Tất cả các nhân viên của phòng Kế toán đều thực hiện chức năng nhiệm vụ phục vụ cho công tác KTTC. Chức năng KTQTCP chỉ có biểu hiện đan xen và chƣa có mục đích rõ ràng trong các công việc thực hiện.
Về hệ thống chứng từ sổ sách, thông tin tài chính kế toán đều chủ yếu phục vụ cho công tác KTTC. Không có hệ thống báo cáo quản trị. Trong phần mềm kế
toán cũng chỉ sử dụng để thực hiện cung cấp các thông tin phục vụ cho KTTC nhƣ sổ cái chi tiết, sổ cái tổng hợp, các báo cáo chi phí lƣu thông đáp ứng các yêu cầu của quy định nhà nƣớc dành cho KTTC.
Không có các báo cáo nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho việc quản trị chi phí nhƣ thu thập, cung cấp thông tin quá trình sử dụng chi phí thực tế trong doanh nghiệp, đánh giá về kết quả thực hiện dự toán chi phí cũng nhƣ đánh giá về trách nhiệm sử dụng chi phí của các bộ phận trong doanh nghiệp. Trong chức năng nhiệm vụ của Phòng cũng nhƣ của cán bộ nhân viên Phòng kế toán, không thấy có việc phối hợp cung cấp thông tin để thực hiện lập công tác lập dự toán trong chi nhánh.
Nhƣ vậy, có thể kết luận công tác tổ chức bộ máy KTQTCP tại Chi nhánh chƣa đƣợc quan tâm đúng mức, chƣa đƣợc đầu tƣ nghiên cứu để áp dụng tổ chức thực hiện chức năng cung cấp thông tin phục vụ công tác quản trị chi phí.
2.2.2.Nhận diện và xác định các trung tâm chi phí
Tất cả các phòng ban bộ phận thuộc chi nhánh đều là một trung tâm chi phí. Chi nhánh thực hiện đánh giá hiệu quả quản lý chi phí của các bộ phận bằng chỉ tiêu việc thực hiện chi phí theo kế hoạch trong bộ chỉ số KPI hàng tháng. Tuy nhiên chi phí này vẫn không bao quát tất cả các chi phí có thể kiểm soát phát sinh trong bộ phận đó. Ví dụ nhƣ chi phí sử dụng điện nƣớc hay văn phòng phẩm vẫn chƣa đƣợc tính riêng cho từng bộ phận mà tính chung cho toàn chi nhánh, nên vẫn không thể đánh giá chính xác trách nhiệm của các bộ phận trong việc quản lý chi phí tiêu hao tại bộ phận mình.