3.2.3.1.Hoàn thiện hệ thống định mức:
3.2.3.1.1. Để xây dựng dự toán một cách chính xác thì cần phải có hệ thống định mức. Từ đó mới có thể tính toán đƣợc chi phí tiêu hao một cách hợp lý và khả thi. Việc định mức chi phí và dự toán chi phí liên quan chặt chẽ với nhau. Kết quả thực hiện dự toán là cơ sở để đánh giá việc xây dựng định mức đã hợp l hay chƣa,
để từ đó có các điều chỉnh hợp l để hoàn thiện định mức trong tƣơng lai.
Với kết quả thực hiện kế hoạch chi phí qua các năm của chi nhánh, có thể thấy rằng công tác định mức cần xem xét lại một cách khoa học hơn. Đối với nguyên vật liệu trực tiếp, mặc dù đã xây dựng đƣợc hệ thống định mức, tuy nhiên việc thực hiện trong thực tế qua các năm vẫn cao hơn so với dự toán. Điều này chứng tỏ hoặc là định mức xây dựng vẫn chƣa chính xác, hoặc là chi nhánh chƣa kiểm soát tốt việc thực hiện chi phí.
Hiện nay định mức tiêu hao nhiên liệu DO và săm lốp cho xe tra nạp đang sử dụng số liệu đƣợc định mức từ tháng 12/2017. Việc xây dựng định mức theo phƣơng pháp thống kê dựa trên số liệu thực tế cần phải quy định thực hiện hàng năm. Vì trình độ của hệ thống công nghệ trang thiết bị sẽ giảm dần qua các năm, do đó mức tiêu hao nguyên vật liệu sẽ tăng lên. Thêm vào đó, hàng năm điều kiện khai thác trên sân đỗ cũng có nhiều thay đổi. Ví dụ nhƣ năm 2018, sân bay Tân Sơn Nhất đang đƣa vào khai thác các bãi đỗ mới với khoảng cách xa hơn nhiều so với các bãi đỗ trƣớc đây, do đó việc di chuyển của xe tra nạp sẽ tiêu hao nhiều nhiên liệu hơn. Sử dụng định mức cũ từ năm 2017 có thể dẫn đến việc dự toán chi phí không chính xác.
Một số loại vật tƣ đang dự toán dựa trên yêu cầu kỹ thuật của các tiêu chuẩn quốc tế. Ví dụ nhƣ các lõi lọc nhập xuất nhiên liệu tại các kho, hai năm thay lọc một lần. Nhƣng trong thực tế sử dụng chỉ khoảng từ một năm đến 16 tháng là các lọc này khi mở ra kiểm tra sẽ bị bẩn hoặc nhiễm vi sinh, luôn luôn thay sớm hơn so với kế hoạch. Nếu dự toán theo yêu cầu kỹ thuật thì sẽ dẫn đến tình trạng thiếu vật tƣ để thay thế, sử dụng trong thực tế. Do đó việc định mức lại lõi lọc phù hợp với tình hình khai thác trong thực tế là cần thiết. Việc áp dụng theo đúng tiêu chuẩn quốc tế chỉ nên đƣợc sử dụng trong trƣờng hợp các quy trình quy định và điều kiện khai thác cũng nhƣ trình độ hệ thống công nghệ, trang thiết bị hoàn toàn phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn. o đó, tại chi nhánh nên lấy số liệu thống kê sử dụng trong thực tế qua các năm để làm cơ sở định mức sử dụng lọc xuất nhập tại kho Tân Sơn Nhất.
nhƣ vật tƣ sử dụng cho công tác bảo trì bảo dƣỡng xe tra nạp. Tuy nhiên cần phải xem xét lại tất cả các điều kiện liên quan để có thể áp dụng các yêu cầu đó. Thời hạn sử dụng xe chỉ 10 năm, trong điều kiện đƣợc bảo trì bảo dƣỡng theo đúng yêu cầu kỹ thuật của xe. Tuy nhiên hệ thống công nghệ của xe tra nạp tại Chi nhánh đã hơn 20 năm, không còn trong thời hạn sử dụng tiêu chuẩn để áp dụng các yêu cầu kỹ thuật tiêu chuẩn. Khi hệ thống công nghệ xe đã cũ và lạc hậu thì cần xem xét rút ngắn thời gian bảo trì bảo dƣỡng để phù hợp với tình hình thực tế.
Chi nhánh chỉ mới tập trung xây dựng định mức về lƣợng, chƣa xây dựng định mức về giá. Cần phải có khảo sát thống kê sự biến động giá qua các năm, từ có có số liệu tƣơng đối về sự tăng giảm giá, từ đó xây dựng định mức giá.
3.2.3.1.2. Kết luận: nhƣ vậy, công tác xây dựng định mức tại chi nhánh cần đƣợc xem xét một cách tổng thể và khoa học. Cụ thể, xây dựng định mức cần căn cứ vào các yêu cầu sau:
Xác lập danh mục các vật tƣ, nguyên vật liệu, chi phí cần phải xây dựng định mức.
Căn cứ vào điều kiện hiện tại của chi nhánh, phân tích đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ của hệ thống công nghệ, trang thiết bị kỹ thuật, điều kiện khai thác, trình độ tay nghề nhân viên, từ đó lựa chọn thƣớc đo định mức cho phù hợp.
Căn cứ vào số liệu sử dụng thực tế qua các năm, phân tích theo điều kiện sản xuất kinh doanh thực tế của mỗi năm, từ đó có số liệu để xây dựng định mức hợp lý.
Tiến hành khảo sát thực tế tại các thời điểm khác nhau để có số liệu thực tế làm cơ sở xây dựng định mức.
Xây dựng định mức cả về lƣợng và về giá cho mỗi khoản mục chi phí.
3.2.3.2.Công tác lập dự toán
Việc lập dự toán tại chi nhánh vẫn mang tính ƣớc lƣợng, chƣa dựa trên số liệu thống kê một cách khoa học. Việc phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí sẽ giúp cho công tác lập dự toán đƣợc chính xác hơn. Ngoài ra, dự toán chỉ đƣợc lập ra dựa trên một mức độ hoạt động căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn
vị. o đó, khi mức độ hoạt động có biến động thì việc kiểm soát chi phí không có ý nghĩa, không có thƣớc đo đế đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí.
3.2.3.2.1. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Việc dự toán tại chi nhánh đối với nguyên vật liệu trực tiếp chỉ mới dừng lại ở việc dự toán lƣợng nguyên vật liệu cần sử dụng trong năm để phục vụ cho hoạt động tra nạp ở một sản lƣợng xác định. Dự toán này chƣa tính đến lƣợng nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ mong muốn.
Để có đƣợc số dự toán một cách tƣơng đối chính xác, việc xây dựng dự toán ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có thể đƣợc tính nhƣ sau:
Bảng 10: Dự toán ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nội dung chi phí Định mức chi phí Sản lƣợng Số lƣợng NVL cần sử dụng Lƣợng tồn kho cuối kỳ mong muốn Lƣợng tồn kho đầu kỳ thực tế Lƣợng NVL cần mua bổ sung trong năm Định mức đơn giá Thành tiền (1) (2) (3) = (1)*(2) (4) (5) (6)=(3)+(4)-(5) (7) (8)=(6)*(7) DO Nhớt Trong đó:
Sản lƣợng: đây là sản lƣợng kỳ vọng ở một mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh ở điều kiện bình thƣờng của chi nhánh, sẽ đƣợc Công ty giao hàng năm.
Số NVL cần sử dụng: là số NVL cần sử dụng để đủ đáp ứng hoạt động của xe tra nạp phục vụ với mức sản lƣợng đƣợc giao
Lƣợng tồn kho cuối kỳ mong muốn: là lƣợng tồn kho nguyên vật liệu dự trữ đảm bảo để xe tra nạp có thể hoạt động ít nhất trong vòng 01 tháng kế tiếp.
Lƣợng tồn kho đầu kỳ thực tế: là lƣợng tồn kho tại thời điểm lập dự toán.
Lƣợng NVL cần bổ sung trong năm chính là số dự toán cho năm tiếp theo. 3.2.3.2.2. Dự toán chi phí sản xuất chung
Dự toán chi phí sản xuất chung chính là tổng dự toán của định phí sản xuất chung và dự toán biến phí sản xuất chung.
Biến phí trong chi phí sản xuất chung, nhƣ đã phân loại ở trên, bao gồm vật tƣ hóa nghiệm, săm lốp xe, chi phí hóa đơn nghiệp vụ, cũng đƣợc tính tƣơng tự nhƣ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, căn cứ vào định mức kỹ thuật đƣợc xây dựng và sản lƣợng, chi tiết theo nội dung của bảng 10
Dự toán định phí sản xuất chung là tổng dự toán của định phí sản xuất chung bắt buộc và dự toán định phí sản xuất chung tùy ý.
Định phí chung bắt buộc là những khoản chi phí bắt buộc, nhƣ chi phí bảo trì bảo dƣỡng, kiểm tra kiểm định máy móc trang thiết bị, hiệu chuẩn dụng cụ đo lƣờng, bảo hộ lao động. Những khoản chi phí này không thay đổi qua các năm, trừ khi chi nhánh có đầu tƣ bổ sung mới hoặc thay đổi hệ thống công nghệ, trang thiết bị kỹ thuật. Căn cứ vào số liệu sử dụng các năm trƣớc, căn cứ vào các yêu cầu kỹ thuật, các yêu cầu của tiêu chuẩn tài liệu áp dụng để xây dựng dự toán định phí sản xuất chung bắt buộc. Dự toán định phí sản xuất chung bắt buộc có thể đƣợc tính nhƣ sau:
Bảng 11: Bảng dự toán định phí sản xuất chung bắt buộc Nội dung chi phí Định mức chi phí Số trang thiết bị/dụng cụ/xe/bồn bể Số lƣợng cần sử dụng năm nay Lƣợng tồn kho cuối kỳ mong muốn Lƣợng tồn kho đầu kỳ thực tế Số lƣợng cần mua bổ sung trong năm Định mức đơn giá Thành tiền (1) (2) (3) = (1)*(2) (4) (5) (6)=(3)+(4)-(5) (7) (8)=(6)*(7) Trong đó:
- Định mức chi phí: căn cứ theo các yêu cầu của các tài liệu kỹ thuật, của quy trình quy định hƣớng dẫn, của số liệu sử dụng các năm, xây dựng mức tiêu hao đơn vị trên một thiết bị, dụng cụ, xe, bồn bể
sử dụng trong 01 tháng kế tiếp.
Đối với định phí sản xuất chung tùy , nhƣ chi phí sửa chữa nhà cửa, vật kiến trúc, chi phí quảng cáo marketing, chi phí đào tạo, đầu tƣ mua sắm, căn cứ vào chiến lƣợc phát triển, tình hình sản xuất kinh doanh và lợi nhuận hàng năm, lãnh đạo chi nhánh sẽ quyết định mức dự toán chi phí.
3.2.3.2.3. Dự toán ngân sách linh hoạt
Hiện nay chi nhánh đang thực hiện xây dựng dự toán ở một mức độ hoạt động nhất định. o đó khi mức độ hoạt động có biến động, nhƣ sản lƣợng không đạt kỳ vọng đề ra hoặc sản lƣợng tăng cao so với dự kiến, lúc đó dự toán chi phí sẽ biến động mà không thể chủ động kiểm soát. Việc tăng giảm chi phí lúc này không thể đánh giá phân tích để tìm ra nguyên nhân, do đó không đánh giá đƣợc hiệu quả sử dụng chi phí cũng nhƣ không kiểm soát đƣợc việc sử dụng chi phí hợp lý.
Việc sử dụng dự toán ngân sách linh hoạt sẽ đƣa ra nhiều kịch bản về sự biến động của tình hình sản xuất kinh doanh trong tƣơng lai, đi theo đó là sự biến động tƣơng ứng của ngân sách chi phí. Điều này cung cấp thông tin về tình hình chi phí, doanh thu và lợi nhuận ở một loạt các mức độ hoạt động khác nhau, giúp Ban Giám đốc chủ động và có cái nhìn tổng thể hơn trong việc kiểm soát, đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí và có thể ra quyết định một cách chính xác.
Nên xây dựng dự toán chi phí theo 03 kịch bản của hoạt động sản xuất kinh doanh trong tƣơng lai: sản lƣợng đạt ở mức ngƣỡng, cơ bản và đẩy mạnh.
Khi đó, dự toán chi phí linh hoạt cũng sẽ đƣợc xây dựng dựa trên 03 kịch bản này.
Đối với định phí bắt buộc, hầu nhƣ không thay đổi khi thay đổi về mức độ hoạt động
Đối với định phí tùy ý, tùy tình hình sản xuất kinh doanh đạt đƣợc mà Ban Giám đốc sẽ ra quyết định tiếp tục đầu tƣ hay tạm dừng dự án, chuyển chi phí qua năm sau.
cho ra các kịch bản biến phí tƣơng ứng.
Điều này giúp cho các cấp quản lý từ bộ phận đến cấp cao hơn đều có thể đánh giá đƣợc hiệu quả sử dụng chi phí tại bộ phận mình một cách chính xác hơn so với xây dựng dự toán ngân sách tĩnh. Nếu một yếu tố chi phí nào đó vƣợt quá chi phí dự toán tại một mức độ hoạt động nhất định, điều này chứng tỏ việc sử dụng chi phí không hiệu quả và ngƣợc lại.
Sau khi xây dựng đƣợc dự toán chi phí theo từng mức hoạt động, tổng hợp số liệu dự toán từ các bảng 10, 11, số liệu dự toán định phí tùy ý của từng mức hoạt động vào bảng dƣới đây (dự toán ngân sách linh hoạt)
Bảng 12: Tổng hợp dự toán chi phí theo các mức hoạt động kỳ vọng Chỉ tiêu Chi phí Định mức chi phí (Định mức/tấn) Sản lƣợng dự kiến (tấn) Ngƣỡng (95%) Cơ bản (100% sản lƣơng) Đẩy mạnh (105%) iến phí … … … ….. …. …. …. Định phí …. …. … ….. ….. …. ….