Quy trình về hoạt độngkinh doanh ngoại tệ tại Eximbank

2.2. Hoạt độngkinh doanh ngoại tệ tại Eximbank

2.2.4. Quy trình về hoạt độngkinh doanh ngoại tệ tại Eximbank

Hiện nay, các giao dịch nội bộ về kinh doanh ngoại tệ, kênh trao đổi thông tin thị trường và tỷ giá hàng ngày giữa Chi nhánh/SGD và Phòng Kinh doanh Ngoại tệ Hội sở (Phòng KDNT) được thực hiện thông qua hệ thống điện thoại trực tiếp, phần mềm Spark và màn hình giao dịch trực tuyến.

Eximbank triển khai các sản phẩm kinh doanh ngoại tệ luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.

2.2.4.1. Giao dịch giao ngay:

Là giao dịch hai bên thực hiện mua, bán một lượng ngoại tệ theo tỷ giá giao ngay tại thời điểm giao dịch và kết thúc thanh toán trong vòng 2 (hai) ngày làm việc tiếp theo.

Mua/bán ngoại tệ trích/trả VNĐ:

 Đối tượng : Cá nhân, doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế có nhu cầu về ngoại tệ, và mục đích sử dụng theo quy định về quản lý ngoại hối

 Đơn vị tiền tệ: Tất cả các loại ngoại tệ có trên bảng tỷ giá của SGD (trừ NOK không mua/bán tiền mặt)

 Số lượng: không hạn chế

 Chứng từ: theo quy định về quản lý ngoại hối.

Bộ phận KDNT chỉ bán ngoại tệ cho khách hàng là doanh nghiệp có mục đích sử dụng ngoại tệ rõ ràng (đầy đủ các chứng từ cần thiết) + giấy đề nghị bán ngoại tệ bản gốc (theo mẫu) theo tỷ giá Eximbank công bố.

 Kiểm tra thông tin về công ty trên giấy đề nghị bán ngoại tệ :

 Kiểm tra tên cty, mã số khách hàng (CIF), địa chỉ, điện thoại liên lạc, số fax qua hệ thống Korebank

 Kiểm tra chữ ký chủ tài khoản, chữ ký người ủy quyền (nếu có), chữ ký kế toán trưởng (nếu có)

 Kiểm tra nội dung trên Giấy đề nghị bán ngoại tệ:

 Số lượng ngoại tệ: số lượng, đơn vị ngoại tệ, số lượng ngoại tệ côngty yêu cầu bán phải phù hợp với những chứng từ xuất trình (tờ khai, hợp đồng, hoá đơn thương mại … )

 Mục đích sử dụng ngoại tệ:

 Trả nợ vay tại NH Eximbank : công ty phải ghi rõ số khế ước (KƯ) nhận nợ hoặc số hợp đồng tín dụng , giao dịch viên (GDV) phải chuyển giấy đề nghị bán ngoại tệ sang bộ phận Tín Dụng Doanh Nghiệp (TDDN) và đề nghị ký xác nhận khoản nợ này (phải là chữ ký của lãnh đạo phòng), GDV có thể kiểm tra số KƯ trên Korebank

 Trả nợ vay tại các NH hoặc tổ chức tài chính khác : công ty phải ghi rõ số KƯ nhận nợ hoặc số hợp đồng tín dụng, đồng thời phải xuất trình bộ chứng từ nhận nợ vay (có sao y bản chính) gồm : hợp đồng tín dụng, KƯ nhận nợ, giấy cam kết chưa mua tại các NH khác.

 Ký quỹ 100%: bộ phận Thanh Toán Nhập Khẩu (TTNK) trực tiếp mở L/C, liên hệ bộ phận TTNK để xác nhận số lương/ loại ngoại tệ khách hàng yêu cầu mua.  Ký quỹ dưới 100% : bộ phận TDDN duyệt số tiền ký quỹ  bộ phận TTNK mở L/C, liên hệ bộ phận TTNK để xác nhận số lương/ loại ngoại tệ khách hàng yêu cầu mua.

 Thanh toán L/C trả ngay/ trả chậm

Xác nhận số lượng/ loại ngoại tệ khách hàng cần mua, ngày đến hạn thanh toán, và bán ngoại tệ theo yêu cầu của bộ phận TTNK.

 Thanh toán TTR

 TTR trả trước: cty phải ghi rõ số hợp đồng (HĐ) (ngày, tháng, năm) trên giấy đề nghị bán ngoại tệ, GDV kiểm tra thông tin trên hợp đồng (yêu cầu xuất trình bản gốc) gồm : chữ ký của hai bên, ngày ký hợp đồng, số tiền, đơn vị ngoại tệ, mặt hàng nhập, điều kiện thanh toán (TTR in advance 100% hoặc x% hoặc before shipment). Cty phải cam kết (bằng văn bản riêng hoặc cty có thể cam kết trên lệnh chuyển tiền) sẽ bổ sung tờ khai hải quan (TKHQ), invoice, B/L sau khi nhận hàng.

 TTR trả sau: cty phải ghi rõ số HĐ (ngày tháng năm), số invoice (ngày tháng năm) trên giấy đề nghị bán ngoại tệ, cty phải xuất trình bản chính bộ chứng từ gồm HĐ, TKHQ, invoice, GDV kiểm tra trên HĐ chữ ký 2 bên, ngày ký HĐ, số tiền, đơn vị ngoại tệ, mặt hàng nhập, điều khoản thanh toán (TTR x% after shipment hoặc after receiving goods …). Thông tin trên HĐ, invoice phải phù hợp với thông tin trên TKHQ, số ngoại tệ bán theo số tiền ghi trên invoice nếu số tiền ghi trên invoice nhỏ hơn số tiền ghi trên HĐ.

 Thanh toán TTR cho các mục đích khác

Trả phí thu hộ, phí bản quyền, phí vận chuyển, phí hội viên, phí bảo trì, học phí nhân viên, phí công tác, trả lương cho người nước ngoài.

Ngoài invoice, tuỳ theo từng mục đích thanh toán mà có các chứng từ phù hợp đi kèm như sau :

 Trả phí thu hộ, phí bản quyền, phí bảo trì: hợp đồng đại lý (xuất trình trong lần giao dịch đầu tiên), hợp đồng bản quyền, hợp đồng bảo trì.

 Trả học phí: quyết định cử đi học của lãnh đạo cty, quyết định nhập học, thư yêu cầu đóng tiền học phí.

 Trả công tác phí: quyết định cử đi công tác của lãnh đạo cty, hóa đơn chi phí khách sạn.

 Trả phí hội viên: giấy chứng nhận thành viên.  Trả lương cho người nước ngoài: HĐ lao động.

 Trả phí vận chuyển, cước phí tàu: Statement of account.  Phương thức thanh toán

 Yêu cầu công ty ghi rõ số tài khoản ghi nợ, ghi có.

 GDV đóng dấu đã nhận lúc mấy giờ, ngày mấy trên giấy đề nghị bán ngoại tệ. Nhập vào hệ thống Korebank các giao dịch vừa hoàn thành (dựa trên giấy đề nghị bán ngoại tệ)

Ghi lại số giao dịch đã nhập thành công và chuyển giấy đề nghị bán ngoại tệ vừa nhập xong qua kiểm soát duyệt, sau khi duyệt kiểm soát sẽ chuyển qua bộ phận Back Office (BO) hạch toán.

Mua/bán ngoại tệ khác trích USD

Nghiệp vụ này về cơ bản là nghiệp vụ chuyển đổi ngoại tệ, KH có thể chuyển đổi từ USD sang ngoại tệ khác hay ngược lại tùy nhu cầu của doanh nghiệp, nguồn ngoại tệ có thể từ tiền vay của TD, từ NH khác chuyển về hay do DN xuất khẩu thu về, không phải là nguồn ngoại tệ EIB đã bán trích từ VNĐ trước đó, GDV cần kiểm tra cẩn thận nguồn ngoại tệ này khi giao dịch và chốt giá với KH, tránh trường hợp mua/bán USD qua đồng tiền thứ 3 đang bị NHNN cấm thực hiện từ ngày 26/06/2008 đến khi có thông báo thay đổi..

 Tỷ giá : căn cứ vào tỷ giá công bố (giá thương lượng) mua/bán của EIB tại thời điểm giao dịch

 Đối tượng : Cá nhân, doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế có nhu cầu chuyển đổi ngoại tệ

 Đơn vị tiền tệ: Tất cả các loại ngoại tệ có trên bảng tỷ giá của SGD 1  Số lượng: không hạn chế

Có 2 trường hợp:

Tổ chuyển tiền TTR sẽ trực tiếp trích USD để chuyển tiền theo yêu cầu trên lệnh chuyển tiền của KH, đồng thời thông báo số lượng ngoại tệ, thời gian chuyển tiền ra nước ngoài để BP KDNT chuẩn bị nguồn ngoại tệ.

BP KDNT bán ngoại tệ khác trích USD có sẵn trong tài khoản: GDV bán ngoại tệ khác như trường hợp trích VNĐ, chú ý tỷ giá ngoại tệ khác thường xuyên thay đổi và số tài khoản ghi trên giấy đề nghị bán ngoại tệ. Căn cứ vào giá công bố giữa USD và ngoại tệ khách hàng cần mua để tính ra tỷ giá chuyển đổi và số lượng ngoại tệ chính xác.

Lưu ý: trường hợp KH không có đủ USD để mua ngoại tệ khác, thì BP KDNT sẽ trích thêm VNĐ theo tỷ giá bán EUR/VNĐ để bán đủ số lượng ngoại tệ khác theo yêu cầu của KH.

2.2.4.2. Nghiệp vụ kỳ hạn

Là giao dịch 2 bên cam kết mua bán với nhau một lượng ngoại tệ theo một mức tỷ giá (tỷ giá forward) xác định và việc thanh toán sẽ được thực hiện tại một thời điểm xác định trong tương lai. Trong trường hợp này khách hàng không phải trả phí nhưng phải thực hiện ký quỹ tại EIB.

Trên thực tế thị trường hiện nay, công thức tính tỷ giá kỳ hạn được tính theo công thức gần đúng:

F = S*[ 1 + ]

Trong đó: F: tỷ giá kỳ hạn

S: tỷ giá giao ngay

r1: lãi suất đồng tiền 1 (%/năm) r2: lãi suất đồng tiền 2 (%/năm) n: số ngày (ngày)

 Đối tượng tham gia giao dịch: Khách hàng cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có nhu cầu theo quy định về quản lý ngoại hối

 Số lượng: Không hạn chế

 Thời hạn giao dịch: tối thiểu 3 ngày, tối đa 365 ngày

 Chứng từ: Trường hợp khách hàng mua ngoại tệ kỳ hạn trích VNĐ thì sau khi đồng ý mua, DN phải xuất trình các chứng từ cung cấp đầy đủ thông tin về mục đích, số lượng và loại ngoại tệ cần thanh toán, thời điểm thanh toán theo quy định hiện hành về quản lý ngoại hối. Trường hợp khách hàng bán ngoại tệ kỳ hạn thì không cần phải xuất trình chứng từ.

 GDV sẽ chào giá mua/bán kỳ hạn cho khách hàng nằm trong giới hạn tỷ giá forward trần/sàn theo quy định về quản lý ngoại hối, thông báo cho khách hàng số tiền ký quỹ (nếu có).

 Kiểm tra bộ chứng từ thanh toán (các chứng từ giống như trường hợp bán ngoại tệ giao ngay trích VND)

 Sau giao dịch thành công, GDV nhập vào hệ thống, in ra phiếu giao dịch, chuyển KSV duyệt.

 KSV duyệt xong chuyển sang bộ phận BO, bộ phận BO có trách nhiệm soạn HĐ, hạch toán và fax HĐ cho khách hàng. Bộ phận FO liên hệ với khách hàng để nhận lại HĐ bản chính để bổ sung chứng từ lưu trong thời gian sớm nhất.  Theo dõi, đảm bảo việc khoanh giữ số tiền ký quỹ được thực hiện trong ngày

làm việc

 GDV cân đối nguồn ngoại tệ và tham khảo ý kiến lãnh đạo Phòng để mua/bán lại số lượng ngoại tệ tương dương với Hội Sở.

2.2.4.3. Nghiệp vụ hoán đổi

Là giao dịch đồng thời mua và bán cùng một lượng ngoại tệ (chỉ có hai đồng tiền được sử dụng trong giao dịch), trong đó kỳ hạn thanh toán của hai giao dịch là khác nhau và tỷ giá của hai giao dịch được xác định tại thời điểm ký kết hợp đồng

 Tỷ giá : giá giao ngay tại thời điểm ký HĐ, giá kỳ hạn (giá giao ngay + điểm swap) ở thời điểm trong tương lai

 Đối tượng : Cá nhân, doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế có nhu cầu hoán đổi ngoại tệ

 Số lượng: không hạn chế số lượng

 Thời hạn giao dịch: tối thiểu 3 ngày, tối đa 365 ngày

 Chứng từ: Trường hợp KH mua ngoại trích VNĐ thì sau khi đồng ý mua, DN phải xuất trình các chứng từ cung cấp đầy đủ thông tin về mục đích, số lượng và loại ngoại tệ cần thanh toán, thời điểm thanh toán theo quy định hiện hành về quản lý ngoại hối. Trường hợp khách hàng bán ngoại tệ thì không cần phải xuất trình chứng từ.

 GDV sẽ chào giá và thông báo cho khách hàng số tiền ký quỹ (nếu có).  Sau giao dịch thành công, GDV nhập vào hệ thống, in ra phiếu giao dịch, chuyển KSV duyệt.

 KSV duyệt xong chuyển sang bộ phận BO, bộ phận BO có trách nhiệm soạn HĐ, hạch toán và fax HĐ cho khách hàng. Bộ phận FO liên hệ với khách hàng để nhận lại HĐ bản chính để bổ sung chứng từ lưu trong thời gian sớm nhất.

 GDV cân đối nguồn ngoại tệ và tham khảo ý kiến lãnh đạo Phòng để mua/bán lại số lượng ngoại tệ tương dương với Hội Sở.