Phân ca – kíp cho phù hợp cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho công việc của bộ phận được đảm bảo liên tục, đáp ứng được nhu cầu của khách mọi lúc. Vì thế, tại bộ phận buồng của khách sạn Amanda đã tổ chức phân ca như sau:
- Trưởng bộ phận buồng luôn có mặt tại phòng nhân viên khi có khách và làm việc trong giờ hành chính( từ 7h – 17h hằng ngày)
- Nhân viên làm việc theo 3 ca:
+ Ca 1: từ 6h00 đến 14h00 – 2 nhân viên buồng. + Ca 2: từ 14h00 đến 22h00 – 2 nhân viên buồng. +Ca 3: từ 22h00 đến 6h00 -1 nhân viên buồng
Mỗi ca có 1 trưởng ca để giúp cho trưởng bộ phận buồng giám sát công việc và nhân viên, đảm bảo chất lượng phục vụ. Ngoài ra vào mùa cao điểm có thể bố trí ca gãy : từ 9h00 đến 17h00 để tiếp kiệm nguồn nhân lực và đạt hiệu quả cao nhất.
Hằng ngày,trưởng bộ phận buồng sẽ theo dõi bảng tình trạng buồng xem trong ngày có bao nhiêu phòng sạch, bao nhiêu phòng bẩn, bao nhiêu phòng hôm đó chuẩn bị khách đến, bao nhiêu phòng khách trả để có thể nắm bắt được và phân công cho nhân viên. Đồng thời để có kế hoạch làm vệ sinh, đặt hoa tươi và trái cây cho những phòng chuẩn bị có khách đến. Bên cạnh đó báo cho nhân viên biết những phòng nào khách sắp trả để có kế hoạch kiểm tra phòng để xem phòng có bị mất mát, hư hỏng gì không để kịp thời bổ sung, đồng thời kiểm tra khách có để quên gì trong phòng hay không, nếu có thì kịp thời mang trả lại cho khách. Ngoài ra thông qua bảng tình trạng buồng người quản lý có thể nắm bắt được thông tin trong ngày hôm đó và những ngày hôm sau nữa để có kế hoạch phân ca làm việc cho nhân viên.
Qua đây, nhà quản lý sẽ biết được thời gian khách lưu trú trong bao lâu, khi nào khách trả phòng, và buồng nào cho khách đoàn ở, buồng nào khách lẽ ở thông qua số phòng hiển thị trên giao diện phần mềm.
Nhìn chung việc giám giám thực thi hoạt động phục vụ của bộ phận buồng trong thời gian qua đúng theo quy trình, khá tốt. Tuy nhiên còn số vấn đề quan tâm:
Trưởng bộ phận buồng chưa thật sự quản lý chặt chẽ quá trình làm việc của nhân viên. Cụ thể:
Trong quá trình làm việc một số nhân viên sử dụng các đồ dùng dành cho khách để làm việc như dùng các loại khăn để lau chùi, vệ sinh phòng. Dẫn đến việc các loại khăn mau hư hỏng, rách.
Trong quá trình giám sát, bộ phận giám sát thường bỏ qua những lỗi nhỏ cho nhân viên. Điều này vô tình tạo cho nhân viên thói ỷ lại, không cẩn thận, chú ý trong công việc.