( Nguồn: Nội bộ Vietravel chi nhánh Đà Nẵng)
GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH
Ông Đoàn Hải Đăng
PHÓ GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH
Ông Dương Quang Bình PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANHBà Trần Thị Ngọc Tú
Phòng Điều Hành Phòng Hướng Dẫn Viên Phòng Kế Toán- Hành Chính Phòng Truyền Thông-Marketing Phòng Khách Lẻ Phòng Khách Đoàn Phòng Kế Toán Phòng Hành Chính-Nhân Sự
Nhìn vào sơ đồ ta có thể thấy dứng đầu chi nhánh là giám đốc. Chi nhánh được chia làm hai mảng rõ rệt với nhiều phòng ban khác nhau. Mỗi mảng do một phó giám đốc đảm nhiệm. Mảng thứ nhất về hoạt động điều hành gồm có phòng điều hành, phòng hướng dẫn và phòng kế toán tài chính. Mảng thứ hai về kinh doanh gồm có phòng truyền thông, khách lẻ, khách đoàn và kinh doanh khác. Mỗi phòng ban chịu trách nhiệm về chuyên môn của mình, đồng thời có trách nhiệm hỗ trợ qua lại lẫn nhau nhằm mang lại hiệu quả trong quản lý và công việc của chi nhánh. Tổ chức chi nhánh được thiết kế theo mô hình trực tuyến, chức năng. Với quy mô của chi nhánh thì số lượng nhân viên như vậy là phù hợp. Mô hình trên là sự gọn nhe, thể hiện sự cơ động, linh hoạt. Các phòng ban hợp tác với nhau hiệu quả, phân công công việc rõ ràng tạo nên một cơ cấu tổ chức làm việc tối ưu.
Vị trí các phòng ban trực thuộc của Công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng. Tầng 1
- Phòng Sale khách lẻ ( FIT ) – Trưởng phòng: Bà Trần Thị Ngọc Tú - Phòng vé máy bay
- Phòng hành chính Tầng 2
- Phòng giám đốc chi nhánh – Ông Đoàn Hải Đăng
- Phòng phó giám đốc điều hành – Ông Dương Quang Bình - Phòng kế toán - Trưởng phòng: Bà Nguyễn Thị Hạnh - Phòng điều hành - Trưởng phòng: Bà Kiều Thị Mỹ Hiền Tầng 3
- Phòng Sale khách đoàn ( GIT ) – Trưởng phòng: Ông Đặng Như Đà Thành - Phòng truyền thông – marketing – Trưởng phòng: Ông Dương Bảo Linh - Phòng hướng dẫn viên – Trưởng phòng: Ông Trần Văn Hóa
Tầng 4
- Phòng họp công ty
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trực thuộc của Công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng.
Ban lãnh đạo
Ban lãnh đạo gồm Giám đốc là Ông Đoàn Hải Đăng, Phó Giám Đốc điều hành Ông Dương Quang Bình và Phó Giám Đốc kinh doanh Bà Trần Thị Ngọc Tú. Ban lãnh đạo là người trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh và hoạt động trước giám đốc và ban lãnh đạo của tổng công ty; là người lập kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp cũng như thay mặt cho công ty đàm phán với đối tác. Bên cạnh đó còn có trách nhiệm tham mưu cho ban lãnh đạo tổng công ty.
Giám đốc (GĐ): Quản lý điều hành các hoạt động, đề ra chiến lược và quyết định triển khai nhằm tạo tăng trưởng cho công ty.
Phó giám đốc (PGD):
Tham mưu, hỗ trợ Giám đốc trong công tác điều hành và triển khai các chiến lược.
PGD sẽ thay mặt Giám đốc để điều hành hoạt động công ty khi Giám đốc vắng mặt hoặc khi được ủy nhiệm.
Đôn đốc, chỉ đạo các phòng ban thực hiện tốt các kế hoạch đề ra. Phòng điều hành (PĐH)
Được coi như bộ phận tổ chức sản xuất của công ty lữ hành, tiến hành các công việc để đảm bảo việc triển khai các sản phẩm của Công ty một cách tốt nhất.Phòng điều hành như cầu nối giữa Công ty lữ hành với thị trường cung cấp dịch vụ du lịch. Do vậy, phòng điều hành thường được tổ chức theo các nhóm công việc hoặc theo các tuyến điểm du lịch trọng điểm, đôi khi dựa trên các sản phẩm chủ yếu của công ty.Nhiệm vụ của Phòng điều hành:
oLà đầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành các chương trình, cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch, thông báo về khách do phòng thị trường gửi tới.
oLập kế hoạch, triển khai các công việc liên quan đến việc thực hiện các chương trình du lịch như đăng ký chỗ trong khách sạn visa, vận chuyển… đảm bảo các yêu cầu về thời gian, chất lượng.
oThiết lập, duy trì mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ du lịch. Lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm đảm bảo uy tín chất lượng.
oTheo dõi qúa trình thực hiện các chương trình du lịch, phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với các công ty gửi khách và các nhà cung cấp du lịch. Nhanh chóng xử lý các trường hợp bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện các chương trình du lịch.
Phòng hành chính- nhân sự
Tham mưu cho Ban Lãnh đạo trong việc sắp xếp, tổ chức bộ máy, quản lý nhân sự, theo dõi thực hiện các chế độ chính sách, giải quyết các vấn đề từ các bộ phận, đội ngũ lao động, chăm lo đến đời sống của nhân viên, duy trì mối quan hệ với chính quyền địa phương. Phòng này còn đảm bảo thực hiện những công việc văn phòng của doanh ngiệp trong những điều kiện nhất định
Phòng kế toán- hành chính Tài chính
Tổ chức thực hiện các công việc tài chính như theo dõi, ghi chép lại tất cả những hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp theo đúng hệ thống thanh khoản và kế toán của nhà nước.
Theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn và tài sản của doanh nghiệp, tổng hợp làm báo cáo kế toán theo từng ngày, từng tháng, từng quý, từng năm.
Báo cáo định kì tình hình công ty theo quy định. Hành chính
Quản lý toàn bộ nguồn thu – chi tài chính theo đúng pháp luật hiện hành. Quản lý các quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc.
Xây dựng kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn.
Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động tài chính tại các đơn vị thuộc, trực thuộc. Kiểm soát việc mua sắm, sửa chữa, xây dựng.
Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động tài chính hàng năm của công ty trình Ban lãnh đạo công ty và các Bộ, Ban, Ngành phê duyệt.
Tham mưu và giúp Ban lãnh đạo trong việc quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực hiện các công tác tài chính kế toán của công ty.
Các phòng ban khác đều có mối quan hệ mật thiết với bộ phận này vì đây là bộ phận nắm giữ hệ thống tài chính của công ty. HDV muốn ứng tiền hay quyết toán tour đều phải thông qua bộ phận này.
Phòng kinh doanh – sale FIT
Là phòng Sales khách lẻ (Free Individual Travellers), chuyên trách mảng bán và tư vấn cho khách các chương trình du lịch bị động.Khách hàng chủ yếu là các nhóm nhỏ, hoặc khách lẻ có nhu cầu đi du lịch trong và ngoài nước.
Phối hợp với phòng điều hành, Marketing, HDV để đem lại những chương trình du lịch làm hài lòng khách hàng nhất có thể.
Phòng kinh doanh – sale GIT
Là phòng sale cho khách đoàn ( Group Inclusive Tour), chuyên trách mảng tư vấn và chào bán tour cho 1 đoàn khách. Thường là các công ty, tổ chức đi theo nhóm 20 người trở lên.Bộ phận GIT thường sẽ lấy ý kiến của trưởng đoàn và sắp xếp tour theo ý của đối tác đưa ra sao cho hợp lí nhất. Sau khi thiết kế và định giá sẽ chào đoàn và cho đối tác chọn hướng dẫn theo danh sách gợi ý của công ty, đôi khi phải đấu thầu để dành được hợp đồng tour. Bộ phận này chịu rất nhiều áp lực vì phải cạnh tranh gay gắt với những công ty khác. Phối hợp với những phòng ban liên quan để hoạt động tốt.
Phân công công việc cho các hưởng dẫn viên du lịch; theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch, nhận thông tin từ hướng dẫn viên báo về và giải quyết mọi yêu cầu của khách du lịch và những yêu cầu khác phát sinh cũng như nhanh chóng xử lý các trường hợp bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện các chương trình du lịch.
Giải quyết những vấn đề khẩn cấp có liên quan đến hướng dẫn (công tác phí, phương tiện đi lại, ngày đi tour,…)Trả lời các mail và phàn nàn của hướng dẫn. Sau đó ra đưa các biện pháp xử lí.Phụ trách mảng đào tạo hướng dẫn HDV của công ty.
Quảng bá các tour tiềm năng cho khách hàng.
Tiêu chí đánh giá hoạt động của HDV hay bộ phận HDV sẽ dựa trên sự hài lòng và đánh giá của khách hàng. Đặc biệt, tại phòng hướng dẫn, hằng năm đều có cuộc thi xếp sao (Theo chuẩn 2,3,4,5 sao, phụ thuộc vào mức độ hiểu biết trên toàn lãnh thổ Việt Nam) để liên tục thúc đẩy việc trau dồi kiến thức của các HDV. Và dựa vào số sao có được sẽ xếp tour và công tác phí phù hợp.
Phòng truyền thông – Marketing
Nghiên cứu thị trường du lịch, tìm ra những gì khách cần, những gì đã có và cần có. Dựa trên cơ sở nghiên cứu đó để đưa ra tư vấn cho các chương trình du lịch của đơn vị mình (giá cả, địa điểm, khách hàng mục tiêu v.v…).
Tiến hành những nghiên cứu thị trường khác dựa trên yêu cầu của nhà quản lý và thực hiện các biện pháp nghiệp vụ, xây dựng các chương trình để quảng bá, khuếch trương các sản phẩm du lịch với từng loại chất lượng, giá cả...
Chịu trách nhiệm chính các hoạt động truyền thông, quảng cáo, khuyến mãi, quà tặng và chăm sóc khách hàng của công ty.Phối hợp với phòng khách đoàn và khách lẻ truyền thông bằng các kênh điện tử. Nhận điện thoại và phàn nàn của khách hàng. Thiết kế các mẫu quảng cáo trên trang web của công ty. Tổ chức các chương trình liên quan đến các sự kiện của công ty