1.5 .Kế toán chi phí tài chính
A. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MTV TM VÀ DV DU LỊCH XỨ ĐÀ
2.2. Tổ chức bộ máy quản lý
2.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý tại doanh nghiệp
- Sơ đồ mô tả tổ chức bộ máy quản lý tại doanh nghiệp
- Chú thích:
Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
- Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban + Giám đốc:
Là người tổ chức và quản lý các hoạt động của công ty, điều phối các hoạt động và xử lí các tình huống phát sinh cần được giải quyết. Giám đốc còn có trách nhiệm chính trong các giao dịch của công ty. Đồng thời các bộ phận khác sẽ báo cáo lên và nhận quyết định.
Quản lý và cung cấp cho nhân viên điều hành cũng như nhân viên Sales tuor về các vấn đề có liên quan đến các tour tuyến, vé máy bay, các dịch vụ chính bên các đối tác.Và là người chịu trách nhiệm chính trong những hoạt động của Công ty với các đối tác. Thay mặt Công ty về mặt hành chính, pháp lí.
Điều phối các hoạt động kinh doanh của công ty, là người nhắc nhở nhân viên làm việc và hoàn thành công việc của mình theo đúng tiến độ, tăng lượng khách hàng để đem lại nguồn lợi nhuận cho Công ty
+ Phó giám đốc:
Phó Giám đốc giúp Giám đốc chỉ đạo, xử lý thường xuyên các lĩnh vực công tác của Công ty theo sự phân công của Giám đốc. Phó Giám đốc được sử dụng quyền hạn của Giám đốc để giải quyết các công việc được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về các quyết định của mình.
Chỉ đạo các đơn vị thực hiện các nhiệm vụ, kế hoạch phát triển theo lĩnh vực được phân công. Kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trong việc tổ chức thực hiện chỉ đạo của Bộ, của lãnh đạo Công ty; tham mưu, đề xuất và tổ chức thực hiện những nhiệm vụ được giao. Trực tiếp chỉ đạo, điều hành, theo dõi các đơn vị thuộc phạm vi quản lý về tài chính; đảm bảo thu nhập, quỹ lương cơ bản; cân đối và quyết định quỹ công đoàn, phúc lợi xã hội, khám sức khỏe, đối ngoại và hợp tác quốc tế,... của các đơn vị được phân công phụ trách. Phó Giám đốc theo dõi mảng công việc nào sẽ chịu trách nhiệm theo dõi, tổng hợp, hướng dẫn, chỉ đạo chung về mảng công việc đó. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nếu có vấn đề liên quan tới nhiệm vụ do các Phó Giám đốc khác phụ trách, các Phó Giám đốc phải phối hợp giải quết, trường hợp các ý kiến không thống nhất, báo cáo Giám đốc xem xét, quyết định. Ngoài những nhiệm vụ cụ thể được phân công, các Phó Giám đốc có trách nhiệm nắm bắt, theo dõi hoạt động chung cua Công ty để có thể phối hợp và đảm nhận các nhiệm vụ khác khi Giám đốc giao.
Có nhiệm vụ hạch toán quá trình kinh doanh của công ty. Trình biên bản những thông tin về hoạt động kinh doanh với ban giám đốc. Thực hiện trả lương cho nhân viên, thanh toán với khách hàng, nộp thuế và lập kế hoạch về tài chính.
+ Phòng hành chính nhân sự:
Lập kế hoạch tuyển dụng hằng năm, hằng tháng theo yêu cầu của công ty và các bộ phận liên quan
Lên chương trình tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng Ký hợp đồng, quản lý hồ sơ lý lịch của nhân viên àm cầu nối giữa lãnh đạo công ty và tập thể người lao động
+ Phòng marketing:
Nếu như nhân viên điều hành được coi như là người chuẩn bị thì nhân viên kinh doanh được xem là người làm chương trình du lịch. Kinh doanh gồm hai bộ phận chính là sale và thiết kê. Nhân viên kinh doanh sẽ đưa ra hướng phát triển cho công ty, tiềm kiếm lựa chọn khách hàng mục tiêu và khách hàng tiềm năng cho công ty. Nhân viên thuộc bộ phận thiết kế sẽ chịu trách nhiệm thiết kế những chương trình du lịch cơ bản và thiết kế những chương trình du lịch theo yêu cầu của khách hàng. Nhân viên thuộc bộ phận sale sẽ là người trực tiếp gập khách hàng và thuyết phục khách mua các dịch vụ của công ty. Tuy theo từng công ty mà nhân viên kinh doanh có thể vừa là người thiết kế vừa là người sale hay chia làm hai bộ phận riêng biệt.
+ Phòng điều hành:
Có trách nhiệm chuẩn bị cho chương trình tour như các việc đặc và liên hệ với các cơ sở dịch vụ trước khi thực hiện chuyến đi. Như việc đặc dịch vụ vận chuyển, bảo hiểm, khách sạn, ăn uống, vật dụng…Phòng điều hành làm việc chủ yếu qua văn bản chính là fax và email. Nhân viên điều hành sẽ là người giao bản fax cho đối tác và cho hướng dẫn viên để đi tour đối chiếu. Mỗi công ty có một mẫu điều hành riêng. Điều hành cũng là người có thể thay đổi các dịch vụ và sẽ quyết toán lại giá tour.
+ Hướng dẫn viên và lái xe:
Được xem như là người thực hiện chương trình du lịch của công ty. Sau khi nhân viên kinh doanh bán được tour, nhân viên điều hành đặc dịch vụ, hướng dẫn viên là người trực tiếp thực hiện chương trinh. Hướng dẫn viên có trách nhiệm đưa khách đi tham quan, giới thiệu cho khách về những giá trị văn hóa lịch sử ở những điểm đến, đảm bảo và chịu trách nhiệm về thực hiện chương trình, sự an toan cho du khách trong
suốt chuyến di. Hướng dẫn viên còn là người đại diện cho công ty với khách chính vì vậy hình ảnh của một hướng dẫn viên rất quan trọng.
+ Đại lý vé máy bay
Theo dõi giá cả, lịch trình, giờ bay cho các khách hàng và bán vé máy bay. Đặt phòng khách sạn theo yêu cầu của khách.
- Mối liên hệ giữa các phòng ban:
Các bộ phận trong một công ty có mối liên hệ chặc chẽ với nhau như một thể thống nhất. Đầu tiên bộ phận kinh doanh sẽ là người thiết kế và tiềm gặp khách hàng thuyết phục khách mua chương trình du lịch của công ty. Khi khách đã đồng ý mua chương trình du lịch và kí hợp đồng thống nhất chương trình thì bộ phận điều hành sẽ là ngươi chuẩn bị cho chuyến đi về các dịch vụ và phương tiện… Cuối cùng là hướng dẫn sẽ là người thưc hiện chương trình sau khi hướng dẫn thực hiện chương trình xong sẽ đến việc của kế toán. Kế toán sẽ tổng hợp lại các hóa đơn và quyết toán.