1.5 .Kế toán chi phí tài chính
A. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MTV TM VÀ DV DU LỊCH XỨ ĐÀ
3.1. Nhận xét về ưu nhược điểm công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh
kinh doanh tại công ty TNHH TM và DV Du Lịch Xứ Đà
3.1.1. Ưu điểm:
- Qua một thời gian thực tại công ty, cá nhân em nhận thấy công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại công ty được xây dựng một cách thu gọn nhất có thể. Điều này giúp công ty tiết kiệm một khoản chi phí lớn về nhân công
- Phầm mềm simba được đưa vào công tác này khiến mọi việc trở nên đơn giản hơn. Bản thân phần mềm sẽ tự động kết chuyển quá trình xác định kết quả kinh doanh chỉ cần kế toán nhập chính xác các tài khoản chi phí và thuế. Nhân viên kế toán giảm thiểu quá trình hạch toán cũng như việc lập các loại sổ sách trong công việc của mình. Điều này giúp kế toán tiết kiệm thời gian để giải quyết những công việc khác
- Quá trình lưu chuyển chứng từ có sự liên kết chặt chẽ giữa hai bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán thông qua google drive. Cả hai có thể theo dõi quá trình nhập thông tin của nhau và dễ dàng liên kết với nhau trong vấn đề lưu trữ thông tin khách hàng
3.1.2. Nhược điểm:
- Chính vì cùng làm việc với nhau qua kênh google drive nên khi một nhân viên
tự ý chỉnh sửa các thông tin đã lưu trước đó mà không thông báo với các bộ phận khác sẽ làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh cũng như hạch toán chi phí ( vì các dịch vụ mua ngoài phần lớn chia theo đối tượng khách hàng nước ngoài và Việt Nam )
Ví dụ: Ngày 10/2, đối tác Bến Thành Tourist gửi 2 khách đi Huế là người nước ngoài. Sáng hôm đó hướng dẫn viên thông báo về điều hành chỉ 1 khách nước ngoài và 1 Việt Nam. Điều hành sẽ sửa vào file theo dõi tour của mình nhưng không đồn thời báo kế toán. Dẫn đến việc kế toán nhập thông tin sai lệch và ảnh hưởng đến quá trình hạch toán của mình cũng như kết quả hoạt động kinh doanh đương nhiên sẽ sai lệch
- Phần mềm được nhập từ chính bảng quyết toán của hướng dẫn viên đem về. Vậy nếu có sự sai lệch thông tin từ hướng dẫn viên và bảng kê của điều hành sẽ vẫn có thể xảy ra
- Thông tin khách hàng Kế toán nhập từ sale đối khi có sự sai xót do không có sự đối chiếu từ đó tất nhiên kết quả hoạt động kinh doanh sẽ sai lệch
- .Việc nhập doanh thu tổng của các tour chỉ cho ta thấy tình hình tổng quát về doanh thu nhưng chưa phân tích rõ cho những người có liên quan về sự biến động cụ thể của từng tour để có các chiến lược quảng cáo hay các biện pháp can thiệp kịp thời. - Khó có thể biết chính xác được doanh thu từng tour của phần mềm và doanh thu thực tê có sai lệch không vì cả hai vấn đề này được làm trên hai file hoàn toàn khác nhau
- Phần mềm vẫn còn 1 số điểm không tương đồng giữa sổ sách của các Tài khoản.
3.1.3.Ý kiến đóng góp để hoàn thiện:
3.1.3.1. Mở sổ tổng hợp về doanh thu tour phát sinh trong ngày của các đối tác
Mục đích: Giúp Kế toán đối chiếu doanh thu giữa phần mềm và doanh thu được kê thông qua bảng điều tour của Điều hành, từ đó phát hiện sai xót và kịp thời chỉnh sửa
Ngoài việc theo dõi trên phần mềm, kế toán cần phải mở cho mình 1 sổ tổng hợp các số phát sinh trong ngày như sau
Chú thích:
Cột 1: Tên khách hàng ( đối tác ) Cột 2: Tên Dịch vụ
Cột 3: Ngày đi tour Cột 4: Mã của Dịch vụ Cột 6: Mã khách hàng Cột 7: Đơn vị tính người lớn
Cột 9: Điểm đón
Cột 10: Khách hàng trực tiếp sử dụng dịch vụ
Cột 11: Số tiền khách hàng thanh toán cho hướng dẫn viên hoặc số tiền đối tác nhờ thu hộ
Cột 12: Các ghi chú cần thiết Cột 13: Mã code của khách hàng Cột 14: Đơn giá
Cột 15: Thành tiền
+ Sổ tổng hợp doanh thu này bao gồm các nội dung như ảnh trên, kế toán hằng ngày, hằng tuần cần đối chiếu lại với phần mềm. Nếu số dư của các khách hàng giữa phần mềm và sổ tổng hợp này không bẳng nhau thì có nghĩa đã xảy ra sai xót
+Ngoài ra, Điều hành là người có quyền hành trực tiếp đối với bảng kê trên google drive, khi bảng kê vẫn chưa hoàn thành tuyệt đối thì Kế toán cũng như các bộ phận khác chỉ được theo dõi ở chế độ “ chỉ xem “ và không được sao lưu hay sửa chữa.
+ Cuối ngày kế toán phải là người trực tiếp kiểm tra phiếu quyết toán của hướng dẫn viên đồng thời đối chiếu các thông tin trên phiếu quyết toán về các khoản chi phí có khớp với số khách đã nhập trước đó của điều hành hay không
3.1.3.2. Mở sổ chi tiết doanh thu từng khách hàng
Mục đích: Sổ chi tiết này giúp ta dễ dàng đối chiếu công nợ từ phần mềm và excell, từ đó dễ dàng tìm ra sai xót nếu có và không làm ảnh hưởng đến doanh thu cũng như kết quả kinh doanh của công ty
Từ sổ tổng hợp doanh thu như trên, ta sẽ dùng các công thức excell để cho ra sổ chi tiết doanh thu từng khách hàng như sau
Bảng kê này dựa trên thông tin của điều hành đưa ra trên google driver và số liệu nhập từ phần mềm lấy từ thông tin thực tế hướng dẫn viên đưa về. Hai bảng kê này nếu bằng nhau tức thông tin cả hai bên đều chính xác. Nếu có sai lệch sẽ phải liên hệ lại đối tác hoặc liên hệ lại hướng dẫn viên