5. Kết cấu đề tài
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
a. Giám đốc: Giám đốc Chi nhánh do Hội Đồng Quản Trị bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quyết định của Tổng giám đốc. Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức, điều hành và kiểm soát mọi hoạt động của Chi nhánh, đồng thời chịu trác nhiệm trước Tổng giám đốc và pháp luật về các quyết định của mình. Được quyền ủy quyền cho Phó giám đốc, Giám đốc phòng giao dịch ký kết hợp đồng tín dụng tối đa 70% mức ủy quyền phán quyết của Tổng giám đốc, ký kết các hợp đồng cầm cố, thế chấp, bảo lãnh bằng TS đối với các dự án vay vốn trong phạm vi được ủy quyền.
b. Giám đốc khách hàng cá nhân: Giám đốc khách hàng cá nhân là người quản lý toàn bộ nhân sự và hoạt động về khách hàng là cá nhận tại Chi nhánh và các đơn vị trong cơ cấu tổ chức của Chi nhánh, chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Quản Trị, Tổng giám đốc và trực tiếp trước Giám đốc khối khách hàng cá nhân trong việc quản lý, điều hành hoạt động khách hàng cá nhân của Chi nhánh. Được quyết định giải quyết các công việc quản lý và kinh doanh, ký kết các hợp đồng tín dụng, kinh doanh, thương mại, lao động…theo các quy chế, quy định, phân cấp, ủy quyền của OCB-TV và quy định của pháp luật.
c. Phòng khách hàng cá nhân: Thực hiện chức năng huy động vốn và cho vay đối với khách hàng là cá nhân. Trực tiếp quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu và bán các sản phẩm dịch vụ khách hàng cho các cá nhân.
d. Giám đốc khách hàng doanh nghiệp: Giám đốc khách hàng doanh nghiệp là người quản lý toàn bộ nhân sự và hoạt động về khách hàng là doanh nghiệp tại Chi nhánh và các đơn vị trong cơ cấu tổ chức của Chi nhánh. Được quyết định giải quyết các công việc quản lý và kinh doanh, ký kết các hợp đồng tín dụng, kinh doanh, thương mại, lao động…theo các quy chế, quy định, phân cấp, ủy quyền của OCB-TV và quy định của Pháp luật.
e. Phòng khách hàng doanh nghiệp: Thực hiện chức năng huy động vốn và cho vay, thanh toán xuất nhập khẩu, bảo lãnh đối với khách hàng là doanh nghiệp. Trực tiếp quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu và bán các sản phẩm dịch vụ khách hàng cho các doanh nghiệp.
f. Bộ phận hành chính:
Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của Ngân hàng.
Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý và đào tạo nhân sự.
Tổ chức việc quản lý, sắp xếp cán bộ, nhân viên vào từng công việc phù hợp trong Ngân hàng.
Giải quyết các vấn đề có liên quan đến mức lương và hưu trí, xây dựng các biện pháp khuyến khích – kích thích nhân viên làm việc.
Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của Ban Giám đốc.
Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong Ngân hàng, xây dựng cơ cấu tổ chức của ngân hàng – Các bộ phận và tổ chức thực hiện.
Phục vụ các công tác hành chính để Ban Giám đốc thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ việc kinh doanh.
Quản lý và bảo vệ các loại TS của Ngân hàng, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn cho các nhân viên…
Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực tổ chức – hành chính – nhân sự.
g. Bộ phận quan hệ khách hàng: Tiếp nhận các thông tin phản hồi từ khách hàng, duy trì và kiểm soát các giao dịch đối với khách hàng.
h. Bộ phận dịch vụ khách hàng: Cung cấp các dịch vụ, tiện ích của Ngân hàng dành cho khách hàng cá nhân.
Thực hiện nghiên cứu hồ sơ, xác minh, thẩm định tình hình SXKD, tài chính, phương án vay vốn, TSĐB của khách hàng.
Phân tích, giám định và đề xuất cho vay đảm bảo của khách hàng.
Phân tích, giám định và đề xuất cho vay, bảo lãnh.
Kiểm tra việc sử dụng vốn định kỳ và đề xuất cho vay đồng thời đôn đốc khách hàng trả vốn và lãi định kỳ, đúng hạn cho Ngân hàng.
Xây dựng danh mục các ngành nghề mục tiêu và danh sách các khách hàng tiềm năng cho toàn bộ hệ thống khách hàng doanh nghiệp.
Nghiên cứu, cung cấp thông tin về thị trường phục vụ cho việc xây dựng chiến lược và định hướng phát triển khách hàng doanh nghiệp và nhu cầu thẩm định theo yêu cầu của các đơn vị trong hệ thống…
Quản lý theo danh mục các sản phẩm liên quan…
j. Bộ phận kế toán:
Kiểm tra số liệu kế toán tổng hợp hàng ngày.
Giám sát nghiệp vụ kế toán các PGD từ xa và tại chỗ.
Kế toán thuế, cổ đông, cổ tức, trích lập và sử dụng các quỹ của ngân hàng.
Lập và phân tích các báo cáo tài chính của Ngân hàng.
Phối hợp với các phòng ban khác để hỗ trợ nhau thực hiện tốt các nghiệp vụ của Ngân hàng.
k. Bộ phận kho quỹ:
Thực hiện thu, chi tiền mặt, ngân phiếu thanh toán và các loại ngoại tệ. Kiểm tra, kiểm soát các loại chứng từ trước khi thu, chi: chữ ký, chứng mình thư nhân dân, số tiền…
Đối chiếu bảng kê thu, chi tiền khớp đúng với chứng từ và thực tế.
Kiểm tra phát hiện tiền giả, lập biên bản thu giữ theo đúng quy định hiện hành. Chọn lọc tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, lạt/bó tiền theo quy định.
Hướng dẫn khách hàng làm thủ tục nộp/lĩnh tiền, giải đáp mọi thắc mắc cho khách hàng về các nghiệp vụ liên quan. Nhập số liệu vào máy, cân đối quỹ cuối ngày.
Có trách nhiệm báo cáo kịp thời thời tình hình ngân quỹ đối với cấp trên khi gặp sự cố…
l. Phòng giao dịch:
Thực hiện các nghiệp vụ, trực tiếp giao dịch với khách hàng để huy động vốn bằng VND và ngoại tệ, xử lý các nghiệp vụ cho vay, các nghiệp vụ thanh toán, bảo lãnh theo đúng quy định của nhà nước.
Cung cấp cho khách hàng các dịch vụ như tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu bằng VNĐ và ngoại tệ; tín dụng bán lẻ, cho vay cầm cố, chiết khấu các loại giấy tờ có giá, cho vay có TSĐB; chuyển tiền nhanh trên toàn quốc; mở tài khoản cá nhân, tổ chức, và doanh nghiệp; chi trả kiều hối, mua bán các loại ngoại tệ, séc du lịch và phát hành thẻ ATM.
Quản lý và tổ chức sử dụng, khai thác các nguồn lực được giao: nhân lực, TS…một cách hiệu quả, đúng chế độ.
Kiểm soát, phê duyệt các chứng từ giao dịch chính xác, kịp thời và đầy đủ. Tổ chức quản lý dự án được giao.
Tổ chức tư vấn về dịch vụ ngân hàng cho khách hàng.
Tổ chức bảo quản, lưu trữ và kiểm soát hồ sơ nghiệp vụ của Phòng đầy đủ, khoa học.
Tổ chức quy hoạch, đào tạo phát triển nguồn nhân lực.
Xây dựng dự thảo và tham mưu cho Giám đốc Chi nhánh phương án Tổ chức xử lý tập trung chứng từ giao dịch chính xác, kịp thời.