ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM
ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
PHỤ TRÁCH KỸ THUẬT
(Đại diện LĐ về chất lượng và CSR) Phòng Kỹ Thuật Công Nghệ may Phòng Quản Lý Chất Lượng may Phòng Tổng hợp Phòng Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu Phòng Kế toán Trạm Y Tế Phòng Quản Lý Đời Sống Phòng Kỹ thuật Cơ điện Đầu tư &Môi trường Ban Kỹ Thuật Thiết Bị may Xí nghiệp may 1 Xí nghiệp may 2 Xí nghiệp may 3 Xí nghiệp may 4 Xí nghiệp wash Xí nghiệp dệt Quan hệ lãnh đạo Quan hệ chức năng
2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trực thuộc công ty
Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu
- Cân đối khả năng đáp ứng của công ty về năng lực sản xuất, kỹ thuật công nghệ theo yêu cầu của thị trường để tìm kiếm khách hàng, đàm phán về giá, điều kiện ký kết, sản xuất các đơn hàng nội địa và xuất khẩu (bao gồm cả may mặc và khăn bông). Trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch sản xuất dài hạn và ngắn hạn.
- Theo dõi ký kết và triển khai thực hiện đơn hàng từ khâu làm mẫu, chào giá, ký kết hợp đồng sản xuất, đặt mua và tiếp nhận nguyên phụ liệu, lập kế hoạch và điều phối sản xuất, cung ứng nguyên phụ liệu, kiểm soát tiến độ sản xuất và giao hàng, quyết toán đơn hàng.
- Theo dõi, quản lý và kiểm soát tài sản của khách hàng cung cấp vật tư, nguyên phụ liệu, hóa chất…do công ty mua.
- Lập kế hoạch và theo dõi đơn hàng đưa vào sản xuất ở các xí nghiệp (may, wash, dệt) một cách phù hợp, đảm bảo tiến độ sản xuất và xuất hàng theo yêu cầu của khách hàng.
- Dự trù cung ứng các loại nguyên phụ liệu, vật tư, hóa chất… cần thiết để đáp ứng yêu cầu sản xuất các đơn hàng. Đồng thời kiểm tra và xử lý những phát sinh trong việc cung ứng vật tư, nguyên phụ liệu, hóa chất…
- Điều phối, theo dõi, liên hệ khách hàng về tiến độ thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hóa, thiết bị phụ tùng, vật tư, nguyên phụ liệu, hóa chất, thuốc nhuộm…đã được Ban Tổng Giám Đốc phê duyệt.
- Quản lý, giám sát, cập nhật thông tin, thống kê báo cáo về số lượng và chất lượng, quy cách các loại vật tư (đầu tư)…phục vụ sản xuất, tiến độ sản xuất và số lượng thành phẩm hàng may mặc và khăn bông đầu ra. Đồng thời đề xuất các biện pháp quản lý, tiết kiệm các loại nguyên phụ liệu, vật tư, thiết bị…trong quá trình sản xuất.
- Dự đoán các yêu cầu phát sinh trong quá trình sản xuất để có biện pháp xử lý hoặc đề xuất cho Tổng Giám Đốc có biện pháp khắc phục, phòng ngừa và xử lý kịp thời những phát sinh liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng quản lý nhằm hạn chế những trở ngại, lãng phí… trong quá trình sản xuất.
- Thực hiện công tác xây dựng thương hiệu và phát triển hệ thống phân phối nội địa.
- Quản lý, kiểm tra, giám sát, cập nhật, lưu trữ, tiếp nhận và phân phối các tài liệu, dữ liệu có liên quan đến công tác của phòng kinh doanh-xuất nhập khẩu theo quy định.
- Lập và quản lý hồ sơ, thực hiện các báo cáo liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng cho các cơ quan quản lý Nhà nước theo quy định.
- Xây dựng và đề xuất ban hành các quy trình, quy định về quản lý, điều hành sản xuất thuộc phạm vi trách nhiệm được giao, đồng thời kiểm tra, giám sát thực hiện các quy trình, quy định đó.
- Phối hợp với các phòng, bộ phận liên quan lập phương án, quy định về quản lý, điều hành sản xuất, chính sách tiền lương và tiền thưởng trong lĩnh vực may mặc.
Phòng Kỹ thuật công nghệ may
- Tiếp nhận yêu cầu khách hàng, quản lý, tổ chức sản xuất mẫu, sơ đồ, chuẩn bị, triển khai các điều kiện sản xuất ban đầu và giám sát việc thực hiện để đảm bảo yêu cầu của khách hàng. Xử lý những vấn đề phát sinh có liên quan đến kỹ thuật, công nghệ và đảm bảo tiến độ triển khai sản xuất.
- Cân đối năng lực thiết bị theo yêu cầu công nghệ các đơn hàng, tổ chức điều chuyển đầy đủ, kịp thời cho các xưởng, xí nghiệp theo yêu cầu sản xuất.
- Tham gia vào quá trình làm giá chào hàng, phát triển sản phẩm chào hàng trong và ngoài nước.
- Tham mưu cho ban Tổng Giám đốc trong việc đầu tư, quản lý, sử dụng có hiệu quả, an toàn các loại máy móc, thiết bị phục vụ cho sản xuất trong lĩnh vực may.
- Nghiên cứu, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ, sáng kiến cải tiến nhằm nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu qủa sản xuất.
- Xây dựng, ban hành tiêu chuẩn cấp bậc công nhân, tổ chức hướng dẫn đào tạo nâng cao tay nghề, nâng bậc cho công nhân trong lĩnh vực may.
- Tổ chức triển khai các phương án cải tiến về tổ chức sản xuất, môi trường làm việc năng suất lao động và chất lượng sản phẩm.
- Phối hợp các bộ phận có liên quan để thống nhất quy trình cắt, may, thiết kế, phương pháp quản lý khi triển khai đơn hàng mới.
- Nghiên cứu và chế tạo form để nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm.
Phòng Quản lý chất lượng may
- Thực hiện việc kiểm tra đánh giá chất lượng nguyên phụ liệu may mặc của các nhà cung ứng hoặc của khách hàng cung cấp theo tỉ lệ quy định để chấp nhận hoặc không chấp nhận đưa vào sản xuất.
- Thực hiện việc kiểm tra đánh giá chất lượng trong quá trình sản xuất tại các công đoạn sản xuất sản phẩm may mặc để ngăn chặn kịp thời các sự cố phát sinh trong quá trình sản xuất.
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm cuối cùng trước khi giao hàng theo tỷ lệ quy định của công ty hoặc của khách hàng.
- Thống kê, báo cáo, lập biên bản về chất lượng và đề xuất các hoạt động khắc phục phòng ngừa sự không phù hợp xảy ra.
- Tham mưu cho Lãnh đạo ban hành hướng dẫn và thực hiện các quy định về kiểm tra, đánh giá chất lượng nguyên phụ liệu đưa vào sản xuất.
Phòng Tổng hợp
- Tham mưu cho Lãnh đạo về công tác tổ chức bộ máy quản lý, bố trí, sắp xếp cán bộ, lao động-tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách đối với
người lao động, thi đua khen thưởng, kỷ luật, công tác hành chính, văn thư, pháp chế, an ninh quốc phòng, giữ gìn trật tự và bảo vệ tài sản công ty.
- Xây dựng và duy trì hiệu quả Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chẩn ISO 9001.
- Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc duy trì, thực hiện nội quy, quy chế, các chế độ chính sách đối với người lao động, Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001, giữ gìn nơi làm việc sạch, gọn, an toàn, trách nhiệm xã hội doanh nghiệp và đảm bảo an ninh hàng hóa trong phạm vi toàn công ty.
- Tổ chức tiếp nhận, phân phối, quản lý và lưu trữ dữ liệu hành chính của công ty.
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động đào tạo, tuyển dụng. Phòng Kế toán
- Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về quản lý, giám sát hoạt động tài chính của công ty.
- Xây dựng kế hoạch, phương án có liên quan đến hoạt động tài chính, kế toán, thống kê của công ty.
- Cùng với các phòng chức năng xây dựng hợp đồng kinh tế, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh, giá cả mua / bán, các chi phí (nói chung) trong quá trình sản xuất, kinh doanh.
- Theo dõi và thực hiện công tác nghiệp vụ thanh toán, đền bù, giải quyết khiếu nại của khách hàng có liên quan đến giá trị thanh toán của các hợp đồng kinh tế.
- Theo dõi, xử lý công nợ giữa công ty với khách hàng và giữa khách hàng với công ty.
- Tổ chức triển khai các hoạt động kiểm kê tài sản công ty theo định kỳ. Phòng Quản trị đời sống
- Tổ chức phục vụ ăn ca, bồi dưỡng, thêm giờ cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) khi làm việc tại công ty.
- Hướng dẫn kiểm tra các thủ tục thanh toán bảo hiểm, tai nạn nhân thọ cho CBCNV.
- Quản lý nhà khách, phục vụ khách, thực hiện các thủ tục về xuất nhập cảnh, thủ tục hành chính đối với khách trong và ngoài nước đến làm việc và giao dịch tại công ty.
- Theo dõi và quản lý các dụng cụ, trang thiết bị phục vụ khối hành chính văn phòng, hội trường.
Trạm y tế
- Kiểm tra thực hiện công tác quản lý kế toán nhà ăn, tiếp phẩm, chăm sóc bảo vệ sức khỏe cho người lao động và môi trường làm việc tại công ty.
- Xây dựng kế hoạch khám sức khỏe định kỳ cho người lao động, tập huấn vệ sinh an toàn thực phẩm và vệ sinh môi trường.
- Tổ chức khám chữa bệnh và mua, cấp phát thuốc Bảo hiểm y tế, quản lý sức khỏe, bệnh nghề nghiệp, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm.
Ban kỹ thuật thiết bị may
- Lập kế hoạch và thực hiện lịch đại tu thiết bị may. Sửa chữa thiết bị hư hỏng nặng, hỗ trợ sản xuất theo yêu cầu của các xí nghiệp may.
- Nghiên cứu, chế tạo, cải tiến, nâng cao tính năng sử dụng và kéo dài tuổi thọ của thiết bị.
- Tham mưu cho Lãnh đạo về việc đầu tư, mua sắm thiết bị may, đảm bảo về kỹ thuật, tính năng sử dụng, hiệu quả và tiết kiệm.
- Phối hợp cùng các xí nghiệp có liên quan để tổ chức bồi dưỡng, đào tạo, nâng cao kỹ năng sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng thiết bị may.
Phòng Kỹ thuật cơ điện đầu tư & môi trường
- Tổ chức kiểm định, hiệu chỉnh, hiệu chuẩn các loại dụng cụ thiết bị đo lường trong toàn công ty.
- Nghiên cứu áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ, sáng kiến, cải tiến tiết kiệm năng lượng.
- Lập và thực hiện lịch đại tu thiết bị wash, dệt, cơ nhiệt điện, tu bổ sửa chữa kịp thời nhà xưởng và các công trình xây dựng khác.
- Nghiên cứu, chế tạo, cải tiến nâng cao tính năng sử dụng và kéo dài tuổi thọ của thiết bị wash, dệt, cơ nhiệt điện.
- Tham mưu cho lãnh đạo công ty về đầu tư, quản lý, sử dụng hiệu quả, an toàn các loại thiết bị wash, dệt, cơ nhiệt điện và đầu tư xây lắp các hạng mục công trình xây dựng cơ bản phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
- Xử lý hoặc đề xuất xử lý kịp thời những phát sinh liên quan đến lĩnh vực môi trường, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt trong toàn công ty.