5. Kết cấucủa bài nghiên cứu
3.2.5. Tăng cường thông tin và truyền thông
Tăng cường sự kiểm soát quá trình xử lý thông tin của bộ phận Kế toán, Ngân quỹ và Giao dịch của Techcombank đối với nghiệp vụ hạch toán nợ vay, giải ngân, chi tiền, thu nợ, kiểm kê quỹ và điều chỉnh thông tin của các khoản vay trong hệ thống xử lý. Nguyên tắc kiểm soát là “ luôn có một người kiểm tra độc lập việc thực hiện nhập liệu thông tin của người thực hiện”, “ luôn có sự đối chiếu, kiểm tra thường xuyên giữa chứng từ hạch toán kết xuất từ hệ thống với các chứng từ nhập liệu, giữa các bộ phận thực hiện nghiệp vụ và ghi nhận nghiệp vụ, giữa Hội sở và các Chi nhánh của ngân hàng và một nghiệp vụ chỉ được hiệu lực hóa trong hệ thống xử lý khi có sự kiểm tra và phê chuẩn của cấp có thẩm quyền”. Độ an toàn sẽ cao hơn nếu hệ thống công nghệ thông tin của Ngân hàng có tính bảo mật cao, hạn chế quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa và có thể ghi nhận lại mọi sửa đổi, cập nhật để báo cáo cho cấp có thẩm quyền.
Hệ thống kết xuất báo cáo tín dụng có thể cung cấp nhiều loại báo cáo khác nhau tuỳ theo mức độ chi tiết hóa thông tin của phần mềm xử lý. Tuy nhiên, bộ phận phụ trách công nghệ thông tin của ngân hàng (Bộ phận IT) phải có trách nhiệm kiểm tra thường xuyên sự vận hành ổn định, an toàn và chính xác của hệ thống xử lý. Mỗi chi nhánh hoặc đơn vị kinh doanh cũa ngân hàng cũng nên theo dõi thêm bằng hệ thống thủ công về các khoản cho vay của đơn vị mình để có thể đối chiếu với các kết xuất của hệ thống xử lý. Đặc biệt đối với các khoản vay nằm trong phạm vi chính sách tín dụng của ngân hàng cần phải được tổng hợp và thống kê chính xác để đánh giá được mức độ rủi ro của danh mục cho vay.
Một trong các biện pháp để theo dõi kịp thời các khoản nợ quá hạn và hạn chế tình trạng gia hạn nợ tùy tiện tại các Chi nhánh là mức độ hiện đại và hiệu quả kịp thời
73
của hệ thống công nghệ thông tin. Hệ thống xử lý thông tin của ngân hàng phải có khả năng kết xuất kịp thời báo cáo các khoản nợ đến hạn và tình hình thanh toán. Dựa trên báo cáo này, người ta có thể phát hiện ra các khoản nợ trễ hạn chưa thanh toán đủ và yêu cầu các cấp có liên quan phải giải trình lý do và chịu trách nhiệm về nội dung giải trình. Ngoài ra, hệ thống phải có khả năng ghi nhận và báo cáo mọi sự thay đổi về kỳ hạn nợ, lịch trả nợ của khoản vay trong hệ thống xử lý. Bên cạnh đó, ngân hàng cũng phải quy định chặt chẽ về các điều kiện gia hạn nợ và quy định.
Ngân hàng cần quy định rõ ràng trách nhiệm giải trình của từng cấp tại Chi nhánh hoặc đơn vị kinh doanh của ngân hàng về các nguyên nhân tăng giảm dư nợ tín dụng hoặc nguyên nhân phát sinh nợ quá hạn, trễ hạn tại đơn vị cũng như các biện pháp đã áp dụng để xử lý.
Tăng cường khai thác và sử dụng các thông tin sẵn có của Trung tâm Thông tin Tín dụng NHNN (CIC), Cục thuế, Nhà đất, Trung tâm Thông tin thương mại Vinanet, thông tin báo chí ...Kết quả tra cứu thông tin qua các phương tiện này phải được nêu ra trong báo cáo thẩm định. Các kênh thông tin chính như sau :
(i) . Thông tin từ Trung tâm Thông tin Tín dụng (CIC) của NHNN
Tại Techcombank, những thông tin mà CIC cung cấp chỉ mang tính tham khảo chứ không phải là yếu tố quyết định. Bởi ngoài thông tin tín dụng còn có những thông tin bổ trợ khác.
(ii) . Hệ thống thông tin nội bộ T24 của Techcombank.
Việc đưa vào sử dụng hệ thống T24, cho phép truy vấn thông tin đối với những khách hàng đã có quan hệ vay vốn như: lịch sử vay, trả nợ vay, tính đúng hạn, giá trị khoản vay. Tuy nhiên, những thông tin nội này vẫn rất còn nhiều hạn chế do chủ yếu là cung cấp các thông tin trong quá khứ, không phản ánh được các xu hướng trong hiện tại và tương lai về ngành nghề của khách hàng, giá cả thay đổi, về xu hướng cung cầu của thị trường trong nước và thế giới... Chủ yếu là các chuyên viên khách hàng phải tự ghi nhận lại những nhận xét về khách hàng cho những lần vay kế tiếp.
Từ tình hình thực tế trên, để tăng cường thêm thông tin phục vụ công tác thẩm định hồ sơ khách hàng, đề nghị sử dụng thêm nhiều kênh thông tin khác từ báo chí và các Website của các Bộ, Hiệp hội ngành nghề, các Trung tâm thông tin khác như: Trung tâm thông tin thương mại, Hiệp hội tiêu, điều, cà phê, cao su....để có được những thông tin mang tính định hướng, phản ánh xu hướng thị trường trong tương lai.
(iii) Sử dụng kênh thông tin trên báo chí, các Website của bộ ngành trong quá trình thẩm định khách hàng vay vốn.
Trong xã hội hiện đại, có tới 70-80% thông tin là do các phương tiện truyền thông nói chung và báo chí nói riêng mang lại. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta đang trong quá trình đổi mới, các chính sách điều hành, quản lý nền kinh tế chưa hoàn thiện, hệ thống thông tin tín dụng chưa đáp ứng kịp thời cho hoạt động tín dụng và công tác thẩm định khách hàng vay vốn. Do đó, rủi ro thiếu thông tin về khách hàng và môi trường cho vay rất dễ dẫn đến rủi ro cho ngân hàng. Xuất phát từ những yêu cầu thực tế này, đòi hỏi những người làm công tác tín dụng cần xây dựng hệ thống thông tin chuyên môn phục vụ cho công tác tín dụng. Trong hệ thống thông tin trên, nguồn thông tin trên báo chí là không thể thiếu. Việc xây dựng hệ thống thông tin đầy đủ về khách hàng có quan hệ với ngân hàng và sử dụng hiệu quả những thông tin trên trong thẩm định sẽ giảm bớt được yếu tố chủ quan trong việc thẩm định khách hàng, góp phần nâng cao chất lượng công tác tín dụng và hạn chế rủi ro cho ngân hàng