Mặc dù, quy trình đánh giá kiểm soát nội bộ của EY Việt Nam được xây dựng dựa trên sự tuân thủ Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế, phù hợp với pháp luật và Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam. Tuy nhiên với bất kì quy trình được thiết lập hoàn hảo đến đâu thì vẫn luôn tồn tại một số hạn chế mang tính chủ quan và khách quan nhất định khi áp dụng trong thực tế và dưới sự thay đổi không ngừng của khoa học công nghệ. Dưới đây là một số hạn chế và nguyên nhân trong quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của EY.
a) Chất lượng nguồn thông tin thu thập chưa được đảm bảo
Trước khi tiến hành đánh giá kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng được kiểm toán, kiểm toán viên sẽ tìm hiểu về Ngân hàng được kiểm toán và môi trường của Ngân hàng, đặc biệt là các bên liên quan đến Ngân hàng vì nhân tố này có thể ảnh hưởng đến nguyên tắc hoạt động liên tục tại Ngân hàng khách hàng. Kiểm toán viên cần phải thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để có được các thông tin mang tính chính xác nhất như thu thập từ nguồn thông tin sơ cấp và nguồn thông tin thứ cấp. Nguồn thông tin sơ cấp được thu thập từ chính Ngân hàng được kiểm toán thông qua phỏng vấn Ban Giám đốc, quan sát, hay từ nguồn tài liệu (hồ sơ kiểm toán năm trước), nguồn thông tin nay mang tính chính xác cao. Ngoài ra, trên
nguyên tắc thận trọng kiểm toán viên còn tìm hiểu thêm về Ngân hàng được kiểm toán thông qua các nguồn thông tin thứ cấp như trên internet, các chuyên gia, các trang web kiểm tra thông tin của cơ quan nhà nước (Tổng cục Thue,...). Trong quá trình tìm kiếm thông tin kiểm toán viên có thể gặp phải rủi ro từ một số nguồn thông tin thứ cấp như trên internet vì thông tin trên này chưa được kiểm chứng. Khi kiểm toán viên tìm kiếm các thông tin về các bên liên quan với Ngân hàng được kiểm toán, ngoại trừ các công ty cổ phần niêm yết trên sàn chịu quy định bắt buộc cung cấp thông tin từ Ủy ban chứng khoán hoặc các Tổ chức tín dụng chịu quy định bắt buộc cung cấp thông tin từ Ngân hàng Nhà nước, còn lại rất khó có thể tìm kiếm thông tin trên mạng cho các nhóm đối tượng còn lại do Nhà nước Việt Nam chưa có quy định bắt buộc các doanh nghiệp phải công khai thông tin trên phương tiện đại chúng. Một minh chứng cụ thể, theo số liệu thống kê từ Báo cáo của TRAC Việt Nam 2017 được công bố ngày 26/04/2017 thì trong 30 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam (được lựa chọn theo danh sách VNR500 năm 2015) bao gồm 10 công ty niêm yết, 10 công ty có 100% vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài, 10 doanh nghiệp nhà nước. Kết quả cho thấy không có doanh nghiệp nào có công bố đầy đủ thông tin trên trang điện tử chính thức của công ty trên 3 khía cạnh: công khai thông tin về các chương trình phòng chống tham nhũng; minh bạch trong cấu trúc và tỉ lệ sở hữu của doanh nghiệp; các cơ chế báo cáo theo quốc gia, trong đó có 4 doanh nghiệp không có website.
b) Hoạt động tìm hiểu và mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình kinh doanh tại Ngân hàng chưa có tính linh hoạt
Hiện nay, trong quy trình đánh giá kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng được kiểm toán, kiểm toán viên thường chỉ sử dụng phương pháp tường thuật để mô tả lại chu trình kinh doanh của Ngân hàng. Việc chỉ sử dụng phương pháp tường thuần để mô tả nếu trong trường hợp chu trình kinh doanh đơn giản thì phương pháp này đạt được hiệu quả cao. Nhưng nếu gặp phải chu trình kinh doanh phức tạp như tại các Ngân hàng là tổ chức tín dụng, công ty tài chính, công ty bảo hiểm kiểm toán viên có thể không có được cái nhìn tổng quát nhất về các chu trình này từ đó làm giảm khả năng xét đoán cũng như đánh giá của kiểm toán viên về kiểm soát nội bộ của Ngân hàng. Xuất phát từ một số nguyên nhân như kiểm toán viên không có đủ thời
gian để trình bày lại bằng lưu đồ vì dựa trên các thông tin có được từ phỏng vấn hoặc quan sát thì phương pháp tường thuật nhanh hơn. Đối với khách hàng đã kiểm toán những năm trước thì việc thực hiện mô tả lại chu trình kinh doanh của Ngân hàng thường được bỏ qua trừ khi trong năm Ngân hàng được kiểm toán có sự kiện phát sinh liên quan đến kiểm soát nội bộ chu trình kinh doanh đó. Việc sử dụng phương pháp lưu đồ đòi hỏi kiểm toán viên cần phải có kiến thức về vẽ lưu đồ thì mới có thể thực hiện thành thạo phương pháp này.
c) Sự bất hợp tác của khách hàng
Trong lĩnh vực kiểm toán độc lập, luôn tồn tại một mối quan hệ vô cùng chặt chẽ giữa 3 đối tượng đó là: Khách hàng (“Entity”); Người sử dụng thông tin ở bên ngoài (“Extenal User”); và Kiểm toán viên độc lập (“External Auditors”). Đây là mối quan hệ 3 bên cùng tồn tại, tuy nhiên do đặc điểm về tính chất, mục đích hoạt động và sử dụng thông tin mà dẫn tới sự xung đột và nhầm lẫn về công việc, vai trò của nhau (thuật ngữ theo GAA - Global Accounting Alliances là “Expectation Gap”). Nhìn sâu vào mối quan hệ của kiểm toán độc lập và khách hàng, về bản chất nghề kiểm toán độc lập đang cung cấp dịch vụ kiểm toán cho các đối tượng doanh nghiệp trong nền kinh tế. Các kiểm toán độc lập luôn làm việc với tinh thần phục vụ khách hàng với chất lượng tốt nhất trong việc tìm kiếm rủi ro, phát hiện lỗ hổng trong hệ thống kế toán của khách hàng để từ đó đưa ra những giải pháp, tư vấn cần thiết để nâng cao chất lượng thông tin của khách hàng. Nhưng đối với phần lớn các công ty vẫn đang nhìn nhận kiểm toán độc lập là những đối tượng chỉ tập trung soi mói, tìm kiếm sai phạm và dẫn tới hệ quả họ trở nên bất hợp tác trong việc cùng kiểm toán độc lập đưa ra báo cáo kiểm toán. Điều này dẫn tới xung đột, đôi khi trở nên gay gắt khi mà kiểm toán chịu áp lực về mặt thời gian, còn khách hàng đối mặt với nỗi sợ bị phát hiện sai phạm. Điều này đã dẫn tới hệ quả là cuộc kiểm toán có thể kéo dài và mất nhiều thời gian để có thể thực hiện xong hoạt động kiểm toán. Đặc biết đối với nhóm khách hàng là những tổ chức tài chính, với quy mô hoạt động lớn, tính chất hoạt động phức tạp, tồn đọng nhiều rủi ro tiềm tàng và cả rủi ro kiểm soát. Cụ thể hơn trong phạm vi khoá luận, tác giả nghiên cứu đối tượng là các Ngân hàng thương mại, đây là đối tượng vô cùng phức tạp trong mô hình kinh doanh, hoạt động kinh doanh và cơ cấu tổ chức. Nếu thiếu đi sự hợp tác của khách
hàng, kiểm toán độc lập sẽ trở nên vô cùng khó khăn, tốn nhiều thời gian và nguồn lực để hoàn thành cuộc kiểm toán mà điều này cũng sẽ ảnh hưởng bất lợi tới khách hàng.
d) Nguồn nhân lực kiểm toán về công nghệ thông tin thiếu hụt
Một vấn đề lớn không chỉ của riêng mỗi EY Việt Nam mà đối với cả các công ty kiểm toán lớn khác đó là các công ty đang nhanh chóng chuyển sang kiểm toán dựa trên công nghệ và các nhà quản lý không có đủ các nguồn lực cũng như chuyên gia để theo kịp những gì họ đang làm. Không những đảm bảo phải có đủ nguồn nhân lực, mà còn yêu cầu về việc đáp ứng được chất lượng. Cụ thể hơn đối với các công ty tài chính như Ngân hàng, Công ty chứng khoán, Công ty bảo hiểm,... luôn phát sinh số lượng giao dịch khổng lồ. Cụ thể ở phần thực trạng của đề tài đã chỉ ra bút toán ghi nhận lãi dự thu của nghiệp vụ cho vay tại Ngân hàng TMCP M được thực hiện tự động. Vấn đề đặt ra đối với việc kiểm tra các bút toán tự động, là kiểm tra việc các thuật toán được viết ra có đúng hay không, việc sử dụng cập nhật lãi suất trong ghi nhận lãi dự thu có đúng thời kì không,. Tuy nhiên việc có thể đánh giá thuật toán cho các bút toán tự động được viết có đúng không thì hiện tại kiểm toán viên không thể tự mình đánh giá được mà phải nhờ ý kiến từ chuyên gia IT, dựa vào ý kiến về tính hiệu quả của chuyên gia IT, kiểm toán viên có thể đánh giá kiểm soát nội bộ của Ngân hàng hoạt động có hiệu quả hay không. Do hiệu quả của công nghệ thông tin mang lại và yêu cầu ngày càng hội nhập việc các Ngân hàng được kiểm toán áp dụng công nghệ là tất yếu và kéo theo cần phải có thêm nhiều chuyên gia về IT để đảm bảo chất lượng cho cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương 2 của đề tài đã chỉ ra thực trạng về quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại một Ngân hàng khách hàng là tổ chức tín dụng cụ thể hơn là NHTM CP M của EY Việt Nam. Bên cạnh đó, để người đọc có thể hiểu hơn về đặc điểm, phương thức hoạt động của Ngân hàng, tác giả đã giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam. Sau khi tìm hiểu về thực trạng quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, và việc áp dụng các cơ sở lý luận có được ở Chương 1, trong phần này tác giả đưa ra một số đánh giá về quy trình đánh giá kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng được kiểm toán, chỉ ra ưu điểm cũng như hạn chế và nguyên nhân của quy trình đánh giá kiểm soát nội bộ do EY Việt Nam thực hiện.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VÀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY
TNHH ERNST & YOUNG VIỆT NAM
3.1. Giải pháp nhằm cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của NHTM dưới góc nhìn của kiểm toán độc lập
3.1.1. Cải thiện môi trường kiểm soát
Để hoàn thiện môi trường kiểm soát, thì phải xuất phát từ nhận thức rõ ràng và đúng đắn của Ban giám đốc về hệ thống kiểm soát nội bộ. Như vậy Ban Quản trị sẽ xác định được loại hình kiểm soát phù hợp với Ngân hàng.
Giải pháp là cần nâng cao nhận thức của Ban Giám đốc về vai trò quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ. Cụ thể:
- Tổ chức các buổi thuyết trình, Hội thảo, Hội Nghị, thành lập diễn đàn tạo điều kiện cho cả Ban giám đốc và toàn thể cán bộ của Ngân hàng tham gia, cùng nhau cung cấp, trao đổi, cập nhật kiến thức hệ thống kiểm soát nội bộ, để từ nhân viên đến Ban giám đốc hiểu được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Liên tục cải thiện nội dung và bổ sung các quy định nâng cao chất lượng kiểm soát bằng việc cập nhật thông tin về Tài liệu về hệ thống kiểm soát nội bộ cho toàn thể cán bộ đều có thể đọc, tìm hiểu, nghiên cứu, qua đó cán bộ hiểu được vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ và thực hiện tuân thủ các quy trình nghiệp vụ, phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ, các phòng ban nâng cao kiến thức phục vụ công tác kiểm soát nhanh, chính xác, khoa học.
Một ngân hàng có thể phát triển được một phần có sự đóng góp của đội ngũ nhân viên. Nhân viên là nhân tố thuộc môi trường kiểm soát, là người thực hiện thủ tục kiểm soát. Chính sách nhân sự được xây dựng trên nguyên tắc đảm bảo tuân thủ Luật Lao động, các văn bản pháp lý liên quan. Chính sách khen thưởng chưa thực sự hiệu quả. Chính sách đào tạo chưa bài bản.
Ngân hàng cần phải bổ sung trong chính sách khen thưởng trong việc thực hiện giao khoán cho cán bộ từng phòng ban. Hàng năm cán bộ nào có thành tích cống hiến cho Ngân hàng sẽ được Ban giám đốc thưởng lương năng suất. Thực hiện lên danh sách quy hoạch cán bộ làm lãnh đạo khi họ có năng lực và có cống hiến.
Mở lớp đào tạo cho cán bộ mới tuyển dụng phải thực hiện trong giai đoạn thử việc, trước khi nhận vào công tác chính thức. Mở lớp đào tạo cho cán bộ đang công tác để các cán bộ có thể hiểu sâu hơn về nghiệp vụ đồng thời nắm bắt thêm những quy định mới về nghiệp vụ. Mở lớp học kỹ năng mềm về giao tiếp, đạo đức nghề nghiệp cho cán bộ để nâng cáo chất lượng giao dịch, kiểm soát. Định hướng cho cán bộ có nhu cầu học thêm lên đúng với chuyên ngành phục vụ thực tế cho công việc vị trí đang đảm nhận, tránh được sự lãng phí về thời gian, mà áp dụng được cho thực tế. Tổ chức thi kiểm tra trình độ chuyên môn định kỳ ba tháng một lần để nắm bắt kịp thời những yếu kém, thiếu sót của cán bộ để có phương hướng đào tạo.
Bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ, với các cán bộ kiểm soát, ngoài việc đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu trên tất cả các mảng nghiệp vụ, cần phải được đào tạo đầy đủ hơn về các kỹ năng kiểm tra, kiểm soát cần thiết để phát hiện ra được những giao dịch bất thường hoặc dấu hiệu của gian lận trong những giao dịch hàng ngày, nhận biết chứng từ giả, chữ ký giả. Có như vậy, công tác kiểm soát của Ngân hàng mới đạt được hiệu quả tốt nhất.
3.1.2. Cải thiện hoạt động quản lý rủi ro
Nguyên tắc của việc đánh giá rủi ro là phải thực hiện đánh giá rủi ro đúng quy trình từ việc xác định mục tiêu, nhận dạng và phân tích rủi ro.
Ban giám đốc chưa nhận thức rõ tầm quan trọng của việc nhận diện, phân tích và đánh giá rủi ro đối với toàn bộ hoạt động của Ngân hàng. Đánh giá rủi ro cho từng nghiệp vụ chưa đầy đủ. Cần nâng cao nhận thức tầm quan trọng của việc nhận diện, phân tích và đánh giá rủi ro: Mở lớp học đào tạo về đánh giá rủi ro. Tổ chức các buổi hội thảo có mời các chuyên gia đánh giá rủi ro bên ngoài để học hỏi, nâng cao hiểu biết về việc nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro.
Ngân hàng cần áp dụng mô hình phù hợp để thực hiện công việc nhận diện, đánh giá rủi ro. Qua các phương pháp áp dụng theo các mô hình này, Ngân hàng sẽ
phát hiện ra được quá trình đánh giá rủi ro mà Ngân hàng hiện đang thực hiện cần thay đổi những gì để việc đánh giá rủi ro hiệu quả.
Các cán bộ bộ phận chuyên môn cần phải tự giác nhận thức rủi ro sát sao, đề ra được biện pháp phòng và xử lý rủi ro. Đánh giá được số lần tần xuất xuất hiện rủi ro và mức độ thiệt hại của rủi ro trong quá trình hoạt động các nghiệp vụ trên cơ sở trao đổi giữa cán bộ quản lý rủi ro với các cán bộ trực tiếp đảm nhận giao dịch, bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ.
3.1.3. Cải thiện các hoạt động kiểm soát
Nguyên tắc hoàn thiện phải đảm bảo việc áp dụng đầy đủ và đúng đắn các nguyên tắc trong việc thiết kế và vận dụng đúng đắn các nguyên tắc trong hoạt động kiểm soát.
Tại Ngân hàng nguyên tắc phân công phân nhiệm chưa rõ ràng, một vị trí công việc được phân công kiêm nhiệm nhiều chức năng. Công việc kiểm soát không được cụ thể bằng văn bản một cách thống nhất, thủ tục kiểm soát các hoạt động, các nghiệp vụ mang tính hình thức, không thực hiện nghiêm túc, đầy đủ. Việc phê chuẩn chứng từ được quy định chưa cụ thể. Hoạt động tín dụng, kế toán thủ tục kiểm soát chưa tốt vẫn còn để tồn tại sai sót. Các nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong hoạt động kiểm soát cần phải được sử dụng triệt để và thực hiện nghiêm túc từ Ban giám đốc đến