Chất lượng cơ sở vật chất là yếu tố rất quan trọng để hình thành nên hoạt động phục vụ, đặc biệt trong hoạt động phục vụ tiệc thì yếu tố này càng không thể thiếu. Cơ sở vật chất có ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng phục vụ tiệc bởi cơ sở vật chất hiện đại, tiện nghi, sang trọng sẽ gây được ấn tượng tốt đối với khách hàng. Đồng thời nó cũng là công cụ đắc lực cho quá trình phục vụ của nhân viên diễn ra nhanh chóng và thuận lợi. Vì vậy đối với một nhà hàng việc hoàn thiện chất lượng cơ sở vật chất là phần yếu tố tạo ra chất lượng phục vụ nhà hàng.
Để cho chất lượng cơ sở vật chất và trang thiết bị luôn ở trong tình trạng hoạt động tốt, bộ phận nhà hàng phải tổ chức tốt các hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa, thay mới và nâng cấp. Không ngừng hoàn thiện cơ sở vật chất, thay đổi cải tạo trang thiết bị trong nhà hàng sao cho hiệu quả và hiện đại hơn. Cần có sự kết hợp mới lạ và những nét độc đáo để thu hút khách hàng.
Khách sạn phải tiến hành bảo dưỡng định kỳ hàng tháng theo một kế hoạch đã được xây dựng từ trước trên cơ sở những khảo sát đánh giá sơ bộ về tình trạng của cơ sở vật chất kĩ thuật. Đồng thời bảo dưỡng đột xuất tại thời điểm khi xảy ra các sự cố. Nhân viên kĩ thuật, thường xuyên kiểm tra hư hỏng thiết bị kỹ thuật. Khi phát hiện hư hỏng phải sửa chữa kịp thời để không gây ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ như máy lạnh thì phải sửa chữa ngay. Nếu cơ sở vật chất kĩ thuật hư hỏng mà không thể sửa chữa được thì cần phải thay lại mới như bàn ghế gãy, chén dĩa sứ vỡ, hệ thống thiết bị kỹ thuật quá cũ hoặc hết hạn sử dụng thì nên thay mới đảm bảo an toàn cho người sử dụng.
Nâng cấp kịp thời các cơ sở vật chất trong tình trạng hoạt động không hiệu quả để tạo nên chất lượng phục vụ tốt hơn.
Khăn ăn, khăn trải bàn, bọc ghế,… sau nhiều năm sử dụng đã bị rách, hư hỏng và bị ố vàng. Vì vậy điều trước tiên khách sạn cần làm là thay mới những đồ dùng này để tạo nên sự đồng bộ, và tâm lý thoả mãn chung cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm tại khách sạn.
Hiện nay trang phục của nhân viên tương đối lịch sự song chưa được đẹp, do vậy nếu có thể khách sạn cần thay đổi sao cho màu sắc tươi trẻ hơn và tạo sự ấn tượng với khách về trang phục khách sạn mình đánh vào đối tượng khách hàng nào. Chẳng hạn khách hàng của khách sạn là người Nhật, Hàn hay Trung thì nên có những bộ đồ thiết kế theo phong cách truyền thống của nước đó và quy định ngày nào thì mang trang phục đó cho phù hợp.
Ngoài ra, để tạo không gian gần gũi với thiên nhiên khách sạn nên đặt thêm một số cây cảnh đẹp làm cho không khí trong phòng trở nên nhẹ nhàng thoải mái dễ chịu hơn, phù hợp với những buổi tiệc cưới đông người. Mặt khác, khách sạn cũng phải bố trí thêm một số bức tranh, ảnh đẹp để làm phòng tiệc cưới thêm sinh động và lịch lãm hơn.
Nhà để xe phải được nâng cấp và mở rộng vào những ngày tiệc cưới đông khách nhà để xe không còn chỗ để xe cho khách.
Bảng 3.1 Trang thiết bị cần bổ sung
STT Tên Số lượng Lý do
1 Khăn ăn ( trắng, đen, đỏ, tím)
400 Vì đa số nhiều khăn tại nhà hàng rách, bẩn và kích cở không đều nhau. 2 Bọc ghế ( trắng, đen) 200 Vì đa số bị rách chân nên rất khó bọc
vào, làm tốn nhiều thời gian chuẩn bị và khi khách ngồi dễ bị bung ra là mất thẩm mỹ
3 Khăn trải bàn tròn (trắng, vàng)
20 Khăn bàn đa số bị ố vàng, bị rách qua thời gian sử dụng nhiều. Số lượng không đủ để phục vụ những buổi tiệc số lượng khách lớn.
4 Chân ghế 300 Chân ghế đa số bị rơi ra nhiều do quá
trình di chuyển nhiều làm khách hàng không thoả mái khi ngồi.