- Mỗi bộ phận, vị trí công việc trong khách sạn đều có vai trò – nhiệm vụ riêng nhưng mục đích chung đều nhằm phục vụ, thỏa mãn tối đa các nhu cầu nghỉ dưỡng, ăn uống, vui chơi – giải trí,… của khách. Việc tạo lập mối quan hệ giữa các bộ phận trong khách sạn là điều vô cùng cần thiết. Đây được xem như hoạt động mang tính quyết định cho thành công của cả khách sạn. Do đó mà nhân viên Lễ tân cần phải phối hợp hỗ trợ lẫn nhau làm việc nhịp nhàng, có hiệu quả với các bộ phận khác trong khách sạn. Tuy nhiên, sự phối hợp giữa các bộ phận chưa đồng đều nên đôi lúc có những sự cố phát sinh, vì vậy
cần có sự liên kết, phối hợp, hỗ trợ chặt chẽ giữa các bộ phận để chất lượng dịch vụ tốt nhất đến với khách hàng, mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
+ Với bộ phận buồng phòng
- Hàng ngày nhân viên Lễ tân sẽ thông báo cho bộ phận buồng về tình hình phòng khách, số lượng phòng khách đã đặt chuẩn bị đến và phòng khách chuẩn bị đi để chủ động trong việc phân chia thứ tự ưu tiên dọn phòng.
- Khi tiếp nhận bất kỳ yêu cầu, phàn nàn nào liên quan đến bộ phận buồng phòng, nhân viên Lễ tân phải liên hệ lại với bộ phận buồng xử lý.
- Bộ phận buồng phòng sẽ thông báo cho Lễ tân biết về tình trạng phòng và khách để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh và phân buồng hợp lý cho khách.
- Khi khách làm thủ tục check-out, nhân viên buồng chịu trách nhiệm kiểm tra minibar, tình trạng phòng và báo lại cho Lễ tân – chuyển giao các hóa đơn/ biên nhận dịch vụ: Giặt hấp, ủi áo quần… để tính tổng chi phí thanh toán cho khách.
+ Với bộ phận an ninh
- Khách sạn không có nhân viên hành lý nên bộ phận an ninh sẽ phối hợp cùng bộ phận Lễ tân để mang hành lý lên phòng khách lúc khách check-in và mang hành lý ra xe cho khách lúc khách check-out.
- Khi khách bị mất đồ trong khách sạn, phát hiện khách có hành vi vi phạm pháp luật hay có vấn đề gì xảy ra liên quan đến tính mạng của khách – từ thông tin ghi nhận được, Lễ tân sẽ nhanh chóng báo lại để bộ phận an ninh xử lý theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ của khách sạn, đảm bảo khách luôn an toàn trong thời gian lưu trú ở khách sạn.
Giữa bộ phận Lễ tân với bộ phận buồng phòng là tương tác nhiều nhất. Vì đây là hai bộ phận thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với khách, thường xuyên phối hợp với nhau trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn.
2.4. Đánh giá ưu nhược điểm về chất lượng đội ngũ lao động bộ phận Lễ tân tạiKhách sạn King Garden Đà Nẵng