1.4.1. Khỏi niệm
Trong cỏc bước phỏt triển của hệ thống: khảo sỏt, phõn tớch, thiết kế hệ thống tuy khỏc nhau về nhiệm vụ và mục tiờu, nhưng chỳng cú đặc điểm chung là đều phải đối đầu với sự phức tạp và đều là những quỏ trỡnh nhận thức và diễn tả sự phức tạp thụng qua cỏc mụ hỡnh. Núi cỏch khỏc, đú đều là những quỏ trỡnh mụ hỡnh hoỏ.
1.4.2. Nguyờn lý chế ngự sự phứctạp
Để tỡm hiểu một thế giới phức tạp, mọi khoa học thực nghiệm đều sử dụng chung một nguyờn lý cơ bản đú là sự trừu tượng hoỏ.
Trừu tượng hoỏ (hay gọi là trừu xuất) là một nguyờn lý của quỏ trỡnh nhận thức, đũi hỏi phải bỏ qua cỏc sắc thỏi (của một chủ đề) khụng liờn quan đến chủ định hiện thời, để tập trung hoàn toàn vào cỏc sắc thỏi liờn quan tới chủ định đú. Núi cỏch khỏc, trước một bài toỏn (một vấn đề) ta cú thể tạm quờn hay lờ đi cỏc chi tiết ớt hoặc khụng là bản chất của vấn đề, ớt ảnh hưởng đến lời giải của bài toỏn Nhờ thế hỡnh thành được một diễn giải đơn giản và dễ hiểu cho phộp giải quyết được bài toỏn mà vẫn đảm bảo đỳng bản chất vấn đề banđầu.
1.4.3. Mụ hỡnh
Mụ hỡnh là một dạng trừu tượng hoỏ của hệ thống thực.
Núi rừ hơn, mụ hỡnh là một hỡnh ảnh (một biểu diễn) của một hệ thống thực được diễn tả ở một mức độ trừu tượng hoỏ nào đú, theo một quan điểm hay một gúc nhỡn nào đú bởi một hỡnh thức hiểu được nào đú như văn bản, phương trỡnh, bảng, đồ thị… Việc dựng mụ hỡnh để nhận thức và diễn tả một hệ thống gọi là mụ hỡnh hoỏ.
Ngày nay cỏc phương phỏp phõn tớch và thiết kế hệ thống đều cú xu hướng là sử dụng cỏc mụ hỡnh dạngbiểu đồ (diagrams). Cỏc biểu đồ đều là nhữngđồ thị, trong
đú cỏc nỳt và cỏc cung được vẽ theo cỏc dạng riờng biệt và mang cỏc ý nghĩa riờng biệt, tuỳ tho yờu cầu diễn tả chỳng.
1.4.4. Mục đớch và chất lượng của mụ hỡnh hoỏ
Mụ hỡnh hoỏ để hiểu: hỡnh thành một hỡnh ảnh xỏc thực và giản lược về đối tượng được tỡm hiểu. Khụng thể núi rằng hiểu mà chưa cú mụ hỡnh. Ngược lại, biết
vận dụng cỏc loại mụ hỡnh, ta sẽ nhận thức vấn đề dễ dàng và nhanh chúnghơn.
Mụ hỡnh hoỏ để trao đổi: vỡ mụ hỡnh là dễ hiểu nờn nú được sử dụng như một ngụn ngữ chung để trao đổi giữa những người cựng quan tõm tới một vấn đề hay một hệ thống chung.
Mụ hỡnh hoỏ để hoàn chỉnh: nhờ sự minh bạch của mụ hỡnh mà ta dễ nhận thấy hệ thống đó phự hợp với nhu cầu chưa, cú chặt chẽ, cú đầy đủ khụng, nhờ đú mà cú
thể hoàn thiện thờm. Hơn nữa, mụ hỡnh cũn giỳp ta kiểm định, mụ phỏng, thựchiện.
Một mụ hỡnh tốt phải cú cỏc đặc điểm sau: dễ đọc, dễ hiểu, dễ trao đổi, xỏc
thực, chặt chẽ, đầy đủ, dễ thực hiện.
Hai mức độ mụ hỡnh hoỏ
Mọi mụ hỡnh đều phản ảnh hệ thống theo một mức độ trừu tượng hoỏ nào đú. Thường người ta phõn biệt hai mức độ chớnh:
Mức logic: tập trung mụ tả bản chất và mục đớch hoạt động của hệ thống mà bỏ qua cỏc yếu tố về tổ chức thực hiện, về biện phỏp cài đặt. Mức logic trả lời cõu hỏi: “Làm gỡ?”, bỏ qua “Làm như thế nào?”
Mức vật lý: Trả lời cõu hỏi: “Làm như thế nào ?” Quan tõm đến cỏc mặt: phương phỏp, biện phỏp, cụng cụ, tỏc nhõn, địa điểm, thời gian, hiệu năng…
Chớnh vỡ cú sự phõn biệt hai mức độ mụ hỡnh hoỏ (logic và vật lý) như trờn mà mọi quỏ trỡnh phỏt triển hệ thống, dự theo chu trỡnh sống nào, cũng đều phải bao gồm
hai giai đoạn trung tõm và phõn biệt, là phõn tớch và thiết kế.
Phõn tớch hệ thống: đi sõu vào bản chất và chi tiết của hệ thống, giải đỏp cõu
hỏi làm gỡ ? và bỏ qua cõu hỏi Làm như thế nào ?
Thiết kế hệ thống: chọn lựa giải phỏp cài đặt, nhằm hiện thực hoỏ cỏc kết quả phõn tớch (thiết kế phải đi sau phõn tớch và đi trước lập trỡnh). Thiết kế luụn luụn phải tỡm sự dung hoà giữa tớnh hợp lý của cỏc kết quả phõn tớch với cỏc yờu cầu thực tiễn, như là cỏc ràng buộc, cỏc hạn chế, cỏc ưu tiờn, sự nhanh chúng và sự tiện dụng. Kiến trỳc vật lý của hệ thống sẽ được làm rừ trong giai đoạn này.
Đầu tiờn ta khảo sỏt một hệ thống cú sẵn và phải ghi nhận nguyờn xi những gỡ
đang diễn ra trong thực tế diễn tả ở mức vật lý. Tuy nhiờn cỏc yếu tố vật lý thường
của hệ thống.
Để đưa ra được bản chất, núi rừ được sự bất hợp lý, ở giai đoạn phõn tớch hệ thống ta phải loại bỏ mọi yếu tố vật lý và diễn tả chức năng ở mức độ logic. Đối với hệ thống mới (hệ thống cần xõy dựng) thỡ sự mụ tả logic một cỏch hoàn chỉnh và hợp lý là rất cần thiết trước khi nghĩ đến cỏc biện phỏp về cài đặt. Giai đoạn thiết kế là lỳc
tớnh đến cỏc biện phỏp cài đặt diễn tả sự hoạt động của hệ thống ở mức vật lý với
đầy đủ cỏc yếu tố cài đặt và thựchiện.
Cú thể túm tắt sự thay đổi mức diễn tả vật lý/ logic trong hỡnh vẽ sau, trong đú
cỏc bước chuyển đổi (1) và (2) thuộc giai đoạn phõn tớch, bước chuyển đổi (3) thuộc giai đoạn thiết kế.
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 2.1. Khảo sỏt và đỏnh giỏ hiệntrạng
2.1.1. Mụcđớch
Thụng thường một hệ thống mới được xõy dựng là nhằm để thay thế một hệ thống cũ đó bộc lộ nhiều điều bất cập. Chớnh vỡ vậy việc tỡm hiểu nhu cầu đối với hệ thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sỏt và đỏnh giỏ hệ thống cũ đú. Và vỡ hệ thống này đang tồn tại nờn ta gọi đú là hiện trạng. Việc khảo sỏt hiện trạng là nhằm để: Tiếp cận với nghiệp vụ chuyờn mụn, mụi trường hoạt động của hệ thống; Tỡm hiểu cỏc chức năng, nhiệm vụ và cung cỏch hoạt động của hệ thống; Chỉ ra cỏc chỗ hợp ly của hệ thống, cần được thừa kế và những chỗ bất hợp lý của hệ thống, cần được nghiờn
cứu khắcphục.
2.1.2. Cỏc nội dung khảo sỏt và đỏnh giỏ hiệntrạng
a. Xỏc định nhúm người dựng
- Xỏc định cỏc nhúm cỏn bộ trong tổ chức mà cụng việc của họ cú mối liờn
hệ mật thiết với cỏc hoạt động của hệ thống thụng tin.
- Việc xỏc định cỏc nhúm người dựng nhằm làm rừ những nguồn thụng tin
mà họ cú thể cung cấp cũng như yờu cầu của họ đối với hệ thống thụng tin
mới cần xõydựng.
b. Viết bỏo cỏo tổnghợp
- Cần chỳ ý là bỏo cỏo tổng hợp phải dựa trờn những kết quả của khảo sỏt
hiện trạng để cú những thụng tin tổng quỏt về hệthống.
- Nhằm giỳp cho việc đưa ra những quyết định cho những giai đoạn tiếp
theo.
2.2.3. Khảo sỏt, tỡm hiểu hệ thống hiệntại
a. Quỏ trỡnh khảo sỏt
Việc thu thập cỏc thụng tin của hệ thống hiện tại được bắt đầu bằng việc tiến hành khảo sỏt hệ thống. Về nguyờn tắc, việc khảo sỏt được chia thành hai giai đoạn
khảo sỏt sơ bộ: nhằm hỡnh thành dự ỏn phỏt triển hệ thống thụng tin; Khảo sỏt chi tiết:
nhằm thu thập cỏc thụng tin chi tiết của hệ thống phục vụ phõn tớch yờu cầu thụng tin làm cơ sở cho cỏc bước thiết kế sau này.
Mỗi tổ chức là một hệ thống với những đặc trưng và sự phức tạp riờng của nú. Xem một tổ chức là một hệ thống kinh doanh / dịch vụ, nú thường được đặc trưng bằng cỏc mặt của tổ chức như lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ, mụ hỡnh quản lý và cơ
cấu tổchức.
Bờn cạnh đú, tổ chức cũn cú những mối quan hệ giữa cỏc bộ phận bờn trong cũng như những mối quan hệ với mụi trường bờn ngoài, cú một truyền thống văn húa riờng của mỡnh. Vỡ vậy, việc tiếp cận tổ chức cần tiến hành một cỏch khoa học. Cú hai cỏch tiếp cận thường được sử dụng là tiếp cận từ trờn xuống (topdown) và tiếp cận từ dưới lờn (bottomup).
Việc quan sỏt chia làm 4 mức khỏc nhau: Mức thao tỏc thừa hành, mức điều phối quản lý, mức quyết định lónh đạo, mức chuyờn gia cố vấn.
Việc khảo sỏt cần được tiến hành theo cỏc định hướng về tổ chức: bắt đầu từ bộ
phận cao nhất (ban giỏm đốc) đến cỏc bộ phận thấp nhất (cỏc tổ cụng tỏc, tổ sản xuất);
Về quản lý: bắt đầu từ nhà quản lý cao nhất (giỏm đốc) đến người thực hiện cụ thể (nhõn viờn); Về nghiệp vụ: bắt đầu từ nhiệm vụ chung nhất (nhiệm vụ chiến lược) đến cụng việc cụ thể tại mỗi chỗ làm việc. Cỏch tiếp cận này là phự hợp với quỏ trỡnh nhận thức và khả năng tiếp cận của con người và phự hợp với quỏ trỡnh khảo sỏt.
- Cỏc bước khảo sỏt và thu thập thụng tin
Quỏ trỡnh khảo sỏt cần trải qua cỏc bước
Tiến hành thu thập thụng tin bằng cỏc phương phỏp khỏc nhau
Củng cố,bổ sung và hoàn thiện kết quả khảo sỏt
Tổng hợp kết quả khảo sỏt
Hợp thức húa kết quả khảo sỏt
- Cỏc yờu cầu đặt ra
Việc thu thập thụng tin dữ liệu được thực hiện bằng cỏch phỏng vấn, điều tra và
quan sỏt người sử dụng, xem xột cỏc bỏo cỏo, cỏc quy trỡnh, thủ tục trong hoạt động
của tổ chức và tổng hợp cỏc thụng tin thu thập được theo một cỏch tốt nhất và đầy đủ nhất. Việc xỏc định yờu cầu đũi hỏi người phõn tớch phải cú
Tớnh xụng xỏo –cần hỏi mọiđiều
Tớnh chỉ động –cần tỡm giải phỏp cho mọi vấn đề hay cơ hội kinh doanh
Sự nghi ngờ - xem mọi hoạt động đều cú những hạn chế, giải phỏp cú
Chỳ ý đến mọi chi tiết –mọi sự kiện, sự vật liờn quan cần được ghinhận
Biết đặt ngược vấnđề.
Phõn tớch là một quỏ trỡnh sỏng tạo, bản thõn nhà phõn tớch phải biết nhỡn vào tổ chức theo cỏch nhỡn mới.
Cỏc kết quả thu thập cần được hỡnh thành theo cỏc mẫu và cỏc chuẩn mực nhất định. Cỏc đơn vị phỏt triển phần mềm thường cú cỏc mấu và cỏc chuẩn riờng cho mỡnh để thu thập và biểu diễn cỏc thụng tin.
b. Cỏc thụng tin dữ liệu cần thuthập
Để xỏc định yờu cầu của hệ thống ta cần cú cỏc thụng tin và dữ liệu khỏc nhau về hiện trạng của hệ thống: nú bao gồm cỏc mụ tả thu được từ cỏc cuộc phỏng vấn, cỏc ghi chỳ từ cỏc quan sỏt, cỏc phõn tớch và tổng hợp tài liệu, cỏc kết quả nhận được từ cỏc điều tra, cỏc mẫu biểu bỏo cỏo, cỏc mụ tả cụng việc, cỏc tài liệu khỏc cũng như cỏc tài liệu sinh ra từ việc làm bản mẫu và cỏc phõn tớch. Nội dung cỏc loại thụng tin
cần thu thập bao gồm cỏc loại dữ liệu (tài liệu) và đặc trưng của nú; Cỏc cụng việc và
trỡnh tự thực hiện cỏc chức năng nghiệp vụ cũng như cỏc thụng tin dữ liệu liờn quan. Cỏc quy tắc chi phối cỏc hoạt động thu thập, quản lý, xử lý và phõn phối cỏc dữ liệu cũng như cỏc yờu cầu kỹ thuật khỏc. Cỏc chớnh sỏch và cỏc hướng dẫn mụ tả bản chất của kinh doanh, thị trường và mụi trường mà trong đú nú hoạt động. Cỏc nguồn lực (cỏn bộ, trang thiết bị, cỏc phần mềm nếu cú). Cỏc điều kiện mụi trường (cỏc hệ thống
bờn trong và bờn ngoài liờn quan). Sự mong đợi về hệ thống thay thế của người dựng.
2.2. Một số phương phỏp thu thập thụng tin thụng dụng
Cỏch tốt nhất để thu thập thụng tin của hệ thống hiện tại là hóy giao tiếp với những người trong tổ chức mà chớnh họ trực tiếp hay giỏn tiếp tỏc động đến sự hoạt
động và thay đổi hệ thống. Cỏc phương phỏp thường dựng để thu thập thụng tin là
phỏng vấn, quan sỏt, điều tra bằng bảng hỏi (phiếu thăm dũ), nghiờn cứu cỏc tài liệu, thủ tục.
a. Phỏngvấn
Phỏng vấn là hỏi trực tiếp người cú liờn quan để thu thập thụng tin. Đú là cỏch đơn giản và quan trọng nhất để thu thập thụng tin về một tổ chức. Cú nhiều cỏch tiến hành phỏng vấn hiệu quả và khụng một cỏch nào được xem là tốt hơn cỏch khỏc. Tuy nhiờn những nghiờn cứu cho thấy, kết quả phỏng vấn phụ thuộc vào cỏc yếu tố sự chuẩn bị, chất lượng cõu hỏi và phương phỏp ghi chộp và kinh nghiệm và khả năng giao tiếp của người phỏng vấn.
Để phỏng vấn một người, một nhúm người cần phải làm quen lần đầu, sau đú hẹn gặp để phỏng vấn họ. Nội dung hẹn gặp thường bao gồm thời gian, địa điểm, nội
dung dự kiến và thời gian thực hiện. Trước hết cần liệt kờ và lựa chọn danh sỏch người cần phỏng vấn. Đối với đối tượng dự kiến cần thu thập tài liệu cú liờn quan và thụng tin về đối tượng được hỏi để cú cơ sở chuẩn bị cõu hỏi và cỏch thức làm việc
thớch hợp với đốitượng.
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi: (họ và tờn) Người phỏng vấn: (họ và tờn)
Địa chỉ: (cơ quan, phũng, điện thoại) Thời gian hẹn
Thời điểm bắtđầu:
Thời điểm kết thỳc:
Đối tượng:
Đối tượng được hỏi là ai?
Cần thu thập dữ liệu gỡ ?
Cần thoả thuận điều gỡ ?
Cỏc yờu cầu đũi hỏi:
Vai trũ, vị trớ, trỡnh độ, kinh nghiệm của người được hỏi
Chương trỡnh.
Giớithiệu
Tổng quan về dự ỏn
Tổng quan về phỏng vấn
Chủ đề sẽ đềcập
Xin phộp được ghi õm Chủ đề 1. cõu hỏi và trả lời Chủ đề 2. cõu hỏi và trả lời Tổng hợp cỏc nội dung chớnh í kiến của người được hỏi Kết thỳc (thoả thuận)
Ước lượng thời gian
1 phỳt 2 phỳt 1 phỳt 7 phỳt 10 phỳt 2 phỳt 5 phỳt 1 phỳt (dự kiến tổng cộng: 29 phỳt) Bảng 0-1. Mẫu kế hoạch phỏng vấn
Cựng với việc chuẩn bị cõu hỏi là chuẩn bị cỏc phương tiện để ghi chộp, ghi õm, cỏc mẫu ghi chộp (mẫu phỏng vấn, mẫu ghi thụng tin)… và đặc biệt phải cú kế hoạch tiến hành phỏng vấn (bảng 3.1). Trong đú vạch rừ trỡnh tự thực hiện cụng việc,
dự kiến thời gian và kết quả thực hiện mỗi cụng việc đú. Ngoài ra, hai loại cụng cụ
thường dựng nhất để ghi chộp khi phỏng vấn là phiếu phỏng vấn (bảng 3.2 – được
chuẩn bị trước khi phỏng vấn cựng với kế hoạch phỏng vấn) và lưu đồ cụng việc
(bảng 3.3 – ghi khi phỏng vấn để hỡnh dung được tiến trỡnh thực hiện cụng việc của
nhõn viờn). Mỗi một cụng cụ cú một chức năng của nú: một dành để ghi lời, một để
ghi chộp bằng biểu đồ, minhhoạ.
Phiếu phỏng vấn
Tờn dự ỏn : QUẢN Lí KINH DOANH Trang
Tờn tiểu dự ỏn : Quản lý bỏn hàng
Người được hỏi: Nguyễn Văn A Ngày xx/xx/xxxx
Người hỏi : Trần Văn Bỡnh
Cõu hỏi Ghi chỳ
Cõu 1. Anh cú sử dụng doanh số bỏn hàng mà hệ thống tổng hợp khụng ?
Nếu cú, cú thường xuyờn khụng ? Nếu khụng thỡ sang cõu 2
Cõu 2. ….
Trả lời :
Cú. Tụi đó yờu cầu làm bỏo cỏo về hàng bỏn trong tuần.
Quan sỏt : Hỡnh như người này khụng biết dựng mỏy tớnh nờn khụng biết mỏy cú
thể trả lời cõu hỏi đú bất cứ lỳc nào.
Trả lời : …
Quan sỏt : Hệ thống cú thể đưa ra doanh số bỏn hàng bằng tiền, nhưng người dựng
khụng biết điều đú. Đỏnh giỏ chung :
Người được hỏi hỡnh như bận, cú thể cần thờm vài ngày để họ chuẩn bị rồi tiến
hành tiếp…
Chưa kết luận được vấn đề, cũn chủ đề chưa đề cập hết. Họ cần thu thập số liệu
bỏn hàng năm 199X…
Bảng 0-2. Đoạn ghi chộp trong phiếu phỏng vấn
Lưu đồ cụng việc Tờn dự ỏn
Loại : lưu đồ Nhiệm vụ : Lập đơn hàng Ngày xx/xx/xxxx
Bảng 0-3. Lưu đồ cụng việc
Khi phỏng vấn thường sử dụng hai loại cõu hỏi: cõu hỏi mở và cõu hỏi đúng. Trong đú cỏc cõu hỏi mở được sử dụng nhiều hơn. Cỏc cõu hỏi mở là cõu hỏi cú nhiều khả năng trả lời, và cõu trả lời tuỳ thuộc vào điều kiện và sự hiểu biết của người cụ thể