Trừ khi sử dụng những bộ cụng cụ tiờn tiến để thu thập yờu cầu thụng tin, đối với đa số cỏc trường hợp cũn lại, cỏc dữ liệu thu được thường vẫn là những dữ liệu
thụ, là cỏc chi tiết tản mạn cần được xử lý sơ bộ và tổnghợp.
a. Xử lý sơ bộ kết quả khảo sỏt
Sau khi phỏng vấn, điều tra, nghiờn cứu tài liệu ta cần xem lại và hoàn thiện tài liệu thu được, bao gồm việc phõn loại, sắp xếp, trớch rỳt dữ liệu, tổng hợp… dữ liệu,
làm cho nú trở nờn đầy đủ, chớnh xỏc, cõn đối, gọn gàng dễ kiểm tra và dễ theo dừi. Phỏt hiện những chỗ thiếu để bổ sung, những chỗ sai hay khụng logic để sửa đổi. Hoàn chỉnh biểu đồ chức năng phõn cấp thu được. Quỏ trỡnh này thường được lặp lại
nhiều lần và tiến hành song song với cỏc hoạt động xỏc định yờu cầu.
Trong số cỏc hoạt động đú thường bao gồm cả việc lập cỏc bảng mụ tả chi tiết về cụng việc và dữ liệu (bảng 3.5 và 3.6). Cỏc dữ liệu đưa vào cỏc bảng này thường được rỳt ra từ cỏc bỏo cỏo, chứng từ, tài liệu và những kết quả từ phỏng vấn hay nghiờn cứu tài liệu. Cỏc bảng này là một hỡnh thức làm tài liệu để lấy ý kiến của người sử dụng.
Dự ỏn Tiểu dự ỏn: Lập đơn hàng Trang 3
Loại: Phõn tớch hiện trạng Mụ tả dữ liệu Số tt: 10
Bảng 0-5. Bảng mụ tả chi tiết tài liệu
Dự ỏn Tiểu dự ỏn: Lập đơn hàng Trang 5
Loại: Phõn tớch hiện trạng Mụ tả cụng việc Số tt: 15
Ngày xx/xx/xx
Cụng việc: Lập đơn hàng
Điều kiện bắt đầu (Kớchhoạt)
Tồn kho dưới mức quy định
Đề nghị hấp dẫn của nhà cungcấp
Cú đề nghị cung ứng của khỏch hàng
Đến ngày lập đơn hàng theo quy định quản lý
Thụng tin đầu vào: Thẻ kho, giấy đề nghị, danh sỏch nhà cung cấp, đơn chào hàng
Kết quả đầu ra: 1 cỳ điện thoại đặt hàng hay 1 đơn hàng được lập và gởi đi (cú bản
mẫu kốm theo)
Nơi sử dụng: Nhà cung cấp, bộ phận tài vụ,lưu.
Tần suất: Tuỳ thuộc ngày trongtuần
Thứ 2, 7: khụng xảy ra.
- 15 lần
- 5 lần.
Tờn dữ liệu: Nhà cung cấp
Dựng để chỉ những người cung cấp hàng thường xuyờn, nú cho phộp xỏc định mỗi nhà cung cấp.
Kiểu ký tự, gồm từ 30 đến 40 ký tự, một số chữ đầu hay chữ viết tắt viết hoa.
Sơ cấp (dữ liệugốc)
50 nhà cung cấp (mức tối đa)
Cụng ty xuất nhập khẩu SUNITOMEX, viết tắt
SUNITOMEX
Tờn nhà cung cấp thường cú tờn đầy đủ và tờn viết tắt. Đụi khi cũn cú tờn bằng tiếng anh. Đi theo tờn cũn cú những
đặc trưng như: địa chỉ, điện thoại, fax, tàikhoản.
Lời bỡnh: Loại hỡnh: Số lượng: Vớ dụ: Cấu trỳc và khuụn dạng: Định nghĩa:
Lời bỡnh:
Đụi khi phải đặt hàng đột xuất, chẳng hạn cú dự bỏo về sự khan hiếm một số mặt
hàng trong thời giantới.
Mức tồn kho tối thiểu chỉ tớnh cho một số mặt hàng và cỏch ước lượng của nú cũn
mang tớnh chủ quan.
Thời lượng: 10 phỳt/ đơn hàng điện thoại, 60 phỳt / đơn hàng viết.Quytắc
Những đơn hàng trờn 2 triệu đồng phải được trưởng bộ phận thụng qua
(quản lý)
Số lượng đặt dưới mức quy định cho trước (kỹthuật)
Quy định một số người cụ thể lập đơn hàng (tổchức)
Bảng 0-6. Bảng mụ tả chi tiết cụng việc
b. Tổng hợp kết quả khảo sỏt
Một tổ chức lớn, phức tạp thường khụng thể quan sỏt được tất cả cỏc dữ liệu cựng một lỳc. Khi tiến hành xỏc định yờu cầu, người ta phải tiến hành từng nhúm, theo từng lĩnh vực đờ quan sỏt và thu thập thụng tin. Lỳc này cần lắp ghộp lại để cú được một bức tranh tổng thể. Việc tổng hợp được tiến hành theo hai loại: Tổng hợp theo cỏc xử lý và tổng hợp theo cỏc dữ liệu.
i. Tổng hợp cỏc xử lý
Mục tiờu của tổng hợp xử lý là làm rừ cỏc thiếu sút và sự rời rạc của cỏc yếu tố
liờn quan đến cụng việc khi phỏng vấn. Sau đú trỡnh bày tường minh để người sử dụng xem xột, đỏnh giỏ và hợp thức hoỏ, đảm bảo sự chớnh xỏc của xử lý (bảng 3.7).
Số TT Mụ tả cụng việc Vị trớ làm việc Tần suất Hồ sơ
vào
Hồ sơ
ra
T1 Lập đơn hàng: xuất phỏt từ
yờu cầu cung ứng, thực đơn sản xuất, bỏo giỏ, đơn hàng lập và chuyển đi bằng điện thoại (80%), viết
(20%), sắp cỏc đơn hàng
Quản lý kho 4 –5 đơn/ ngày
5 - 10 dũng / đơn
D1 D2
D2 D4
vào sổ đặt để đối chiếu,
theo dừi
T2 … … … … …
Bảng 0-7. Bảng tổng hợp cụng việc
Việc tổng hợp cú thể tổ chức theo cỏc lĩnh vực hoạt động cú sự gắn kết chặt chẽ với nhau. Thụng thường, sự gắn kết và phự hợp này dựa trờn mục tiờu mà cỏc hoạt
động xử lý hướng tới hay cỏc sản phẩm mà chỳng tạo ra.
ii. Tổng hợp cỏc dữliệu
Mục tiờu của tổng hợp dữ liệu là liệt kờ ra tất cả cỏc dữ liệu cú liờn quan đến miền khảo sỏt của tổ chức và sàng lọc để thu được những dữ liệu đầy đủ, chớnh xỏc và gỏn cho tờn gọi thớch hợp mà mọi người tham gia dự ỏn đồng ý. Hai tài liệu khụng thể thiếu được là bảng tổng hợp cỏc hồ sơ (bảng 3.8) và bảng từ điển dữ liệu (bảng 3.9).
Số TT Tờn - vai trũ Cụng việc liờn quan
D1 Phiếu vật tư: ghi hàng hoỏ xuất hay nhập T1
D2 Sổ thực đơn: định mức hàng hoỏ làm một sảnphẩm T1
D3 Đơn đặt hàng: ghi lượng hàng đặt gửi nhà cung cấp T1
D4 Sổ đặt hàng: tập hợp cỏc đơn hàng đó đặt T1, T2
D5 Phiếu giao hàng: ghi số lượng hàng của nhà cung cấp phỏt ra T2, T3
Di … …
Bảng 0-8. Bảng tổng hợp hồ sơ tài liệu
Số TT Tờn gọi Kiểu Cỡ Khuụn dạng Lĩnh vực Quy tắc, ràng
buộc
1 Số hoỏ đơn Ký tự 8 Kế toỏn Chữ hoặc số
2 Tờn hàng hoỏ Ký tự 20 Kế toỏn …
3 Ngày hoỏ đơn Ngày 8 dd-mm-yy Kế toỏn …
Thông tin biến đổi Thông tin động
Thông tin tĩnh Thông tin về môi tr−ờng
Thông tin về hệ thống hiện tại
2.3.1. Phõn loại thụng tin
Sau khi đó xử lý sơ bộ thụng tin ta cần phõn loại và tập hợp cỏc thụng tin đú lại theo từng nhúm cho thớch hợp. Cỏc thụng tin được thu thập và xử lý ở trờn được phõn loại theo tiờu chuẩn
1. Hiện tại và tương lai: thụng tin nào cho hệ thống hiện tại và thụng tin nào cho
hệ thống tương lai.
2. Tĩnh/động/biếnđổi
Tĩnh. Thụng tin ớt cú tớnh thay đổi, biểu diễn cỏc mặt ổn định, bền vững của hệ
thống như cơ cấu, tổ chức, khuụndạng.
Động. Thụng tin luụn thay đổi theo thời gian hay khụng gian (theo khụng gian:
cỏc dũng thụng tin di chuyển giữa cỏc tiến trỡnh hay giữa cỏc hệ thống con với
nhau).
Biến đổi. Là cỏc nguyờn tắc nghiệp vụ thực hiện việc biến đổi thụng tin
Chỳ ý đỏnh giỏ tỏc động qua lại giữa hệ thống và mụi trường xung quanh. Cỏc ảnh hưởng của mụi trường xung quanh như điều kiện làm việc: nhiệt độ, ỏp suất, độ ẩm lờn cỏc mỏy múc. Cỏc ảnh hưởng ngược lại của hệ thống lờn mụi trường xung quanh, lờn điều kiện làm việc.
Cú thể túm tắt cỏc loại thụng tin được thu thập như sau:
Bảng 0-10. Cỏc loại thụng tin thu được khi khảo sỏt
Thông tin đã thu thập
Thông tin tự tìm hiểu, suy diễn
Thông tin ch−a rõ ràng,
ở dạng gợi ý
Thông tin đ−ợc
phát biểu rõ ràng Thông tin về hệ thống t−ơng lai
2.3.2. Phỏt hiện cỏc yếu kộm của hiệntrạng
Sự yếu kộm thể hiện ở cỏc mặt
Hiệu quả thấp: hiệu quả cụng việc ở một số bộ phận hay toàn bộ hệ thống
khụng đỏp ứng được yờu cầu cần phỏt triển của doanh nghiệp (phương
phỏp xử lý khụng chặt chẽ, giấy tờ tài liệu trỡnh bày kộm, sự ựn tắc quỏtải..)
Sự thiếu vắng: chức năng xử lý, cơ cấu tổ chức hợp lý, phương phỏp làm
việc hiệuquả..
Tổn phớ cao: do hiệu quả làm việc thấp, do cơ cấu tổ chức bất hợp lý, do tốc
độ cạnh tranh cao dẫn đến cỏc chi phớ cao khụng thể bự đắp được.
Phương hướng phỏt triển hệ thống cho tương lai
Trờn cơ sở xỏc định rừ cỏc nguyờn nhõn yếu kộm, đề ra cỏc biện phỏp khắc
phục cỏc yếu kộm đú. Cụ thể những nhu cầu về thụng tin chưa được đỏp
ứng, cỏc nguyện vọng của nhõn viờn, dự kiến kế hoạch của laođộng..
Núi chung khụng thể khắc phục ngay mọi yếu kộm của hệ thống trong một
lần. Cần xỏc định mụt chiến lược phỏt triển lõu dài gồm nhiều bước dựa trờn hai nguyờn tắc:
Thay đổi hệ thống một cỏch dần dần: Vừa thay đổi được hệ thống cũ nhưng cũng khụng gõy ra những thay đổi đột ngột trong hoạt động của
doanh nghiệp.
Cỏc bước đi đầu phải là nền tảng vững chắc cho cỏc bước đi sau. Cỏc
bước đi sau phải thể hiện được sự cải tiến, nõng cao so với bước đi
trước, đồng thời kế thừa cỏc thành quả của cỏc bước đi trướcđú.
2.3.3. Hợp thức hoỏ kết quả khảo sỏt
Hợp thức hoỏ là việc hiểu và thể hiện cỏc thụng tin khảo sỏt ở cỏc dạng khỏc nhau được những người sử dụng và đại diện tổ chức chấp nhận là đỳng đắn và đầy đủ. Mục tiờu của hợp thức hoỏ kết quả khảo sỏt là nhằm đảm bảo sự chớnh xỏc hoỏ của thụng tin và dữ liệu phản ảnh yờu cầu thụng tin của tổ chức và tớnh phỏp lý của nú để sử dụng sau này.
Việc hợp thức hoỏ bao gồm việc hoàn chỉnh và trỡnh diễn những nội dung phỏng vấn để người được phỏng vấn xem xột và cho ý kiến. Cỏc bản tổng hợp cỏc tài liệu được đệ trỡnh để cỏc nhà quản lý và lónh đạo đỏnh giỏ và đề xuất bổ sung. Sau đú
cỏc tài liệu được hoàn chỉnh và trỡnh bày lại theo những khuụn mẫu xỏc định để cỏc nhúm và bộ phận quản lý phỏt triển hệ thống xem xột, thụng qua và quyết định chấp nhận.
Bài tập 1: Khảo sỏt hệ thống
BÀI TOÁN VẬTTƯ