Hệ cung ứng vật tư ở nhà mỏy A. Nhà mỏy A là một nhà mỏy cơ khớ lớn. Gần đõy bộ phận cung ứng vật tư sản xuất của nhà mỏy tỏ ra bất cập, khụng đỏp ứng kịp thời cỏc nhu cầu sản xuất tại cỏc phõn xưởng. Vỡ vậy cú yờu cầu cải tiến quản lý ở bộ phận này.
a. Nhiệm vụ cơ bản
Khi cỏc phõn xưởng cú yờu cầu vật tư, bộ phận CƯVT phải thực hiện mua hàng ở cỏc nhà cung cấp, đưa về đỏp ứng kịp thời cho cỏc phõn xưởng, khụng để xảy
ra cỏc sai xút về hàng nhận và tiềntrả.
b. Cơ cấu tổchức
Bộ phận CƯVT gồm ba tổ, hoạt động tương đối độc lập với nhau
Tổ thứ nhất đảm nhiệm việc đặt hàng dựa trờn cỏc dự trự vật tư của cỏc
phõn xưởng. Tổ này cú sử dụng một PC, trờn đú cú một hệ chương trỡnh gọi
là hệ Đặt hàng (ĐH) trợ giỳp cỏc việc chọn nhà cung cấp, làm đơn hàng và
theo dừi sự hoàn tất của đơn hàng.
Tổ thứ hai đảm nhiệm việc nhận và phỏt hàng. Tổ này cũng cú một PC, trờn
đú cú một hệ chương trỡnh gọi là hệ Phỏt hàng (PH) trợ giỳp việc ghi nhận
hàng về và làm thủ tục phỏt hàng cho cỏc phõnxưởng.
Tổ thứ ba là tổ Đối chiếu và kiểm tra. Sở dĩ cú tổ này là vỡ hai mỏy tớnh ở
hai tổ núi trờn là khụng tương thớch cho nờn khụng nối ghộp được với nhau. Vỡ vậy cỏc thụng tin về đặt hàng và nhận hàng quản lý ở hai mỏy tớnh đú là hoàn toàn bị tỏch rời và do đú hàng về mà khụng xỏc định được là cho phõn
xưởng nào. Chớnh tổ đối chiếu sẽ lấy cỏc thụng tin của cỏc đợt đặt hàng và
của cỏc đợt nhận hàng từ hai tổ núi trờn về, khớp lại để tỡm ra phõn xưởng cú hàng, giỳp cho tổ thứ hai thực hiện việc phỏt hàng. Tổ đối chiếu cũn cú nhiệm vụ phỏt hiện cỏc sai xút về hàng và tiền để khiếu nại với cỏc nhà cung cấp nhằm chỉnh sửa lại cho đỳng. Tổ đối chiếu làm việc hoàn toàn thủ
c. Quy trỡnh xử lý
Qua điều tra khảo sỏt, ta thấy quy trỡnh làm việc, cựng cỏc loại chứng từ giao dịch sử dụng trong quy trỡnh đú như sau
Khi cú nhu cầu vật tư, một phõn xưởng sẽ lập một bảng dự trự gửi cho tổ Đặt
hàng, trong đú cú cỏc mặt hàng được yờu cầu, với cỏc số lượng yờu cầu tương ứng. Tổ đặt hàng trước hết chọn nhà cung cấp đặt mua cỏc mặt hàng núi trờn. Muốn thế, nú
dựng mỏy tớnh tỡm thụng tin về cỏc nhà cung cấp lưu trong tệp NCCAP. Sau đú nú thương lượng trực tiếp với nhà cung cấp được chọn (gặp mặt hoặc qua điện thoại).
Sau khi đó thoả thuận, dựng hệ chương trỡnh ĐH in một Đơn hàng. Cỏc thụng tin
trong đơn hàng được lưu lại để theo dừi trong tệp ĐƠN HÀNG, cũn đơn hàng in ra thỡ
gởi tới nhà cung cấp. Để tiện theo dừi, người ta ỏp dụng nguyờn tắc: mỗi khoản đặt hàng trờn một đơn hàng được giải quyết trọn vẹn (nghĩa là khụng tỏch, khụng gộp) một khoản yờu cầu về một vật tư trờn một bản dự trự. Tuy nhiờn một đơn hàng, gồm nhiều khoản, cú thể đỏp ứng yờu cầu của nhiều dự trự khỏc nhau. Ngược lại cỏc khoản yờu cầu trờn một bản dự trự lại cú thể được phõn bổ lờn nhiều đơn hàng khỏc nhau, gởi
đến cỏc nhà cung cấp khỏc nhau. Lại chỳ ý rằng đơn hàng gởi tới nhà cung cấp khụng
chứa thụng tin về phõn xưởng đó dự trự hàng đặt. Vỡ vậy cần lưu mối liờn hệ giữa cỏc bản dự trự của cỏc phõn xưởng với cỏc đơn hàng đó được phỏt đi trong một tệp gọi là
tờn DT - ĐH, ở đú đặt liờn kết mỗi Số hiệu dự trự và mỗi Số hiệu đơn hàng.
Nhà cung cấp, căn cứ trờn đơn đặt hàng, để chuyển vật tư đến nhà mỏy, kốm
phiếu giao hàng. Tổ nhận và phỏt hàng tiếp nhận hàng đú. Vật tư thỡ cất tạm vào một
kho (cú nhiều kho), cũn thụng tin trờn phiếu giao hàng cựng địa điểm cất được lưu vào
mỏy tớnh, trong tệp NHẬN HÀNG. Trờn phiếu giao hàng, mỗi vật tư được giao đều
cú ghi rừ Số hiệu đơn hàng đó đặt vật tư đú (số lượng giao cú thể là chưa đủ như số lượng đặt). Như thế vẫn chưa rừ hàng đú là do phõn xưởng nào yờu cầu để cú thể phỏt
vật tư về phõn xưởng ngayđược.
Để giải quyết vướng mắc này, hàng tuần tổ nhận hàng sử dụng hệ chương trỡnh
PH, in ra một danh sỏch Nhận hàng trong tuần, gửi cho tổ Đối chiếu, với nội dung
SH giao hàng - Tờn NCCấp – Mó vật tư - Số lượng nhận - SH Đơn hàng Mặt khỏc, cũng hàng tuần, tổ Đặt hàng sử dụng hệ chương trỡnh ĐH, in ra một
danh sỏch Đặt hàng trong tuần, gửi cho tổ Đối chiếu, với nội dung
SH Đơn hàng - Tờn NCCấp –mó vật tư - Số lượng đặt - SH dự trự - Tờn phõn
Tờn NCCấp:
ĐịachỉNCCấp:
Điều kiện bỏn hàng:
Tổ đối chiếu khớp hai danh sỏch này tỡm ra SH đơn hàng và Mó vật tư chung, và từ đú xỏc định được lượng vật tư nào là cần phỏt về phõn xưởng nào. Danh sỏch cỏc địa chỉ phỏt hàng được lập và gởi lại cho tổ Nhận và Phỏt hàng, để tổ này chuyển
vật tư kốm Phiếu phỏt vật tư cho cỏc phõn xưởng.
Tổ đối chiếu và kiểm tra cũn cú nhiệm vụ tiếp nhận Hoỏ đơn từ nhà cung cấp
gởi đến, đối chiếu nú với vật tư đó nhận, nếu chớnh xỏc thỡ xỏc nhận chi lờn hoỏ đơn
và gởi cho bộ phận thanh toỏn (thuộc Phũng Tài vụ) để làm thủ tục trả tiền. Nếu phỏt
hiện cú sự khụng ăn khớp giữa hàng đặt - hàng nhận và tiền phải trả, tổ đối chiếu và
kiểm tra khiếu nại với nhà cung cấp để chỉnh sửa lại. Việc kiểm tra thường cú khú
khăn, vỡ lắm khi nhà cung cấp thiếu hàng, chưa đỏp ứng đủ ngay mà cũn nợ lại một
phần để giao sau. Cũn về phớa nhà mỏy, cú khi chưa đủ tiền để trả đủ theo hoỏ đơn, mà cũn nợ lại một phần để trả sau. Mặt khỏc, tổ Đặt hàng lại cũng muốn biết đơn hàng do mỡnh phỏt ra là đó hoàn tất hay chưa, cho nờn tổ này đó yờu cầu bộ phận thanh toỏn mỗi khi trả tiền cho nhà cung cấp thỡ gởi cho tổ một bản ghi trả tiền. Thụng tin trả tiền
này được cập nhật vào tệp ĐƠN HÀNG, nhờ đú biết đơn hàng nào là đó hoàntất.
d. Mẫubiểu
Mẫu của cỏc loại giấy tờ giao dịch của hệ thống gồm
Nhà cung cấp gửi cho hệ thống bảng giới thiệu về mỡnh và đơn giỏ của từng
loại vật tư mỡnh cung cấp được. Hệ thống lưu lại thụng tin đú trong tệp NCCÂP bao
gồm:
Số hiệu Ngày / /20 DỰ TRÙ VẬT TƯ Tờn phõn xưởng : SH Dự trự: Tờn phõn xưởng: Ngày dự trự: ĐƠN HÀNG Số Tờn NCCấp: Ngày ĐH: Dự trự vật tư từ phõn xưởng
Mó vật tư Lượng yờu cầu
Dự trự - Đơn hàng (DT - ĐH)
Mó vật tư Lượng yờu cầu SH Đơn hàng
Đơn hàng hệ thống lưu để theo dừi
Nhà mỏy cơ khớ A
ĐƠN HÀNG Số
Ngày thỏng năm 20 Đơn vị cung cấp vật tư:_
Địa chỉ:
Số ĐT: Số tài khoản:
Yờu cầu quý cụng ty cung cấp cho chỳng tụi cỏc vật tư như sau
Tổng tiền: Thời gian giao hàng:
Địa điểm giao hàng:
Phương thức thanh toỏn:
Đại diện nhà mỏy (ký và đúng dấu)
Đơn hàng gởi cho NCC
(Thụng tin của NCC: tờn nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản) PHIẾU GIAO NHẬN HÀNG
Số
Ngày thỏng năm 20 Người nhận: Số điện thoại:
Cụng ty: Chức vụ :
Địa chỉ:
Người nhận (ký ghi rừ họ tờn)
Người giao Người lập phiếu (ký ghi rừ họ tờn) (ký ghi rừ họ tờn)
SH Giao hàng:
Tờn NCCấp:
Ngày giao: Nơi cất:
Phiếu Giao hàng
STT Tờn vật tư Số lượng giao Theo đơn hàng số
Thụng tin trong tệp nhận hàng
Số hiệu Ngày / /20 PHIẾU PHÁT VẬT TƯ
Tờn phõn xưởng :
(Thụng tin của NCC: tờn nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản)
Số Ngày giờ in / / 20 <HH>: <MM>
HểA ĐƠN BÁN HÀNG Ngày lập / / 20
Đơn vị mua hàng:
Địa chỉ: Số điện thoại: Số tài khoản:
Hỡnh thức thanh toỏn:
Bằng chữ:
Phiếu Phỏt vật tư tới phõn xưởng
Mó vật tư Lượng phỏt
Hoỏ đơn từ nhà cung cấp
STT Tờn vật tư Số lượng ĐVT Đơn giỏ Thành tiền SH giao hàng
Tổng tiền thanh toỏn
Đại diện bờn mua Đại diện bờn bỏn Người lập phiếu (ký và đúng dấu) (ký và đúng dấu) (ký ghi rừ họ tờn)
HOÁ ĐƠN Số
Tờn NCCấp: Ngày HĐ:
Bảng ghi trả tiền do tài vụ gởi tới
Mó vật tư Lượng trả tiền Đơn giỏ SH giao hàng SH đơn hàng
b. Mụ hỡnh tiến trỡnh nghiệpvụ
Ta cú thể hỡnh dung quy trỡnhlàm việc của ba tổ trờn bởi mụ hỡnh sau