3. Phờ phỏn hiện trạng
3.1.1. Sơ đồ phõn ró chức năng (BFD)
a. Địnhnghĩa
Sơ đồ phõn ró chức năng (BFD) là cụng cụ biểu diễn việc phõn ró cú thứ bậc đơn giản cỏc cụng việc cần thực hiện. Mỗi cụng việc được chia ra làm cỏc cụng việc con, số mức chia ra phụ thuộc vào kớch cỡ và độ phức tạp của hệ thống.
Vớ dụ
Hỡnh 0-2. Vớ dụ về sơ đồ phõn cấp chức năng
b. Cỏc thành phần
- Chứcnăng
Chức năng là cụng việc mà tổ chức cần làm và được phõn theo nhiều mức từ tổng hợp đến chi tiết. Tờn gọi thường là động từ + Bổ ngữ. (Động từ nờn ở dạng thức mệnh lệnh).
Ở mức phõn tớch tờn của chức năng phải phản ỏnh được cỏc chức năng của thế giới thực chứ khụng chỉ dựng cho hệ thụng tin. Tờn của chức năng là một cõu ngắn giải thớch đủ nghĩa của chức năng, sử dụng thuật ngữ nghiệp vụ. Vớ dụ “Cất giữ hàng
húa” chứ khụng phải “ghi nhận lưu giữ hàng hoỏ”, Lấy đơn hàng, Mua hàng, Bảo trỡ
kho...
Biểu diễnHỡnh chữ nhật
Giám sát xử lý đơn hàng Xử lý yêu cầu Kiểm tra chi tiết mặt hàng Gom hàng theo đơn Giao nhận theo đơn Đóng gói hàng theo đơn Kiểm tra chi tiết khách hàng Nhận đơn hàng Gửi hàng theo đơn hàng Chấp nhận đơn hàng Xử lý đơn hàng Duy trì tài khoản Bán hàng Bảo trì kho Sản xuất hàng L−u kho vật t− Mua vật t− Công ty A - Quan hệ phõncấp
Mỗi chức năng được phõn ró thành cỏc chức năng con. Cỏc chức năng con cú quan hệ phõn cấp với chức năng cha. Biểu diễn
Biểu đồ phõn cấp chức năng biểu diễn thành hỡnh cõy phõn cấp.
- Cỏc dạng của sơ đồ phõn ró chứcnăng
Cú hai dạng, chọn dạng nào để dựng là tuỳ thuộc vào chiến lược xử lý dữ liệu
của cụng ty và vào tầm quan trọng và độ mềm dẻo của hệ thống. Dạng chuẩn. Một sơ
đồ mụ tả toàn bộ chức năng của lĩnh vực nghiờn cứu. Cỏc tiếp cận này sử dụng cho
cỏc hệ thống nhỏ.Dạng cụng ty: Gồm một số sơ đồ chức năng, mụ tả chức năng ở một
số mức. Sử dụng cho cỏc tổ chức lớn, nhiều lĩnh vực, nhiều chứcnăng.
Hỡnh 0-3. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ dạng chuẩn
Với cỏch tiếp cận cụng ty, phõn tớch toàn bộ cụng ty, xỏc định tất cả cỏc chức năng nghiệp vụ mức cao nhất. Bất cứ dự ỏn nào đang được phỏt triển đều là một phần của một trong những chức năng mức cao nhất này.
Hỡnh 0-4. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ mức cao nhất
Vớ dụ: dự ỏn xử lý đơn hàng cú thể chứa cỏc chức năng và cỏc chức năng con từ “bỏn hàng”, “bảo trỡ kho”, “duy trỡ tài khoản”. Những chức năng nào khụng cú liờn
c. Cỏch thểhiện
- Phõn ró cú thứbậc
Xuất phỏt từ chức năng cha phõn thành những chức năng nhỏ hơn ở mức thấp hơn. Sao cho việc thực hiện cỏc cụng việc ở mức dưới (cỏc cụng việc được phõn ró)
thỡ bảo đảm thực hiện được cụng việc ở mức trờn được phõn ró. Việc xỏc định cỏc
chức năng mức thấp nhất phụ thuộc vào tớnh chất và kớch cỡ của dự ỏn. Tuy nhiờn theo kinh nghiệm chức năng thấp nhất nờn mụ tả được trong khụng quỏ nửa trang giấy, nú nờn chỉ cú một nhiệm vụ hoặc một nhúm nhiệm vụ nhỏ thường do từng cỏ
nhõn thực hiện. Vớ dụ sơ đồ phõn ró chức năng tuyển dụng nhõn viờn của một cụng ty
Tuyển nhân viên
Nhận ng−ời vào làm việc
Đăng thông báo tuyển ng−ời
Nhận và xem xét hồ sơ Tiến hành phỏng vấn hoặc thi
Bỏ các tr−ờng hợp không thoả mãn
Giao việc cho ng−ời làm mới
Mục đớch: tuyển người vào làmviệc
Trỏch nhiệm: Phũng tổ chức, và phũng điều hành nhõn sự
Hỡnh 0-5. Sơ đồ phõn ró chức năng “Tuyển dụng nhõn viờn”
Trong đú chức năng “Đăng thụng bỏo tuyển người” là một chức năng ở mức thấp nhất vỡ cụng việc này do 1 người làm, họ thực hiện việc in thụng bỏo tuyển dụng và gởi cho nơi quảng cỏo.
- Cỏch bố trớ sắp xếp
Hệ thống lớn khụng nờn quỏ 6 mức, với hệ thống nhỏ khụng nờn quỏ 3 mức. Sắp xếp cỏc cụng việc trờn một mức cựng một hàng đảm bảo cõn đối. Cỏc chức năng con của cựng một mẹ nờn cú kớch thước, độ phức tạp và tầm quan trọng xấp xỉ như
d. Đặc điểm và mụcđớch
- Đặcđiểm
Cho một cỏch nhỡn khỏi quỏt, dễ hiểu, từ đại thể đến chi tiết về cỏc chức năng,
nhiệm vụ cần thực hiện. Rất dễ thành lập, bằng cỏch phõn ró dần dần cỏc chức năng từ
trờn xuống. Cú tớnh chất tĩnh, bởi chỳng chỉ cho thấy cỏc chức năng mà khụng cho
thấy trỡnh tự xử lý. Thiếu sự trao đổi thụng tingiữa cỏc chứcnăng.
- Mụcđớch
Xỏc định phạm vi của hệ thống cần phõn tớch. Cho phộp mụ tả khỏi quỏt dần cỏc chức năng của một tổ chức một cỏch trực tiếp khỏch quan. Cho phộp phỏt hiện chức năng thiếu, trựng lặp. Giỳp làm việc giữa nhà thiết kế và người sử dụng trong khi
phỏt triển hệthống.
Chỳ ý
Cần phõn biệt BFD với sơ đồ tổ chức của một cơ quan. Sơ đồ tổ chức thể hiện cỏc bộ phận, cỏc tổ chức hợp thành cơ quan. Bởi sự phõn cấp quản lý thường được ỏp
dụng trong cỏc cơ quan,cho nờn sơ đồ tổ chức cũng thường cú dạng cõy. Núi chung là
cú sự tương ứng giữa tổ chức và chức năng. Tuy nhiờn sự tương ứng đú khụng nhất
thiết là 1 - 1. Vỡ vậy BFD và sơ đồ tổ chức của cựng 1 cơ quan cú những khỏc biệt.