3. Phờ phỏn hiện trạng
3.2.2. Xỏc định cỏc luồng thụng tin nghiệp vụ
a. Khỏi quỏt
Mục đớch: Bổ sung khiếm khuyết của BFD bằng việc bổ sung cỏc luồng thụng tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng. Cho ta cỏi nhỡn đầy đủ hơn về cỏc mặt hoạt động của hệ thống. Là một trong số cỏc đầu vào cho quỏ trỡnh thiết kế hệ thống. Cụng cụ: Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD). Phương phỏp: Phương phỏp phõn tớch topdown dựa trờn BFD hệ thống.
b. Tiến hành
Bước 1. Xõy dựng DFD mức khung cảnh (mức 0) xỏc định giới hạn của hệ thống. Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh gồm một tiến trỡnh duy nhất biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiờn cứu, tiến trỡnh này được nối với mọi tỏc nhõn ngoài của hệ thống. Cỏc luồng dữ liệu giữa tiến trỡnh và tỏc nhõn ngoài chỉ thụng tin vào và ra của hệ thống.
Bước 2. Xõy dựng DFD mức đỉnh (mức 1) với mức đỉnh cỏc tỏc nhõn ngoài của hệ thống ở mức khung cảnh được giữ nguyờn với cỏc luồng thụng tin vào ra. Hệ thống được phõn ró thành cỏc tiến trỡnh mức đỉnh là cỏc tiến trỡnh chớnh bờn trong hệ thống theo sơ đồ phõn ró chức năng mức 1. Xuất hiện thờm cỏc kho dữ liệu và luồng
dữ liệu trao đổi giữa cỏc tiến trỡnh mứcđỉnh.
Quản lý cung ứng vật tư
Đặt
hàng Nhận và phỏt
hàng Đối chiếu và kiểm
tra
Chọn nhà cung
cấp Ghi nhận hàng về Lập DS địa chỉ phỏt hàng
Lập đơn
hàng Lập DS nhận hàng tr
tuần Kiểm tra chi tiết HĐ
CN kết quả thực hiện
ĐH Lập phiếu phỏt hàng
Lập DS đặt hàng tr tuần
Bước 3. Xõy dựng DFD mức dưới đỉnh (mức 2 và dưới mức 2) thực hiện phõn ró đối với mỗi tiến trỡnh của mức đỉnh. Khi thực hiện phõn ró ở mức này vẫn phải căn cứ vào sơ đồ phõn ró chức năng để xỏc định cỏc tiến trỡnh con sẽ xuất hiện trong sơ đồ luồng dữ liệu.
c. Vớ dụ
DFD mức khung cảnh của hệ thống quản lý cung ứng vật tư (mức 0)
Hỡnh 0-9. Sơ đồ luồng dữ liệu hệ thống “Quản lý cung ứng vật tư”
DFD mức đỉnh của hệ thống cung ứng vật tư (mức 1)
DFD mức dưới đỉnh của hệ thống quản lý cung ứng vật tư (mức 2)
Hỡnh 0-11. DFD mức 2 củachức năng “Đặt hàng”
DFD mức 2 của chức năng “Đối chiếu và kiểm tra” và “Nhận và phỏt hàng” được thực hiện tương tự.
Bài tập 2: Phõn tớch hệ thống về chức a. Khỏi quỏt
Giai đoạn này cú ý nghĩa vụ cựng quan trọng, ảnh hưởng to lớn đến sự thành
cụng của hệthống mới. Trong giai đoạn này nhà quản lý và nhà phõn tớch phải hợp tỏc
chặt chẽ để tỡm cỏch hoà hợp cơ cấu tổ chức, nhận thức được vai trũ của mỏy tớnh để thay đổi hệ thống cũ.
Trong giai đoạn đỏnh giỏ hiện trạng nếu phải cú dự ỏn khả thi, bước này sẽ mụ
hỡnh húa dự ỏn khả thi đó chọn lựa.
b. Tiến hành
Xột dự ỏn khả thi được chọn Bước 1. Loại bỏ cỏi thừa.
Bước 3. Bổ sung cỏi thiếu.
Bước 4. Sửa lại sơ đồ phõn ró chức năng theo sơ đồ luồng dữliệu. Thờm, bớt
cỏc chức năng trong BFD theo sự thay đổi của DFD trong hệ thống mới.
Lưu ý khi thực hiện cỏc bước chuyển đổi ta cần xem xột mụ hỡnh hệ thống từ mức cao đến mức thấp hơn.
c. Vớ dụ
Xột hệ thống Quản lý cung ứng vật tư. Mụ hỡnh dự ỏn khả thi như sau
Hỡnh 0-2. Mụ hỡnh dự ỏn khả thi
Mụ hỡnh húa dự ỏn khả thi theo cỏc bước
Bước 1. Loại bỏ Tổ 3. Đối chiếu và kiểm tra
Hoá đơn có xác nhận chi NCCap
Giao dịch
Đơn hàng
Đặt hàng Khiếu nại
Đơn hàng Yờu cầu
đặt hàng Số ĐH Húa đơn Bản dự trù DS hàng về hàng + phiếu phát hàng Nhận và hàng + phiếu giao hàng Nhận hàng Dự trự - ĐH
phát hàng phiếu giao + nơi cất
PHÂN XƯỞNG
Bản ghi trả tiền
Bước 2. Hiệu chỉnh lại cỏc chức năng của từng bộ phận theo phương ỏn mới
Hỡnh 0-4. DFD mức 1 của hệ thống mới sau bước 2
Hỡnh 0-5. DFD mức 2 chức năng “Nhận và phỏt hàng” sau bước 2
Bước 3. Thờm kho vật tư dự trữ
Nhận xột: Theo phương ỏn khả thi đưa ra tổ 2 sẽ thờm chức năng quản lý kho vật tư dự trữ để chủ động đặt hàng sẵn cỏc loại vật tư cần thiết cho sản xuất của nhà
mỏy kho hàng dữ trữ sẽ nằm trong bộ phận nhận và phỏt hàng DFD mức 1 hệ
thống mới sau khi bổ sung kho hàng khụng cú gỡ thay đổi.
Như vậy việc thay đổi sẽ xảy ra ở mức 2 của tiến trỡnh “nhận và phỏt hàng”. Hiện tại tiến trỡnh đặt hàng cú 3 tiến trỡnh con
1. Tiếp nhận dự trự
2. Ghi nhận hàngvề
3. Lập phiếu phỏt vậttư
Khi cú thờm kho vật tư dự trữ cụng việc của cỏc tiến trỡnh này cú sự thay đổi.
Tiếp nhận dự trự thực hiện việc xột duyệt xem dự trự đú cú thể đỏp ứng
được từ vật tư cú trong kho hay phải yờu cầu mua hàng đổi tờn tiến trỡnh
thành Xột duyệt dự trự.
Ghi nhận hàng về thực hiện việc xuất vật tư theo yờu cầu phõn xưởng và
nhập vật tư từ nhà cung cấp mang đến đổi tờn tiến trỡnh thành Xuất
nhập kho.
Lập phiếu phỏt vật tư bỏ đi, thay vào đú là cụng việc kiểm kờ kho vật tư
tiến trỡnh này sẽ chủ động đưa ra yờu cầu đặt hàng cho kho mỗi khi cú vật
tư nào đú sụt xuống dưới ngưỡng quy định của nú tờn tiến trỡnh là Kiểm
SH đơn hàng
Yờu cầu vật tư Kiểm kờ
kho
Đặt hàng
Yờu cầu vật tư
Đặt hàng SH đơn hàng Xột duyệt dự trự Bản dự trự Dự trự - ĐH Dự trự - ĐH Phiếu giao nhận hàng Lờnh xuất kho Vật tư tồn kho
Vật tư+ phiếu phỏt vật tư Xuất nhập
kho
SH đơn hàng
Vật tư+ Phiếu giao nhận hàng
Nhà cung cấp PHÂN XƯỞNG Quản lý cung ứng vật tư Đặt hàng Nhận và phỏt hàng Chọn nhà cung cấp Xột duyệt dự trự Lập đơn hàng Xuất nhập kho CN kết quả thực hiện ĐH Kiểm kờ kho
Kiểm tra chi tiết húa đơn
Cú thể vẽ lại DFD mức 2 cho nhận và phỏt hàng như sau
Hỡnh 0-6. DFD mức 2 chức năng “Nhận và phỏt hàng” sau bước 3
Bước 4: Sửa đổi BFD của hệ thống cũ theo DFD của hệ thống mới. Vẽ lại sơ
đồ phõn ró chức năng của hệ thốngmới
Hoàn chỉnh mụ hỡnh của hệ thống mới
Giai đoạn này thực hiện 3 cụng việc kiểm tra tớnh đầy đủ và nhất quỏn của mụ
hỡnh của hệ thống mới, mụ tả quy trỡnh xử lý cho hệ thống mới (nếu cần thiết, nờn mụ
tả bằng biểu đồ hoạt động) và đặc tả cỏc chức năng chi tiết.
a. Kiểm tra tớnh đầy đủ và nhất quỏn của mụ hỡnh hệ thốngmới
Khi hoàn thành xong DFD, cần kiểm tra tớnh đầy đủ và nhất quỏn của nú. Phải làm cho sơ đồ đơn giản, chớnh xỏc và logic nhất cú thể được. Cú thể xảy ra cỏc tỡnh
huống sau nờn trỏnh Hiệu ứng mặt trời bừng sỏng: Một tiến trỡnh cú quỏ nhiều dũng
vào ra. Khắc phục: Gom nhúm hoặc phõn ró tiếp một số tiến trỡnh chưa hợp lý. Thụng tin đi qua một tiến trỡnh mà khụng bị thay đổi. Khắc phục: Xoỏ bỏ tiến trỡnh khụng
biến đổi thụng tin. Xuất hiện một tiến trỡnh cú cỏc tiến trỡnh con khụng liờn quan
về dữ liệu (khụng cú dũng thụng tin nội bộ gắn với nhau hoặc khụng sử dụng kho dữ
liệu chung) Phõn bố BFD chưa hợp lý, cần xem xột lại.
Bài toỏn vật tư
Hỡnh 0-7. DFD mức đỉnh hệ thống “Quản lý cung ứng vật tư”
Hỡnh 0-15. DFD mức dưới đỉnh tiến trỡnh “Đặt hàng”
Hoá đơn có xác nhận chi Vật tư - NCCap
Giao dịch
Đơn hàng
Đặt hàng Khiếu nại
Đơn hàng Yờu cầu
Vật tư Húa đơn Bản dự trù Số ĐH Phiếu giao Nhận hàng
Vật tư +phiếu phỏt vật tư Nhận và
phát hàng Sụ lượng Vật tư + phiếu giao nhận hàng
Dự trự - ĐH Vật tư tồn kho
PHÂN XƯỞNG
Hỡnh 0-8. DFD mức dưới đỉnh tiến trỡnh “Nhận và phỏt hàng”
b. Mụ tả quy trỡnh xử lý cho hệ thống mới
Hồ sơ khảo sỏt chi tiết của hệ thống cũn được sử dụng cho cỏc giai đoạn sau, nờn nú cần được chuẩn hoỏ theo quy trỡnh xử lý mới.
Việc mụ tả quy trỡnh xử lý của hệ thống mới cũng tương tự như việc mụ tả quy
trỡnh xử lý của hệ thống hiện tại, nhưng nờn sử dụng cỏch mụ tả hỡnh thức húa hơn.
Hỡnh 0-16. Mụ hỡnh tiến trỡnh nghiệp vụ hệ thống “QL cungứng vật tư”
Vớ dụ sử dụng biểu đồ hoạt động để mụ tả quy trỡnh xử lý “Chọn nhà cung cấp”
c. Đặc tả tiến trỡnh
Mục đớch : Diễn tả quy trỡnh thực hiện của một chức năng chi tiết Vớ dụ : Ta cú thể đặc tả tiến trỡnh ‘Xột duyệt dự trự’ như sau :
ðầu vào: Dự trự từ phõn xưởng Vật tư tồn kho
ðầu ra: Lệnh xuất kho
Yờu cầu mua hàng
Nội dung xử lý
Lặp : Lấy một dự trự trong kho cỏc bảng dự trự
Lặp : Lấy một mục vật tư trong bảng dự trự
Tra cứu trong danh mục vật tư tồn kho
Nếu số lượng tồn kho - số lượng yờu cầu > ngưỡng
thỡ ghi vào danh sỏch ủỏp ứng
khụng thỡ ghi vào danh sỏch chưa ủỏp ứng
ðến khi : Xột hết cỏc mục vật tư trong bảng dự trự
Nếu danh sỏch ủỏp ứng khỏc rỗng
Thỡ viết lệnh xuất kho
Nếu danh sỏch chưa ủỏp ứng khỏc rỗng
Thỡ lập danh sỏch hàng cần mua.
ðến khi : Hết bảng dự trự
KẾT LUẬN
Sau phõn tớch chức năng kết quả mà nhà phõn tớch thu được là
Mụ hỡnh của hệ thống mới dựa trờn cải tiến hệ thốngcũ
Ba dạng dữ liệu quan trọng nhất mà người phõn tớch phải hoàn thành đú là
Sơ đồ phõn ró chức năng của hệ thốngmới
Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống mới
Chương 4: Phõn tớch hệ thống về dữ liệu 4.1. Cụng cụ phõn tớch dữ liệu
4.1.1. Từđiển dữliệu
a. Mụcđớch
Từ điển dữ liệu là một tư liệu tập trung mọi tờn gọi của mọi đối tượng được dựng trong hệ thống trong cả cỏc giai đoạn Khảo sỏt, Phõn tớch, Thiết kế, Cài đặt và Bảo trỡ.
Chẳng hạn, ở mức logic cú cỏc tiến trỡnh, cỏc luồng dữ liệu, cỏc giao dịch, cỏc
sự kiện, cỏc kiểu thực thể, cỏc kiểu thuộc tớnh... Ở mức vật lý cú cỏc tệp, cỏc chương trỡnh, cỏc mođun, cỏc thủ tục, cỏc chương trỡnh con ...
Từ điển dữ liệu là cần thiết đặc biệt cho quỏ trỡnh triển khai cỏc hệ thống lớn,
cú đụng người tham gia. Nú cho phộp Trong phõn tớch và thiết kế: quản lý tập trung và
chớnh xỏc mọi thuật ngữ và cỏc mó dựng trong hệ thống, kiểm soỏt được sự trựng lặp,
đồng nghĩa hay đồng õm dị nghĩa... Trong cài đặt: người cài đặt hiểu được chớnh xỏc
cỏc thuật ngữ từ kết quả phõn tớch và thiết kế. Trong bảo trỡ: Khi cần thay đổi, thỡ phỏt
hiện được cỏc mối liờn quan, cỏc ảnh hưởng cú thể nảy sinh. Vớ dụ đổi một tờn, biết rừ
ràng tờn đú được dựng ở những nơi nào để thayđổi.
b. Cỏc hỡnh thức thực hiện từ điển dữliệu
Từ điển dữ liệu cú thể được thực hiện và duy trỡ theo hai cỏch
Bằng tay: tương đối giống như một từ điển thụng thường. Khi cần tỡm cú thể
tra cứu theo từng mục từ, từng mục nội dung.
Bằng mỏy tớnh: sử dụng phần mềm chuyờn dụng, cú thể tra cứu, dễ dàng thay
đổi, sửa chữa.
Từ điển dữ liệu là một tập tài liệu được thành lập bởi người thiết kế và sau đú
được duy trỡ và cập nhật bởi người quản trị hệ thống. Đú là một tập hợp cỏc mục từ,
mỗi mục từ tương ứng với một tờn gọi kốm với cỏc giải thớch đối với nú. Nếu làm bằng tay, mỗi mục từ được chộp trờn một tờ giấy rời cho dễ sắp xếp và thay đổi. Nếu làm bằng mỏy tớnh, cần chọn 1 ngụn ngữ đặc tả thớch hợp, thuận tiện cho người và cho
mỏy tớnh trong việc miờu tả cấu trỳc của cỏc dữ liệu phứchợp.
c. Nội dung cỏc mụctừ
: Lập hoỏ đơn : Xuất hàng : Tờn khỏch hàng
Ngày hoỏ đơn
Ngày Thỏng Năm Cỏc khoản hàng bỏn Tờn mặt hàng Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
: Giải trỡnh tiền trả cho một đơn mua hàng của khỏch hàng
Bởi: N.H.A
Giải thớch
Lập ngày 15/09/2012
Tờn luồngdữ liệu : Hoỏ đơn bỏn
Tờn đồngnghĩa : Phiếu thu
Vị trớ (Từ/đến) Từ Đến
Hợp thành
Định nghĩa luồng dữ liệu
đề cập đến cỏc đặc điểm về cấu trỳc: về loại: là nguyờn thuỷ (đơn) hay phức hợp (nhúm); về bản chất: là liờn tục hay rời rạc; về chi tiết: miền giỏ trị, đơn vị đo, độ
chớnh xỏc, độ phõn giải, số lượng, tần số, mức ưu tiờn... và về liờn hệ: từ đõu đến đõu,
đầu vào và đầu ra, dựng ởđõu...
Tuy nhiờn, nội dung của cỏc mục từ thường thay đổi theo loại của đối tượng mang tờn gọi. Ta thường phõn biệt cỏc loại sau luồng dữ liệu, kho dữ liệu (tệp dữ
liệu), dữ liệu sơ cấp (phần tử dữ liệu) và chức năng xử lý (hoặc chương trỡnh, modul)
Tờn tệp : Nhà cung cấp
Mụ tả : Chứa mọi thụng tin về cỏc nhà cung cấp của cụng ty
Từđồng nghĩa : NCC Hợp thành : Mó NCC Tờn NCC Địa chỉ Số điện thoại Số tài khoản Số fax Tổchức : Tuần tự theo mó NCC
Xử lý liờn quan : Cập nhật nhà cung cấp Tỡm kiếm nhà cung cấp
Lập ngày 15/09/2012 Bởi: N.H.A
Định nghĩa tệp
Tờn dữ liệu sơcấp : Ngày mở tài khoản
Mụ tả : Là ngày một tài khoản của khỏch hàng bắt đầu hoạt động
Từđồng nghĩa : Ngày TK
Hợp thành : Ngày + Thỏng + Năm
Bản ghi, tệp liờn quan : tệp khỏch hàng
Cỏc xử lý cú liờn quan : Lập đơn hàng
Cập nhật tệp khỏch hàng
Đặc điểmdữ liệu : số ký tự 6, kiểu N
Cỏc giỏ trị :
Khuụn dạng : DDMMYYYY
Năm : Khụng trước 2000
Ngày : Trước ngày hiện tại.
Lập ngày 15/09/2012 Bởi: N.H.A
Định nghĩa dữ liệu sơ cấp
Vớ dụ 2. Mục từ cho một tệp dữ liệu (kho dữ liệu)
Bởi: N.H.A Lập ngày 15/09/2012
Tờn chứcnăng : Duyệt dự trự
Mụ tả : Tỡm cỏc nhà cung cấp cung cấp vật tư cho dự trự bằng cỏch tỡm thụng tin vật tư – NCC trong tệp NCC, sau đú liờn hệ NCC nếu đạt được thỏa thuận sẽ cú danh sỏch NCC cung cấp vật tư cho dự trự.
Đồng nghĩa : Khụng Vào : bảng dự trự, tệp NCC Ra : Dự trự - NCC Lưu đồ : Định nghĩa chức năng xử lý Vớ dụ 4. Mục từ cho một chức năng xử lý
d. Quy ước viết dữ liệu hợp thành
Cấu trỳc tuần tự, chọn, lặp
Dựng cỏc từ khoỏ (tiếng Anh hay tiếngViệt)
o Tuần tự: dữ liệu A IS dữ liệu P
AND dữ liệu Q AND dữ liệu R
o Lặp: dữ liệu B IS ITERATION OF dữ liệu S
o Chọn: dữ liệu C IS EITHER dữ liệu T
OR dữ liệu U OR dữ liệu V
iờn
Dựng ký phỏp EBNF (Extended Backus Naur Form) : : cú nghĩa là : Hợp thànhbởi
+ cú nghĩa là : Tuầntự
{} cú nghĩa là : lặp
(|) cú nghĩa là : chọn một trong (hoặc cú loạitrừ)
<|> cú nghĩa là : ớt nhất một trong (hoặc khụng loại trừ)