(i) Ban Kiểm soát giúp việc cho HĐQT trong việc kiểm tra hoạt động tài chính, thẩm định BCTC hàng năm, giám sát việc chấp hành chế độ hạch toán, kiểm tra việc chấp hành chủ trương, chính sách, pháp luật và Nghị quyết của HĐQT; được sử dụng hệ thống kiểm tra, KSNB để thực hiện nhiệm vụ; kiến nghị HĐQT các biện pháp bổ sung, sửa đổi các văn bản, cải tiến hoạt động theo quy định. Theo điều lệ, BKS có tối thiểu 5 thành viên, trong đó có ít nhất 3 thành viên chuyên trách, 2 thành viên kiêm nhiệm của Bộ Tài chính và Ngân hàng Nhà nước. Phòng Kiểm toán nội bộ trực thuộc BKS.
(ii) Hệ thống kiểm tra KSNB thuộc Ban Điều hành, được thành lập tại Hội sở chính đến Sở giao dịch và các Chi nhánh, Phòng giao dịch, giúp Tổng giám đốc điều hành hoạt động thông suốt, an toàn, đúng pháp luật.
HỆ THỐNG KIỂM TRA NỘI BỘ
Kiểm tra định kỳ, đột xuất
QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ HÀNG NGÀY
Kiểm soát viên
Soát xét
Phê duyệt
Nhân viên thao tác nghiệp vụ
Sơ đồ 1.1: Mô hình KSNB tại Ngân hàng CSXH
Theo Sơ đồ 1.1: Hệ thống KTKSNB tại Ngân hàng CSXH gồm 2 mảng cụ thể: kiểm soát nghiệp vụ và kiểm tra nội bộ.
- Kiểm soát nghiệp vụ (kiểm soát trong) được thực hiện trong từng mảng nghiệp vụ hoạt động với tư cách là một khâu không thể thiếu trong quy trình nghiệp vụ đó. Việc kiểm soát được thực hiện trên cơ sở các kiểm soát viên phê
duyệt các giao dịch có liên quan của ngân hàng trên hệ thống thông tin quản trị trước khi tiếp tục quy trình nghiệp vụ đó. Kiểm soát viên thường là trưởng hoặc phó các phòng nghiệp vụ. Kiểm soát viên được quyền phê duyệt các giao dịch theo sự ủy quyền của giám đốc (đối với chi nhánh). Kiểm soát viên thực hiện kiểm soát thông qua việc đối chiếu chứng từ và tài liệu thực tế với sổ sách nhập trên hệ thống phần mềm quản trị, thực hiện ký duyệt bằng cách ký vào chứng từ và đặt lệnh trên hệ thống. Mọi nghiệp vụ đều phải qua phê duyệt của kiểm soát viên mới tiếp tục tiến hành các bước tiếp theo.
- Kiểm soát sau được hệ thống KTKSNB thực hiện. Các kiểm tra viên của bộ phận kiểm tra nội bộ thường tiến hành kiểm tra vụ việc hoặc toàn bộ các mảng hoạt động tại một chi nhánh/phòng giao dịch thuộc chi nhánh. Các cuộc kiểm tra có tổ chức thành đoàn cán bộ, có quyết định thành lập.
Sơ đồ 1.2: Bộ máy kiểm tra nội bộ tại Ngân hàng CSXH
Theo Sơ đồ 1.2: hệ thống kiểm tra nội bộ được tổ chức, chỉ đạo theo hệ thống dọc. Bộ máy KTKSNB có chức danh: trưởng phòng, phó phòng, kiểm
tra viên. Những người trong bộ máy KTKSNB không kiêm nhiệm các công việc khác của Ngân hàng. Hệ thống kiểm tra nội bộ có chức năng tham mưu và thực hiện công tác giám sát, kiểm tra trực tiếp nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của ngân hàng tuân thủ đúng pháp luật và các quy định của Ngân hàng.
Ban KTKSNB tại Hội sở chính Ngân hàng CSXH chủ yếu làm nhiệm vụ quản lý và thực hiện chức năng tham mưu giúp Tổng giám đốc điều hành hoạt động của hệ thống Kiểm tra nội bộ; chủ trì xây dựng các văn bản, quy chế, quy trình nghiệp vụ về giám sát và kiểm tra; tổ chức thực hiện kiểm tra và chấn chỉnh khắc phục sau kiểm tra; phúc tra việc thực hiện khắc phục các sai sót sau thanh tra, kiểm tra...(kể cả những sai sót phát hiện qua thanh tra, kiểm toán của các cơ quan nhà nước, kiểm toán độc lập). Đặc biệt, Ban KTKSNB có 1 phòng chuyên trách kiểm tra hệ thống công nghệ thông tin và 1 phòng chuyên trách công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo...
Hệ thống KTKSNB được độc lập thực hiện công tác giám sát, kiểm tra, phúc tra thường xuyên, đột xuất theo chương trình, kế hoạch được duyệt; độc lập đánh giá, kết luận, kiến nghị trong hoạt động giám sát, kiểm tra nội bộ. Nếu những công việc được giao không thuộc thẩm quyền hoặc xét thấy tính độc lập bị vi phạm, các kiểm tra viên có quyền từ chối thực hiện. Các kiểm tra viên có quyền yêu cầu đối tượng kiểm tra giải trình các công việc đã làm, đang làm, xuất trình, cung cấp các văn bản, chứng từ sổ sách ghi chép và các tài liệu, tình hình có liên quan khác trong hoạt động để phục vụ việc giám sát, kiểm tra. Kết quả kiểm tra được báo cáo Tổng giám đốc/giám đốc. Đối với những đơn vị, cá nhân có hành vi vi phạm, các kiểm tra viên có thể đề xuất phương án xử lý hoặc trực tiếp xử lý theo ủy quyền của Tổng Giám đốc/giám đốc.