- Cơ sở lý thuyết:
2.1.6Đặc điểm tổ chức kế toán
Bộ máy kế toán của Xí nghiệp chế biến Lâm sản Bông Hồng.
Sơ đồ 2.3: Mô hình tổ chức kế toán tại Xí nghiệp
(Nguồn: Phòng kế toán – tài chính)
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán công nợ Kế toán vật tư
Ghi chú: : Quan hệ trực tuyến : Quan hệ đối chiếu
Bộ máy kế toán của XN CBLS Bông Hồng được xây dựng theo mô hình tập trung, tức là toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán của xí nghiệp, các đơn vị trực thuộc không có bộ máy kế toán riêng mà chỉ có một số nhân viên làm nhiệm vụ kế toán ban đầu, thu thập kiểm tra, tổng hợp, phân loại chứng từ rồi gửi về phòng kế toán.
Bộ máy kế toán của Xí nghiệp
Đứng đầu bộ máy kế toán là Kế toán trưởng điều hành các công việc trong phòng Kế toán, phân công cho từng thành viên. Kế toán tổng hợp và thủ quỹ chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Kế toán trưởng.
- Kế toán trưởng: là người chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, hạch toán và thông tin tài chính của xí nghiệp. Có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, tài chính của xí nghiệp, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc chuyên môn, là người tham mưu cho Phó giám đốc về chiến lược kinh tế tài chính của xí nghiệp.
- Kế toán tổng hợp: là người trợ giúp Kế toán trưởng trong công việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành, căn cứ vào các chứng từ sổ sách để tổng hợp, lên báo cáo định kỳ, xác định hiệu quả kinh doanh, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn. Ngoài ra kế toán tổng hợp còn phụ trách hạch toán tài sản cố định, theo dõi tình hình biến động tài sản cố định cũng như việc khấu hao hàng quý, hàng năm. Đồng thời, phụ trách theo dõi tiền mặt từ quỹ, tình hình thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Mặt khác, kế toán tổng hợp còn có quyền quyết định công việc khi kế toán trưởng đi công tác và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về công việc của kế toán tại Xí nghiệp, kiêm luôn công việc của kế toán tiền mặt.
- Kế toán công nợ: theo dõi tất cả các khoản phải thu, phải trả của xí nghiệp. Có nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc thu hồi kịp thời tránh trường hợp chiếm dụng vốn, xử lý các khoản nợ không có khả năng thanh toán.
- Kế toán nguyên vật liệu: có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh tình hình thu mua, nhập trữ nguyên vật liệu. Phản ánh chủng loại có hợp lý không, số lượng thừa hay thiếu đối với sản xuất để từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực nhằm kiểm soát giá cả, chất lượng nguyên vật liệu.
- Thủ quỹ: phụ trách việc thu chi tiền theo chứng từ thu chi hợp lệ. Theo dõi và phản ánh chính xác việc thu và chi tiền mặt tại quỹ. Ngoài ra, thủ quỹ cần phải thường xuyên đối chiếu sổ sách với sổ kế toán hằng ngày để kịp thời sửa chữa những sai sót, thiếu sót khi ghi chép, tránh tình trạng thâm hụt quỹ tiền mặt.
- Hình thức kế toán mà xí nghiệp đang áp dụng là hình thức “Chứng từ ghi sổ” theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ Kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian được thực hiện trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế được thực hiện trên sổ Cái.
- Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ), phải có chứng từ gốc đi kèm và phải được kế toán trưởng duyệt thì mới đủ căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế.
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: + Chứng từ ghi sổ;
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; + Sổ Cái;
+ Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết;
+ Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
(Nguồn: Phòng kế toán – tài chính)
Chứng từ kế toán Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh
Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
- Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, phải khóa sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và số Dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, Thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền ghi trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng
tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức trên máy vi tính:
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ trên máy vi tính
(Nguồn: Phòng Kế toán- Tài chính)
Sổ kế toán, sổ tổng hợp, sổ chi tiết... Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Báo cáo tài chính
Máy tính
Phần mềm kế toán
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp được tổ chức theo mô hình tập trung. Với hình thức này mọi công việc từ ghi sổ kế toán chi tiết đến tổng hợp toàn bộ số liệu, phân tích báo cáo tài chính đề tập trung ở phòng tổng hợp.