- Cơ sở lý thuyết:
3.2.2. Hoàn thiện chứng từ kế toán ở Xí nghiệp
Hiện Thông tư 200/2014/TT-BTC đang quy định khá nhiều mẫu theo mục đích hướng dẫn, từ đó Xí nghiệp nên tổ chức, vận dụng và bổ sung các nội dung cần thiết phục vụ cho mục tiêu hạch toán đúng vào tài khoản chi tiết.
Ví dụ: Khi phát sinh một hóa đơn chi phí tiếp khách của phòng kinh doanh (có 2 bộ phận Marketing và Sales), ngay tại bộ phận tiếp nhận thanh toán cần phải phân định rõ ràng chi phí tiếp khách này phát sinh của bộ phận/ phòng ban nào để khi hạch
toán vào tài khoản TK6411.1- Chi phí nhân viên (bán hàng)- bộ phận Marketing, TK6411.2- Chi phí nhân viên (bán hàng)-bộ phận sales.
Hệ thống chứng từ áp dụng tại đơn vị theo hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành và cần thống nhất chung việc áp dụng các mẫu chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sử dụng tại Xí nghiệp.
- Đối với khâu kiểm tra chứng từ: Tăng cường công tác kiểm tra trong khâu lập chứng từ ban đầu, thông qua đó hạn chế sai sót có thể xảy ra trong các công đoạn từ tiếp nhận chứng từ gốc, tính toán định lượng, ghi chép; phân loại rõ nguồn gốc phát sinh của chứng từ. Bảo đảm các thông tin trên chứng từ số tiền, nội dung nghiệp vụ kinh tế phải đầy đủ, chính xác đúng theo chế độ của Nhà nước và quy định của đơn vị. Các chứng từ phải được phân loại theo thời điểm phát sinh, nội dung nghiệp vụ kinh tế từ đó chuyển cho các bộ phận tổng hợp và hạch toán;
- Đối với khâu phân loại, sắp xếp chứng từ: Cần tổ chức sắp xếp, phân loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý để tiện cho công tác kiểm tra, theo dõi, đối chiếu, quản lý.
- Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ: Căn cứ vào đặc điểm và quy mô hoạt động của Xí nghiệp, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ một cách khoa học, hợp lý. Cần quy định thời gian lưu giữ chứng từ theo một trình tự khép kín, nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ qua từng khâu, tăng chính xác và tốc độ của thông tin giúp việc kiểm tra, giám sát tình hình quản lý tài sản, sử dụng kinh phí của đơn vị.