Các chức năng của MicroSoft Excel
Microsoft Excel (gọi tắt: Excel) là một loại bảng tính điện tử được dùng để tổ chức, tính toán bằng những công thức (Formulas), dùng để phân tích và tổng hợp số liệu. Các nhiệm vụ mà bạn có thể thực hiện với Excel gồm những việc đơn giản như việc viết một hóa đơn tới những việc phức tạp hơn như tạo biểu đồ 3- D, quản lý sổ kế toán cho doanh nghiệp. Chương mởđầu này sẽ hướng dẫn bạn lướt nhanh qua không gian làm việc của Excel, các kiểu dữ liệu và cách tạomột bảng tính đơn giản.
Các khái niệm cơ bản
Khởi động và thoát khỏi Excel được thực hiện giống như các chương trình khác chạy trong môi trường Windows.
Khởi động Excel
Có thể thực hiện bằng một trong các cách sau:
- Double_Click trên biểu tượng của chương trình Excel trên màn hìnhnền
- Double_Click trên tên tập tin văn bản do Excel tạo ra.
- Vào màn hình Start chọn Microsoft Excel.
Thoát khỏi Excel
Cách 1: Click vào nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
Cách 3: Chọn lệnh File/ Close Giao diện của Microsoft Excel
Cửa sổ chương trình Excel 2013 dễ dàng điều khiển và sử dụng đơn giản (hình 10.1)
Menu lệnh của Excel nằm trong các tab Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review và View.
Home: Tạo, định dạng, chỉnh sửa Sheet. Gồm có các nhóm Clipboard, Font, Alignment, Number, Styles, Cells và Editing
Insert: Thêm đốitượng vào Sheet (đồhọa,bảng pivot, đồthị, liên kết, headers và footers). Gồm có các nhóm
Tables, Illustrations, Apps, Charts, Reports, Sparklines, Filter, Links, Text và Symbol
Page Layout: chuẩn bị cho giai đoạn in ấn hoặc sắp xếp lại các đối tượng đồ họa trên Sheet. Gồm có các nhóm Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options và Arrange
Formulas: thêm hàm và công thức vào Sheet hoặc kiểm tra công thức trên Sheet. Gồm các nhóm Function Library, Defined Names, Formula Auditing và Calculation
Data: nhập dữ liệu từ bên ngoài vào, truy vấn, tính tổng nhóm (subtotal). Gồm có Get External Data, Connections, Sort and Filter, Data Tools và Outline
Review: bảo vệ và đánh dấu bảng tính. Gồm có Proofing, Language, Comments và Changes
View: thay đổi giao diệncủa workbook và dữliệu.Gồm có các nhóm Workbook Views, Show, Zoom, Window và Macros
Ngoài các thanh công cụ tương tự như của Word, Excel còn có thêm thanh công thức (Formula Bar) dùng để nhập dữ liệu, công thức vào ô hiện hành. Thanh công thức gồm có 3 phần (hình 10.2)
Name box: hiển thị địa chỉ của ô hiện hành, gõ vào địa chỉ ô/vùng để di chuyển đến ô/vùng
Hình 10.2: Thanh công thức
Nút thanh công thức: gồm có fx (Insert Function-thêm hàm), X (Cancel) và (Enter)
Thanh nội dung: thanh trắng dài, chứa nội dung công thức. Nếu công thức dài quá thì click chuột vào nút để mở rộng ở cuối thanh côngthức
Ghi chú: Có thể gọi nhanh các lệnh trên thanh truy xuất nhanh (Quick Access) (hình 10.3). Click , chọn Show Below the Ribbon/Show Above the Ribbon để định vị trí của thanh Quick Access. Thêm lệnh vào Thanh Quick Access bằng cách click / chọn More commands.../ chọn tiếp lệnh muốn gán lên thanh Quick Access/ nhấn Add/ OK.
Hình 10.3: Chọn lệnhgắn vào thanh Quick Access Thay đổi tùy chọn Excel
Khi mới cài đặt thì Excel sử dụng các thông số mặc nhiên (theo ngầm định). Để thay đổi các thông số này theo ý muốn, bạn chọn lệnh File/ Options.