Trong trường hợp muốn gửi một văn bản cĩ cùng nội dung đến nhiều người như giấy báo họp, giấy báo thi, giấy mời ... ta phải in nhiều Họ Tên, Địa chỉ ... cho nhiều người khác nhau. Chức năng Mail Merge trong Word cĩ chức năng trộn nội dung thư với danh sách Họ Tên, Địa chỉ ...
Để thực hiện trộn thư, ta phải cĩ sẵn hai tập tin:
- Tập tin chính (Main Document) chứa nội dung chung của văn bản. Ví dụ :
- Tập tin dữ liệu (Data Document) chứa các trường (field) nội dung cần trộn vào tập tin chính.
Ví dụ:
Phụ huynh Học sinh
Nguyễn Dũng Nguyễn Thị Lan
Hồ Văn Hùng Hồ Trân
Lê Bá Lê Hồng
Trần Văn Trần Hịa
Võ Văn Lân Võ Hịa
Nguyễn Hồng Nguyễn Tuấn Anh
Phạm Thị Phương Nguyễn Hoa
Vũ Văn Chung Vũ Thị Thơm
Trường ABC CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
GIẤY MỜI
Kính mời: Ơng/Bà ……….
Là phụ huynh em: ……….
Lớp: 40C.CNTT
Đến tại phịng: A2 để tham dự buổi họp phụ huynh đầu năm học. Nội dung : Phổ biến quy chế và chủ trương của Nhà trường trong
năm học mới.
Rất mong quý phụ huynh tham dự đơng đủ.
Đắk Lắk, ngày 25 tháng 9 năm 2014
Bùi Văn Cường Bùi Thị Thu
Lê Văn Kế Lê Thanh
Trịnh Trọng Ngọc Trịnh Thị Thu Thiên
Võ Ngọc Hồng Võ Thị Lan
Các bước thực hiện trộn thư:
- Tạo tập tin chính, dùng lệnh File \ Save as để ghi tên tập tin vào đĩa, ví dụ: giaymoi-1.doc.
- Dùng lệnh Tools \ Letters and Maillings \ Mail Merge, xuất hiện hộp thoại Mail Merge, hướng dẫn ta làm 6 bước:
Bước 1: Trong cửa sổ Mail Merge, dưới mục Select document type, click chọn mục Letters,
sau đĩ nhấn Next để qua bước 2.
Bước 2: Trong vùng Select Start Document chọn mục Use the current document và click vào Nextđể đến bước 3 hoặc Previousđể về lại bước 1 hiệu chỉnh lựa chọn lại
Bước 3: Trong mục Select recipients, ta chọn Uses an existing list. Tiếp tục click vào Nextđể thựchiện kết nối với dữ liệu đã được tạo sẵn.
Sau khi click vào Next thì hộp thoại sau xuất hiện: trong vùng Look In chọn thư mục chứa tập tin dữ liệu đã tạo ra trước đĩ, trong vùng File name sẽ chứa tên tập tin dữ liệu. Nhấn vào nút lệnh Open để hiển thị bảng danh sách các record cần thực hiện trộn thư:
Hình 1.44: Hộp thoại Mail Merge Recipients
nhấn vào Editđể hiệu chỉnh dữ liệu và Closeđể đĩng hộp thoại. Tiếp tục bước 4
Bước 4: Trong mục Write your letter. Để đưa nội dung các trường cần trộn vào thư, click chọn nơi cần đưa nội dung vào rồi chọn More items… chọn tên trường tương ứng rồi click Insert.
Tiếp tục click vào Next để sang bước 5
Bước 5: click vào Nextđể sang bước cuối cùng
Bước 6: Hộp thoại Mail Merge sẽ xuất hiện.
Chọn Edit Individual letters… Xuất hiện hộp thoại Merge to New Document
Sau khi trộn các văn bản ta cĩ thể dùng lệnh File \ Print để in ra máy in. Mỗi một giấy mời sẽ được in bắt đầu từ một trang mới. Tên tập tin văn bản sau khi trộn cĩ tên ngầm định là Letters1, ta cĩ thể ghi vào đĩa với tên khác.
8. Bài tập ứng dụngBài thực hành 1