1. Căn cứ vào yếu tố văn hóa và môi trường hoạt động của tổ chức
Mọi sự hoạt động của các tổ chức đều chịu ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp bỡi các yếu tố văn hóa hay còn gọi các yếu tố bên trong và các yếu tố môi trường hay còn gọi các yếu tố bên ngoài của tổ chức. Chính vì vậy mà khi tổ chức bộ máy quản trị cần phải căn cứ vào các yếu tố này.
1.1 Các yếu tố văn hóa của tổ chức
Văn hóa là một từ mô tả “đời sống” của một tổ chức bao gồm các đặc điểm: Sự tự quản của cá nhân; cơ chế quản trị của tổ chức; mức độ hỗ trợ của nhà quản trị đối với nhân viên; chế độ thưởng phạt; sự xung đột (mâu thuẫn); sự chấp nhận may rủi; và các hoạt động bề nổi của nó như biểu tượng công ty, ăn mặc đồng phục của nhân viên, các hoạt động văn hóa, truyền thống của công ty, …
Các yếu tố trên có ảnh hưởng rất nhiều đến tất cả các mặt hoạt động của tổ chức, đặc biệt là công tác quản trị. Có những yếu tố tạo thuận lợi nhưng cũng có yếu tố tạo bất lợi cho tổ chức. Ví dụ: trong một phân xưởng dệt, chị em đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc, trong sinh hoạt và đời sống. Họ làm việc một cách tự giác, xem sự nhắc nhở của cán bộ phân xưởng là sự xúc phạm đến lòng tự trọng của họ, giờ rảnh rỗi họ sinh hoạt một cách lành mạnh, … đó là những yếu tố thuận lợi cho tổ chức. Còn ở phân xưởng may thì ngược lại, công việc của ai nấy làm, không cần biết nhau, nội bộ thường xảy ra mâu thuẫn giữa người này với nguời khác, thời gian rảnh rỗi họ bài bạc sát phạt lẫn nhau, … tạo thế bất lợi cho tổ chức. Trước bối cảnh đó, thói quen của các nhà tổ chức thường tìm kiếm một một người lãnh đạo mới thay thế, nhưng thường rất ít thành công, bỡi vì thay đổi một con người không hề làm thay đổi văn hóa của một tổ chức. Cách tốt nhất là phải sử dụng kết hợp tất cả các biện pháp tác động: mang tính chât cưỡng chế (các biện pháp hành chính) vừa khuyến khích bằng lợi ích vật chất (biện pháp kinh tế) với biện pháp giáo dục một cách thường xuyên và lâu dài thì mới có thể làm biến đổi bộ mặt văn hóa của tổ chức.
1.2 Các yếu tố môi trường hoạt động của một tổ chức
- Các yếu tố môi trường vĩ mô (kinh tế, chính trị, xã hội, pháp luật, tiền bộ khoa học kỹ thuật, môi trường tự nhiên).
- Môi trường vi mo (Đối thủ cạnh tranh trong ngành, đối thủ tiềm ẩn, người mua, người bán, hàng thay thế).
2. Căn cứ vào công nghệ hay kỹ thuật sản xuất kinh doanh của DN
Ở mỗi ngành nghề khác nhau có những kỹ thuật và qui trình công nghệ khác nhau. Những ngành nghề có kỹ thuật sản xuất phức tạp, sản phẩm đòi hỏi một qui trình công nghệ cao thì tổ chức được phân chia thành nhiều bộ phận, nhiều khâu, nhiều cấp, ngược lại thì sự phân chia tổ chức có đơn giản hơn.
3. Căn cứ vào các nguồn lực của tổ chức
Đặc biệt là nguồn nhân lực mà trước hết là năng lực quản trị (tầm hạn kiểm soát). Cũng như chúng ta đã biết,
tầm hạn kiểm soát là khả năng quản trị tốt được của người lãnh đạo đối với thưộc cấp. Nếu tầm hạn quản trị rộng làm cho bộ máy tổ chức đơn giản, hiệu quả hơn và ngược lại làm cho bộ máy tổ chức quản trị cồng kềnh, kém hiệu quả.