1. Nguyên tắc gắn với mục tiêu
Nguyên tắc này đòi hỏi trong công tác tổ chức phải xuất phát từ mục tiêu của tổ chức. Sự xa rời mục tiêu của tổ chức thì bộ máy hoạt động kém hoặc không có hiệu quả. Thực tế cho thấy, một số cơ quan hành chính sự nghiệp và doanh nghiệp thuộc hệ thống quốc doanh trong nhiều năm qua bộ máy tổ chức kồng kềnh kém hiệu quả một phần do không xuât phát từ mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức mà có hiện tượng muốn tăng nhiều bộ phận, thêm nhiều người để phô trương thanh thế của tổ chức, của giám đốc, hệ quả của nó là chi phí tăng, làm giảm khả năng cạnh tranh trên thị trường, dẫn đến kinh doanh kém hiệu quả và thua lỗ.
2. Nguyên tắc cân đối
Nguyên tắc này đòi hỏi khi tổ chức bộ máy phải tính đến sự cân đối (một tỷ lệ) nhân sự hợp lý giữa bộ phận, các cấp, các khâu trong toàn hệ thống; cân đối nhiệm vụ - quyền hạn nhất định giữa các bộ phận.
- Sự cân đối giữa bộ phận, các cấp, các khâu trong hệ thống thể hiện tỷ lệ hợp lý giữa bộ phận trực tiếp và gián tiếp, giữa cán bộ quản trị các cấp (cấp cao, trung, thấp), giữa các khâu (công đoạn) trong qui trình sản xuất – kinh doanh. Ngược lại, trong hệ thống mà có quá nhiều cán bộ lãnh đạo và quản lý mà rất ít công nhân sản xuất, ở công đoạn này thừa người còn công đoạn khác lại thiếu, đó là biểu hiện sự mất cân đối.
- Sự cân đối nhiệm vụ – quyền hạn giữa các bộ phận thể hiện sự phân chia hợp lý nhiệm vụ và quyền hạn giữa các bộ phận trong hệ thống. Không có bộ phận nào quá nhiều nhiệm vụ – quyền hạn, ngược lại ở bộ phận khác lại quá ít.
Một cơ cấu tổ chức không cân đối ví như một con người “dị dạng”, đầu quá to mà mình quá bé, chân lại rất dài là điều bất hợp lý và không bình thường. Vì vậy, nguyên tắc cân đối có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác tổ chức.
3. Nguyên tắc linh hoạt
Nguyên tắc này xuất phát từ thực tiễn luôn thay đổi. Một cơ cấu tổ chức tốt bao giờ cũng vừa phải đảm bảo được nhiện vụ thường trực của tổ chức vừa có thể linh hoạt và thích nghi với các tình huống thay đổi.
Để vận dụng nguyên tắc này, trong hệ thống tổ chức vừa phải bố trí những bộ phận, những cán bộ tương đối ổn định, đồng thời cũng có những bộ phận ít mang tính ổn định hơn để có thể đáp ứng một cách linh hoạt trong mọi tình huống. “Một cơ cấu tổ chức có hiệu lực không bao giờ có tĩnh tại – HAROLD KOONTZ” (trích: “Những vấn đề cốt yếu của quản lý” – Nhà xuất bản khoa và kỹ thuật – năm 1993).
4. Nguyên tắc hiệu quả
Cuối cùng là lấy hiệu quả làm thước đo mọi giá trị hoạt động tổ chức, đây là một tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp. Mọi hoạt động không nhằm tới hiệu quả chung cho tổ chức là trái với nguyên tắc này. Hiệu quả của tổ chức thể hiện ở hai mặt: Với một chi phí cho hệ thống tổ chức quản trị thấp nhất, nhưng chất lượng của hoạt động quản trị cao nhất.