ST
T Chỉ tiêu 2017 2018 2019
1 Tổng số lao động được chi thu nhập tăng thêm
48 58 65
2 Tổng thu nhập tăng thêm được chi 2.526 3.425 4.280 3 Thu nhập tăng thêm bình quân01 cán
bộ
52,625 59,051 65,846
Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình
Qua bảng trên, có thể thấy tổng chi thu nhập tăng thêm của Ban quản lý trong giai đoạn 2017 – 2019 liên tục tăng lên, từ 2.526 triệu lên 4.280 triệu, tức là tăng lên 1.754 triệu, tương ứng 69,43% là một mức tăng rất lớn.
Trong đó, giai đoạn từ 2017 – 2019 tính trung bình 1 cán bộ có thu nhập trung bình tăng từ 52,625 triệu đồng/người lên 65,846 triệu đồng/người, chứng tỏ công tác tạo động lực của Ban quản lý được thực hiện khá tốt và rất quan tâm các chế độ cho người lao động.
2.3.2.5Phối hợp thực hiện chi nội bộ
Sau khi triển khai chi nội bộ, Ban quản lý sẽ tiến hành làm các hồ sơ chi nộ bộ và gửi sang Kho bạc nhà nước tỉnh, ngân hàng tiến hành chuyển khoản chi nội bộ cho các đơn vị thụ hưởng.
Phối hợp giữa các bộ phận: Sự phối hợp giữa các phòng chuyên môn nội bộ Ban quản lý trong thực hiện chi nội bộ với vai trò trung tâm là phòng tài chính kế
toán. Cụ thể, các phòng ban chuyên môn có nhu cầu trong mua sắm, sửa chữa, tiếp khách...se làm giấy đề nghị gửi cho phòng Tổ chức, phòng Tổ chức sẽ tiếp nhận kiểm soát lại nội dung và tổng hợp chuyển cho phòng tài chính kế toán, phòng tài chính sau đó kiểm tra rà soát hoạn thiện hồ sơ thanh toán gửi Ban giám đốc phê duyệt và gửi cho đơn vị mà Ban quản lý có mở tài khoản tiền gửi tại đó để thanh toán. Trong quá trình thực hiện các bộ phận cùng nhau đôn đốc, phối hợp thực hiện chi nội bộ một cách nhanh nhất, đạt hiệu quả cao nhất nhưng vẫn đảm bảo đúng quy trình, quy định pháp luật của Nhà nước.
Phối hợp với các cơ quan khác: Công tác phối hợp với cơ quan khác để thực hiện chi nội bộ bao gồm phối hợp giữa Ban quản lý và ngân hàng, Ban quản lý và Kho bạc Nhà nước tỉnh. Trong đó Ban quản lý phải nắm rõ các quy trình chi nội bộ, chi thanh toán của ngân hàng và Kho bạc Nhà nước, phải nắm rõ các nguyên tắc về hồ sơ thanh toán, để giảm thiểu những sai sót trong quá trình làm, tránh tình trạng bị trả lại khi chuyển hồ sơ chisang các đơn vị thanh toán.
Để đánh giá được công tác tổ chức thực hiện dự toán thu sự nghiệp tại Ban quản lý, tác giả thực hiện khảo sát với 18 cán bộ tham gia trực tiếp và gián tiếp quản lý chi nội bộ. Kết quả khảo sát được thể hiện ở bảng 2.17
Bảng 2.17. Khảo sát về công tác tổ chức thực hiện dự toán chi nội bộ
STT Tiêu chí đánh giá Điểm trung
bình
1 Thông báo, truyền đạt công tác tổ chức thực hiện dự toán có chính xác, kịp thời, hiệu quả
4,2
2 Các cuộc tập huấn cóhiệu quả và có nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ
4,2
3 Công tác triển khai thực hiện dự toán chi nội bộ có nhanh chóng, chính xác
3,8
4 Công tác tạo động lực có phù hợp và đáp ứng được nhu cầu đến đội ngũ cán bộ lao động
4,4
5 Sự phối hợp của các bộ phận trong tổ chức thực hiện dự toán có chặt chẽ, đạt hiệu quả
3
Nguồn: Tổng hợp khảo sát của tác giả, tháng 5/2020
xác, kịp thời, hiệu quả” đạt4,5 điểm mức điểm khá tốt, trong công tác thông báo, truyền đạt tổ chức thực hiện chi nội bộ Ban lãnh đạo BQL luôn luôn thực hiện rất nhanh chóng để thông báo các văn bản đến các phòng ban sau khi nhận được phê duyệt của cấp trên. Cũng như luôn luôn kịp thời thực hiện gửi các công văn đến các đơn vị bên ngoài. Công tác thanh toán các khoản chi nội bộ Ban quản lý luôn thực hiện khá tốt và thanh toán kịp thời cho các đơn vị thụ hưởng, tuy nhiên có vài trường hợp bất khả kháng có thể bị chậm vài ngày do có thể lãnh đạo bận đi công tác, hoặc lỗi trong quá trình đánh máy khi gửi hồ sơ đi, hoặc hệ thống thanh toán của ngân hàng KBNN tỉnh gặp sự cố…
Tiêu chí“Các cuộc tập huấn có hiệu quả và có nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ” đạt 4 điểm mức điểm khá tốt, Hàng năm Ban quản lý luôn luôn thực hiện các cuộc tập huấn không chỉ cho cán bộ liên quan đến công tác quản lý chi nội bộ mà còn tạo điều kiện cho toàn thể đội ngũ cán bộ của đơn vị tham gia các cuộc tập huấn do cấp trên mở ra liên quan đến chuyên môn của mình. Điều này giúp công tác chuyên môn của mỗi người được nâng cao và giúp cho công việc được hiệu quả hơn.
Tiêu chí ‘‘Công tác triển khai thực hiên dự toán chi nội bộ có nhanh chóng, chính xác’’ đạt 4 điểm, mức điểm tốt. Ban quản lý luôn triển khai công tác thực hiện chi nội bộ một cách nhanh chóng từ các nhu cầu thực tế của các phòng chuyên môn cũng như của đơn vị, luôn thực hiện chính xác các khoản chi theo dự toán được duyệt và các văn bản hướng dẫn đang hiện hành.
Tiêu chí ‘‘Công tác tạo động lực có phù hợp và đáp ứng được nhu cầu đến đội ngũ cán bộ lao động’’ đạt 4,4 điểm, mức điểm tốt. Như đã biết đơn vị luôn rất quan tâm đến các chế độ của người lao động từ các khoản khen thưởng, thu nhập tăng thêm hay các chuyến du lịch, nghỉ dưỡng… và luôn có được sự hài lòng đến từ đội ngũ cán bộ của mình.
Tiêu chí “Sự phối hợp của các bộ phận trong tổ chức thực hiện dự toán có chặt chẽ, đạt hiệu quả” đạt 3 điểm, mức điểm trung bình khá. Các bộ phận đã phối hợp với nhau rất hiệu quả và chặt chẽ. Tuy nhiên do thiếu số lượng người lao động tham gia vào công tác thực hiện chi nội bộ nên đôi lúc trong công tác thực hiện chi nội bộ sẽ bị chậm trễ, có thể nói khối lượng công việc rất nhiều nhưng số lượng nhân viên cần cho công việc vẫn còn ít, nên việc phối hợp trong tổ chức thực hiện dự toán chi nội bộ với nhau vẫn còn chút khó khăn và chưa thực sự được trôi chảy.
2.3.4 Thực trạng quyết toán chi nội bộ của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình
Cuối năm tài chính, phòng Tài chính Kế toán và phòng Tổ chức Hành chính tổng hợp lại các khoản chi nội bộ trong năm, các chế độ liên quan đến người lao động để hoàn thành bản quyết toán chi nội bộ của Ban quản lý dự án.
Sau khi hoàn thành, bản quyết toán chi nội bộ sẽ được phó giám đốc phụ trách tài chính kiểm tra, thẩm định lại, đối chiếu với dự toán của năm tài chính.
Sau đó, bản quyết toán được trình lên Giám đốc xem xét phê duyệt và nộp lên cơ quan cấp trên để quyết toán.
Kết quả công tác quyết toán chi nội bộ được thể hiện trong bảng 2.18
Bảng 2.18. Kết quả quyết toán chi nội bộ
Đơn vị: triệu đồng
STT Chỉ tiêu 2017 2018 2019
1 Tổng chi nội bộ thực tế 13.568 16.955 19.686 2 Tổng chi nội bộ được quyết toán 13.568 16.955 19.686
3 Tỷ lệ (%) 100 100 100
Nguồn: Phòng Tài Chính kế toán Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình
Nhìn chung, trong giai đoạn 2017 – 2019, kết quả quyết toán chi nội bộ của Ban quản lý đều đạt kết quả tốt, tỷ lệ chi nội bộ được quyết toán đều đạt 100%.
Bên cạnh đó, thời gian nộp quyết toán tài chính chung, trong đó có quyết toán chi nội bộ của Ban quản lý đều đúng hạn, không bị chậm trễ.
Kết quả quyết toán chi nội bộ được thể hiện ở bảng 2.19:
Bảng 2.19. Khảo sát về công tác quyết toán chi nội bộ
Tiêu chí đánh giá Điểm trung bình
Công tác quyết toán chi nội bộ có được hoàn thành tốt so với
chi nội bộ thực tế 4,5
Công khoản chi nộ bộ có được quyết toán chính xác và hiệu quả 4 Công tác quyết toán có bị chậm trễ và được nộp đúng thời gian
quy định 5
Nguồn: Tổng hợp khảo sát của tác giả, tháng 5/2020
bộ thực tế’’ đạt 5 điểm, mức điểm tốt, vì trong quá trình thực hiện chi nội bộ Ban quản lý đã phải điều chỉnh dự toán để cho phù hợp với nhu cầu thự tế tại đơn vị nên công tác quyết toán chi nội bộ so với chi thực tế luôn luôn chính xác và hoàn thành tốt.
Tiêu chí “Các khoản chi nội bộ có được quyết toán chính xác, hiệu quả" đạt 4 điểm, mức điểm khá tốt. Điều này thể hiện qua kết quả quyết toán chi nội bộ của Ban quản lý đều đạt kết quả tốt, sát với dự toán. Tuy nhiên do sự biến động của dự toán thu nên dự toán chi cũng có sự thay đổi, nên việc quyết toán chi nội bộ không thể được chính xác 100% theo dự toán.
Tiêu chí “Công tác quyết toán có bị chậm trễ và có được nộp đúng thời gian quy định’’ đạt 5 điểm, mức điểm rất tốt, vì báo cáo quyết toán chi nội bộ và báo cáo tài chính của Ban quản lý luôn được hoàn thành đúng thời gian đúng theo quy định của đơn vị cấp trên.
2.3.5Thực trạng kiểm soát chi nội bộ của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình
Công tác kiểm soát chi nội bộ chủ yếu được thực hiện bởi Phó giám đốc phụ trách tài chính kết hợp với phòng Tài chính kế toándưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc.
Nội dung kiểm soát chi nội bộ của BQL:
+ Tiến hành kiểm tra rà soát lại các hóa đơn chứng từ chi nội bộ đã thực hiện trong năm tài chính,kiểm tra xem đã hoạch toán đúng, đầy đủ các khoản chi, mục chi, đã đúng theo mẫu biểu của các văn bản hướng dẫn đang hiện hành.
+ Kiểm soát hoạt động chi nội bộ: Nội dung kiểm soát này thường kiểm soát hoạt động chi nội bộ có đúng quy định pháp luật, kiểm tra lại quy trình thực hiện dự toán có đúng và đầy đủ các bước. Nếu phát hiện sai phạm, các cán bộ thực hiện công tác chi nội bộ sẽ bị khiển trách và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
+ Kiểm soát tỷ lệ hoàn thành kế hoạch về chi nội bộ: Nội dung này thường được kiểm soát hàng năm, xem xét tới khả năng hoàn thành kế hoạch về chi nội bộ của Ban quản lý. Nếu tỷ lệ hoàn thành trong quyết toán là 100% so với dự toán tức là công tác chi nội bộ đạt kết quả tốt và còn lại nếu không hoàn thành như dự toán thì phải xem tỷ lệ là bao nhiêu và lí do là gì để ta mới có thể đánh giá.
Công cụ kiểm soát: Công cụ kiểm soát khá đa dạng, có thể kể đến như văn bản pháp luật, định mức, công nghệ thông tin. Thời hạn chi nội bộ phải căn cứ vào hóa đơn, các văn bản hướng dẫn chi nội bộ…
Hình thức kiểm soát: bao gồm kiểm soát định kỳ và kiểm soát đột xuất. + Kiểm soát định kỳ được phòng Tổ chức hành chính lập kế hoạch và thực hiện hàng năm.
Kiểm soát định kỳ được thực hiện theo 3 bước:
Bước 1: Xây dựng kế hoạch kiểm soát: Kế hoạch kiểm soát định kỳ chi nội bộ thường được thực hiện cùng với kế hoạch kiểm soát tất cả các hoạt động khác trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Ban quản lý, thường là theo tháng, theo quý và theo năm.
Bước 2: Ban hành quyết định: Sau khi kế hoạch được phòng Tổ chức hành chính lập xong, sẽ nộp lên Ban giám đốc phê duyệt, sau đó ban hành quyết định kiểm soát định kỳ với thời gian kiểm soát cụ thể.
Bước 3: Thực hiện kiểm soát: Quá trình kiểm soát được thực hiện bởi Phó giám đốc phụ trách tài chính kết hợp cùng phòng Tài chính kế toán với các nội dung chi thanh toán của hóa đơn chứng từ, giá trị quyết toán so với dự toán…
Kết quả kiểm soát chi nội bộ được thể hiện ở bảng 2.20:
Bảng 2.20. Kết quả kiểm soát định kỳ chi nội bộ Đơn vị tính: Hồ sơ
Chỉ tiêu 2017 2018 2019
Hồ sơ thanh toán chi nội bộ hoàn thành 202 248 336 Hồ sơ thanh toán chi nội bộ không hoàn
thành 4 6 3
Mục tiêu hoàn thành Không
đạt
Không đạt
Không đạt
Nguồn: Phòng Tài chính Kế toánBan quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình
Công tác kiểm soát định kỳ đã phát hiện ra được nhiều sai sót trong hồ sơ chi nội bộ, nhưng đã được phát hiện và xử lý để hoàn thành công tác chi nội bộ một
cách kịp thời. Tuy nhiên vẫn còn một số hồ sơ chi nội bộ không thể hoàn thành do các yếu tố như doanh thu không được như dự kiến, dẫn đến nguồn chi không đủ và phải đợi sang năm kế hoạch mới có thể thanh toán nốt cho đơn vị thụ hưởng. Có những trường hợp hy hữu như có những hồ sơ phải thanh toán gấp vào cuối ngày của năm tài chính nhưng lúc đó hệ thống thanh toán của KBNN tỉnh, ngân hàng lại quá tải hoặc bị lỗi. Hay có những trường hợp như cán bộ kiểm soát chi của KBNN tỉnh, nhân viên giao dịch của ngân hàng bỏ quên không xem đến hồ sơ thanh toán, thì tất cả những trường hợp như vậy không được hoàn thành thanh toán trong năm tài chính, phải để sang năm kế hoạch mới có thể thanh toán.
+ Kiểm soát đột xuất:
Chủ thể thực hiện: Kiểm soát đột xuất chi nội bộ có thể do Ban lãnh đạo đơn vị, Sở tài chính, Thanh tra tỉnh… thực hiện.
Kiểm soát đột xuất cũng được thực hiện theo 3 bước tương tự như kiểm soát định kỳ, chỉ khác nhau ở phần kế hoạch kiểm soát đột xuất này không được công bố công khai ngay từ đầu kỳ, mà chỉ tới khi chuẩn bị tổ chức kiểm soát đột xuất mới gửi thông báo tới đơn vị và các phòng chuyên môn tham gia quản lý chi nội bộ, nhằm bảo đảm có được thông tin khách quan trung thực.
Thực trạng và kết quả kiểm soát đột xuất được thể hiện ở bảng 2.21.
Bảng 2.21. Kết quả kiểm soát đột xuất chi nội bộ
Chỉ tiêu 2017 2018 2019
Số lần kiểm soát đột xuất của các đơn vị bên ngoài 1 2 2 Số lần kiểm soát đột xuất củaBan lãnh đạo đơn vị 2 2 2
Số hồ sơ đúng theo quy định. 196 244 331
Số hồ sơ phát hiện sai sót 12 10 8
Nguồn: Phòng Tài chính Kế toánBan quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp tỉnh Hoà Bình
Số lần kiểm soát đột xuất của nội bộ Ban quản lý còn khá ít, nhưng số hồ sơ chi nội bộ phát hiện sai sót tương đối nhiều. Đặc biệt, qua từng năm đã có kinh nghiệm trong việc hoàn thiện hồ sơ mêm số hồ sơ sai sót có giảm đi đáng kể.
Việc phát hiện lỗi sai sót kịp thời trong năm tài chính đã giúp cho Ban quản lý kịp thời sửa lại hồ sơ một cách chính xác và kịp thời quyết toán chi nội bộ trong năm tài chính.
hiện khảo sát tất cả 02 thành viên Ban Giám đốc, 04 nhân viên phòng Tài chính kế toán, 03 nhân viên phòng Kế hoạch đầu tư là những phòng trực tiếp tham gia vào quy trình quản lý chi nội bộ và 09 nhân viên tại các phòng chức năng kháccủa Ban quản lý.Sau khi khảo sát, tác giả tập hợp kết quả ở bảng 2.22.
Bảng 2.22. Khảo sát về công tác kiểm soát chi nội bộ
Tiêu chí đánh giá Điểm trung bình
Công tác kiểm soát có được thực hiện đúng quy định 3,7 Nội dung kiểm soát được xác định đúng vào các điểm thiết
yếu
3,2
Thời gian thực hiện kiểm soát nhanh chóng, đáp ứng kịp thời nhu cầu của Ban quản lý
3
Hình thức kiểm soát phù hợp 4
Các công cụ kiểm soát có đầy đủ và được vận dụng hợp lý 4
Nguồn: Tổng hợp khảo sát của tác giả, tháng 5/2020
Tiêu chí “Công tác kiểm soát có được thực hiện đúng quy định” đạt 3,7 điểm, mức điểm khá tốt. Thực tế công tác kiểm soát của Ban quản lý đã được thực hiện đúng trình tự, quy định. Tuy nhiên do số lượng hồ sơ kiểm soát khá lớn vì vậy có thể trong