1 3 Dịch vụ logistic chủ yếu
2.2 Thực trạng về hoạt động logistics tại công ty TNHH TBC-Ball Việt Nam
Nam
2.2.1. Tình hình sử dụng dịch vụ logistics của công ty
Các họat động logistics tại Công Ty TBC-Ball Việt Nam đƣợc thực hiện thông qua phòng thu mua của công ty vì công ty đa phần thuê các nhà dịch vụ để
giúp công ty đảm nhận hoạt động này, tại đây các điều kiện về nhà thầu, hoạch định về số lƣợng tối ƣu đƣợc đánh giá theo khuôn mẫu chung và đến hạn kì thì việc kiểm tra sẽ đƣợc tiến hành bằng việc kiểm tra các nhà cung cấp qua bảng hỏi trực tuyến hoặc đến trực tiếp công ty dịch vụ để tìm hiểu thực tế nhằm cung cấp thông tin chính xác và kịp thời nhất về các yếu tố cần thiết nhằm đảm bảo chất lƣợng dịch vụ.
Do yêu cầu khắc khe của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO về an toàn sức khỏe cho ngƣời lao động nên việc dùng nhân công cho nhà máy cũng đƣợc đặc biệt chú trọng, phụ nữ mang thai sẽ không đƣợc tham gia vào quá trình sản xuất ra sản phẩm nếu vị trí của ngƣời này ở nơi có mức độ nguy hiểm cao nhƣ kho hàng ở gần vị trí đặt hóa chất của công ty hay phải làm việc xoay 3 ca, nên việc quản trị logistics của
nhà máy sẽ phải bao gồm luân chuyển công việc cho phù hợp khi phát hiện các trƣờng hợp có thai ở khu vực sản xuất.
Việc quản lý tài chính và dịch vụ của công ty thông qua phần mềm kế toán S.A.P nên việc quản lý các giaodịch với công ty .
Phần mềm này sẽ cho phép các phòng ban có có tài khoảng riêng nhằm đáp ứng từng nhu cầu của riêng mình.
Sau đây là ví dụ cho việc áp dụng phần mềm kiểm soát đơn hàng:
Tại Công Ty TNHH TBC-Ball Việt Nam khi phòng kinh doanh kí hợp đồng với đối tác thì bộ phận sản xuất sẽ lên lịch tiến hành sản xuất cho các đơn hàng đây cũng là quá trình logistics nội bộ diễn ra đầu tiên khi mà mỗi ca sản xuất sản phẩm sẽ đƣợc nhập kho, đóng kí mã hiệu và đƣợc đƣa vào hệ thống nhằm kiểm soát, ngẫu
nhiên các lô hàng sẽ đƣợc phòng đảm bảo chất lƣợng kiểm tra lại trƣớc khi cho
khách hàng.
Khi đến hạn giao hàng, phòng kinh doanh tiến hành gửi yêu cầu đến kho theo số đặt hàng của lô hàng,nhân viên phòng thu mua sẽ gửi yêu cầu nội bộ từ số liệu trên hệ thống đến khi đủ số lƣợng, từ đây phòng logistics sẽ liên hệ với các nhà vận tải để tiến hành chuyển hàng hóa đến khách hàng, nếu hàng hóa giao nguyên kiện thì sẽ trực tiếp gửi đi, nếu bị lẻ thì sẽ đƣợc đóng gói lại cho phù hợp với số
lƣợng giao hàng. Nếu là hàng giao nội địa thì đến đây nhiệm vụ của phòng logistics coi nhƣ hoàn thành sau khi giao hàng, nhƣng nếu đây là hàng xuất đi nƣớc ngoài thì lúc này phòng logistics gửi lệnh giao hàng đến phòng thu mua từ đây cùng với chứng từ mà phòng kinh doanh cung cấp là hợp đồng phiếu đóng gói, hóa đơn thƣơng mại sẽ đƣợc giao cho khách hàng và công ty khai thuê hải quan nhằm thông quan giao hàng cho khách hàng biết đƣợc thông tin và diễn ra quá trình thanh toán.
Để xem rõ hơn quy trình dòng chảy logistics tại công ty chúng ta có
lƣu đồ 2.1 nó miêu tả việc sử dụng dịch vụ logistics trong quá trình sản xuất kinh doanh tại công ty.
Lƣu đồ 2.1: quy trình sử dụng logistics tại công ty TBC-Ball nguồn: phòng thu mua công ty
Qua sơ đồ về quy trình logistics ta sẽ có thể thấy đƣợc logistics tại công ty trải qua 3 bƣớc
Bƣớc 1: Nhập khẩu-vận chuyển các nguyên vật liệu thành phẩm, phụ tùng từ nƣớc ngoài về kho của doanh nghiệp. Trong bƣớc này việc nhập khẩu và vận tải
đƣợc các công ty dịch vụ thực hiện. Khi có hợp đồng mua nguyên vật liệu đến ngày
Nhà cung cấp nguyên vật liệu(nhôm cuộn)
Lon sleek can nắp lon Chi tiết, phụ tùng thay thế
dây chuyền sản xuất Lon nhôm sản xuất Kho chứa Nhôm phế liệu vận chuyển,sắp xếp nắp lon vận tải, nhập khẩu vận tải xuất khẩu hoặc tiêu thụtrong nước vận tải xuất khẩu, tái chế tái nhập làm nguyên liệu 1 3 2
giao hàng công ty bên bán sẽ gửi các chứng từ gốc cho công ty sau đó công ty sẽ
dung công ty dịch vụ khai thuê hải quan để thực hiện việc nhập khẩu sau đó việc vận chuyển sẽ do công ty dịch vụ vận tải thực hiện để đƣa hàng hóa về kho của công ty. Nhân viên logistics tại công ty chỉ có trách nhiệm trong việc tìm đối tác dịch vụ và giao các chứng từliên quan cho đối tác.
Ƣu điểm: tận dụng đƣợc sự chuyên nghiệp của nhà cung cấp dịch vụ
thông qua kinh nghiệm thực hiện các nghiệp vụ khai thuê hải quan và vận tải chuyên nghiệp.
Nhƣợc điểm : thực hiện qua nhiều bƣớc trung gian, giấy tờ chuyển đi
cho nhiều ngƣời dễ gây chậm trễ, thất lạc
Bƣớc 2: Các hoạt động logistics tịa công ty, công việc này bao gồm việc thực hiện các công việc tại kho công ty nhƣ xếp hàng hóa mua đƣợc, lƣu trữ các nguyên vật liệu, phân phối nguyên vật liệu cho sản xuất, sau khi qua sản xuất tổ
chức lƣu trữ thành phẩm, phế phẩm điều phối cho các hoạt động kinh doanh, khi có nhu cầu xuất hàng từ phòng kinh doanh, phòng logistics của công ty sẽ nhận đƣợc yêu cầu bán hàng nội bộ(job order) để sắp xếp hàng hóa xuất giấy giao hàng.
Ƣu điểm : nhanh gọn, công tác điều phối , báo cáo đƣợc thực hiện bằng hệ thống máy tính nên mang tính chuyên nghiệp
Nhƣợc điểm :phòng logistics chỉ đảm nhận một khối lƣợng nhỏ trong tất cả các nghiệp vụ liên quan đến logistics nên chƣa có đội ngũ logistics thật hoàn thiện.
Bƣớc 3: Các hoạt động logistics liên quan đến bán hàng, sau khi có đặt hàng nội bộ thì phòng logistics sẽ liên lạc với các nhà vận tải để giao hàng theo đúng hẹn của phòng kinh doanh, nếu giao hàng trong nƣớc thì sẽ đƣợc giao hàng bằng các xe tải chuyên dụng, nếu là giao hàng đi nƣớc ngoài thì sẽ giao thêm các háo đơn chứng từ cho nhà cung câp dịch vụ để họ có thể làm các giấy tờ hải quan liên quan đến việc xuất hàng đi nƣớc ngoài.
Ƣu điểm: sự chuyên nghiệp của các nhà cung cấp dịch vụ sẽ giúp cho doanh nghiệp thực hiện dễ dàng các hoạt động vận tải và khai báo hải quan nếu cần thiết.
Nhƣợc điểm: qua nhiều khâu trung gian, phụ thuộc rất nhiều vào các nhà cung cấp dịch vụ cho công ty.
Từ sơ đồ hoạt động logistics tại công ty chúng ta có thể thấy đƣợc những ƣu nhƣợc điểm của hoạt động logistics tại công ty tnhh TBC-Ball, chúng ta có thể thấy đƣợc ở mỗi mô hình kinh doanh thì đều có ƣu, nhƣợc điểm từ đó dung các ƣu điểm để khống chế các nhƣơc điểm để có thể giảm tối thiểu các rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong quá trình hoạt động nhìn chung mô hình hoạt động logistics tại công ty TNHH TBC-Ball ta có:
Ƣu điểm: tận dụng ƣu thế của các nhà dịch vụ địa phƣơng về tính chuyên nghiệp cũng nhƣ kinh nghiệm làm việc trong nƣớc.
Nhƣợc điểm: qua nhiều khâu trung gian, dễ thất lạc các giấy tờ, tốn thời gian không cần thiết và có nhiều rủi ro trong hoạt động của các công ty dịch vụ mà công ty không thể kiểm soát đƣợc.
*Thống kê tình hình sử dụng dịch vụ logistics
Sốlƣợng sử dụng dịch vụ từquý I năm 2013 đến quý I năm 2015
Chính thức đi vào hoạt động vào giữa năm 2012 công ty đã liên tục phát triển
và tăng cả về số lƣợng và chất lƣợng, với quy mô 860 triệu lon nhôm trong 1 năm
thì việc quản trị kho hàng và các hoạt động liên quan đến vận tải phải đƣợc điều phối nhịp nhàng qua số liệu của phòng thu mua chúng ta có thể thấy đƣợc công ty
duy trì điều độ công tác vận riêng quí 1 năm 2015 tuy chỉcó 1 quý nhƣng đã có 401
lần sử dụng các dịch vụ liên quan đến vận tải và khai hải quan cho thấy bƣớc chuyển biến rõ rệt, đây cũng là thời gian đƣa vào thực hiện giai đoạn 2 của dự án là lắp thêm một chuyền sản xuất thân lon và một dây chuyền sản xuất nắp lon. Dƣới
đây là bảng thống kê tình hình chuyển giao dịch vụ qua các nhà dịch vụ logistics mà
công ty đã sử dụng từ khi thành lập: Bảng 2.1 sốlƣợng vận tải qua các công ty dịch vụ Quý quý I và II quý năm 2013 quý III và quý IV năm 2013 quý I và quý II năm 2014 quý III và qu ý IV năm 2014 quý I năm 2015 số lƣợng(lần ) 554 646 588 429 401
Nguồn: thống kê từ số liệu phòng thu mua
Bảng 2.1 thống kê lại sốlƣợng sử dụng các dịch vụliên quan đến hoạt động logistics của công ty đƣợc các nhà thầu đảm nhận, các công việc nhƣ xe đầu kéo, thủ tục hải quan, xe tải chuyên dụng trong nƣớc, bảng cho ta thấy tầm quan trọng
của các số liệu cụ thể về việc duy trì đối tác việc sử dụng các dịch vụliên quan đến hoạt động logistics vẫn chiếm rất cao 401 tuy chỉlà quý I năm 2015 chứng tỏ vai trò quan trọng của hoạt động này. Chúng ta sẽ nhìn rõ hơn qua các biểu đồ dƣới đây:
Biểu đồ quý I và II năm 2013 cho ta thấy sốlƣợng chuyển giao qua các công ty dịch vụ công ty nhƣ Song Thanh là công ty vận tải thực hiện dịch vụ nhiều nhất , số lƣợng nhiều nhƣ vậy là do công ty Song Thanh chuyên về xuất nhập khẩu hàng hóa và nguyên vật liệu cho công ty các vật tƣ chủ yếu công ty nhập về sử dụng bao gồm nhôm cuộn, pallet nhựa, giấy lót lon, mực in thân lon và dầu bôi trơn, ngoài ra
việc các đối tác thành phẩm cũng góp phần thúc đẩy vận tải hàng hóa trong nƣớc và giúp xuất khẩu của công ty khi đa phần khách hàng có trụ sở nƣớc ngoài nhƣ công
ty Coca-Cola trụ sở ở Philippines và Myanmar, nƣớc tăng lực Redbun. 151 46 50 73 50 184 0 20 40 60 80 100 120 140 160 180 200 Công ty Song Thanh Công ty DHL- VNPT Công ty Nam Việt Kim Công ty Schenker Việt Nam Công ty tiếp vận xanh khác lần công ty
Biểu đồ 2.2 thống kê số lƣợng chuyển giao quý I và II năm 2013 Nguồn: thống kê từ số liệu phòng thu mua
số lần 191 90 93 78 194 0 50 100 150 200 250 Công ty Song Thanh Công ty tiếp vận xanh
Công ty Sotrans Công ty Yusen logistics
khác
lần
công ty
Biểu đồ 2.3 thống kê số lƣợng chuyển giao quý III và IV năm
2013
Nguồn: thống kê từ số liệu phòng thu mua
Sang quý III và IV năm 2013 công ty Song Thanh vẫn là đối tác lớn nhất trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa nguyên vật liệu với 191 lần ngoài ra để đa dạng hóa các rủi ro, công ty còn sử dụng thêm dịch vụ đƣợc cung cấp bởi công ty kho vận Miền Nam với 93 lần. ngoài xuất nhập khẩu hàng hóa các công ty còn đảm bảo luôn việc vận chuyển nội địa giúp cho có chỗđứng rất cao trong hoạt động của công ty.
Sang quý I và II năm 2014 công ty Song Thanh vẫn là công ty có số lƣợng chuyển giao nhiều nhất với 127 lần nó cho thấy đây luôn là ƣu tiên trong việc sử
dụng các nhà thầu có kinh nghiệm hợp tác với công ty qua thời gian.công ty cổ
phần kho vận Miền Nam vẫn đƣợc dùng để phá thếđộc quyền tránh trƣờng một nhà thầu chi phối hoạt động của công ty.
Trong quý III và IV năm 2014 công ty Hai Bốn Bảy đã trở thành nhà cung cấp dịch vụ nhiều nhất cho công ty cho thấy chuyển biến trong việc sử dụng dịch vụ
127 51 104 120 42 144 0 20 40 60 80 100 120 140 160 Công ty Song Thanh Công ty Hai Bốn Bảy Công ty SGS Việt Nam Công ty Tiếp vận xanh Công Ty sotrans khác lần công ty
Biểu đồ 2.4 thống kê số lƣợng chuyển giao quý I và II năm 2014 Nguồn: thống kê từ số liệu phòng thu mua
số lần 91 82 81 70 105 0 20 40 60 80 100 120 Công ty Hai
Bốn Bảy Công Ty trần nguy
Công ty Sotrans Công ty DHL- VNPT khác lần công ty
Biểu đồ 2.5 thống kê số lƣợng chuyển giao quý III và IV năm
2014
Nguồn: thống kê từ số liệu phòng thu mua
khi quý trƣớc công ty Song Thanh là nhà cung cấp dịch vụ nhiều nhất cho công ty, công ty sotrans vẫn có chỗđứng trong việc cung cấp dịch vụ cho công ty TBC-Ball.
Tuy chỉcó quý I năm 2015 nhƣng số lần chuyển giao đã đạt 401 lần cho thấy tốc độ phát triển vƣợt bậc của công ty sau 3 năm đi vào hoạt động, năng suất ổn
định, chất lƣợng đƣợc nâng cao là nguyên nhân khiến cho việc xuất nhập khẩu tăng
lên nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty qua thời gian.
Qua 5 biểu đồ thể hiện sốlƣợng sử dụng dịch vụ logistics của công ty chúng ta có thể thấy vai trò của công ty cổ phần thƣơng mại và dịch vụ giao nhận vận tải Song Thanh và công ty cổ phần kho vận Miền Nam là cao nhất khi luôn chiếm trên 20 phần trăm dịch vụ sử dụng.
Từđây có thể thấy việc phụ thuộc quá nhiều vào một công ty dễ gây nên việc khó thích ứng trong việc hợp tác đối tác mới và khó có thể đa dạng hóa rủi ro cho công ty, vì công ty cần hoạch định lại chiến lƣợc quản trị nhà thầu từ đó kiểm soát một cách tốt nhất có thể các nhà thầu dịch vụ cho mình.
Chi phí duy trì hoạt động logistics khi sử dụng dịch vụ bên ngoài
Chúng ta có thể thống kê lại các chi phí mà công ty chi trả cho việc vận tải, dịch vụ kho bãi,chí phí cho nhà cung cấp là số tiền mà công ty chi trả cho việc các nhà cung cấp dịc vụ, trong đó các chi phí cụ thể có thể kể ra là:
Phí khai hải quan mỗi bộ khoảng 1,6 triệu đồng.
Phí vận tải nội địa. Phí cƣợc container. Phụphí xăng dầu. Phí dỡ hàng lẻ từ kho chứa hàng lẻở cảng. 51 55 72 100 50 73 0 20 40 60 80 100 120 Công ty Hai Bốn bảy Công ty Sotrans Công ty trần Nguy Công ty Tiếp Vận Xanh Công ty Song Thanh khác lần công ty
Biểu đồ 2.6 thống kê số lƣợng chuyển giao quý I năm 2015 Nguồn: thống kê từ số liệu phòng thu mua
Phí thuê xe nâng vận hành trong kho hàng không ty.
Phí thuê xe chở container từ cảng vềkho và ngƣợc lại.
Phí lấy DO.
Phí giao nhận chứng từ.
Phụ phí xếp dỡ THC.
Các phí có liên quan đến việc xếp dẽ hàng hóa tại bãi container hoặc cảng biển ( phụ phí xếp dỡ, phí lấy lệnh giao hàng, phí rửa container, phí nâng hạ container…..).
Phí thuê kho bãi tại Đà Nẵng phục vụ cho việc giao hàng cho công ty Coca-Cola Đà Nẵng.
Phí lấy seal.
Phí lấy B/L.
Trên đây là các nghiệp vụ cơ bản mà các nhà cung cấp dịch vụ logistics cho công ty.Để thống kê lại chi phí sử dụng từ khi thành lập hãy nhìn vào bảng 2.2 đây là bảng thể hiện tình hình chi phí cho hoạt động logistics bên ngoài.
Bảng 2.2 Thống kê chi phí chi trả cho các nhà cung cấp dịch vụ
Quý Quý III và quý IV năm 2012 Quý I và quý II năm 2013 Quý III và quý IV năm 2013 Quý I và quý II năm 2014 Quý III và quý IV năm 2014 Quý I năm 2015 Giá trị (tỉ đồng) 10,8 39,5 23,9 27 17,5 42,7
Nguồn: thống kê từ số liệu phòng thu mua
Từ bảng trên chúng chúng ta có thể thấy chi phí chi trả thể hiện tăng dần từ 10,8