Nhân viên hiện trường đến Thương vụ Cảng Cát Lái để tiến hành làm thủ tục nhận phiếu EIR như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:
Ç Lệnh giao hàng
Ç Mã đăng ký: HX15GK
Bước 2: Bốc số thứ tự và chờ hệ thống mời đến quầy dịch vụ Bước 3: Nộp hồ sơ cho nhân viên Cảng
Bước 4: Nhân viên Cảng căn cứ vào Lệnh giao hàng và số Đăng ký mà doanh nghiệp đã thanh toán Eport mà in phiếu EIR
Ç Khách hàng: Công ty CP Xuất nhập khẩu Thương mại Sản xuất MBEE Ç Số container: CSLU1196061 Ç Số seal: T750102 Ç Trọng lượng: 26.4 Ç Phiếu có giá trị đến: 05:59:00 25/03/2020 2.1.5.5 Đóng lệ phí lấy tờ khai và in Mã vạch 2.1.5.5.1 Đóng lệ phí và nhận tờ khai
Sau khi cán bộ Hải quan kiểm tra hồ sơ không có gì bất thường và đóng dấu “Thông quan” lên tờ khai thì chuyển tờ khai đã thông quan cùng giấy nộp thuế của doanh nghiệp ra quầy trả hồ sơ.
Nhân viên hiện trường chờ nghe đọc tên Doanh nghiệp đến quầy trả hồ sơ để đóng lệ phí và nhận lại tờ khai đã đóng dấu thông quan và giấy nộp thuế.
Nhân viên hiện trường thực hiện việc photo tờ khai đã thông quan thành 1 bản copy, bản gốc tờ khai cùng giấy nộp thuế Doanh nghiệp lưu hồ sơ và bản tờ khai copy đưa cho bên vận tải đi lấy hàng.
2.1.5.5.2 In mã vạch - Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát Hải quan giám sát Hải quan
Nhân viên hiện trường liên hệ bộ phận Văn thư của Cảng để in mã vạch thông qua trang web của Hải quan “customs.gov.vn”.
Sau đó tiến hành nhập những thông tin sau: Mã doanh nghiệp: 0315000701
Số tờ khai: 103208131830 Mã hải quan: 02CI Ngày tờ khai: 18/03/2020 Khi đó giao diện trang web như sau:
Hình 2.13 Giao diện in mã vạch
(Nguồn từ web customs.gov.vn)
Chọn “Lấy thông tin” xuất hiện Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát Hải quan.
Chọn “Trang để in” và tiến hành in mã vạch
2.1.6 Bàn giao Tờ khai, Mã vạch và Phiếu EIR cho bên vận tải
Nhân viên hiện trường bàn giao những chứng từ để bên vận tải đi nhận hàng và chở về kho của khách hàng. Chứng từ bao gồm:
Tờ khai đóng mộc thông quan Phiếu EIR
Mã vạch
Lệnh giao hàng (Master và House) Bill of Loading (bản copy)
2.1.7 Quyết toán chi phí dịch vụ và bàn giao toàn bộ hồ sơ với khách hàng
Sau khi hoàn thành thủ tục thông quan, kết thúc công việc giao nhận, nhân viên giao nhận lập biên bản quyết toán với công ty (giải chi). Nhân viên giao nhận gửi tất cả các hoá đơn về giao lại bộ chứng từ cho bộ phận chứng từ.
Các khoản chi phí để quyết toán với khách hàng, cụ thể gồm có: Phí dịch vụ Hải quan:
Ç Thủ tục Hải quan: 2.000.000 VND Ç Phí dịch vụ: 3.000.000 VND Chi hộ: Ç Phí cân bằng container: 1.280.950 VNĐ Ç Cước phí vận tải: 9.316.000 VNĐ Ç Phụ phí xếp dỡ (THC): 3.074.280 VND Ç Phí vệ sinh container: 307.428 VNĐ Ç Handling fee: 512.380 VND Ç Phí lấy lệnh D/O: 640.475 VND => Tổng cộng: 24.531.513 VND
Tất cả bộ chứng từ phải lưu lại tại công ty (01) bản sao bao gồm:
Hóa đơn dịch vụ giữ Công ty TNHH Tiếp vận WIND và Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thương mại Sản xuất MBEE
Hóa đơn liệt kê chi tiết các khoản chi phí khi lấy lệnh giao hàng
Hóa đơn liệt kê chi tiết các khoản chi phí khi làm thủ tục thông quan hàng hóa Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu thông quan (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mã vạch đã thanh lí
Tất cả bộ chứng từ trong bộ hồ sơ bàn giao cho khách hàng đều là (01) bản gốc, và công ty lưu lại (01) bản sao, bộ hồ sơ bao gồm:
Hóa đơn dịch vụ giữa Công ty TNHH Tiếp vận WIND và Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thương mại Sản xuất MBEE
Hóa đơn liệt kê chi tiết các khoản chi phí khi lấy lệnh giao hàng
Hóa đơn liệt kê chi tiết các khoản chi phí khi làm thủ tục thông quan hàng hóa Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu thông quan
Mã vạch đã thanh lí
Đến đây, nhiệm vụ của nhân viên giao nhận đã hoàn thành và đó cũng chính là toàn bộ quy trình thông quan hàng nhập khẩu mà Công ty TNHH Tiếp vận WIND thực hiện theo ủy thác cuả Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thương mại Sản xuất MBEE.
2.2 Đánh giá quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container(FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận WIND (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận WIND
2.2.1 Những mặt đạt được
Đầu tiên, Công ty đã thực hiện quy trình nhập khẩu hàng nguyên Container bằng đường biển theo đúng yêu cầu của nhà nước nói chung và quy định của Tổng Cục Hải Quan nói riêng. Công ty đã xây dựng được một quy trình nhập khẩu hàng hóa hợp lý, đầy đủ và việc hướng dẫn thực hiện thể chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu. Các
khâu trong quy trình đã được phân chia rõ ràng, hợp lý, có tính khoa học và hiệu quả cao. Gói dịch vụ công ty thực hiện bao gồm tất cả các khâu trong hoạt động xuất nhập khẩu đáp ứng nhu cầu khác nhau của khách hàng. Khi xảy ra thay đổi, bổ sung trong quy trình giao nhận, công ty đều cập nhật kịp thời tới đội ngũ nhân viên.
Quy trình thủ tục Hải Quan ở Việt Nam hiện nay vẫn còn là một khâu gây khó khăn cho các doanh nghiêp xuất nhập khẩu trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Với nhiều năm trong lĩnh vực khai báo hải quan và thông quan hàng hóa, nhận thấy để quá trình thông quan hàng hóa được nhanh chóng và giảm chi phí, Công ty TNHH Tiếp vận WIND thực hiện tốt quy trình thủ tục hải quan: nếu thực hiện tốt các vấn đề trên thì hầu hết các lô hàng sẽ được xử lý hải quan một cách suôn sẻ và nhanh chóng với chi phí hợp lý. Trong đó, chuẩn bị chứng từ là khâu quan trọng nhất trong quá trình làm thủ tục hải quan.
Tiếp đến, từng bước trong quy trình được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên trẻ trung, chịu khó học hỏi; những thành viên có thâm niên thì thành thạo công việc và nghiệp vụ, một người có thể làm được nhiều mảng khác nhau để có thể giải quyết tốt các vấn đề phát sinh suốt quy trình nhập khẩu. Nhờ đó hàng được giao về một cách nhanh nhất và tiết kiệm khá nhiều chi phí, giúp cho công ty có khả năng cạnh tranh hơn với các công ty giao nhận khác (Cụ thể, từ năm 2017 đến bây giờ công ty không tăng giá dịch vụ đối với khách hàng lớn mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng dịch vụ).
Ngoài ra, với quy trình làm việc rõ ràng, nhanh chóng, công ty đã xây dựng được hình ảnh tốt đẹp và uy tín với nhiều khách hàng, các đại lý vận chuyển trong nước, các đối tác vận chuyển ở nước ngoài và các cơ quan quản lý Nhà nước. Đó chính là động lực để công ty ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ, duy trì nguồn khách hàng lớn ổn định hiện tại và mở rộng ra các khách hàng mới nhờ sự giới thiệu từ các khách hàng cũ.
Công ty TNHH Tiếp vận WIND cũng có nhiều chính sách ưu đãi đối với nhân viên, luôn tạo nhiều điều kiện để nhân viên tích lũy kinh nghiệm, tham gia các lớp bồi dưỡng nâng cao kiến thức giúp cho nhân viên ngày càng nhạy bén hơn trong giải quyết công việc và công ty có chế độ thưởng cho nhân viên xuất sắc của năm để cho nhân viên của công ty có tinh thần cạnh tranh, nâng cao hiệu quả công việc. Môi trường làm việc của công ty luôn thân thiện, mọi người luôn hòa đồng. nên tâm lí của các nhân viên thoải mái và không phải chịu nhiều áp lực trong công việc.
Thông tin khách hàng được quản lý một cách có hệ thống. Mỗi lô hàng sẽ được nhân viên lưu trữ trong hệ thống hồ sơ một cách riêng biệt giúp việc theo dõi và cập nhật thông tin dễ dàng, nhanh chóng và đảm bảo tính nhất quán và chính xác của thông tin.
Văn phòng công ty được trang bị các thiết bị máy móc hiện đại như: máy vi tính, máy fax, máy coppy, máy scan, máy in, …
Công ty có trụ sở tại Bình Thạnh, là vị trí “đắc địa” thuận lợi để liên hệ với các hãng tàu, dễ dàng nhanh chóng đến xử lý các tình trạng khẩn cấp.
2.2.2 Những mặt còn tồn tại
2.2.2.1 Đối với giai đoạn thỏa thuận dịch vụ với khách hàng
Trong giai đoạn này, công ty gặp khó khăn trong việc liên hệ và thỏa thuận giá dịch vụ với khách hàng. Nguyên nhân do ảnh hưởng bởi nhiều công ty làm về lĩnh vực logistics, giao nhận. Bên cạnh đó kinh doanh dịch vụ giao nhận còn chịu ảnh hưởng trực tiếp từ sự phát triển của ngành vận tải, ngành kinh doanh dịch vụ giao nhận không thể nào phát triển khi ngành vận tải đi xuống hay gặp khó khăn. Vì vậy mà đôi khi khách hàng gây sức ép về giá và so sánh các dịch vụ mà công ty cung cấp.
2.2.2.2 Đối với giai đoạn nhận, kiểm tra bộ chứng từ, lấy lệnh giao hàng vàcược container cược container
Gặp khó khăn trong việc nhận và kiểm tra chứng từ:
Khách hàng giao thiếu chứng từ hoặc thiếu, không trùng khớp thông tin trên các chứng từ, dấu mọc trên chứng từ
Nhân viên giao nhận kiểm tra chứng từ chưa kĩ và công ty đã xảy ra trường hợp nhân viên giao nhận khi làm thủ tục thông quan hàng hóa ở cảng, khi kiểm tra lại bộ hồ sơ thì chứng từ bị sai hoặc thiếu chứng từ. Nhân viên giao nhận phải mất thời gian liên hệ công ty khách hàng lấy chứng từ thay thế hoặc bổ sung thêm chứng từ.
Gặp khó khăn trong lúc lấy lệnh giao hàng và thủ tục mượn container:
Nhân viên giao nhận bất cẩn trong lúc chuẩn bị chứng từ đi lấy lệnh giao hàng và tiền cược container. Vấn đề này công ty đã xảy ra trường hợp như sau: Nhân viên giao nhận chuẩn bị thiếu vận đơn gốc, thông báo hàng đến hoặc giấy giới thiệu công ty hết hạn sử dụng, chuẩn bị thiếu tiền lấy lệnh giao hàng.
2.2.2.3 Đối với giai đoạn làm thủ tục hải quan
Khó khăn trong việc khai hải quan
Giai đoạn này, nhân viên chứng từ gặp khó khăn trong việc tra mã HS, khai sai thông tin trên trên hệ thống ECUS5. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khai sai các tiêu chí trên phần mềm VNACCS: có một số tiêu chí có thể chỉnh sửa bổ sung nhưng có một số tiêu chí không thể chỉnh sửa bổ sung mà phải khai lại tờ khai mới; dẫn đến việc thông quan làng hóa bị chậm trể. Đặc biệt tờ khai đã được đóng thuế thì phải mất thời gian điều chỉnh thuế rất lâu.
Nhiều thông tin vẫn chưa biết nên nên nhân viên phải gọi điện cho khách hàng để nhờ cập nhật thông tin còn thiếu vì thế phải tốn khá nhiều thời gian khai báo. Ngoài ra, trong quá trình khai báo lỗi đường truyền dữ liệu còn kém nên việc tiếp nhận hồ sơ khai hải quan mất thời gian.
Áp mã số hàng hóa (HS code) chưa chính xác: do chưa nắm rõ nguyên tắc áp mã theo quy đinh. Có một số loại hàng cùng có mô tả ở nhiều nơi khác nhau trong biểu thuế có thể với thuế suất khác nhau gây lúng túng cho người khai hải quan. Nhưng theo nguyên tắc mã số của hệ thống hài hòa (mã HS code) thì mỗi loại hàng hóa chỉ có một mã số duy nhất – vậy vấn đề ở đây là phải tìm cho được mã số phù hợp cho mặt hàng đó.
Khó khăn trong việc làm thủ tục thông quan tại cảng
Nhân viên hiện trường gặp khó khăn trong lúc làm thủ tục thông quan hàng hóa tại cảng: sai quy trình, sai chứng từ, chứng từ thiếu. Khó khăn trong lúc làm việc với cán bộ Hải quan kiểm hóa ở cảng, Hải quan gây khó khăn cho nhân viên hiện trường vì mục đích tư lợi riêng.
2.2.3 Các vấn đề khác
Công ty TNHH Tiếp vận WIND gặp khó khăn trong việc duy trì sự ổn định và mở rộng lượng khách hàng. Một trong những nguyên nhân dẫn tới khó khăn này do công tác chăm sóc khách hàng chưa được chú trọng. Ngoài các phòng ban như trong sơ đồ cơ cấu tổ chức, công ty vẫn chưa có phòng ban chăm sóc khách hàng một cách riêng biệt. Công tác chăm sóc khách hàng sau dịch vụ đó là nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến việc khách hàng có muốn trở lại để sử dụng dịch vụ công ty nữa hay không vì có rất nhiều đối thủ cạnh tranh khác họ hoàn toàn có thể lôi kéo khách hàng của công ty về phía họ bởi những điều tưởng như là không cần thiết này. Chính vì vậy, trong thời gian tới công ty Công ty TNHH Tiếp vận WIND cần có những giải pháp hiệu quả để khắc phục hạn chế và phát huy những thành tựu đạt được nhằm góp phần nâng cao quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty, nâng cao hiệu quả kinh doanh và khẳng định vị thế trên địa bàn. Trên đây là toàn bộ chi tiết các bước thực hiện quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận WIND. Bên cạnh những ưu điểm, quy trình vẫn còn tồn tại những mặt cần điều chỉnh. Nội dung chương 3 sẽ đề cập các giải pháp nhầm hoàn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty, đồng thời thúc đẩy hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận tại Công ty TNHH Tiếp vận WIND ngày càng phát triển hơn.
Trên đây là toàn bộ chi tiết các bước đã thực hiện trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu, nguyên container, đường biển tại Công ty TNHH Tiếp Vận WIND. Bên cạnh những ưu điểm, quy trình vẫn còn những mặt tồn tại cần điều chỉnh. Nội dung trong chường 3 sẽ đề cập các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu, nguyên container, đường biển, đồng thời thúc đẩy hoạt động kinh doanh tại công ty ngày càng phát triển hơn.
3.CHƯƠNG 3:
4. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM
NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN WIND.
3.1 Cơ sở đề xuất các giải pháp
3.1.1 Triển vọng phát triển của lình vực logistics tại Việt Nam và thế giới
Việt Nam có đường bờ biển dài 3260 km với nhiều cảng biển lớn nhỏ tạo thuận lợi cho dịch vụ giao nhận phát triển.
Hiện nay cùng với việc vận tải container đường biển phát triển mạnh trên thế giới cũng như ở Việt Nam là điều kiện cho các ngành dịch vụ liên quan như giao nhận phát triển theo
Việt Nam hội nhập vào kinh tế khu vực và thế giới như khu vực mậu dịch tự do (AFTA), Diễn đàn Hợp tác Kinh tế Châu Á – Thái Bình Dương (APEC), Tổ chức Thương Mại Thế Giới (WTO) là cơ hội nâng cao vị thế quốc tế và mở rộng không gian của dịch vụ giao nhận. Bên cạnh đó Nhà nước kí các hiệp định song phương và đa phương, mở cửa thị trường giúp doanh nghiệp tìm hiểu thêm những thị trường mới, có được ưu đãi về thuế quan.
Nhà nước tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp phát triển như cải thiện giao thông, thay đổi thủ tục hành chính phù hợp với quy tắc quốc tế, khuyến khích ngoại thương và dịch vụ liên quan.
Ngày càng có nhiều doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận được thành lập, nhiều doanh nghiệp tìm đến các công ty này hơn. Đây cũng là dấu hiệu cho thấy triển vọng của dịch vụ giao nhận trong tương lai.
3.1.2 Phương hướng hoạt động lĩnh vực kinh doanh của công ty TNHH TiếpVận WIND Vận WIND
Công ty xây dựng kế hoạch phát triển qua các giao đoạn phù hợp với điều kiện thị trường cũng như khả năng của công ty. Nhằm đưa công ty lên vị trí những công ty giao nhận hàng đầu Việt Nam. Đưa đến cho khách hàng những dịch vụ đa