- Về chứng từ sử dụng tại cơng ty
2.5 Một số kiến nghị đề xuất:
a) Về Cơng ty
Việc chuyển đổi cơ chế kinh tế nước ta từ tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường là một tất yếu khách quan. Trong điều kiện hiện nay, Cạnh tranh trở nên ngày càng gây gắt, các doanh nghiệp sẽ phải phát triển mạnh để mở rộng quan hệ buơn bán, phục vụ tốt nhu cầu tiêu dùng của nhân dân, gĩp phần thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội, để đạt được điều đĩ thì phải cần thiết, phải sử dụng đồng thời hàng loạt các cơng cụ quản lý khác nhau trong đĩ kế tốn được xem là cơng cụ đắc lực.
Ban Giám đốc cần cĩ những chiến lược cụ thểđể hồn thiện cơng tác bán hàng. Cụ thể như để phục vụ cơng tác bán hàng tốt, cần cĩ sự tiếp thị sản phẩm đến người dùng. Do vậy cơng ty nên thiết lập bộ phận marketing, giúp bộ phận kinh doanh cĩ chính sách quảng bá sản phẩm, thương hiệu của cơng ty, cĩ kế hoạch cụ thể trong tìm kiếm khách hàng và nghiên cứu, mở rộng thịtrường. Cơng ty nên tham gia nhiều hơn vào các triển lãm, hội chợ,..nhằm quảng bá thương hiệu của Cơng ty rộng rãi hơn.
Chăm sĩc khách hàng quen thuộc: Cơng ty nên mở rộng hơn nữa các hình thức khuyến mại nhưng thực hiện nhiều chiết khấu hơn nữa đối với khách hàng, thay đổi tỷ lệ chiết khấu, hay ngồi các hình thức chiết khấu Cơng ty nên thưởng thêm cho những khách hàng mua h
àng số lượng nhiều vào cuối kỳ và hình thức thưởng nên thơng báo trước để làm mục tiêu phấn đấu cho khách hàng
Với các khách hàng mới: Cơng ty nên cĩ chính sách bán hàng cởi mở với họ, với các khách hàng mua với khối lượng lớn hay thanh tốn ngay bằng cách tăng thêm tỷ lệ chiết khấu để thu hút khách hàng, giảm chiếm dụng vốn làm tăng tốc độ luân chuyển vốn.
Thực hiện tốt hơn nữa cơng tác quảng cáo, giới thiệu sản phẩm như quảng cáo trên các phương tiện truyền thanh, truyền hình, trên báo chí, tham gia các hội chợ triển lãm,..
Cơng ty cần cĩ các chính sách, chế độ đãi ngộ người lao động tốt hơn như nâng lương, khen thưởng,Tổ chức tốt các hoạt động vui chơi, thể thao, du lịch...Bên cạnh chi phí đi lại Cơng ty nên hỗ trợ thêm tiền cho nhân viên mỗi khi đi khách hàng như tiền ăn uống .., để nhân viên phát huy khả năng và cống hiến hết mình cho cơng ty, tạo nguồn nhân lực ổn định cho Cơng ty
Bộ phận kinh doanh cần nâng cao năng lực chuyên mơn, hiểu được sản phẩm để cĩ thể giới thiệu sản phẩm đến khách hàng một cách cụ thể và thuyết phục. Ngồi ra nhân viên trong cơng ty cũng nên trau dồi thêm ngoại ngữđể tiếp cận được với các khách hàng là người nước ngồi
Để tránh tình trạng chiếm dụng vốn Cơng ty cần cĩ các biện pháp hiệu quả trong việc thu hồi nợ từ khách hàng, cụ thể như thơng báo đến khách hàng mức chiết khấu thanh tốn nếu khách hàng trả tiền đúng hạn hoặc sớm hạn
b) Về bộ máy kế tốn
Cơng ty phải trang bị cơ sở vật chất đầy đủ cho phịng kế tốn
Cơng ty phải cĩ ý thức chấp hành nghiêm chỉnh chế độ kế tốn về tài khoản sử dụng, các quan hệ đối ứng tài khoản và chế độ sổ sách kế tốn.
Nhân viên kế tốn tự trau dồi thêm kỹnăng chuyên mơn, luơn cập nhật các quy định mới về kế tốn do Bộ tài chính ban hành
Bộ phận kế tốn nên tìm hiểu sâu về phần mềm, khai thác và tận dụng đầy đủ các tính năng của phần mềm để cơng việc được hỗ trợ tốt hơn. Ngồi ra cần nghiên cứu xây dựng các báo cáo mang tính quản trị, giúp cho nhà quản lý phân tích, đánh giá được tình hình hiên tại cũng như tiềm lực của doanh nghiệp để cĩ các chiến lược kinh doanh và đầu tư thích hợp
Việc ghi chép, tập hợp chứng từ cần được tuân thủ kiểm sốt nội bộ và thực hiện đồng bộtheo quy định của cơng ty
Hồn thiện hạch tốn doanh thu nội bộ
Theo quyết định 15/QĐ-BTC, thơng tư 20/TT –BTC ngày 20/03/2006 + Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 136-phải thu nội bộ
Bên Nợ:
- số vốn kinh doanh đã giao cho đơn vị cấp dưới
- các khoản đã chi hộ, trả hộđơn vị cấp dưới, cấp trên
- Số tiền cấp dưới phải thu về, các khoản cấp trên phải giao xuống.
- Số tiền phải thu về bán sản phẩm, hàng hĩa, dịch vụ cho đơn vị cấp trên, cấp dưới, giữa các đơn vị nội bộ.
Bên Cĩ:
- Thu hồi vốn, quỹởđơn vị thành viên;
- Quyết tốn với đơn vị thành viên về kinh phí sự nghiệp đã cấp,đã sử dụng;
- Số tiền đã thu về các khoản phải thu trong nội bộ;
- Bù trừ phải thu và phải trả trong nội bộ của cùng một đối tượng
Sốdư bên nợ:
Số nợ cịn phải thu ởcác đơn vị nội bộ
+ Phương pháp hạch tốn kế tốn một số nghiệp vụ chủ yếu. -Hạch tốn ởđơn vị cấp dưới,
Khi đơn vị cấp dưới nhận được vốn do Tổng cơng ty , cơng ty giao xuống,ghi: Nợ các TK 111,112,211,…
Cĩ TK 411
Khi chi hộ, trả hộ cho đơn vị cấp trên và các đơn vị nội bộ khác, ghi: Nợ TK 136 –phải thu nội bộ (1368)
Cĩ các TK 111,112,…
Bù trừ các khoản phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ của cùng một đối tượng, ghi:
Nợ TK 336-phải trả nội bộ
Cĩ 136- phải thu nội bộ (1368). -Hạch tốn ởđơn vị cấp trên.
Khi đơn vị cấp trên (Tổng cơng ty, cơng ty)giao vốn kinh doanh cho đơn vị trực thuộc, ghi:
Nợ TK 136- Phải thu nội bộ (1361- vốn kinh doanh ởcác đơn vị trực thuộc) Cĩ TK 111,112,…
Khi đơn vị trực phải hồn lại vốn kinh doanh cho đơn vị cấp trên ,khi nhận được tiền do đơn vị trực thuộc nộp lên, ghi:
Nợ các TK 111,112,…
Cĩ TK 136-phải thu nội bộ(1361)
Bù trừ các khoản phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ của cùng một đối tượng, ghi:
Nợ TK 336-phải trả nội bộ
Cĩ 136- phải thu nội bộ (1368).
Về việc lập dự phịng các khỏan phải thu khĩ địi
Để quán triệt nguyên tắc “ thận trọng” trong kế tốn. Cơng ty nên tiến hành lập dự phịng phải thu khĩ địi, Thực chất của cơng việc này là cho phép Cơng ty được tính dự phịng bằng cách dành một phần lợi nhuận trong năm chuyển sang năm sau nhằm trang trải nợ phải thu khĩ địi cĩ thể phải xử lý trong năm sau, khơng làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của năm sau.
Theo quyết định 15/QĐ-BTC, thơng tư 20/TT –BTC ngày 20/03/2006 - Căn cứ để được ghi nhận là một khoản nợ phải thu khĩ địi là:
+ Nợ phải thu quá hạn thanh tốn ghi trong hợp đồng kinh tế ,các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã địi nhiều lần nhưng vẫn khơng thu được;
+ Nợ phải thu chưađến thời hạn thanh tốn nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.
- kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 139- dự phịng phải thu khĩ địi
Bên Nợ:
-Hồn nhập dự phịng nợ phải thu khĩ địi - Xĩa các khoản nợ phải thu khĩ địi;
Bên Cĩ:
- Số dự phịng nợ phải thu khĩ địi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp
Sốdư bên nợ:
Số dự phịng các khoản nợ phải thu khĩ địi hiện cĩ cuối kỳ. - Phương pháp lập dự phịng phải thu khĩ địi
Dự phịng phải thu khĩ địi phải được lập chi tiết cho từng tài khoản nợ phải thu khĩ địi. Cuối kỳ khi lập báo cáo tài chính, căn cứ vào số dư chi tiết của khoản thu khĩ địi để lập dự phịng hạch tốn vào chi phí sản xuất kinh doanh, sang cuối niên độ kế tốn sau xác định số dự phịng cần lập.
+ Nếu dự phịng cần lập lớn hơn số dự phịng đã lập năm trước thì lập số chênh lệch lớn hơn
+ Cuối kỳ kế tốn doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là khơng chắc chắn thu được(nợ phải thu khĩ địi) kế tốn phải xác định sổ dự phịng phải thu khĩ địi cần trích lập.
- Nếu số dự phịng cần trích lập của năm nay lớn hơn số dư của các khoản dự phịng đã trích lập cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn được trích lập như sau.
Nợ TK 642 – chi phi quản lý doanh nghiệp Cĩ TK 139 –Dự phịng phải thu khĩ địi.
- Ngược lại số trích lập năm nay nhỏ hơn số dự phịng trích lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập như sau
Nợ TK 139 - Dự phịng phải thu khĩ địi
Cĩ TK 642 chi phi quản lý doanh nghiệp (Chi tiết hoàn nhập dự phịng phải thu khĩ địi)
- Các khoản nợ phải thu khĩ địi khi được xác định thực sự là khơng địi được thì được phép xĩa nợ.
Nợ TK 139: số đã trích lập Nợ TK 642: số chưa trích lập
Cĩ TK 138, 131
+ Đồng thời ghi nợ TK 004 “Nợ khĩ địi đã xử lý” - Khi địi được các khoản nợ phải thu khĩ địi đã sử lý. Nợ TK 111
Cĩ TK 711
+Đồng thời ghi cĩ TK 004 “Nợ khĩ địi đã xử lý”
Cơng ty hạch tốn các khoản: chi phí thăm hỏi người ốm trong cơng ty, tiền phúng viếng đám ma, . . vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kế tốn ghi như sau:
Nợ TK 6428 Cĩ TK 1111
Việc hạch tốn nhưtrên là khơng đúng vì các khoản trên khơng liên quan đến hoạt động kinh doanh của cơng ty do đĩ khơng được phép hạch tốn vào chi phí kinh doanh. Các khoản chi kể trên cần phải được hạch tốn như sau:
- Đối với khoản chi thăm hỏi người ốm, phúng viếng đám ma trong cơng ty phải được lấy từ quỹ phúc lợi của cơng ty, kế tốn phải lập các bút tốn sau:
Phản ánh các khoản chi phúc lợi trong cơng ty: Nợ TK 3532
Cĩ TK 111,112,…
Đối với khoản chi phí như chi phí hội nghị, chi nộp phí tham gia hiệp hội,..kế tốn ghi:
Nợ TK 6418
Nợ TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu được khấu trừ thuế) Cĩ TK 111,112,331, . . .
Việc hạch tốn như trên là khơng đúng vì các khoản trên khơng liên quan đến chi phí bán hàng,(chỉ khi hội nghị khách hàng mới được hạch tốn vào chi phí bán hàng của cơng ty) do đĩ khơng được phép hạch tốn vào chi phí bán hàng. Các khoản chi kể trên cần phải được hạch tốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kế tốn ghi như sau:
Nợ TK 6428
Cĩ TK 111,112,331, . . .
Về các khoản phải thu khách hàng
Kế tốn xuất hĩa đơn khi nào biết chính xác hình thức thanh tốn của người bán bằng tiền mặt hay chuyển khoản mới xuất ra, nếu khơng sẽảnh hưởng đến viêc báo cáo của kế tốn trưởng và tình hình theo dõi cơng nợ.
Do nhiều khách hàng mua hàng nhưng khơng nhận hĩa đơn GTGT , vì vậy bộ phận bán hàng cần ghi chép chính xác cơng nợ của mình
Cơng ty cần đẩy mạnh hơn nữa việc lập dự tốn ngân sách nhằm hoạch định và kiểm sốt hoạt động kinh doanh. So sánh kết quả thực hiện với “dự tốn ngân sách” để kịp thời cĩ biện pháp điều chỉnh hoạt động tốt hơn. Những người trực tiếp liên quan đến hoạt động nào thì lập dự tốn cho hoạt động đĩ, như vậy thì dự tốn cĩ khuynh hướng chính xác và đáng tin cậy hơn, khả năng hoàn thành cũng cao hơn.
Cơng ty cần lập báo cáo kết quả kinh doanh theo từng bộ phận như theo từng ngành hàng và từng khu vực kinh doanh để cĩ thể kiểm sốt chi phí và điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh cho phù hợp
Chi phí bán hàng
Chi phí giao hàng chiếm tỷ trọng khá cao trong tổng chi phí bán hàng phát sinh tại cơng ty, do cơng ty cung cấp hàng hĩa cho các tỉnh miền Nam, miền Bắc, miền Trung,lập danh sách về hệ thống biên độ dao động cho phép về xăng dầu tiêu hao của xe giao hàng. Cịn các địa điểm gửi hàng cần cĩ danh sách các địa điểm gửi hàng hợp lý và chứng từ thanh tốn hợp lý, giúp cho việc hợp thức hĩa chứng từ được nhất quán hơn. Nên tập hợp nhiều địa điểm gửi hàng một tỉnh để cĩ sự chọn lọc tốt nhất về chi phí và chứng từ.
Chi phí tài chính
Cần cĩ danh sách theo dõi các khoản lãi phát sinh tại ngân hàng, lãi vay cá nhân, nhằm đảm bảo sự chính xác của các chi phí phát sinh, và các chứng từ hợp pháp của các khoản lãi vay cá nhân, đặc biệt là thuế suất của hợp đồng vay nhằm phục vụ trong việc xác định kết quả kinh doanh, các báo cáo theo yêu cầu của ban quản trị, quyết tốn thuế,…
Bộ phận cơng tác quản trị
Cần cĩ chính sách phân cơng cơng việc rạch rịi, lên kế hoạch cơng việc hàng tuần cho mỗi nhân viên. Và cần cĩ chính sách khen thưởng và phụ cấp đối với các nhân viên cĩ năng suất làm việc cật lực, các nhân viên văn phịng kiêm luơn trách nhiệm giao hàng đối với khách hàng trong phạm vi thành phố Hồ Chí Minh.
Cơng ty nên mở rộng cơ sở vật chất và các thiết bị để thuận tiện cho việc đi lại của nhân viên.
Nhưng đây chỉ là ghi nhận của riêng em, mong rằng cơng ty giảm được tối thiểu chi phí, đạt tối đa lợi nhuận để phát triển vững mạnh hơn trong nề kinh tế thị trường hiện nay
KẾT LUẬN
Hơn bao giờ hết xác định kết quả kinh doanh luơn là vấn đề thường xuyên được các cơng ty quan tâm tới
Đẩy mạnh bán hàng và xác định kết quả luơn là vấn đề cấp bách và một sống một cịn của doanh nghiệp, điều này địi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tự vận động và đi lên bằng chính thực lực tài năng của mình. Bán hàng là một trong những vũ khí sắc bén để đạt được hiệu quả. Việc xác định chính xác doanh thu và kết quả bán hàng trong kỳ là cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Cơng ty TNHH keo Tổng hợp Đại Đơng là một cơng ty cĩ qui mơ hoạt động lớn, kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau. Mặc dù cĩ nhiều biến động lớn về kinh tế, chính trị, biến động giá cả, tỷ giá trên thị trường trong nước và thế giới . Cơng ty TNHH keo Tổng hợp Đại Đơng vẫn tồn tại và ngày càng phát triển hơn với sự chỉ đạo đúng đắn của ban lãnh đạo cơng ty cũng như việc tổ chức cơng tác kế tốn cùng với bộ máy quản lý phù hợp.
Mặc dù rất cố gắng nhưng do điều kiện và khả năng cĩ hạn nên sự nhận thức về nội dung cũng như trình bày đánh giá của cá nhân cịn hạn chế. Do đĩ khĩ tránh khỏi sự thiếu sĩt, em kính mong nhận được sự so sánh, bổ sung của Thầy Cơ giáo để đề tài của em được hoàn thiện hơn
Cuối cùng một lần nữa emxin chân thành cám ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của Cơ Lê Đài Trang, sự tận tâm của các anh chị kế tốn trong cơng ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho em làm việc, tìm hiểu trong quá trình thực tập tại Cơng ty TNHH keo Tổng hợp Đại Đơng. Để em hồn thành báo cáo tốt nghiệp này.