3.1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH QPDESIGN
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
(Nguồn: Tác giả thiết kế theo hướng dẫn của giám đốc) 3.Í.3.2. Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận
> Giám đốc:
Điều hành, giám sát mọi hoạt động của công ty, thực hiện mối quan hệ giao dịch, ký kết hợp đồng. Định hướng việc tổ chức xây dựng và phát triển công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật và là người quyết định tổ chức bộ máy quản lý và phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty.
Xây dựng ngân sách, định mức chi phí về các dự án. Định kỳ theo dõi, kiểm soát và đánh giá, điều chỉnh ngân sách và định mức hợp lý.
> Phòng hành chính:
công tác hành chính, bảo vệ tài sản cho công ty và các hoạt động đoàn thể như Công đoàn, ...
> Phòng kế toán:
Kế toán thống kê tham mưu cho giám đốc.
Lập, lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán. Thực hiện các công tác hạch toán.
Lập báo cáo tài chính theo đúng quy định của Bộ Tài Chính ban hành. Theo dõi, quản lý, khai thác và sử dụng nguồn vốn của công ty có hiệu quả.
Cập nhật theo dõi chính xác số liệu theo phiếu xuất và nhập của thủ kho mỗi cuối tháng. Chịu trách nhiệm về số liệu kế toán và tổ chức thực hiện công tác kế toán tại công ty. Tổ chức thực hiện theo đúng pháp luật của nhà nước quản lý tốt các hàng hóa, tiền vốn đảm bảo cho hoạt động đồng thời phát hiện và ngăn chặn kịp thời các trường hợp vi phạm thể lệ tham ô, ăn cắp tài sản, phải phối hợp với phòng kế toán đầu tư giải quyết thanh lý hợp đồng
> Hành chính nhân sự:
Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo, nâng cao trình độ, tay nghề. Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng.
Lưu giữ các hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc thực hiện các thủ tục hành chính, chính sách nhân sự.
Theo dõi việc chấm công.
Nhận các biên bản kỷ luật, giấy khiếu nại của công nhân viên. Tổ chức việc giải quyết các khiếu nại, kỹ luật theo quy định.
Lưu giữ hồ sơ của ứng viên, nhân viên, nhân viên nghỉ việc theo quy định.
Cập nhật danh sách công nhân viên toàn công ty định kỳ hàng tháng và báo cáo cho giám đốc.
Đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật và quy định của công ty.
Phối hợp với các đơn vị nghiên cứu, xây dựng các chương trình, kế hoạch, quy định An toàn lao động, bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ.. .và theo dõi, giám sát thực hiện.
> Phòng thiết kế:
Quản lí, giám sát đội ngũ nân viên thiết kế nhằm đảm bảo đạt hiệu quả cao nhất. Thiết kế kiến trúc, nội thất văn phòng, khách sạn, nhà ở, căn hộ, ...
Thiết kế phương án, xây dựng ý tưởng thiết kế.
Thiết kế công trình theo chỉ đạo của giám đốc và nhu cầu khách hàng. Lập kế hoạch tiến độ thực hiện.
Triển khai thiết kế dự án : Điều phối, chỉ đạo, hướng dẫn nhân viên triển khai các bản vẽ, hồ sơ kĩ thuật liên quan. Theo dõi, giám sát và đánh giá kết quả làm việc của nhân viên và kiểm duyệt bản vẽ.
Đàm phán tư vấn cho khách hàng về việc bố trí nội thất.
Thực hiện các nhiệm vụ, chức năng thuộc phòng thiết kế và chịu trách nhiệm trước giám đốc.
Đề xuất các phương án nâng cao hiệu quả làm việc. > Bộ phận sản xuất:
Nhận lệnh sản xuất và tài liệu kỹ thuật (bản vẽ, mẫu) từ phòng thiết kế. Lập lệnh sản xuất, theo dõi tiến độ sản xuất.
Kiểm tra tất cả các thông tin kĩ thuật của sản phẩm.
Chịu trách nhiệm thực hiện đúng tiến độ sản xuất dựa trên kế hoạch sản xuất đã được triển khai, đảm bảo kĩ thuật cũng như chất lượng sản phẩm.
Chịu trách nhiệm về công tác quản lí, sử dụng lao động, máy móc thiết bị dùng trong sản xuất. Báo cáo tiến độ với giám đốc.
Tổ chức thực hiện hướng dẫn chuyên môn kĩ thuật nghiệp vụ cho các nhân viên sản xuất.
Phối hợp công tác với các bộ phận khác trong quá trình hoạt động. Các công việc khác được yêu cầu.
3.1.4. Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH QPDESIGN
3.1.4.1. về thiết kế kiến trúc:Thiết kế Biệt thự Thiết kế Biệt thự
Thiết kế Nhà phố
Thiết kế Căn hộ - Chung cư Thiết kế Cao ốc - Văn phòng Thiết kế Bar - Karaoke Thiết kế Nhà hàng - Café Thiết kế Khách sạn - Resort Thiết kế Showroom - Shop Thiết kế Spa - Massage
Thiết kế Bệnh viện - Phòng khám
3.1.4.2. Thi công nội thất :Nội thất Biệt thự Nội thất Biệt thự
Nội thất Nhà Phố
Nội thất Căn hộ - Chung cư Nội thất Cao ốc - Văn phòng Nội thất Bar - Karaoke Nội thất Nhà hàng - Café Nội thất Khách sạn - Resort Nội thất Showroom - Shop Nội thất Spa - Massage
Nội thất Bệnh viện - Phòng khám
3.1.5. Đặc điểm về tổ chức sản xuất sản phẩm xây lắp
Xây dựng là một ngành rất đặc biệt, nó không giống như các ngành sản xuất vật chất khác. Do vậy mà việc tổ chức sản xuất sản phẩm xây lắp ở các doanh nghiệp xây dựng rất phức tạp do thời gian thi công thường rất dài, lại có nhiều hạng mục công trình.
Quy trình công nghệ thi công được tiến hành như sau:
+ Khảo sát thăm dò, thiết kế, thi công phần móng công trình, ở giai đoạn này, máy móc thiết bị được tận dụng ở mức tối đa.
+ Tiến hành thi công, xây lắp công trình (xây dựng phần thô) + Lắp đặt hệ thống nước, thiết bị theo yêu cầu của công trình
+ Hoàn thiện trang trí, đảm bảo tính mỹ thuật của công trình, kiểm tra thu theo điểm dừng kỹ thuật và tiến hành bàn giao theo từng công trình hạng mục công trình và quyết toán công trình. Việc trang trí thiết bị máy móc tạo điều kiện thuận lợi cho công ty thực thi các công trình một cách nhanh gọn, đảm bảo yêu cầu kĩ thuật, mỹ thuật công trình.
3.1.6. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH QPDESIGN3.1.6.1. Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại công ty TNHH QPDESIGN 3.1.6.1. Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại công ty TNHH QPDESIGN Sơ đồ 3.2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại công ty
(Nguồn: Tác giả thiết kế theo hướng dẫn của giám đốc)
3.1.6.2. Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận> Kế toán trưởng: > Kế toán trưởng:
Theo dõi, giám sát, kiểm tra, phân tích và báo cáo tình hình tài chính của công ty với giám đốc.
Phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện các chủ trương về chuyên môn cho các kế toán viên.
Ký duyệt các tài liệu kế toán, có quyền từ chối không ký duyệt vấn đề liên quan đến tài chính doanh nghiệp không phù hợp với chế độ quy định.
Yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn có liên quan tới các bộ phận chức năng đó.
Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho cơ quan quản lí cấp trên và cơ quan quản lí tài chính. Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết cho việc xây dựng dự toán, các mức chi tiêu.
Được tham gia vào công tác tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật, đề bạt vị trí cho các kế toán viên, thủ kho, thủ quỹ trong doanh nghiệp theo quy định của doanh nghiệp.
> Kế toán sản xuất:
Xác định đúng đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và phương pháp tính giá thành sản phẩm thích hợp. Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho (kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ).
Tổ chức tập hợp, kết chuyển hoặc phân bổ từng loại chi phí sản xuất theo đúng đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất đã xác định và bằng phương pháp thích hợp đă chọn, cung cấp kịp thời những số liệu thông tin tổng hợp về các khoản mục chi phí và yếu tố chi phí đã quy định, xác định đúng đắn trị giá sản phẩm dở dang cuối kỳ.
Vận dụng phương pháp tính giá thành thích hợp để tính toán giá thành và giá thành đơn vị của các đối tượng tính giá thành theo đúng khoản mục quy định và đúng kỳ tính giá thành sản phẩm đã xác định.
Định kỳ cung cấp các báo cáo về chi phí sản xuất và giá thành cho các cấp quản lý doanh nghiệp, tiến hành phân tích tình hình thực hiện các định mức và dự toán chi phí, phân tích tình hình thực hiện giá thành và kế hoạch hạ giá thành sản phẩm.Phát hiện các hạn chế và khả năng tiềm tàng, đề xuất các biện pháp đẻ giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm.
3.1.7. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty TNHH QPDESIGN
3.1.7.1. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Công ty TNHH QPDESIGN áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chừng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau đó đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính.
có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.
Sơ đồ 3.3: Hạch toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: ---►
Ghi cuối tháng: ---►
Quan hệ đối chiếu: ◄---►
(Nguồn: Tác giả thiết kế theo hướng dẫn của giám đốc)
3.1.7.2 Chế độ kế toán tại công ty
• Chính sách kế toán áp dụng
- Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Thông tư 133/2016/TT- BTC ngày 28/06/2016 của Bộ Tài Chính.
- Công ty thực hiện đầy đủ các quy định của Bộ Tài Chính về việc lập báo cáo tài
chính (Bảng cân đối kế toán, Bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và Bảng thuyết minh báo cáo tài chính).
31/12/2018 , những năm tiếp theo từ ngày 01/01 đến 31/12. - Đơn vị tiền tệ sử dụng để hạch toán kế toán là Việt Nam Đồng.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Ghi nhận hàng tồn kho theo nguyên tắc giá gốc. - Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Bình quân gia quyền cuối kỳ.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Theo phương pháp khấu trừ.
- Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định: theo nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại và các quy định khác của chuẩn mực số 03” Tài sản cố định hữu hình” và chuẩn mực số 04 “ Tài sản cố định vô hình”.
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế được chi trả theo các quy định hiện hành của Nhà nước.
Bảng 3.1: Tỷ lệ các khoản trích theo lương
Chỉ tiêu
Bảo hiểm
xã hội Bảo hiểm y tế
Bảo hiểm
thất nghiệp Kinh phícông
đoàn Cộng
Công ty 17.5% 3% 1% 2% 23.5%
Người lao
động 8% 1.5% 1% 10.5%
Cộng 25.5% 4.5% 2% 2% 34%
(Nguồn: Luật Bảo Hiểm Xã Hội số 58/2014/QH13 và Nghị định 44/2017/NĐ)
3.2. Khảo sát việc tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây dựng
Do ngành xây dựng là một ngành đặc thù nên quá trình sản xuất xây dựng và sản phẩm xây dựng cũng có những đặc điểm khác biệt so với sản phẩm và sản xuất sản phẩm của các ngành khác. Sản phẩm xây dựng mang tính chất đơn chiếc, quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian sản xuất xây dựng phải trải qua nhiều giai đoạn như lập dự án đầu tư xây dựng, thiết kế công trình, thi công công trình, nghiệm thu bàn giao và đưa công trình vào sử dụng.
đơn vị liên quan. Điều này ta nhận thấy tất cả các sản phẩm xây dựng không có giá thống nhất trên thị trường. Từng sản phẩm xây dựng có giá riêng và được xác định trước khi sản phẩm ra đời bằng phương pháp riêng gọi là phương pháp lập dự toán. Tuy nhiên trong giai đoạn thực hiện nhiều chi phí phát sinh không thể lường trước và khó ước tính được. Chi phí dự toán cho công trình xây dựng thường được lập dựa trên sơ đồ cây như trong sơ đồ 3.4. Sơ đồ 3.4: Sơ đồ chi phí dự toán cho công trình xây dựng điển hình tại công ty
(Nguồn: Tác giả thiết kế theo hướng dẫn của giám đốc)
Sau thời gian thực tập tại công ty được sự chỉ bảo tận tình của các anh chị trong phòng kế toán cũng như sự hỗ trợ nhiệt tình của giám đốc công ty, chúng tôi đã được tìm hiểu về công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành tại công ty. Do đó để minh họa cho công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại công ty TNHH QPDESIGN chúng tôi xin phép được sử dụng số liệu của công trình thi
công hoàn thiện nội thất: VĂN PHÒNG ATLAS tại 19B Nguyễn Cảnh Dị, Phường 4,
Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh. Công trình bắt đầu thi công từ ngày 22 tháng 11 năm 2018 đến ngày 12 tháng 01 năm 2018, giá trị trên hợp đồng của công trình là 241.504.175 đồng (đã bao gồm 10% thuế VAT).
3.2.1. Quy trình lập bảng dự toán báo giá
Sau khi chủ đầu tư gặp mặt và trao đổi thông tin về công trình với Giám đốc. Phòng thiết kế sẽ đi khảo sát hiện trường công trình, đo đạt và thu thập số liệu, thông tin liên quan đến công trình. Dựa vào số liệu, thông tin thu thập được để lập bảng thiết kế (trong đó có những nội dung cần thực hiện thi công như: bàn, ghế, kệ,... ). Từ bảng thiết kế đó, phòng thiết kế sẽ nhập số liệu vào phần mềm lập dự toán và bảng dự toán đính kèm theo bảng thiết kế. Sau khi lập xong bảng thiết kế và bảng dự toán đính kèm thì phòng thiết kế sẽ photo thành 3 bảng và gửi lên cho giám đốc xét duyệt. Giám đốc xét duyệt xong sẽ gửi lại 1 bản gốc và 1 bảng photo cho phòng thiết kế, gửi 1 bảng photo cho chủ đầu tư. Nếu chủ đầu tư chấp nhận thì sẽ ký hợp đồng với giám đốc. Sau đó phòng kế toán sẽ gửi bảng photo đã