a. Mua dược phẩm:
✓ Nguồn thuốc được mua tại cơ sở kinh doanh thuốc hợp pháp.
✓ Có hồ sơ theo dõi, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, đảm bảo chất lượng thuốc trong quá trình kinh doanh.
✓ Chỉ mua các loại thuốc được phép lưu hành. Thuốc mua còn nguyên vẹn và có đầy đủ bao gói của nhà sản xuất, nhãn đúng quy định theo quy chế hiện hành. Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ của thuốc mua về.
✓ Khi nhập thuốc, công ty kiểm tra hạn dùng, kiểm tra các thông tin trên nhãn thuốc theo quy chế ghi nhãn, kiểm tra chất lượng và có kiểm soát trong quá trình bảo quản.
✓ Nhà thuốc có đủ thuốc thuộc Danh mục thuốc thiết yếu trong Danh mục thiết yếu Việt Nam do Sở Y tế địa phương quy định.
b. Bán thuốc:
✓ Công ty phân phối thuốc cho các cửa hàng bán lẻ và các tiệm thuốc trên thị trường.
✓ Bàn giao ký kết hợp đồng với các nhãn hàng thuốc lớn nhỏ trong và ngoài nước.
✓ Công ty cung cấp thuốc phù hợp, kiểm tra thuốc bán ra về nhãn thuốc, cảm quan về chất lượng, số lượng, chủng loại thuốc.
2.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY:
Công ty với chiến lược phát triển lâu dài nên sự phân công, tổ chức các bộ phận trong Công ty luôn được quan tâm hàng đầu. Công ty phân ra các bộ phận với chức năng, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng với mục đích cùng nhau thi đua, cùng nhau góp phần thúc đẩy Công ty hoạt động một cách có hệ thống, có hiệu quả kinh tế cao.
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
2.2.1 Số lượng lao động tại Công ty:
Bảng 2.1: Số lượng lao động Công ty
Phòng ban Số người Giám đốc 1 phận phận phận phận kế đấu hành kho toán thầu chính ______ X.______ 'x_______ (Nguồn: Phòng Kế Toán)
Bộ phận kho 1 Nhân viên kinh doanh 3 Nhân viên giao hàng 6 Tổng số lượng 20
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp tại phòng Nhân sự)
2.2.2 Trình độ nhân viên lao động tại Công ty:
Chịu trách nhiệm thực hiện công tác đấu thầu thuốc với các đơn vị trong và ngoài tỉnh;
Liên hệ trực tiếp với các đơn vị nhà thầu làm rõ các vấn đề liên quan trong quá trình triển khai đấu thầu;
Hiểu rõ các kế hoạch làm việc của nhóm hoặc bộ phận, phối hợp với các phòng ban liên hệ lập hồ sơ đấu thầu;
Giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, cẩn thận, tỉ mỉ và hoàn tất trong thời hạn được quy định;
Tham dự mở thầu, theo dõi quá trình đấu thầu thuốc đến khi hoàn tất.
□ Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận hành chính:
Đảm bảo tham mưu hiệu quả công tác tổ chức bộ máy nhân sự, hoạch định nguồn lực nhân sự, quản lý nhân sự tại Công ty;
Tham mưu cho Giám đốc xây dựng, duy trì các quy định, các quy trình hoạt động của Công ty, giám sát việc thực hiện, tuân thủ các nguyên tắc, nội quy của Công ty;
Tổ chức triển khai có kết quả các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, bảo hiểm, đánh giá cán bộ ... theo chức trách và nhiệm vụ mà Ban lãnh đạo Công ty giao;
Đảm bảo điều kiện, trang thiết bị, kỹ thuật và cơ sở vật chất cho hoạt động của Công ty (phương tiện đi lại, các thiết bị hành chính ..). Quản lý, tổ chức các hoạt động hành chính khác: văn thư, con dấu, các hoạt động lựa chọn nhà cung ứng, hậu cần .;
Phân công, quản lý các nhân viên thực hiện chức năng và nhiệm vụ được giao; Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban lãnh đạo.
□ Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận Kho:
Làm đề nghị lấy hàng từ kho hàng, đảm bảo đầy đủ lượng hàng tồn kho cần thiết; Kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ trước khi thực hiện việc Nhập/ xuất kho;
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Thực hiện kiểm, đếm, phân loại, ghi chép hàng hóa khi kiểm kê kho; Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công, chỉ đạo của Kế toán trưởng;
□ Chức năng, nhiệm vụ của Trình dược viên:
Giới thiệu các dược phẩm của Công ty tới các nhà thuốc trên địa bàn được giao; Lập và thực hiện kế hoạch bán hàng nhằm đạt chỉ tiêu phân bổ; Nắm bắt thông tin tốt về thị trường, khách hàng;
Xây dựng mối quan hệ với khách hàng trên địa bàn phụ trách; Xây dựng hình ảnh Công ty đến với các khách hàng tại địa bàn phụ trách;
Thực hiện các báo cáo định kỳ theo quy định của bộ phận; Triển khai đầy đủ và hiệu quả các chương trình, chính sách, thông tin từ Công ty tới khách hàng;
Lập kế hoạch làm việc rõ ràng và hoàn tất báo cáo đầy đủ theo sự chỉ đạo của cấp quản lý; Triển khai bán hàng phân phối sản phẩm theo quy trình của chi nhánh;
Truyền thông về thông tin sản phẩm đến khách hàng một cách trung thực; Triển khai thực hiện các chương trình khuyến mãi cho khách hàng;
Tìm kiếm và phát triển hệ thống phân phối và bán lẻ cho nhà thuốc, đại lý và phòng mạch;
Duy trì việc chăm sóc khách hàng cũ để tăng cao doanh số bán hàng, mở rộng thị trường và tìm kiếm khách hàng mới, lập danh sách khách hàng mới gửi về cho quản lý; Đi thị trường khảo sát thực tế tình hình lượng thuốc được tiêu thụ của mỗi nhà thuốc.
Nhận đơn hàng từ khách hàng và chuyển thông tin về cho tổ đánh đơn theo quy trình bán hàng.
2.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY:
Thực hiện công việc tính toán, ghi chép chính xác đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Họp thường xuyên với Giám đốc và trưởng phòng kinh doanh để hoạch định chiến lược phát triển, tìm hiểu thị trường và mở rộng kinh doanh.
Kiểm tra chặt chẽ các phương án kinh doanh để bù trừ chi phí. Cân đối chi phí doanh thu và báo cáo cho ban Giám đốc kết quả kinh doanh cuối mỗi tháng.
Xử lý những khiếu nại về chứng từ. Lập tất cả các loại phiếu, bảng kê nội bộ. Lập các loại tờ khai thuế, báo cáo tài chính nộp cơ quan thuế. Có nhiệm vụ giải trình những thắc mắc của cơ quan chức năng khi có yêu cầu.
Mỗi bộ phận kế toán tiếp nhận, xử lý và hoàn thành công việc trong phạm vi quyền hạn, trách nhiệm của mình. Sau đó, cuối tháng tập hợp toàn bộ lại cho kế toán trưởng để xác định kết quả, lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại Công ty
(Nguồn: Phòng Kế Toán)
□ Chức năng, nhiệm vụ của Kế toán Trưởng: (thâm niên công tác: 7 năm - trình độ: Đại học)
Tổ chức công việc kế toán của Doanh nghiệp; Điều tra, giám sát việc dùng nguồn tài sản, nguồn tài chính, nguồn nhân lực trong Doanh nghiệp;
Tổ chức công việc phù hợp với yêu cầu của luật pháp hiện hành, dựa trên cơ cấu, đặc trưng hoạt động buôn bán của Doanh nghiệp;
Phụ trách việc lập và trình duyệt kế hoạch công việc, các mẫu tài liệu, giấy tờ thuộc
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Để đảm bảo kế toán tiền lương hoạt động tốt và hiệu quả, cần có những quy định thống nhất trong Doanh nghiệp để kế toán làm theo và hoàn thành tốt công việc được giao;
Kế toán tiền lương là quá trình tính toán, ghi chép thời gian lao động hao phí và kết quả đạt được trong hoạt động tổ chức và quản lý theo nguyên tắc và phương pháp nhất định nhằm phục vụ công tác kiểm tra tình hình sử dụng quỹ lương;
Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động, kết quả lao động của từng người, từng bộ phận một cách chính xác, kịp thời;
Tính lương và trích các khoản theo lương, phân bổ chi phí lao động theo đúng đối tượng sử dụng lao động;
Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các bộ phận sản xuất - kinh doanh, các phòng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp;
Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động;
Lập các báo cáo về lao động, tiền lương, các khoản trích theo lương kịp thời, chính xác;
Phân tích tình hình quản lý, sử dụng lao động cả về số lượng, thời gian, năng suất; Trên cơ sở đó, đề xuất các giải pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả sử dụng lao động;
Xác định mức độ cơ cấu tiền lương, các yếu tố làm tăng quỹ lương;
Hạch toán tỷ trọng các hình thức và chế độ tiền lương; Phân tích tình hình quản lý, sử dụng quỹ lương, xây dựng phương án trả lương hợp lý nhằm kích thích người lao động nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm.
□ Chức năng, nhiệm vụ của Ke toán Công nợ: (thâm niên công tác: 4 năm - trình độ: Cao đẳng)
Kiểm tra các chứng từ trước khi lập thu chi; Lập phiếu thu, chi theo biểu mẫu để làm căn cứ cho thủ quỹ chi tiền;
báo cáo quỹ với Kế toán tổng hợp của Công ty;
Lập phiếu nộp ngân sách - ngân hàng; Đóng chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh, số thứ tự, thời gian; Lưu trữ bảo quản;
Nhận chứng từ cơ sở chuyển (bản sao hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, ...) để thanh toán;
Hàng tháng đối chiếu với Kế toán cơ sở tình hình công nợ nội bộ, công nợ khách hàng; Lập lịch trình thanh toán công nợ đối với khách hàng;
Tính toán số công nợ phát sinh hằng tháng; Lập giấy thông báo thanh toán công nợ (nội bộ, khách hàng) hằng tháng (có cập nhật tình hình phát sinh tăng, giảm trong kỳ);
Theo dõi, lập báo cáo tình hình số dư công nợ của nội bộ theo từng đối tượng đột xuất hoặc định kỳ (tháng quý năm) theo yêu cầu Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, ..;
Thực hiện công tác kế toán thu chi tiền mặt, tạm ứng bằng tiền mặt (chi đối với các khoản tạm ứng không nằm trong các công trình do kế toán công trình theo dõi), định kỳ hàng tuần đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ;
Đề xuất Phụ trách Phòng các trường hợp thanh toán khi có vướng mắc; Đề xuất biện pháp thu hồi công nợ hữu hiệu;
Chủ động nhắc nhở thanh toán công nợ; Đề xuất Trưởng Phòng mức thanh toán và lịch thanh toán công nợ đối với khách hàng;
Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho tiến hành lập phiếu chi tiền đối với những hóa đơn giá trị nhỏ, chuyển thủ quỹ chi tiền, ký tên vào phiếu chi và giữ lại một phiếu có lưu chữ ký của người nhận tiền;
Tính lương, tính phụ cấp và lập bảng lương, phiếu chi lương cho nhân viên; Nhập liệu chứng từ vào báo cáo thuế, cũng như những chứng từ đó làm căn cứ đưa vào sổ sách;
Giải quyết những vấn đề liên quan đến bảo hiểm cho người lao động như tham gia
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Phối hợp với bộ phận kế toán có liên quan kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp các hóa đơn, chứng từ đầu vào, đầu ra đảm bảo phù hợp theo quy định của Nhà nước;
Hạch toán các bút toán liên quan đến thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi bằng tiền. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên (cuối mỗi ngày và cuối tháng) để đảm bảo giám sát chặt chẽ ngân quỹ;
Thực hiện việc giao dịch với ngân hàng: Rút tiền, chuyển tiền, đối chiếu chứng từ, sổ phụ ngân hàng;
Phụ trách lập, quản lý, giải chấp, tất toán các hợp đồng tín dụng, các khoản lãi (tiền gửi, tiền vay);
Lập báo cáo dự kiến thu, chi hàng tuần, tháng, cân đối tài chính;
Đảm bảo việc theo dõi và cập nhật chứng từ trung thực, chính xác và kịp thời; Lưu trữ các chứng từ liên quan đến công việc theo quy định; Cung cấp các báo cáo liên quan phần hành phụ trách theo yêu cầu của cấp quản lý;
Nhập liệu vào phần mềm, khóa sổ và lập báo cáo liên quan phần việc phụ trách chính; Khi phát hiện lỗi và cần phải sửa, xóa thì phải có sự đồng ý của cấp quản lý trực tiếp.
2.4 CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY:
Công ty áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam được ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính.
• Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm
• Đơn vị sử dụng tiền tệ trong ghi chép kế toán là: VNĐ
• Công ty tổ chức và vận dụng hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Các loại thuế Công ty phải nộp ngân sách nhà nước:
✓ Thuế thu nhập doanh nghiệp
✓ Thuế thu nhập cá nhân
✓ Thuế GTGT
2.4.1 Hình thức ghi sổ kế toán áp dụng tại công ty:
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính với sự trợ giúp của phần mềm “Kế toán Việt Nam”.
Hệ thống sổ sách kế toán Công ty theo hình thức Nhật ký chung gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết của 1 tài khoản, Sổ chi tiết của các chi tiết cấp 1 thuộc 1 tài khoản
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
(Nguồn: Phòng Kế Toán)
Chú thích: Ghi hằng ngày k
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ » Quan hệ đối chiếu, kiểm tra ◄______►
Giải thích: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hay bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các nhật ký chứng từ được ghi vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, vào sổ chi tiết. Cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ. Đối với các loại chi phí SXKD phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Những số liệu trong đề tài này được thu thập từ phòng Tổ chức hành chính và phòng kế toán Tài vụ của công ty:
✓ Bảng tổng hợp lương
✓ Bảng tính lương và BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
✓ Kế hoạch quỹ lương
✓ Bảng tình hình hoạt động, bảng cân đối kế toán.
Ngoài ra chúng em còn tham khảo ý kiến của các cô chú, anh chị trong phòng Kế toán của Công ty TNHH Thương mại Ngọc Linh Trang và tham khảo sách và tài liệu liên quan đến đề tài nghiên cứu.
Phương pháp phân tích số liệu: Phương pháp so sánh
+ Phương pháp so sánh tuyệt đối: Là hiệu số của 2 chỉ tiêu: chỉ tiêu phân tích và chỉ tiêu cơ sở. Ví dụ: So sánh giữa kết quả thực hiện và kế hoạch hoặc giữa thực hiện kỳ này và thực hiện kỳ trước.
+ Phương pháp so sánh tương đối: Là tỷ lệ phần trăm của 2 chỉ tiêu: Chỉ tiêu kỳ phân tích so với chỉ tiêu gốc để thực hiện mức độ hoàn thành theo tỷ lệ của số chênh lệch