III. DOANH NGHIỆP NHẬT BẢN VÀ CÁCH LÀM VIỆC TRONG DOANH NGHIỆ P:
b. Cỏch ứng xử trong cụng việc:
Khi vào cụng ty , cỏc nhõn viờn mới bao giờ cũng phải trải qua 2 giai đoạn giỏo dục : giỏo dục cơ bản và giỏo dục chuyờn mụn. Việc
giỏo dục nhõn viờn được tiến hành một cỏch triệt để kốm theo nhiều quy định chặt chẽ, nhất là ở những cụng ty lớn cú truyền thống lõu đời. Tuy
nhiờn, từng cụng ty cú thể cú cỏch giỏo dục riờng mang sắc thỏi của cụng ty đú nhằm duy trỡ mặt thống nhất của tổ chức, cú ý thức vỡ mục đớch
chung và tiến hành hiệu quả cỏc cụng việc kinh doanh. Tất cả cỏc cụng ty, dự lớn hay nhỏ, đều cú rất nhiều những quy định cụ thể từ cỏch quyết định vấn đề, phạm vi trỏch nhiệm, quyền hạn, cỏch thực thi cho đến đạo đức của nhõn viện, trang phục, cỏch ứng xử giao tiếp với khỏch,.. Dưới đõy là một vài vớ dụ
Cỏch ứng xử qua điện thoại : Cỏc cụng ty Nhật cho rằng ứng xử qua điện thoại của nhõn viờn là một tiờu chuẩn để người ngoài đỏnh giỏ cụng ty, điều này thậm chớ cũn ảnh hưởng đến cả sự thành bại trong cụng việc. Vỡ vậy nhõn viờn luụn được huớng dẫn phải cú ý thức rằng
mỡnh là bộ mặt của cụng ty khi gọi và nhận điện thoại. Thậm chớ cú những quy định chi tiết như khi cú điện thoại gọi đến, nhõn viờn phải cầm
mỏy ngay trong một hoặc hai tiếng chuụng và xưng tờn cụng ty. Nếu muộn hơn khi cầm mỏy phải núi “ Xin lỗi đó để quý khỏch chờ lõu”,…
Giữ đỳng hẹn : cỏc nhõn viờn luụn được yờu cầu phải giữ đỳng hẹn, tuyệt đối khụng để khỏch chờ. Việc đến trước 5 phỳt so với giờ
hẹn là một trong những quy định sơ đẳng nhất. Thậm chớ cú người cũn cố ý vặn nhanh đồng hồ đeo tay của mỡnh lờn 5 phỳt.
Giao hàng cho khỏch đỳng thời gian quy định cũng là một nguyờn tắc bất di bất dịch. Cụng ty nào khụng giao hàng đỳng hạn định sẽ
gõy trở ngại cho khỏch hàng, đỏnh mất sự tớn nhiệm và khú nhận được cỏc đơn đặt hàng tiếp theo. Vỡ vậy, cỏc cụng ty Nhật luụn cố gắng khắc
phục mọi khú khăn để giữ đỳng hẹn.
Hẹn trước qua điện thoại : Trước khi đến thăm một cụng ty cần gọi điện thoại trước. Và nếu vỡ lý do gỡ đú khụng thể đến đỳng giờ
hẹn cũng phải gọi điện thoại trước.
Coi trọng hỡnh thức : Chỳ ý đến hỡnh thức là phộp lịch sự và rất được coi trọng trong mụi trường kinh doanh. Tuỳ vào ngành nghề và loại cụng việc mà cú trang phục khỏc nhau nhưng những người làm cụng việc giao dịch cần phải đặc biệt lưu ý. Trang phục sạch sẽ, phự hợp với
hoàn cảnh khụng chỉ ảnh hưởng đến uy tớn cỏ nhõn mà cũn ảnh hưởng tới uy tớn cụng ty.Thậm chớ cú cụng ty cũn quy định chi tiết đến cả cỏch để đầu túc, múng tay, cà vạt,... Comple được dựng phổ biến, ngay cả đối với những người lao động khụng làm việc trong văn phũng. Sau khi đến chỗ
làm, họ thay trang phục, mặc quần ỏo lao động và hết ngày lại mặc comple trở về nhà.
Một biểu hiện khỏc là việc chuẩn bị giấy tờ tài liệu cho cuộc họp luụn phải chuẩn bị dưới những hỡnh thức thống nhất. Cụng việc bao
giờ cũng phải tiến hành từ việc hoàn thiện hỡnh thức sau đú mới tiếp tục cụ thể hoỏ từng nội dung. Vớ dụ trước một cuộc họp bao giờ cũng phải cú
bản túm tắt về nội dung cuộc họp, và việc đọc trước bản túm tắt nội dung chớnh này và chuẩn bị ý kiến của mỡnh được coi là việc làm khụng thể
thiếu khụng chỉ với người phỏt biểu mà cả với những người tham gia.
Thoả thuận trong kinh doanh : Việc trao đổi kinh doanh khụng nhất thiết phải tiến hành ở văn phũng. Tất nhiờn là phần lớn cỏc việc trao đổi kinh doanh được tiến hành tại văn phũng nhưng cũng cú khụng ớt những cuộc thoả thuận được tiến hành trong những bữa tối. Những bữa chiờu đói như vậy được tiến hành ngoài giờ và được tớnh vào chi phớ kinh doanh. Chi phớ này cũng được Sở Thuế chấp nhận khụng đỏnh thuế
trong một giới hạn nào đú.
Tặng quà : Người Nhật núi riờng và người phương Đụng núi chung rất thớch được tặng quà. Khi hai doanh nghiệp làm việc với nhau
thỡ việc trao đổi quà tặng với người đại diện là hết sức cần thiết. Nờn cú quà cho cụng ty và quà cho cỏ nhõn người đại diện. ( Sở dĩ cú điều này là vỡ với người Nhật thỡ quan hệ cỏ nhõn cũng rất quan trọng). Quà tặng thỡ tuỳ theo mức độ quan hệ và khả năng của doanh nghiệp, nhưng núi
chung khụng nờn tặng quà quỏ lớn, vỡ người Nhật rất coi trọng việc cú đi cú lại, nếu tặng quà lớn mà khụng đỏp lễ nổi họ sẽ cảm thấy mất mặt. Cú
thể tặng những sản phẩm của cụng ty hoặc những catalog giới thiệu,…Nhớ chỳ ý đến bao gúi vỡ người Nhật thớch những quà tặng tinh tế và được
bao gúi cẩn thận. Chỳ ý khụng tặng quà cú 4 chiếc hoặc tặng cõy cho người ốm.