Thông thường có 2 cách để triển khai một chiến dịch emai marketing đó là sử dụng phương pháp gửi mail truyền thống và sử dụng phần mềm gửi email (gồm có phần mêm gửi email miễn phí và phần mềm gửi mail mất phí).
Dù sử dụng phương pháp nào thì khi thực hiện một chiến dịch email marketing cũng cần tuân theo các bước sau:
2.1. Chuẩn bị Data khách hàng
Nếu không có sẵn data khách hàng sẵn thì có thể sử dụng phần mềm tìm kiếm email trên website, diễn đàn; mua thông tin email từ một số trang bán thông tin hoặc một số cách khác
2.2. Đưa ra các tiêu đề giật tít để thu hút khách hàng
Theo những thống kê bởi Impact Branding & Design, 33% người nhận email mở thư của họ ra dựa vào chỉ riêng dòng chủ đề. Chủ đề của nên ngắn gọn và cung cấp nhiều thông tin, đem đến cho người đọc một lý do để họ click vào, ví dụ như gợi lên sự tò mò hoặc sợ hãi, cảm giác bị bỏ lỡ về nội dung email
2.3. Chuẩn bị một nội dung email
Nội dung email có thể thiết kế theo dạng html , hoặc lên các trạng website thiết kê template săn có , hoặc tự thiết kế template bằng các công cụ hay phần mềm thiết kế template.
Nội dung emai cũng cần lưu ý một số điểm sau để hạn chế tình trạng email vào spam:
- Tiêu đề: Với mỗi tiêu đề email gửi đi cho khách hàng nên hạn chế viết hoa các chữ cái , tiêu đề ngắn gọn, không dài dòng.
- Nội dung: Nội dung viết email cần đảm báo các tiêu chí sau đây: + Kích cỡ chữ không to
+ Tối đa 2 màu chữ trong 1 nội dung email
+ Không được chèn quá nhiều hình ảnh, tối đa 2 ảnh trong một nội dung email.Ảnh không được to quá và tỉ lệ thuận với chữ, kích cỡ ảnh khi gửi email nên để từ 300~500 pixcel.
+ Không được chèn quá nhiều đường link trong một nội dung email , chỉ nên chèn 1 đường link mà thôi.
+ Nội dung ngắn gọn , xúc tính , truyền tải vừa đủ thông điệp của bạn đên người nhận
Nhìn chung, thời điểm gửi email tốt nhất là lúc 8h sang hoặc 4h chiều , đó là khoảng thời gian mà mọi người check email nhiều nhất trong ngày.
Theo Dữ liệu phân tích của MailChimp (một nền tảng cung cấp dịch vụ email marketing) một số gợi ý sau:
+ Email có nội dung giải trí nhận được phản ứng tốt hơn khi được phát đi vào cuối tuần, tương tự là một số chiến dịch có nội dung quảng bá liên quan đến sở thích và bán lẻ.
+ Dữ liệu cho thấy các nội dung dành cho người tiêu dùng (B2C) dễ được đọc hơn nếu hiện diện trong hộp thư của người nhận trước khi một ngày làm việc mới thực sự bắt đầu.
+ Thư liên quan đến chương trình marketing của các tổ chức phi lợi nhuận đạt hiệu quả tốt nhất khi được gửi vào những ngày trong tuần, trong khoảng từ 8-11 giờ sáng.