Phích phân loại được sắp xếp theo đúng trật tự lo gích khoa học của khung phân loại mà thư viện đang sử dụng.
Trước khi xếp phích phân loại vào mục lục, cán bộ bộ thư viện phải kiểm tra xem số phích đã có đầy đủ chưa. Các phích trong MLPL được xếp theo hai nguyên tắc:
- Nguyên tắc phân loại. - Nguyên tắc chữ cái.
Bước đầu căn cứ vào ký hiệu phân loại để chia các phích mô tả theo tiêu đề của mục lục (từ môn loại 000 đến 999) trong mỗi tiêu đề phải chia theo các
phích ngăn nếu có (từ A đến Z). Sau mỗi phích ngăn các phích mô tả tài liệu được xếp theo thứ tự chữ cái tác giả, tên sách. Các phích tác giả gồm: Tác giả cá nhân, tác giả tập thể, các phích tên sách được xếp chung theo thứ tự chữ cái từng tiếng một như trong từ điển.
Các nguyên âm đặc biệt (A, á, â hay 0, ô, ơ, ư, u) cũng coi như những chữ khác theo bảng thứ tự chữ cái.
Trong mỗi môn loại vị trí mỗi phích xếp theo vần chữ cái là căn cứ vào chữ cái đầu tiên của tiêu đề mô tả (họ tên tác giả, tên tập thể, tên sách). Nếu chữ cái đầu tiên giống nhau thì xếp theo chữ thứ hai và tiếp theo thì xếp theo chữ kế tiếp. Giống nhau các từ thì căn cứ vào dấu để xếp (không dấu, \ , / , ? , ~ , •) . Tác giả Việt Nam thì xếp theo họ tên hay bút danh, tác giả nước ngoài thì xếp theo đúng như cách mô tả trên phích.
Trong mỗi vần chữ cái tác giả có họ tên viết tắc xếp trước tác giả có họ tên đầy đủ.
Sắp xếp phích mô tả các tổ chức Đảng, các tổ chức chính quyền, Quốc gia, Quốc tế mang các tên gọi khác nhau trong từng thời kỳ lịch sử được tập trung theo tên gọi chính thức hiện nay vẫn giữ nguyên tiêu đề cũ và làm phích chỉ chỗ cho tên gọi cũ và tên gọi mới.
Đối với các tổ chức chính quyền Việt Nam thì xếp theo thứ tự sắp xếp tài liệu của nhà nước, phải theo trật tự Hiến pháp, Quốc hội, đến các Bộ và cơ quan ngang Bộ và các cấp thấp hơn. Trong các Bộ và cơ quan ngang Bộ thì xếp theo trật tự chữ cái.
Đối với các tổ chức Đảng của địa phương cũng xếp theo thứ tự chữ cái tên các tiêu đề phụ tiếp theo.
Ví dụ: Đảng CSVN
■ Tỉnh ủy Bình Định ■ Ban Bí thư tỉnh ủy
■ Đại hội Đảng bộ Tỉnh ủy ■ Huyện ủy huyện Hoài Nhơn.
Các lần đại hội, hội nghị của các tổ chức chính trị, được sắp xếp theo thứ tự lớn dần của các đại hội hay hội nghị đó. Các tài liệu của đại hội, hội nghị xếp theo vần chữ cái tên các tài liệu trong khuôn khổ đại hội, hội nghị tương ứng.
Sắp xếp các phích của các chương trình giáo dục thì sắp xếp theo thứ tự - Phổ thông các cấp
- Bổ túc văn hóa các cấp - Chương trình cho miền núi - Chương trình Trung cấp
- Chương trình Cao đẳng, Đại học.
-ỳ Trong mỗi cấp thì xếp theo lớp.
Phích của các tác phẩm được tái bản nhiều lần, do nhiều địa phương và nhà xuất bản khác nhau xuất bản thì sắp xếp theo thứ tự ngược thời gian.
Ví dụ: Hai vạn dặm dưới đáy biển: - H.: Văn học, 2008 (2)
Hai vạn dặm dưới đáy biển: - H. : Nxb. Hội nhà văn, 2011 ( 1 ) Sắp xếp sách bộ, xếp trọn bộ theo từng lần xuất bản từ tập đầu đến tập cuối.
Các phích bắt đầu bằng tiếng Ả Rập hay số La Mã khi xếp phải phiên âm thành chữ viết để xếp theo thứ tự chữ cái.
Ví dụ: 100 bài thuốc dân gian đông y. Một trăm dược liệu quý quanh ta. Sắp phích theo tiêu chuẩn:
- Các tiêu chuẩn có số xếp trước.
- Tiêu chuẩn Việt Nam xếp theo ký hiệu là chữ viết tắc, sau đó là năm ban hành và số thứ tự tiêu chuẩn. Ví dụ: 16 : TCN 18 : TCN TCVN : 2324 - 78 TCVN : 1 1 3 4 -8 2 TCVN: 3721 -92
Đối với những thư viện có số lượng ít phích tiêu chuẩn thì mô tả và sắp xếp theo nhan đề của tiêu chuẩn.