5.2 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TÀ
5.2.2 Về các khoản phải thu của cơng ty
Trong tổng số các khoản phải thu thì chủ yếu là các khoản phải thu của khách hàng chiếm tỷ 21,03% năm 2006, năm 2007 được giảm xuống cịn 9,66% nhưng sang năm 2008 lại tăng lên dữ dội (tức 58,4%) trong tổng tài sản. Điều này cho thấy việc thu hồi cơng nợ của cơng ty vẫn chưa tốt lắm, số vốn bị chiếm dụng vẫn cịn nhiều dẫn đến việc làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của cơng ty. Trong thời gian tới cơng ty nên cĩ những biện pháp tích cực hơn trong cơng tác địi nợ để giảm thiểu đến mức thấp nhất cĩ thể của các khoản ày. Cụ thể là:
Tăng cường cơng tác thu hồi cơng nợ giúp cơng ty hạn chế thất thốt cơng nợ, xoay vịng đồng vốn nhanh hơn, vừa giảm bớt được vốn bị khách hàng chiếm dụng. Tuy nhiên việc thu hồi cơng nợ cũng phải được cân đối dựa trên từng khách hàng cụ thể, thời hạn tín dụng… để cĩ thu hồi nợ tốt mà khơng ảnh hưởng đến quan hệ mua bán giữa đơi bên.
Sự quan tâm đơn đốc, nhắc nhở và gửi giấy xác nhận cơng nợ hàng tuần , hàng tháng của cơng ty đến các chi nhánh, đại lý cũng là nhân tố quan trọng trong thu hồi nợ bởi vì nĩ tạo ra sự quan tâm nhiều hơn của các đại lý đối với các mĩn nợ của họ đối với cơng ty. Điều này sẽ giảm tỷ lệ nợ quá hạn, mặt khác do họ thường là những doanh nghiệp tư nhân nhỏ hoặc ở dạng hộ kinh doanh cá thể cho nên đơi khi cơng việc bề bộn đã làm cho họ quên mất rằng họ đang cĩ khoản nợ đến hạn đối với cơng ty, cần phải thanh tốn ngay và lúc này sự đơn đốc và nhắc nhở của cơng ty lẫn các chi nhánh là rất cần thiết. Sự đúng hẹn và cách ứng xử của các nhân viên thu nợ đối với các đại lý cũng là một yếu tố cĩ tác động khơng nhỏ đến việc thu hồi nợ cho cơng ty.
Khả năng tài chính và sự sẵn lịng trả nợ của các đại lý cũng là yếu tố ảnh hưởng đến quá trình thu hồi nợ tại cơng ty - một đại lý khơng thể coi là thanh tốn tốt nếu đại lý đĩ khơng cĩ khả năng tài chính vững mạnh hoặc một đại lý cĩ tài chính tốt nhưng luơn trì tuệ và khơng sẵn lịng trả nợ khi đến đã hạn, chính là
GVHD: Th.S Võ Thị Lang Trang 84 SVTH: Dương Thị Nhạn
nhân tố làm cho dư nợ và nợ quá hạn tại chi nhánh và cơng ty tăng lên. Do vậy việc lựa chọn các đối tác trong kinh doanh cũng hết sức quan trọng.
Thực hiện đối chiếu cơng nợ định kỳ hàng tháng để phịng ngừa rủi ro tranh cãi bởi vì nếu lỡ các đại lý quản lý sổ sách khơng cẩn thận th ì sẽ dẫn đến sự quên lãng, khi đĩ biên bản đối chiếu cơng nợ sẽ là căn cứ pháp lý hữu hiệu nhất.
Định kỳ nhân viên kế tốn cĩ trách nhiệm là thường xuyên thơng báo tình hình cơng nợ cho các đại lý và chi nhánh, đặc biệt là đối với các khoản nợ đến hạn và quá hạn nhằm tạo cho đại lý luơn cĩ sự quan tâm đúng mức đối với các khoản nợ của họ đối với cơng ty.
Đối với lãnh đạo của cơng ty cần phải truyền đạt kinh nghiệm cho các nhân viên mới và luơn nhắc nhở các nhân viên về những kinh nghiệm mà mình đã từng trải trong quá trình thu hồi nợ của các đại lý để gĩp phần nâng cao hiệu quả quản lý cơng nợ tại chi nhánh nĩi riêng và của cơng ty nĩi chung.
Đối với những khoản nợ quá hạn thì chi nhánh phải đề nghị cơng ty cho phép các đại lý nằm trong vùng sâu được gia hạn bởi hầu hết các đại lý này phải bán chịu cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ, vốn kinh doanh ít, trả tiền sau khi bán đ ược hàng.
Đối với các đại lý cĩ doanh số lớn thì chi nhánh nên đề nghị với cơng ty để cĩ sự uyển chuyển, linh hoạt và hợp lý về chính sách thưởng phạt trong thanh tốn. Đối với các đại lý này chúng ta cĩ thể giảm nhẹ tiền phạt đối với các khoản nợ quá hạn và tăng tiền thưởng đối với các khoản nợ thanh tốn trước nếu doanh số bán của họ tăng lên so với kỳ trước để nhằm khích lệ họ, tạo sự gắn bĩ chặt chẽ giữa các đại lý với các chi nhánh của cơng ty.
Về phía chi nhánh phải thường xuyên thu thập thơng tin thơng qua các đại lý về chính sách bán hàng - thu tiền của họ để kịp thời báo cáo về cơng ty để thực hiện các điều chỉnh hợp lý, hữu hiệu trong việc bán hàng và thu tiền.
Một khi chi nhánh mở mới một số đại lý mới thì phải chọn lọc những đại lý cĩ tình hình tài chính và phải tiếp tục thực hiện thủ tục thế chấp nhằm đảm bảo an tồn cho những mĩn nợ về sau.
Bên cạnh đĩ, chi nhánh cần phải tuân thủ thời gian giao hàng và thu nợ theo yêu cầu đã thỏa thuận đối với các đại lý nhằm gĩp phần nâng cao uy tín của cơng ty đảm bảo thu hồi nợ đúng hạn.