3.5.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Để điều hành và thực hiện cơng tác quản lý trong doanh nghiệp, cơng ty cần cĩ một bộ máy tổ chức cho riêng mình. Mỗi bộ phận khác nhau trong cơ cấu tổ chức đều cĩ trách nhiệm và quyền hạn nhất định. Các bộ phận này được bố trí theo từng cấp bậc nhằm đảm bảo cho chức năng quản lý của cơng ty được thực hiện và cĩ hiệu quả. Căn cứ vào tình hình thực tế cũng như năng lực lao động cảu cán bộ cơng nhân viên, cơng ty đã tổ chức bộ máy quản lý như sau:
GVHD: Th.S Võ Thị Lang Trang 32 SVTH: Dương Thị Nhạn
SƠ ĐỒ 02: SƠ ĐỒ CƠ CẤU QUẢN LÝ TẠI CƠNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ
3.5.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phịng ban
Cơng ty xăng dầu Tây Nam Bộ được quản lý theo dạng trực tuyến chức năng. Điều này giúp Ban Giám đốc dễ dàng hơn trong cơng tác điều hành quản lý và các phịng ban cũng dễ dàng thu thập thơng tin, kịp thời hỗ trợ nhau khi cần thiết, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của cơng ty luơn trơi chảy.
3.5.2.1 Ban giám đốc
Gồm 01 Giám đốc và 03 Phĩ Giám đốc, trong đĩ:
Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất, trực tiếp điều hành mọi hoạt động của cơng ty, đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm chính về kết quả quản lý, cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh trước Tổng Cơng ty và tập thể cán bộ cơng nhân viên của cơng ty.
GIÁM ĐỐC P. GIÁM ĐỐC KINH DOANH P.GIÁM ĐỐC KỲ THUẬT PHỊNG KỸ THUẬT PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHỊNG THANH TRA BẢO VỆ CHI NHÁNH XĂNG DẦU SĨC TRĂNG CHI NHÁNH XĂNG DẦU BẠC LIÊU CHI NHÁNH XĂNG DẦU HẬU GIANG TỔNG KHO XĂNG DẦU MIỀN TÂY HỆ THỐNG KHO KHÁC CÁC CỬA HÀNG TRỰC THUỘC CƠNG TY PHỊNG KINH DOANH PHỊNG KẾ TỐN
Phĩ Giám đốc kinh doanh là người phụ trách về hoạt động kinh doanh như tổ chức giao dịch với khách hàng, marketing…
Phĩ Giám đốc kỹ thuật là người phụ trách về mặt kỹ thuật, các trang thiết bị, chất lượng xăng dầu, tiến hành cơng tác nghiên cứu, thiết kế phục vụ cho việc đầu tư các cơng trình.
Phĩ Giám đốc trực là người phụ trách về mảng thanh tra pháp chế, lao động tiền lương, các chế độ chính sách của người lao động.
3.5.2.2 Phịng kinh doanh
Tham mưu cho lãnh đạo cơng ty tổ chức điều hành kinh doanh các mặt hàng xăng dầu chính và các loại hình kinh doanh phụ một cách cĩ hiệu quả trên cơ sở thực hiện đầy đủ, đúng đắn các nguyên tắc, chế độ, qui định của ngành và pháp luật của Nhà nước.
3.5.2.3 Phịng thanh tra
Quản lý về cơng tác thanh tra pháp chế, bảo vệ, quân sự, phịng cháy chữa cháy, an tồn mơi trường…
3.5.2.4 Phịng tổ chức hành chánh
Chịu trách nhiệm về một số lĩnh vực như tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, thi đua khen thưởng, hành chính quản trị…
3.5.2.5 Phịng kỹ thuật
Tổ chức quản lý tồn bộ tài sản cố định bao gồm: hệ thống bồn bể, cơng nghệ, thiết bị máy mĩc. Xây dựng kế hoạch và thực hiện các cơng trình đầu tư xây dựng cơ bản, thay đổi cơng nghệ, trang thiết bị. Quản lý kỹ thuật ngành hàng gồm: kỹ thuật phẩm chất, đo lường, quản lý hao hụt…
3.5.2.6 Phịng kế tốn
Thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn tài chính, hạch tốn kinh doanh, đồng thời quản lý vật tư, tiền vốn, tài sản nhằm phục vụ đạt kết quả cao nhất cho việc thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của cơng ty. Kiểm tra, kiểm sốt việc tuân thủ các nguyên tắc, các chế độ kế tốn trong cơng ty theo hướng dẫn của ngành và pháp lệnh kế tốn thống kê do Nhà nước ban hành.
GVHD: Th.S Võ Thị Lang Trang 34 SVTH: Dương Thị Nhạn 3.5.2.7 Các chi nhánh, khối kho, khối cửa hàng, đội vận tải
Các chi nhánh:
Gồm các tỉnh Bạc Liêu, Sĩc Trăng, Hậu Giang. Đây là những cơ sở trực thuộc, cĩ đầy đủ các phịng ban chức năng, thực hiện hạch tốn báo sổ với cơng ty. Giám đốc chi nhánh là người tổ chức điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi một tỉnh, đồng thời chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc cơng ty.
Khối kho:
Gồm 03 kho –Tổng kho xăng dầu miền Tây, kho Cần Thơ và kho Trà Nĩc, là nơi đặt bồn bể tồn trữ xăng dầu của cơng ty.
Đội vận tải:
Cĩ nhiệm vụ vận chuyển xăng dầu từ kho đầu mối về cơng ty, hoặc giao thẳng cho khách hàng, phân phối cho các cửa hàng bán lẻ…
Khối cửa hàng:
Được bố trí gần các bến xe, nằm trên đường quốc lộ giao thơng chính, với nhiệm vụ bán hàng cho người tiêu dùng. Ngồi ra cơng ty cịn cĩ một trạm điều động đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Cơng ty xăng dầu Tây Nam Bộ là một doanh nghiệp thương mại nằm tại Thành phố Trung ương đang trên đà phát triển, điều này tạo nhiều thuận lợi cho việc phát triển kinh doanh của cơng ty. Trụ sở chính của cơng ty nằm trên trục lộ lớn nên rất thuận tiện cho việc giao dịch. Các đơn vị kho nằm ở vị trí vừa tiếp giáp với đường giao thơng chính, vừa tiếp giáp với sơng lớn nên càng cĩ nhiều điều kiện thuận lợi cho việc giao nhận nhiên liệu cả đường bộ lẫn đường thủy.
3.6 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN CỦA CƠNG TY
Cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức vừa tập trung trên văn phịng, phịng kế tốn, vừa phân tán ở các chi nhánh, các cửa hàng và các kho.
Hình thức tập trung:
Là mơ hình tổ chức cĩ đặc điểm tồn bộ cơng việc xử lý thơng tin trong tồn cơng ty được thực hiện tập trung ở phịng kế tốn, cịn ở các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện việc thu thập, phân loại và chuyển chứng từ cùng các
báo cáo nghiệp vụ về phịng kế tốn xử lý và tổng hợp thơng tin (gọi chung là đơn vị báo sổ).
Hình thức phân tán:
Là mơ hình tổ chức cĩ đặc điểm cơng việc kế tốn được phân cơng cho các bộ phận và đơn vị trực thuộc thực hiện một phần hoặc tồn bộ những nội dung phát sinh tại bộ phận và đơn vị mình (cũng cĩ thể cĩ những bộ phận chỉ thực hiện việc thu thập chứng từ ban đầu). Phịng kế tốn của cơng ty chỉ thực hiện những cơng việc kế tốn đối với những nội dung phát sinh liên quan đến tồn cơng ty (và cho những bộ phận chưa cĩ điều kiện thực hiện cơng việc kế tốn), kết hợp với báo cáo kế tốn do các đơn vị trực thuộc gửi lên để tổng hợp và lập ra các báo cáo chung cho tồn cơng ty theo qui định.
Ưu điểm:
Cơng việc tổ chức bộ máy gọn nhẹ, tiết kiệm, việc xử lý và cung cấp thơng tin nhanh nhạy. Đảm bảo sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo cơng tác kế tốn. Chuyên mơn hĩa cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các trang thiết bị hiện đại trong tính tốn.
Nhược điểm:
Nếu khơng khéo tổ chức thì bộ máy kế tốn sẽ trở nên cồng kềnh, tốn kém, mất nhiều thời gian và chồng chéo trong cơng việc chuyên mơn, số lượng nhân viên kế tốn trong bộ máy vì vậy tăng lên.
Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty
Áp dụng theo hình thức kế tốn trên máy vi tính. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là:
Cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính, phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế tốn.
Phần mềm kế tốn thiết kế hình thức kế tốn nào, sẽ cĩ các loại sổ của hình thức kế tốn đĩ, nhưng khơng hồn tồn giống mẫu sổ ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính:
Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế tốn hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác
GVHD: Th.S Võ Thị Lang Trang 36 SVTH: Dương Thị Nhạn
định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi cĩ, để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế tốn tổng hợp (sổ cái hoặc nhật ký sổ cái…) và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào) kế tốn thực hiện các thao tác khĩa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luơn bảo đảm chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn cĩ thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy, thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo qui định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết được in ra giấy, đĩng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo qui định về sổ kế tốn ghi bằng tay.
SƠ ĐỒ 03: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN TRÊN MÁY VI TÍNH
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
3.7 HIỆN TRẠNG CỦA CƠNG TY
3.7.2 Những khĩ khăn và thuận lợi của cơng ty
Cơng ty nằm ở vị trí trung tâm Thành phố Cần Thơ, và cũng là trung tâm khu vực Đồng bằng Sơng Cửu Long. Do đĩ, rất thuận tiện cho việc giao dịch
Phần mềm kế tốn Máy vi tính Sổ kế tốn - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế tốn quản trị Chứng từ kế tốn Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại
mua bán, cũng như bố trí các phương tiện vận chuyển xăng dầu cả đường bộ lẫn đường thủy.
Sau hơn 30 năm chuyên kinh doanh xăng dầu, cơng ty chiếm được sự tín dụng cao của người tiêu dùng, uy tín của cơng ty ngày càng nâng cao.
Cơng ty là thành viên của Tổng Cơng ty xăng dầu Việt Nam, nên nguồn hàng luơn được đảm bảo cả về số lượng và chất lượng.
Đội ngũ cán bộ cơng nhân viên của cơng ty giàu kinh nghiệm, năng động, nhiệt tình, cĩ trách nhiệm với cơng việc, tinh thần đồn kết tập thể cao, luơn xem lợi ích của cơng ty gắn liền với lợi ích cá nhân.
Trên cơ sở tiếp quản kho bãi, bồn bể… hiện nay cơng ty đã qui hoạch lại, cải tạo mặt bằng, đổi mới cơng nghệ, thiết bị, hiện đại hĩa kho xăng dầu, cải thiện điều kiện làm việc và vệ sinh mơi trường.
Hệ thống các cửa hàng bán lẻ trải rộng khắp địa bàn hoạt động của cơng ty. Các cửa hàng được trang bị nhiều cột bơm hiện đại, chính xác và an tồn.
Bên cạnh những thuận lợi, cơng ty cũng cĩ những khĩ khăn như sau: Tình hình thị trường trên địa bàn cơng ty được phân cơng ngày càng phức tạp hơn, nhiều đầu mối nhập khẩu trực tiếp đã xĩ mặt tại Cần Thơ với hệ thống kho cảng hiện đại, khả năng cạnh tranh cao.
Khách hàng cơng nghiệp truyền thống cua cơng ty đã thay đổi phương thức mua hàng. Ngồi việc yêu cầu đảm bảo về chất lượng, cung cách phục vụ, mối quan hệ, vấn đề quyết định là yếu tố giá. Ngồi ra, cịn cĩ khách hàng yêu cầu phải đối lưu tiêu thụ hàng hĩa cho nhau, trong khi cơng ty chưa cĩ đủ điều kiện tổ chức kinh doanh theo yêu cầu, điều này làm cho khách hàng cơng nghiệp của cơng ty mất dần.
Tốc độ phát triển mạng lưới bán lẻ của tư nhân quá nhanh, phương thức bán hàng linh hoạt, bán tận nơi, thanh tốn sau, khuyến mãi đa dạng, giá bán đơi khi dưới giá mua vì số lượng và chất lượng khơng đúng tiêu chuẩn. Trong khi đĩ, cơng ty là doanh nghiệp Nhà nước phải chấp hành nghiêm chỉnh các qui định làm cho sức cạnh tranh ở khu vực bán lẻ giảm sút.
GVHD: Th.S Võ Thị Lang Trang 38 SVTH: Dương Thị Nhạn
Bên cạnh đĩ, sự quản lý của Nhà nước đối với thị trường xăng dầu vẫn cịn nhiều yếu kém, từ chính sách thuế thiếu đồng bộ và khơng nhất quán đã dẫn đến tình trạng cạnh tranh khơng lành mạnh giữa các đơn vị kinh doanh.
3.7.3 Tình hình hoạt động kinh doanh trong 03 năm (2006-2008)
Cơng ty hoạt động cĩ hiệu quả trước hết phải cĩ nguồn vốn vững mạnh và biết sử dụng nguồn vốn đĩ thật linh hoạt nhằm mang lại lợi nhuận cao nhất cho cơng ty. Lợi nhuận là chỉ tiêu tổng hợp đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Qua bảng số liệu bên dưới ta thấy tổng doanh thu của cơng ty tăng liên tục từ 1.838.035 triệu đồng năm 2006 lên 3.070.203 triệu đồng năm 2007, tức tăng 1.232.168 triệu đồng về giá trị, về tốc độ tăng 67,04%. Sang năm 2008, tổng doanh thu tăng 3.995.383 triệu đồng về giá trị, vượt hơn năm 2007 là 30,13% về tốc độ. Từ năm 2006 đến năm 2008, tổng doanh thu đều tăng là do trong những năm qua, cơng ty vẫn giữ uy tín về chất l ượng của mình trên thương trường. Thêm vào đĩ, cơng ty luơn chú trọng vào việc mở rộng mạng lưới tiêu thụ trên tồn khu vực Đồng bằng Sơng Cửu Long.
Tuy doanh thu tăng rất cao nhưng tình hình chi phí của cơng ty cũng cĩ chiều hướng tăng cao theo. Năm 2007, giá vốn hàng bán là 2.994.016 triệu đồng tăng 67,7% về tốc độ và 1.208.718 triệu đồng về giá trị so với năm 2006. Do tình hình xăng dầu thế giới cĩ nhiều biến động nên đến năm 2008 giá vốn hàng bán tiếp tục tăng cao hơn nữa và tăng xấp xỉ 32% so với cùng kỳ năm 2007. Cùng với sự gia tăng của giá vốn hàng bán thì chi phí hoạt động (hay chi phi bán hàng và quản lý doanh nghiệp) của cơng ty qua ba năm cũng cĩ chuyển biến tăng, năm 2006 là 46.482 triệu đồng, năm 2007 và năm 2008 lần lượt là 64.824 triệu đồng, 53.262 triệu đồng. Tuy nhiên, sự gia tăng này chủ yếu là do hàng hĩa của cơng ty được tiêu thụ mạnh nên địi hỏi chi phí hoạt động cũng phải tăng theo.
Nhìn chung, chi phí qua các năm cĩ tăng nhưng tốc độ tăng khơng bằng tốc độ tăng của doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Vì vậy đã gĩp phần chủ yếu làm tăng lãi gộp của cơng ty, năm 2006 là 52.737 triệu đồng, năm 2007 là 76.187 triệu đồng và năm 2008 là 58.503 triệu đồng. Nhưng với sự gia tăng của
các lợi nhuận thành phần như lợi nhuận tài chính, lợi nhuận khác và lợi nhuận bán hàng vẫn chưa đủ để cĩ thể bù đắp phần tăng lên của các chi phí tài chính, chi phí khác nên dẫn đến tổng lợi nhuận trước thuế năm 2007 đã giảm đi đáng kể. Tổng lợi nhuận trước thuế của cơng ty năm 2008 chỉ đạt cĩ 6.059 triệu đồng, trong khi năm 2007 tổng lợi nhuận trước thuế của cơng ty là 11.151 triệu đồng, điều này cĩ nghĩa là cơng ty đã mất đi một phần lợi nhuận đáng kể, tức là đã giảm 5.092 triệu đồng về giá trị và giảm 45,66% về tốc độ.
Tổng doanh thu tăng, kéo theo tổng số thuế phải nộp ngân sách Nhà nước cũng tăng lên theo từng năm, tạo nguồn cho nền kinh tế ngày càng phát triển. Năm 2006 tổng số thuế phải nộp Nhà nước là 1.433 triệu đồng, năm 2007 tăng lên 1.690 triệu đồng đĩ là về giá trị, về tốc độ tăng 117,92% so với năm 2006. Sang năm 2008 do tổng lợi nhuận trước thuế giảm 5.092 triệu đồng về giá trị, về tốc độ giảm 45,66%. Cho nên tổng số thuế phải nộp cũng đã giảm đi một lượng tương đương là 1.426 triêu đồng về giá trị, về tốc độ giảm 45,66%.
Tổng tài sản vì thế cũng tăng tương ứng, đánh giá qui mơ hoạt động cụ