3.3.2.1 Quy trình xử lý đơn hàng của công ty
- Đơn đặt hàng: Quy trình đặt hàng cho phép khách hàng kiểm tra và rà soát, chỉnh sửa, bổ sung đơn đặt hàng trước khi gửi đơn đặt hàng cho công ty.
- Xác nhận đơn đặt hàng:
Khi khách hàng gửi đơn đặt hàng đến công ty bằng cách sử dụng chức năng đặt mua sản phẩm trực tuyến và khi đó đơn đặt hàng được xem là một đề nghị giao kết hợp đồng mua bán sản phẩm của khách hàng đối với sản phẩm của công ty. Sau khi đặt hàng thành công, khách hàng sẽ nhận được một thư điện tử xác nhận.
“Chúng tôi đã nhận được đơn đặt hàng của Quý khách kèm theo số tham chiếu đơn đặt hàng và chi tiết về sản phẩm mà khách hàng đã đặt (“Xác nhận Đơn hàng”).
Bước xác nhận đơn đặt hàng này chỉ xác nhận rằng công ty đã nhận được đơn đặt hàng của khách hàng chứ không đồng nghĩa với việc đơn đặt hàng của khách hàng đã được công ty chấp nhận.
- Từ chối hoặc bảo lưu đơn hàng:
Công ty có quyền từ chối hoặc bảo lưu đơn đặt hàng của khách hàng và gửi thư điện tử thông báo đến khách hàng trong những trường hợp sau:
(a) Khi sản phẩm đó không có sẵn hoặc không còn. (b) Khi có sai sót về hiển thị giá cả hay mô tả sản phẩm. - Chấp nhận đơn đặt hàng và xác lập hợp đồng mua bán:
Sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, công ty sẽ rà soát và kiểm tra đơn đặt hàng của khách hàng, hàng hóa trong kho hàng của công ty và gửi thư điện tử thông báo giao sản phẩm (“Thông báo giao Sản phẩm”) cho khách hàng. Chỉ khi có thông báo giao sản phẩm thì hợp đồng mua bán giữa khách hàng và công ty mới được xem là xác lập.
- Địa chỉ thư điện tử được gửi từ email là sony-store@sony-asia.com. - Giao nhận hàng:
Cách thức liên hệ: Sau khi sản phẩm được đóng gói và chuyển tới đơn vị vận chuyển, công ty sẽ gửi thông báo giao sản phẩm tới khách hàng kèm theo đường dẫn tra cứu tình trạng giao hàng của đơn đặt hàng. Trước khi giao sản phẩm, công ty sẽ liên hệ với khách hàng qua thông tin mà khách hàng đã đăng ký để xác nhận thời gian giao hàng.
- Thời gian giao hàng: Công ty luôn cố gắng giao hàng trong thời gian từ 2 ngày làm việc đến 7 ngày làm việc tính từ ngày khách hàng nhận được thông báo giao sản phẩm từ công ty nhưng không thể đảm bảo ngày giao hàng cố định.
Thời gian giao hàng cụ thể: 9h – 18h hàng ngày từ thứ Hai đến thứ Bảy (trừ ngày Lễ và Chủ nhật). Trước khi giao, công ty sẽ thông báo trước để khách hàng sắp xếp thời gian nhận.
3.3.2.2 Bảo vệ hàng
Sản phẩm của Sony được đóng gói rất cẩn thận, đảm bảo sự an toàn của sản phẩm khi va chạm. Chất lượng sản phẩm được kiểm tra đạt tiêu chuẩn mới tiến hành đóng gói. Năm 2002, Sony đã thiết lập Chương trình kiểm duyệt chất lượng môi trường đối tác Xanh. Chương trình này đưa ra các tiêu chuẩn Đối Tác Xanh của Sony mà các nhà cung cấp phải đáp ứng. Vì
vậy, Sony cũng có kế hoạch sử dụng nhiều vật liệu thân thiện với môi trường hơn để đóng gói các sản phẩm.
3.3.2.3 Quản lý tồn kho
- Trong khi hàng tồn kho là nguồn gốc của lợi nhuận cho kinh doanh, nó cũng gây ra thiệt hại và chỉ là kết quả của hoạt động. Tập trung vào ba vấn đề liên quan đến hàng tồn kho (① Tăng vốn lưu động ② Tăng chi phí xử lý ③ Giảm rủi ro gian lận kế toán), bản chất của quản lý hàng tồn kho được giải thích rõ ràng, đó là quản lý hàng tuần. Ngoài ra, đề cập đến vấn đề lương thực thế giới mới nhất, chủ trương để ngăn chặn tình trạng sản xuất quá mức và cung quá mức. Thúc đẩy việc kiểm soát sự tồn kho của hàng tồn kho. Sản xuất, hậu cần, thực phẩm. Quản lý điều hành, nhân viên kiểm soát doanh nghiệp.
Sử dụng mã vạch để quản lí hàng tồn kho: quản lý số lượng hàng hóa tồn trong kho, số lượng hàng bán ra, nhập vào, thống kê doanh thu để kiểm soát được số lượng hàng hóa. Quản lý bằng cách mỗi sản phẩm sẽ có mã vạch khác nhau. Mã sản phẩm sẽ được đánh theo lô sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần. Điều này sẽ làm tăng đáng kể số lượng mã cần quản lý tuy nhiên lại giúp có được thông tin về sản phẩm khi truy tìm nguồn gốc một cách chính xác.
3.3.2.4 Dịch chuyển:
Hàng hóa được sản xuất ở công ty rồi sau đó mới vận chuyển đến tay khách hàng của công ty. Nếu không tự tính chính xác nhu cầu thị trường thì cửa hàng có thể bị thiếu hàng tạm thời, mất đi cơ hội bán hàng cũng như cơ hội đem sản phẩm đến tay khách hàng.
3.3.2.5 Lưu kho:
Nhiều khi dự trữ hàng tức là có khả năng đưa hàng hóa đến khách hàng nhanh hơn nhưng cũng làm tăng chi phí kho bãi, quyết định này thường căn cứ vào ba yếu tố: mức độ tập trung hay phân tán của thị trường mục tiêu, vị trí của nhà máy và các loại phương tiện có thể sử dụng được.
Để xác định vị trí kho Sony đã dựa vào phương pháp theo thị trường (nhà kho được đặt gần thị trường mục tiêu mà công ty phục vụ) và theo nhà máy sản xuất (nhà kho được đặt gần
nhà máy sản xuất), dựa vào đặc thù của từng thị trường mà Sony sẽ quyết định đặt kho hay không.
Sony kết hợp cả việc tự xây kho bãi và thuê kho của những công ty kho vận. Với kho bãi riêng, Sony có thể chủ động trong phân phối, dễ kiểm soát về điều kiện bảo quản hàng hóa, nhưng cũng đòi hỏi chi phí lớn và khó thay đổi khi có sự biến động của thị trường mục tiêu. Sony còn phải quyết định về thiết bị sử dụng trong kho. Những thiết bị bảo quản sản phẩm, để duy trì điều kiện của kho như: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, chế độ bảo dưỡng hàng hóa. Ngoài ra Sony còn phải cân nhắc sử dụng các loại máy móc hiện đại như xe chở hàng, máy nâng hàng, hệ thống máy tính, hệ thống camera… để sắp xếp, bốc dỡ hàng hóa thay thế cho lao động của công nhân và làm tăng năng suất của kho. Còn với việc thuê kho bãi sẽ làm giảm đáng kể chi phí cho công ty.
3.3.2.6 Vận tải
Bao gồm các hoạt động liên quan đến việc lựa chọn phương tiện vận tải được sử dụng để đưa hàng hóa đến tay khách hàng. Các phương tiện vận tải chính là: đường bộ (ô tô), đường biển, đường sông (tàu thuyền), đường hàng không (máy bay) …
Lựa chọn phương tiện vận tải nào sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phi phí giá bán sản phẩm, đến thời gian giao hàng và tình trạng hàng hóa khi đến nơi. Để lựa chọn phương tiện vận tải Sony đã cân nhắc những yếu tố và phương tiện vận tải như sau:
- Đối với đường bộ (ô tô): sử dụng khi đơn hàng nhỏ và trung bình, quãng đường di chuyển ngắn:
+ Chi phí không cao.
+ Tốc độ di chuyển trung bình. + Độ an toàn cao.
+ Khả năng tiếp cận dễ dàng.
- Đối với đường biển, đường sông (tàu thuyền): sử dụng khi đơn hàng lớn và rất lớn, không yêu cầu cao về thời gian giao nhận hàng, quãng đường di chuyển xa:
+ Chi phí thấp.
+ Tốc độ di chuyển chậm. + Độ an toàn trung bình.
+ Khả năng tiếp cận tương đối khó. + Khả năng bảo quản hàng hóa thấp.
- Đối với đường hàng không (máy bay): sử dụng khi đơn hàng lớn, yêu cầu cao về thời gian giao nhận hàng, quãng đường di chuyển xa.
+ Chi phí cao.
+ Tốc độ di chuyển nhanh. + Độ an toàn cao.
+ Khả năng tiếp cận dễ dàng.
+ Khả năng bảo quản hàng hóa cao.
Tùy vào tính chất và yêu cầu của đơn đặt hàng Sony sẽ cân nhắc sử dụng phương tiện vận tải như thế nào để tối đa hóa lợi nhuận và đảm bảo chất lượng hàng hóa một cách tốt nhất.