1 .3 : Cơ sở vật chất kỹ thuật của “the ritz hotel”
2.3 Nhiện vụ cụ thể các chức danh tại bộ phận lễ tân ở “THE RITZ
HOTEL”
Khách san THE RITZ HOTEL là một khách sạn có quy mô vừa và cơ cấu
hoạt động của bộ phận lễ tân cũng đơn giản, gọn nhẹ ,ở đây khồi lượng công
Trưởng bộ phận lễ tân
việc cũng nhẹ nhàng ,một nhân viên có thể đảm nhiêm đến ba nhiệm vụ khác nhau trong cùng một ca trực
- Tổ chức lễ tân :
Chịu tách nhiệm trước giám đốc khách sạn về hoạt động của bộ phân lễ
tân thông qua các nhiệm vụ sau :
+ Xây dựng chức năng ,nhiệm vụ của bộ p-hận lễ tân .
+ Điều phối hoạt động của các nhân viên
+ Đôn đốc kiểm tra giám sát và đánh giá mọi kết quả hoat động của từng
cá nhân và các bộ phận nhỏ
+ Chủ trì các cuộc họp giao ca và kịp thời chấn chỉnh mọi tồn tai trước
mắt nhằm rút kinh nghiệm cho ca sau
+ Trịu trách nhiệm phân ca làm việc cho bộ phận mình
+ Tham gia chào đón và tiễn khách quan trọng và khách đoàn
+ Chịu trách nhiệm vè thực hiện đúng cá quy định của khách sạn và các
văn bản pháp luật hiện hành có liên quan đến hoạt đôngcủa bộ phận lễ tân
+ Gương mẫu chấp hành mọi quy định với nhân viên về trang phục và tác phong .
+ Giúp giám đốc khách sạn chỉ đạo và giám sát toàn bộ hoạt động của bộ
phận
+ Duy trì tốt mối quan hệ giãu ban giám đốc với khách .
+ Thực hiện việc kiểm tra hồ sơ chuẩn bị đón khách và hồ sơ thanh tra
+ Kịp thời giải quýêt phàn nàn của khách ,những yêu cầu và đề nghị của
khách + Tổ chức giao ca hàng ngày ,kịp thời báo với giám đốc khách sạn các
diễn biến của từng ca làm việc .
+ Nắm vững các sản phẩm của khách sạn về đặc điểm ,giá cả của từnh
loại buồng và các dịch vụ trong khách sạn .
+ Sử dụng tốt các kỹ năng bàn buồng để bán buồng có hiệu quả và thực
hiện tốt nhiêm vụ của khách sạn đồng thời khéo léo thuyết phục khách sử dụng
các dịch vụ của khách sạn
+ Bảo quản chìa khóa buồng của khách và két đụng tư trang quý . + Cung cấp các thông tin theo yêu cầu của khách .
+ Gửi thư khẳng định đặt buồng cho các công ty và các hang lữ hành . Tiếp nhận các yêu cầu đặt buồng và thông tin kịp thời về buồng của
khách sạn cho các cá nhan ,các đại lý du lịch ,các trung tâm đặt buồng các hang
lữ hành .
khách tra buồng đột ngột .
- Thực hiện việc sử đổi ,hủy đặt buồng đã hủy ,kịp thời chuyển các thông
tin về tình trạng buồng và các bộ phận có liên quan .
- Theo dõi giá buồng và thuê buồng đúngcác quy định của khách sạn trên
cơ sở hợp đồng với các đối tượng khác nhau
- Theo dõi và cập nhật chi phí của khách trong thời gian lưu trú
- Thực hiện việc sửa đổi buồng cho khách .
Chuẩn bị trước hồ sơ thanh toán cho khách
- Quản lý các phiếu thanh toán dịch vụ ,cung cáp các dịch vụ cho từng khách để làm chứng từ gốc thanh toán cho khách trả buồng
- Kết hợp các bộ phận hỗ trợ đón tiếp tổ chức các chuyến thăm quan theo
yêu cầu của khách
+ Nhân viên
- Nhận dặt và mua báo cho khách vào buổi sang.
- Nhận và chuyển Fax ,nhắn tin và gửi thư điện tử từ ngoài gửi vào cho khách và khách sạn .
- Hướng dẫn chỉ đường cho khách đi lên phòng ,cung cấp các hoạt động
về văn hóa thể thao ,triển lãm ,hội trợ xung quanh địa bàn khách sạn
- Cung cấp đầy đủ và chính xác các địa chỉ số điện thoại ,giờ làm việc
của công ty ,đai sứ quán mà khách yêu cầu
- Cho thuê các trang thiết bị phụ trợ ,thực hiện các dịch vụ văn phòng soạn thảo in ấn
- Nhận cài đặt và thực hiện các yêu cầu về việc báo thức của khách
- Trả lời các cuộc điên thoai gọi đến và chuyển của các cuộc gội đến
lênbuống yêu cầu gặp khách
- Giới thiệu và đặt chỗ ăn cho khách cùng các lịch trình bay trong và
ngoài nước .
- Theo dõi lập báo cáo doanhh thu buồng công xuất sử dụng buồng và các số liệu kê khai
- Nhận chuyển bưu phẩm
- Tư vấn cho khách về các điểm thăm quan du lịch xung quanh địa bàn khách sạn
- Nhận đặt mua vé máy bay ,tàu xe cho khách