I.1. Các vấn đề thờng gặp khi xây dựng báo biểu
Khi tạo báo biểu ta thờng phải giải quyết các vấn đề sau: 1. Xây dựng đầu biểu (thờng đặt ở đầu trang) .
2. Xây dựng thân biểu (ở thân báo biểu) và chỉnh lý để thân biểu khớp với đầu biểu.
3. Tạo nền mờ cho một đoạn văn bản cần nhấn mạnh. 4. Chọn Font chữ, cỡ chữ, kiểu in (đậm, nghiêng), căn lề. 5. Đánh số thứ tự cho báo biểu.
6. Ngắt trang theo yêu cầu (chuyển sang trang mới). 7. Đánh số trang
I.2. Các công cụ thờng sử dụng
1. Điều khiển Line, Rectangle để vẽ đờng thẳng và hình chữ
nhật.
2. Chức năng Duplicate của menu Edit dùng để nhân bản
một nhóm điều khiển đợc chọn.
3. Các chức năng Align và Size của menu Format để chỉnh lý các
ô điều khiển tạo nên đầu biểu và thân biểu.
4. Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + các phím mũi tên để di chuyển
cả khối các điều khiển đợc chọn theo các bớc ngắn.
5. Sử dụng thanh công cụ Formatting (Form/report)để chọn các
trình bày cho ô điều khiển.
6. Để tạo cột số thứ tự, ta làm nh sau:
- Tạo một điều khiển Text box kiểu Unbound. Gán số 1 cho
điều khiển bằng cách đặt = 1 vào thuộc tính Control Source hoặc gõ trực tiếp =1 vào ô điều khiển.
- Đặt thuộc tính Running Sum là:
i. Over Group nếu muốn đánh số thứ tự cho từng nhóm. ii. Over All nếu muốn đánh số thứ tự cho toàn báo biểu.
7. Sử dụng điều khiển Page Break trên hộp công cụ để thực hiện ngắt trang
8. Để in số trang ta dùng một hộp văn bản kiểu tính toán
(trong đó ghi công thức =Page). Hộp này có thể đặt ở đầu trang, hoặc cuối trang.
I.3. Các bớc xây dựng báo biểu
1. Từ cửa sổ Database, chọn mục Report, rồi chọn New. Kết quả xuất hiện cửa sổ New Report
2. Chọn một bảng hoặc truy vấn nguồn trong hộp Choose the table... hoặc không chọn bảng/truy vấn nguồn. Có thể bỏ qua việc chọn bảng/truy vấn nếu không cần sử dụng nguồn dữ liệu hoặc chọn nguồn dữ liệu sau này nhờ dùng thuộc tính Record Source.
- ở đây, cũng giống nh với mẫu biểu, ta thấy có cách tạo
báo biểu ứng với 3 lựa chọn: Design View, những lựa chọn tự động (có từ AutoForm) và những lựa chọn dùng công cụ Wizard (những lựa chọn có từ Wizard).
- Nếu chọn dùng công cụ Wizard thì báo biểu đợc xây
dựng bằng công cụ Wizards của Access và ta chỉ việc trả lời các câu hỏi mà Access yêu cầu.
- Nếu chọn Design View thì báo biểu đợc thiết kế theo ý
của ngời sử dụng bằng cách sử dụng hộp công cụ (Tool Box).
- Nếu lựa chọn tự động thì khuôn dạng của báo biểu sẽ đợc
tạo tự động. Trong trờng hợp này ta luôn phải chọn bảng/truy vấn nguồn cho báo biểu.
Trớc hết ta chọn cách thiết báo biểu theo ý của ngời sử dụng, bằng cách chọn Design View, rồi bấm OK. Kết quả nhận đợc thiết kế báo biểu
3. Sử dụng hộp công cụ để tạo các điều khiển trên báo biểu.
4. Sử dụng các công cụ để thực hiện các yêu cầu khi xây dựng báo biểu nh kẻ đầu biểu, thân biểu, chọn font chữ, kiểu in, đánh số thứ tự, ngắt trang, . . . .
5. Sau khi hoàn tất thiết kế, ta ghi và đặt tên cho báo biểu, rồi trở về cửa sổ Database.
I.4. Thực hiện in báo biểu
Để in kết quả của báo biểu ra máy in, ta làm nh sau.
- Chọn báo biểu cần thực hiện in từ cửa sổ Database
- Chọn chức năng Print từ menu File.
- Chú ý: Nếu báo biểu đang ở chế độ Print Preview hoặc Design, thì ta cũng có thể in kết quả của nó bằng cách chọn
File Print.