Truy vấn thực chất là một câu lệnh SQL đợc xây dựng nhờ công cụ của Access dùng để tổng hợp dữ liệu từ các bảng nguồn. Khi thực hiện truy vấn, ta nhận đợc bảng tổng hơp gọi là bảng Dynaset. Dynaset không phải là bảng,
nó không đợc ghi vào đĩa và nó sẽ bị xoá ngay sau khi kết thúc (đóng) truy vấn.
Truy vấn là một công cụ mạnh của Access dùng để: Tổng hợp, sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu.
Một truy vấn đã tạo có thể sử dụng để tạo các truy vấn khác (cũng nh thể một thủ tục có thể đợc sử dụng để xây dựng thủ tục khác).
Các bớc chính để xây dựng một truy vấn gồm:
1. Chọn nguồn dữ liệu cho truy vấn mới, gồm: các bảng và các truy vấn đã đợc tạo từ trớc .
2. Tạo lập quan hệ giữa các bảng, truy vấn nguồn.
3. Chọn các trờng từ các bảng, truy vấn nguồn để đa vào truy vấn mới. 4. Đa vào các điều kiện để chọn lọc các mẫu tin thoả mãn các điều kiện đa vào. Nếu không đa vào các điều kiện để chọn lọc, thì kết quả (Dynaset) của truy vấn bao gồm tất cả các bản ghi từ các bảng, truy vấn nguồn.
5. Chọn các trờng dùng để sắp xếp các mẫu tin trong Dynaset. Nếu không chọn trờng sắp xếp, thì các mẫu tin trong Dynaset đợc hiển thị theo thứ tự nh trong các bảng nguồn.
6. Xây dựng các cột (trờng) mới từ các tròng đã có trong bảng, truy vấn nguồn. Ví dụ: Trờng mới là tổng, hiệu, tích, thơng của hai trờng có sẵn nào đó. Khi xây dựng trờng mới, có thể sử dụng các phép toán, các hàm chuẩn của Access và các hàm tự lập bằng ngôn ngữ Access Basic .