Phần này trình bầy cách tổ chức nhập dữ liệu đồng thời trên nhiều bảng có quan hệ với nhau, trong đó có một bảng chính và các bảng phụ. Quan hệ giữa bảng chính và mỗi bảng phụ là quan hệ một - nhiều. Cách tổ chức nh sau:
1. Xây dựng cho mỗi bảng một mẫu biểu. Mẫu biểu ứng với
bảng chính gọi là mẫu biểu chính, các mẫu biểu còn lại gọi là mẫu biểu phụ.
2. Trên mẫu biểu chính, tạo các điều khiển kiểu SubForm buộc
vào các mẫu biểu phụ. Sử dụng các thuộc tính của điều khiển SubForm để thiết lập mối quan hệ giữa mẫu biểu chính và mâũ biểu phụ, sao cho trên điều khiển SubFoơn chỉ thể hiện các bản ghi của mẫu biểu phụ có liên quan đến bản ghi đang xét trên mẫu biểu chính.
IV.1. Công dụng.
Dùng để cập nhật dữ liệu đồng thời cho nhiều bảng, truy vấn:
- Mẫu biểu chính thể hiện thông tin của một bảng/truy vấn.
- Mẫu biểu phụ thể hiện thông tin của một bảng/truy vấn khác
có liên quan đến bản ghi đang xét trong mẫu biểu chính.
IV.1. Quan hệ giữa các mẫu biểu chính và phụ
Các bảng dữ liệu cần có quan hệ một - nhiều.
- Mẫu biểu chính thể hiện bảng/truy vấn bên một.
- Mẫu biểu phụ thể hiện bảng/truy vấn bên nhiều.
- Trong một mẫu biểu chính có thể có nhiều mẫu biểu phụ (gọi là mẫu biểu phụ cấp một).
- Số mẫu biểu phụ cấp một là không hạn chế.
- Trong mỗi mẫu biểu phụ cấp một cho phép đặt các mẫu biểu
phụ khác (gọi là mẫu biểu phụ cấp hai).
- Access chỉ cho phép tổ chức đến các mẫu biểu phụ cấp hai.
V.3. Cách tổ chức mẫu biểu chính và mẫu biểu phụ.
• Trình tự thực hiện:
1. Tạo một mẫu biểu chính và các mẫu biểu phụ một cách độc
lập. Lúc đó giữa chúng còn cha có quan hệ gì với nhau.
2. Sử dụng các thuộc tính (của mẫu biểu): View Allowed và
Default View để qui định dạng trình bày của các mẫu biểu phụ, ý nghĩa của các thuộc tính này đợc cho trong bảng sau:
View Allowed Default View Dạng trình bày của
mẫu biểu
Datasheet Datasheet Dạng bảng
Form Single/Continuos Form Dang biểu
Both Datasheet hoặc
Single/Continuos Form Cả hai dạng trên
Chú ý: Đối với các mẫu biểu phụ ta thờng đặt giá trị sau cho các thuộc tính: View Allowed: Datasheet và Default View: Datasheet
3. Mở mẫu biểu chính trong chế độ Design. Bấm phím Fl1 để
xuất hiện đồng thời cửa sổ Databse.
4. Kéo một mẫu biểu phụ từ cửa sổ Database vào trong cửa
sổ thiết kế của mẫu biểu chính. Kết quả: Access tạo một điều khiển kiểu SubForm buộc vào mẫu biểu phụ và một nhãn đi kèm
Tên(thuôc tính Name) của điều khiển SubForm đợc đặt mặc định là tên của mẫu biểu phụ đợc kéo.
Tiêu đề (thuộc tính Caption) của nhãn đi kèm cũng đợc đặt mặc định là tên của mẫu biểu phụ đợc kéo. Ta có thể sửa lại các thuộc tính trên nếu muốn.
Chú ý. Để sửa thiết kế của mẫu biểu phụ, ta bấm đúp nút trái chuột.tại điều khiển SubForm tơng ứng. Khi đó sẽ nhận đợc cửa sổ thiết kế của mẫu biểu phụ .
5. Tạo sự liên kết giữa mẫu biểu chính và mẫu biểu phụ. Dùng
các thuộc tính (của điều khiển kiểu Subform đợc tạo trong bớc 4) là LinkChildFields và LinkMasterFields để điền các trờng liên kết giữa mẫu biểu chính và mẫu biểu phụ. Nói một cách cụ thể hơn:
+ Trong dòng thuộc tính LinkmasterFields ta ghi các trờng liên kết của mẫu biểu chính.
+ Trong dòng thuộc tính LinkchildFields ta ghi các trờng liên kết của mẫu biểu phụ.
CHƯƠNG 6 BáO BIểU
Báo biểu là một kiểu biểu mẫu đặc biệt đợc thiết kế cho khâu in ấn, trong báo biểu, Access tổ hợp dữ liệu trong bảng và truy vấn để có thể in theo những yêu cầu cụ thể.