Nếu chỉ dùng biểu mẫu để thể hiện và cập nhật dữ liệu thì cách nhanh nhất là dùng cách tạo tự động hoặc công cụ Wizard. Để tạo mẫu biểu bằng cách tự động hoặc bằng Wizard, ta thực hiện theo các bớc sau:
B1. Từ cửa sổ Database của một cơ sở dữ liệu nào đó, chọn mục Forms.
Kết quả sẽ mở cửa sổ Forms với ba nút lựa chọn nh sau:
- Nút New dùng để tạo mẫu biểu mới.
- Nút Open dùng để thực hiện mẫu biểu.
- Nút Design dùng để mở cửa sổ thiết kế mẫu biểu.
B3. Chọn một bảng/truy vấn nguồn trong ô: Choose the table... hoặc không chọn bảng/truy vấn nguồn.
Ví dụ: Chọn bảng [KHACH HANG] làm nguồn cho mẫu biểu cần xây dựng, bảng này có 4 trờng kiêut Text:
- MAKH (Mã khách hàng) - DIA CHI (địa chỉ)
- TEN KH (tên khách hàng) - DIEN THOAI (điện thoại)
B4. Chọn một trong các dạng mẫu biểu tự động và Wizard
B.4.1. Nếu chọn “Autoform: Columnar” hoặc “AutoForm: Tabular” hoặc “AutoForm: Datasheet” thì đợc ngay mẫu biểu dạng nh sau:
Trong mẫu biểu sẽ bao gồm tất cả các trờng của bảng/truy vấn nguồn và chúng có các cách thức thể hiện (giao diện) khác nhau tuỳ theo ta chọn mục nào.
Tại đây ta thao tác tiếp nh sau:
Chọn các trờng muốn đa vào mẫu biểu tại cột “Available fields”, rồi bấm vào nút Add để đa sang cột “Field order on form”. Nếu muốn đa sang tất cả các trờng ta bấm tại nút All. Nếu muốn bỏ trờng nào đã chọn trong cột “Field order on form”, thì ta bấm chuột tại trờng đó rồi bấm tại nút remove, còn nếu muốn bỏ tất cả ta bấm vào nút remove all.
Giả sử ta chọn hai trờng [TEN KH] và [DIA CHI] rồi chọn nút Next, kết quả hiện cửa sổ:
+ Chọn một trong các dạng thể hiện nêu trong cửa sổ trên. Giả sử chọn “Columnar” rồi bấm nút Next. Kết quả sẽ hiện cửa sổ:
+ Chọn một trong các kiểu trình bày mẫu biểu trong cửa sổ trên. Giả sử chọn “Standard” rồi bấm nút Next. Kết quả sẽ hiện cửa sổ:
+ Gõ tên mẫu biểu tại hộp mầu trắng. Access dùng tên bảng/truy vấn nguồn làm tên mẫu biểu mặc định, ta có thể giữ nguyên
hoặc thay đổi theo ý muốn Bấm Finish để kết thúc, kết quả nhận đ-
ợc mẫu biểu: