III NỘI DUNG NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
4. Cơ sở khoa học công nghệ về thu thập, quản lý, chia sẻ và khai thác thông tin dữ liệu
4.9 Khả năng ứng dụng của cơng nghệ CSDL có cấu trúc
4.9.1 Tổng quan về cơng nghệ CSDL có cấu trúc
Cơ sở dữ liệu (Database)
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp dữ liệu được tổ chức có cấu trúc liên quan với nhau và được lưu trữ trong máy tính. CSDL được thiết kế, xây dựng cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu, truy xuất thông tin hoặc cập nhật dữ liệu.
CSDL được tổ chức có cấu trúc:
• Các dữ liệu được lưu trữ có cấu trúc thành các bản ghi (record), các trường dữ liệu (field).
• Các dữ liệu lưu trữ có mối quan hệ (relation) với nhau
Khả năng truy xuất thông tin từ CSDL: CSDL được cấu trúc để dễ dàng truy cập, quản lý và cập nhật.
Phân loại theo mục đích sử dụng:
- Database dạng file: Đây là dạng dữ liệu được lưu trữ dưới dạng file chứa những thơng tin có quan hệ với nhau theo một nghĩa nào đó mà chương trình có thể đọc, truy cập. Database dạng file này được thường được sử dụng nhiều nhất là *.mdb Foxpro, một số định dạng file khác là text, ascii, *.dbf.
- Database dạng quan hệ: Chúng là các dữ liệu khác nhau được lưu trữ trong các bảng dữ liệu nhưng giữa chúng lại có mối liên hệ với nhau. Vì vậy, chúng mới có tên gọi là “database quan hệ”. Một số hệ quản trị hỗ trợ database quan hệ hiện đang rất được ưa chuộng gồm MySQL, MS SQL Server, Oracle,…
- Database hướng đối tượng: Điểm giống nhau giữa database hướng đối tượng và database quan hệ chính là chúng đều được lưu trữ trong bảng dữ liệu. Cịn điểm khác biệt chính là database hướng đối tượng có thêm các tính năng hướng đối tượng. Chẳng hạn như lưu trữ thêm 1 số hành vi để thể hiện rõ hơn hành vi của đối tượng. Các hệ quản trị hỗ trợ database hướng đối tượng là MS SQL Server, Postgres SQL, Oracle,…
- Database bán cấu trúc: Loại database này được lưu với định dạng XML, nó có thơng tin mơ tả dữ liệu và đối tượng được trình bày trong các thẻ tag. Database bán cấu trúc có ưu điểm vượt trội đó là lưu trữ được nhiều loại data khác nhau. Chính vì vậy mà nó dần dần khẳng định được vị trí và giá trị sử dụng của mình.
- Database phân tán: Là cơ sở dữ liệu trong đó các phần của cơ sở dữ liệu được lưu trữ ở nhiều vị trí thực tế và trong đó, q trình xử lý được phân tán hoặc nhân rộng giữa các điểm khác nhau trong mạng. Database phân tán có thể đồng nhất hoặc khơng đồng nhất. Khi có cùng phần cứng bên dưới và chạy cùng hệ điều hành, ứng dụng cơ sở dữ liệu là cơ sở dữ liệu phân tán đồng nhất. Còn cơ sở dữ liệu phân tán khơng đồng nhất thì các phần cứng, hệ điều hành hoặc ứng dụng cơ sở dữ liệu có thể khác nhau ở mỗi vị trí.
- Database đám mây: Là cơ sở dữ liệu đã được tối ưu hóa hoặc được xây dựng cho mơi trường ảo hóa, trong đám mây lai, đám mây công cộng hoặc đám mây riêng. Database đám mây cung cấp các lợi ích như khả năng thanh toán cho dung lượng lưu trữ trên cơ sở mỗi lần sử dụng và chúng cung cấp khả năng mở rộng theo yêu cầu cùng tính sẵn sàng cao. Cơ sở dữ liệu đám mây được nhiều doanh nghiệp sử dụng bởi tính bảo mật cao và hỗ trợ các ứng dụng kinh doanh trong việc triển khai các phần mềm dưới dạng dịch vụ.
Tầm quan trọng và vai trò của Database:
- Lưu trữ thơng tin có hệ thống:
Cấu trúc sắp xếp có tính hệ thống – đây là điều làm nên sự khác biệt lớn nhất giữa dữ liệu thông thường và cơ sở dữ liệu database. Dữ liệu sẽ được lưu trữ theo một cấu trúc nhất định và có tính nhất qn cao.
Với đặc điểm này, database giúp người dùng thuận tiện trong việc tạo lập, lưu trữ, tìm kiếm và sử dụng dữ liệu một cách chính xác, nhanh chóng.
- Đảm bảo an toàn dữ liệu:
Đảm bảo toàn vẹn và an toàn dữ liệu là điểm quan trọng hàng đầu trong công tác lưu trữ dữ liệu. Nếu muốn lưu trữ dữ liệu ra file text, bạn nên sử dụng cách lưu ra file .xml và file .csv là tốt nhất. Khi lưu ra hai loại file, bạn hồn tồn có thể chuyển đổi vào
database dễ dàng và an tồn. Thơng thường cách này thường dùng trong việc sao lưu database ra ngoài để đọc được dễ dàng.
- Đảm bảo khả năng truy xuất đồng thời của nhiều người dùng trên dữ liệu:
Người dùng có thể sử dụng database cùng lúc mà khơng phải qua bất kỳ khâu rườm rà phức tạp nào nhờ vào việc truy xuất từ các cách khác nhau. Do đó, bạn sẽ gặp nhiều thuận lợi trong việc sử dụng, quản lý, tập trung dữ liệu.
- Linh hoạt thay đổi theo nhu cầu của người dùng:
Bạn có thể linh hoạt thay đổi độ phức tạp, kích cỡ của một database. Có những database chỉ gồm vài răm bản ghi, nhưng cũng có những database dung lượng rất lớn. Cùng với đó hình thức lưu trữ database cũng khá đa dạng. Database có thể được lưu trữ dưới nhiều dạng khác nhau như ổ cứng, USB hay đĩa CD.
- Công tác quản lý dễ dàng hơn:
Một database được thiết kế, hình thành, lưu trữ để dễ dàng trong việc tạo lập, cập nhật và khai thác thông tin. Dữ liệu sẽ được cập nhật thường xun và hồn tồn khơng trùng lặp. Sử dụng database giúp tạo ra các sản phẩm chuyên nghiệp hơn, lưu trữ có hệ thống và dễ dàng trong công tác quản lý.
Với những ưu điểm này, database ngày càng phổ biến trong lĩnh vực lập trình ứng dụng nói riêng và cơng nghệ thơng tin nói chung.
4.9.2 Khả năng ứng dụng của cơng nghệ CSDL có cấu trúca) Trong nghiên cứu thị trường: a) Trong nghiên cứu thị trường:
Với đặc điểm phải khảo sát số lượng lớn mẫu theo các tiêu chí lựa chọn, đồng thời chịu áp lực của khách hàng về việc phải cập nhật số liệu nhanh, chính xác, báo cáo đầy đủ, trong thời gian ngắn, việc sử dụng phần mềm và hệ cơ sở dữ liệu tương ứng hỗ trợ:
- Giảm lượng giấy tờ cần lưu trữ;
- Quản lý lượng lớn kết quả khảo sát lâu dài, so sánh kết quả khảo sát qua các năm của cùng 1 khách hàng, cùng 1 chỉ tiêu dễ dàng, tức thời, hiệu quả;
- Cuộc khảo sát ln được cập nhật nhanh chóng, tránh trùng (1 khách hàng chỉ được khảo sát bởi 1 điều tra viên trừ trường hợp khác cho phép), tránh thiếu thông tin (phần mềm cảnh báo khi chưa đầy đủ các thông tin yêu cầu), sai lệch thông tin (do phải nhập lại từ giấy tờ vào file), mất dữ liệu (giấy tờ), tránh thiếu khách hàng cần khảo sát (phần mềm nhắc);
- Việc kiểm soát điều tra viên và độ trung thực của kết quả điều tra đơn giản hơn; - Chi phí ban đầu có thể tăng lên, tuy nhiên, chi phí triển khai lâu dài giảm xuống.
b) Trong quản lý bán hàng
Việc nhiều bộ phận, cá nhân cùng lúc tra cứu, cập nhật thông tin về 1 khách hàng, 1 đơn hàng là điều không thể tránh khỏi. Hệ thống cơ sở dữ liệu đơn giản hóa cơng việc quản lý khách hàng.
- Cho phép quản lý hàng triệu khách hàng cùng lúc, lưu trữ toàn bộ các giao dịch, đặc điểm, kết quả, trạng thái… của từng khách hàng
- Cùng lúc tra cứu 1 hoặc nhiều khách hàng có các đặc điểm theo yêu cầu - Cập nhật cùng lúc nhiều mặt của cùng một khách hàng theo phân quyền
- Bộ phận marketing lưu trữ thông tin về các chiến dịch, danh sách khách hàng tìm kiếm được sau mỗi chiến dịch
- Phòng kinh doanh được phép sửa thông tin cơ bản, các thông tin phục vụ chăm sóc khách hàng, các đơn hàng
- Bộ phận kho, sản xuất lưu trữ thông tin các thông tin về kết quả sản xuất đơn hàng, tình trạng kho hàng
- Bộ phận kế toán lưu trữ các giao dịch liên quan đến đơn hàng, các chi phí phát sinh
- Các dữ liệu rời rạc từ các bộ phận trên được thống nhất, lưu trữ xuyên suốt trong suốt quá trình từ lúc tìm được đến lúc bán hàng, xuất hóa đơn và lịch sử giao dịch về sau, giảm tỷ lệ bị trùng khách hàng, cung cấp thêm các thơng tin để phân nhóm, xây dựng các chiến dịch chăm sóc khách hàng phù hợp nhất với nhu cầu (theo dữ liệu giao dịch lịch sử) của khách hàng.
- Ngoài ra, việc lưu trữ file khách hàng riêng lẻ khiến các cơng ty gặp khó khăn khi nhân viên kinh doanh nghỉ việc và cầm toàn bộ dữ liệu khách hàng sang công ty đối thủ. Cơ sở dữ liệu được phân quyền hiệu quả chỉ cho phép nhân viên tìm kiếm, lấy các thơng tin cho phép, giảm rủi ro mất khách hàng khơng đáng có này.
- Việc xem xét dữ liệu lịch sử, so sánh dữ liệu qua các năm cũng giúp cơng ty nhìn nhận các xu hướng tăng giảm doanh thu theo các điều kiện thời gian, môi trường… nhằm chuẩn bị trước các kế hoạch ứng phó phù hợp
- Dữ liệu lịch sử nhân viên kinh doanh giúp đánh giá các thế mạnh, yếu của từng nhân viên, giúp công ty xây dựng cơ chế thưởng phạt, đào tạo phù hợp nâng cao kết quả chung.
c) Trong quản trị nhân sự:
Quản lý nhân sự là một quá trình kéo dài từ trước khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng đến cả sau khi nhân sự đó nghỉ khỏi cơng ty. Mỗi nhân sự bao gồm rất nhiều thông tin rời rạc, rất khó quản lý nếu chỉ quản lý bằng giấy tờ hoặc file riêng lẻ, đặc biệt khi cập nhật, thay đổi thông tin cá nhân, việc các dữ liệu không “khớp” với nhau không phải là hiếm. Một hệ thống phần mềm phù hợp sẽ giúp ban lãnh đạo công ty:
- Đánh giá hiệu quả của các đợt tuyển dụng;
- Thông tin nhân sự được lưu trữ đồng bộ trong suốt quá trình từ trước, trong và sau khi làm việc tại công ty: thông tin cơ bản về nhân sự, các quyết định liên quan, kết quả đánh giá hiệu suất làm việc, mức lương, khen thưởng, kỷ luật, quy hoạch, thăng chức… Các phần mềm thông tin nhân sự giúp quản lý thông tin cá nhân của nhân sự một cách bài bản và xuyên suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp;
- Thơng tin được đảm bảo về tính đồng bộ, sẵn sàng, duy nhất, không trùng lặp… và chỉ được xem, sửa bởi những bộ phận / cá nhân được phân quyền phù hợp;
- Hệ thống báo cáo giúp đánh giá tồn diện các mặt của nhân sự cơng ty, từ đó xây dựng các kế hoạch đào tạo, tuyển dụng… hiệu quả, đúng nhu cầu;
- Giúp xây dựng và đồng bộ hệ thống lương thưởng, phúc lợi phù hợp toàn hệ thống.