Đàm phán là việc bàn bạc trao đổi với nhau vềcác điều kiện mua bán giữa các nhà doanh nghiệp xuất nhập khẩu để đi đến ký kết hợp đồng
-Đàm phán qua thư tín: ngày nay việc sửdụng hình thức này vẫn là phổbiến để giao dịch giữa các nhà điều kiện xuất khẩu. Những cuộc tiếp xúc ban đầu thường qua thư tín. Ngay cảsau này khi cảhai bên đã cóđiều kiện gặp gỡtrực tiếp thì việc duy trì quan hệcũng phải qau thư tín. Sửdụng thư tín đểgiao dịch đàm phán phải luôn nhớ rằng thư là sứgiảcủa mìnhđến khách hàng bởi vậy, gửi thư cần lịch sử, chuẩn các, khẩn trương
-Đàm phán qua điện thoại: Bằng hình thức này sẽgiảm bớt thời gian, giúp cho các nhà kinh dianh tiến hành đàm phán khẩn trường, kịp thời cơ. Nhưng trao đổi qua điện thoại không có gì làm bằng chứng cho những thỏa thuận, quyết định nên sau khi trao đổi bầng diện thoại cần có thủtục các nhạn nội dung đãđàm phán
-Đàm phán bằng cách gặp gỡtrực tiếp: Đây là hình thức cẩn thận, có tác dụng đẩy nhanh tốc độgiải quyết các vấn đềmà các bên cùng quan tâm tuy nhiên phương pháp này rất tốn kém
- Bước 1: Chào hàng là lời đềnghịký kết hợp đồng từphía người bán đưa ra. Trong buôn bán thì chào hàng là việc người xuất khẩu thểhiện ý định bán hàng của mình. Tùy vàođơn chào hàng nào mà chúng có tính chất pháp lý khác nhau
- Bước 2: Hoàn giá là một lời đềnghịmới do bên nhận chào hàng đưa ra sau khi đã nhận được đơn chào hàng của ben kia nhưng không chấp nhận hoàn toàn giá chào hàng. Khi hoàn giá thì coi như chào hàng trước đó bịhủy bỏ. Trong kinh doanh quốc tế, mỗi lần giao dịch thường phải qua nhiều lần hoàn giá mới đi đến kết thúc
- Bước 3: Chấp nhận là sự đồng ý hoàn toàn tất cảmọi điều kiện chào hàng mà phía bên kia đưa ra, khi đó tiến hành ký kết hợp đồng
- Bước 4: Xác nhận sau khi hai bên đã thỏa thuận cới nhau về điều kiện giao dịch thì ghi lại tất cảnhững đã thỏa thuận gửi cho bên kia. Đó là văn bản có chữký của cảhai bên
1.1.3.4.2 Hợp đồng kinh tế về xuất khẩu hàng hóa
Sau khi các bên mua và bán tiến hàng giao dịch, đàm phán có kết quảthìđi đến lập và ký kết hợp đồng. Hợp đồng có quy định rõ ràng vàđầy đủquyền hạn và nghĩa vụcủa các bên tham gia.
Hợp đồng thểhiện bằng văn bản là hình thức bắt buộc đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu của nước ta. Đây là hình thức tốt nhất đểbảo vệquyền lợi của cảhai bên và tránh được những biểu hiện không đồng nhất trong ngôn từhay quan niệm vì cácđối tác tham gia thuộc các quốc tịch khác nhau.
Các điểm cần lưu ý khi ký kết hợp đồng:
- Hợp đồng cần trình bày rõ ràng, sáng sủa, nội dung phải phánảnhđúng và đầy đủcác vấn đề đã thỏa thuận
- Ngôn ngữdùng trong hợp đồng là thứngôn ngữphổbiến mà hai bên cùng thông thạo
- Chủthếký kết hợp đồng phải là người có đủthẩm quyền ký kết
- Hợp đồng nên đềcập đầy đủcác vấn đềvầkhiếu nại, trọng tài đềgiải quyết tranh chấp nếu có tránh tình trạng tranh chấp kiện tụng kéo dài
Ký kết HĐXK Kiểm traL/C Xin giáp phép XK Chuẩn bị hàng Làm thủtục hải
quan Kiểm nghiệmhàng hóa Ủy thác thuê tàu
Giao hàng
lên tàu Mua bảohiểm Làm thủtụcthanh toán Giải quyết Theo Giáo trình Nghiệp vụthương mại quốc tế-Đại học Huếcủa Nguyễn Thị Diệu Linh (2008). Sau khi hợp đãđược ký kết thìđơn vịsản xuất kinh doanh xuất khẩu phải thực hiện cho các quy định đã ký kết trong hợp đồng, tiến hành sắp xếp những việc phải làm, ghi thành bảng theo dõi tiến độthực hiện hợp đồng, ghi lại những diễn biến kịp thời, những văn bản phát đi và nhận được đểxửlý và giải quyết cụthể.Đồng thời phai đảm bảo được quyền lợi quốc gia và lợi ích kinh doanh của doanh nghiệp
Hình1.1: Sơ đồ trình tự thực hiện hợp đồng xuất khẩu
- Xin giấy phép xuất khẩu:
Giấy phép xuất khẩu là một biện pháp quan trọng đểNhà nước quản lý hoạt động xuất nhập khẩu. Vì thế, trước khi xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp phải xin phép xuất khẩu hàng hóa đó. Quyền kinh doanh xuất nhập khẩu và thủtục xuất nhập khẩu được quy định 12/2006/NĐ- CP, ngày 23/01/2006
- Kiểm tra L/C
Bên nhập khẩu có trách nhiệm mởL/C và bên xuất khẩu cần kiểm tra L/C có phù hợp với hợp đồng ký kết hay không trước khi tiến hành giao hàng
Công việc này phải thực hiện đúng theo quy định của hợp đồng và đảm bảo tiến độcho công tác giao hàng. Chuẩn bịhàng hóa bao gồm nhiều công việc từthu gom tập trung thành lô hàng xuất khẩu đến việc đóng gói bao bì, ký mã hiệu
Trước khi xuất khẩu, các nhà xuất khẩu phải có nghĩa vụkiểm tra vềphẩm chất, sốlượng, trọng lượng, bao bì.
- Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu sẽngăn chặn kịp thời những hậu quảxấu và đảm bảo uy tín cho nhà sản xuất cũng như tổchức xuất khẩu trong quan hệmua bán
- Làm thủtục hải quan
Thủtục hải quan là một cách thức đểNhà nước quản lý hoạt động xuất nhập khẩu. Không những thế đây còn là kiểm tra, giám sát hải quan, trong đó quy định khi làm thủtục hải quan, người khai hải quan phải khai báo hải quan, đưa hàng đến địa điểm quy định cụthể, làm nghĩa vụnộp thuế
- Thuê phương tiện vận tải
Thuê phương tiện chởhàng dựa vào căn cứ: Những điều khoản hợp đồng mua bán, đặc điểm hàng hóa mua bán, điều kiện vận tải, thông thường trong nhiều trường hợp, đơn vịkinh doanh xuất khẩu thườngủy thác việc phương tiện vận tải cho một công ty vận tải
- Giao hàng cho người vận tải
Doanh nghiệp xuất khẩu phải tiến hành theo các bước sau:
+ Căn cứvào chi tiết hàng hóa xuất khẩu, lập bảng kê hàng hó chuyên chởcho người vận tải để đổi lấy hồsơ xếp hàng
+ Trao đổi với cơ quan điều độcảng đểnắm vững kếhoạch giao hàng + Lập kếhoạch và vận chuyển hàng vào cảng
+ Bốc hàng lên tàu
+ Sau khi giao nhận hàng xong lấy biên lai thuyền phó
+ Trên cơ sởhóa đơn thuyền phó đổi lấy vận đơn đường biển, điều quan trọng là phải lấy được hàng vận đơn đường biển hoàn hảo
Căn cứvào điều kiện cơ sởgiao hàng, căn cứvào hàng hóa vận chuyển, điều kiện vận chuyển đểlựa chọn mua bảo hiểm thích hợp cho hàng hóa. Hợp đồng bảo hiểm thường được chia thánh hai loại: Hợp đồng bảo hiểm bao và hợp đồng bảo hiểm chuyến
- Lập bộchứng từthanh toán
Sau khi giao hàng, nhà sản xuất nhanh chóng lập bộchứng từthanh toán trình ngân hàng để đòi tiền nhà nhập khẩu. Bộchứng từnày phải chính xác và phù hợp với yêu cầu của L/C vềcảnội dung và hình thức. Bộchứng từbao gồm: hóa đơn thương mại, vận đơn (đường biển, đường sắt, đường hàng không), chứng từbảo hiểm, bảng kê chi tiết, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận sốlượng, chất lượng, giấy chứng nhận xuất xứvà giấy chứng nhận vệsinh
- Giải quyết tranh chấp (nếu có)
Người mua khiếu nại người bán: giao hàng không đúng vềsốlượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất, nguồn gốc như trong hợp đồng quy định, bao bì, kí mã hiệu sai quy cách, không phù hợp với điều kiện vận chuyển
Người bán khiếu nại người mua: trong các trường hợp như trảtiền chậm so với quy định
Người bán hoặc người mua khiếu nại người chuyên chởvà bải hiểm: khi người chuyên chởvi phạm hợp đồng chuyên chởnhư đưa tàu đến cảng không đúng quy định, bịmất thất lạc trong quá trình chuyên chở.
Nhìn chung, những doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất khẩu cần nắm vững từng nội dung của hoạt động này, nắm được công việc cụthểcủa từng nội dung, nghiên cứu kỹ đểthực hiện tốt được hoạt động này. Ngoài ra, trong quy trình thực hiện tổchức hợp đồng, trình tựcác bước không nhất thiết phải đúng theo trình tự, mà tùy vào từng điều kiện của doanh nghiệp, từng hợp đồng mà áp dụng. Để đưa ra những chính sách chiến lược thâm nhập phù hợp, doanh nghiệp còn phải nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu.
1.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu
Theo “Giáo trình quản trịdoanh nghiệp” của Nguyễn Khắc Hoàn (2002), các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quảhoạt động kinh doanh xuất khẩu
Mục tiêu của phân tích bên ngoài là nhận thức các cơ hội cũng như các thách thức từmôi trường vĩ mô và vi mô thường được xem xét các nhân tốnhư: xã hội, chính trị, chính phủpháp lý, công nghệcó thểtác động đến tổchức. Môi trường vi mô bao gồm các yếu tố ảnh hưởng đến doanh nghiệp như đối thủcạnh tranh trong ngành, đối thủtiềmẩn, các sản ohaarm thay thế, nhà cung cấp và khách hàng.
1.1.4.2 Môi trường vĩ mô
1.1.4.2.1 Tình hình kinh tế
Tình hình phát triển kinh tếcủa thịtrường xuất khẩu cóảnh hưởng tới nhu cầu và khảnăng thanh toán của khách hàng, do đó cóảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp. Các nhân tố ảnh hưởng tới sựphát triển kinh tếcủa thịtrường xuất khẩu là tổng sản phẩm quốc nội (GDP) thu nhập dân cư, tình hình lạm phát, tình hình lãi suất.
1.1.4.2.2 M ôi trường Chính trị- pháp luật
Yếu tốchính trịlà nhân tốkhuyến khích hoạc hạn chếquá trình quốc tếhóa hoạt động kinh doanh. Chính sách của chính phủcó thểlàm tăng sựliên kết các thịtrường và thúc đẩy tốc độtăng trưởng hoạt động xuất khẩu bằng việc dỡbỏcác hàng rào thuế quan, phi thuếquan, thiết lập mối quan hệtrong cơ sởhạtầng của thịtrường. Khi khôngổn định vềchính trịsẽcản trởsựphát triển kinh tếcủa Đất nước và tạo ra tâm
lý không tốt cho các nhà kinh doanh.
Các yếu tốChính trị- pháp luậtảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động xuất khẩu. Các công ty kinh doanh xuất khẩu đều phải tuân thủcác quy định mà chính phủtham gia vào các tổchức quốc tếtrong khu vực và trên thếgiới cũng như các thông lệquốc tế:
- Các hiệp ước, hiệp định thương mại mà quốc gia có doanh nghiệp xuất khẩu tham gia
- Các vấn đềpháp lý và tập quán quốc tếcó liên quanđến việc xuất khẩu
- Các quy định luật pháp đối với hoạt động xuất khẩu (thuế, thủtục quy định,…)
- Quy định vềlao động, tiền lương, thời gian lao động, nghỉngơi
- Quy định vềvấn đềbảo vệmôi trường, tiêu chuẩn chất lượng, thực hiện hợp đồng
Ngoài những vấn đềnói trên Chính phủcòn thực hiện các chính sách ngoại thương như: hàng rào phi thuếquan, ưu đãi thuếquan,…Các chính sách ngoại thương của Chính phủtrong mỗi thời kỳcó sựthay đổi. Vì vậy, các nhà doanh nghiệp xuất khẩu phải nắm bắt được chiến lược phát triển kinh tếcủa đất nước đểbiết được xu hướng vận động của nền kinh tếvà sựcan thiệp của nhà nước
1.1.4.2.3 Yếu tố công nghệ và tự nhiên
- Khoảng cách địa lý giữa các nước sẽ ảnh hưởng đến chi phí vận tải, thời gian thực hiện hợp đồng, thời điểm ký kết hợp đồng do vậy nóảnh hưởng đến việc lựa chọn nguồn hàng, thịtrường, mặt hàng xuất khẩu
- Vịtrí của các nước cũngảnh hưởng đến việc lựa chọn nguồn hàng, thịtrưởng tiêu thụ
- Thời gian thực hiện hợp đồng xuất khẩu có thểbịkéo dài do bịthiên tai, bão,…
- Sựphát triển của khao học công nghệ, đặc biệt là công nghệthông tin cho pháp các nhà kinh doanh nắm bắt một cách chính xác và nhanh chóng thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi,điều khiến hàng hóa xuất khẩu, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quảhoạt động xuất khẩu. Đồng thời yếu tốcông nghệcòn tácđộng đến quá trình sản xuất, gia công chếbiến hàng xuất khẩu, các lĩnh vực khác nhau có liên quan đến vận tải, ngân hàng
- Các yếu tốhạtầng phục vụhoạt động xuất khẩu:
+ Hệthống giao thông đặc biệt là hệthống cảng biển: Mức độtrang bị, kho tàng… hệthống cảng biển nếu hiệu đại sẽgiảm bớt thời gian bốc dỡ, thủtục giao nhận cũng như đảm bảo an toàn cho hàng hóa xuất khẩu
+ Hệthống ngân hàng: Sựphát triển của hệthống ngân hàng cho phép các nhà kinh doanh xuất khẩu thuận lợi trong việc thanh toán, huy động vốn. Ngoài ra ngân hàng là một nhân tố đảm bảo an toàn cho hàng hóa xuất khẩu
+ Hệthống bảo hiểm, kiểm ta chất lượng hàng hóa cho phép các hoạt động xuất khẩu được thực hiện một cách an toàn, đồng thời giảm bớt được mức độthiệt hại khi có rủi ro xảy ra
Hoạt động con người luôn luôn tồn tại trong một điều kiện xã hội nhất định. Chính vịvậy, các yếu tốxã hộiảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của con người. Các yếu tốxã hội là tương đối rộng, do vậy đểlàm sáng tỏ ảnh hưởng của yếu tốnày có thể nghiên cứuảnh hưởng của yếu tốvăn hóa, đặc biệt là trong ký hợp đồng.
Nền văn hóa tạo nên cách sống của mỗi cộng đồng, quyết định đến cách thức tiêu dùng, thứtự ưu tiên cho nhu cầu mong muốn được thõa mãn và cách thỏa mãn của con người sống trong đó. Chính vịvậy yếu tốvăn hóa là yếu tốchi phối lối sống nên các nhà xuất khẩu luôn quan tâm tìm hiểu yếu tốvăn hóaởcác thịtrường má mình tiến hành hoạt động xuất khẩu.
Đối thủtiềm năng
Nhà cung
cấp Cạnh tranh giữa các công ty hiện tại
Người mua
Các sản phẩm thay thế
1.1.4.3 Môi trường vi mô
Môi trường vi mô của công ty theo Michael Porter bao gồm năng lực cạnh tranh đó là: khách hàng, đối thủcạnh tranh, đối thủtiềm năng, nhà cung cấp và sản phẩm thay thế
Qua mô hình các doanh nghiệp ta có thểthấy được các mối đe dọa hay thách thức với cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong ngành là trung tâm. Xuất phát từ đây doanh nghiệp có thể đềra sách lược hợp lý nhằm hạn chế đe dọa và tăng khảnăng cạnh tranh của doanh nghiệp mình.
- Sự đe dọa của đổi thủcạnh tranh tiềmẩn: các đối thủnày chưa có kinh nghiệm trong việc thâm nhập vào thịtrường quốc tếsong nó có tiềm năng lớn vềvốn, công nghệ, lao động và tận dụng được lợi thếcủa người đi sau, do đó khắc phục được những điểm yếu của các doanh nghiệp hiện tại đểcó khảnăng chiếm lĩnh thịtrường
- Sức ép của nhà cung cấp: nhân tốnày có khảnăng mởrộng hoặc thu hẹp khối lượng vật tư đầu vào, thay đổi cơ cấu sản phẩm hoặc sẵn sàng liên kết với nhau đểchi phối thịtrường nhằm hạn chếkhảnăng của doanh nghiệp hoặc làm giảm lợi nhuận dự kiến, gây ra rủi ro khó lường trước cho doanh nghiệp, hoạt động xuất khẩu có nguy cơ bịgián đoạn
- Sức ép của khách hàng: trong cơ chếthịtrường, khách hàng được coi là “thượng đế”. Khách hàng có khảnăng thu hẹp hay mởrộng quy mô chất lượng sản phẩm mà không được nâng giá bán sản phẩm. Một khi nhu cầu của khách hàng thay
đổi thì hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động xuất khẩu nói riêng cũng phải thay đổi theo sao cho phù hợp
Các yếu tốcạnh tranh trong nội bộngành: khi hoạt động trên thịtrường quốc tế, các doanh nghiệp thường hiếm khi có cơ hội dành được vịtrí độc tôn trên thịtrường mà thường bịchính các doanh nghiệp sản xuất và cung cấp các loại sản phẩm tương tự cạnh tranh gay gắt. Các doanh nghiệp này có thểlà doanh nghiệp của quốc gia nước sởtại quốc gia chủnhà hoặc một nước thứba cùng tham gia xuất khẩu mặt hàng đó. Trong một sốtrường hợp các doanh nghiệp sởtại này lại được chính phủbảo hộdo đó doanh nghiệp khó có thểcạnh tranh được với họ.
1.1.5 Hiệu quảhoạt động xuất khẩu1.1.5.1 Hiệu quảvềmặt kinh tế 1.1.5.1 Hiệu quảvềmặt kinh tế
Theo Bùi Xuân Lưu và Nguyễn Hữu Khải (2006), để đánh giá hiệu quảhoạt động kinh doanh xuất khẩu thì căn cứvào các chỉtiêu sau:
1.1.5.1.1 Chỉ tiêu lợi nhuận
Lợi nhuận là chỉtiêu tuyệt đối phảnứng kết quảhoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, là nguồn gốc của việc tái sản xuất mởrộng kinh doanh và là đòn bẩy kinh tế quan trọng có tác dụng khuyến khích người lao động nâng cao hiệu quảkinh doanh. Bất kỳdoanh nghiệp nào khi tham gia hoạt động kinh doanh thì mục tiêu hàng đầu và mang tính sống còn của doanh nghiệp đó là tối đa hóa lợi nhuận. Lợi nhuận xuất khẩu là