II CƠ SỞTHỰC TIỄN
1.3. Chức năng nhiệm vụcủa từng bộphận
1.3.1. Giám đốc chi nhánh
Là người được Tổng Giám đốc Công ty uỷquyền, có trách nhiệm quản lý tài sản, thiết bị, nhà xưởng, vật tư và nhân lực được giao, là người quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Căn cứcác chỉtiêu kếhoạch được Công ty giao, Giám đốc các chi nhánh đềra các biện pháp thực hiện hoàn thành kếhoạch của đơn vị.
Xây dựng và đềxuất cơ cấu tổchức bộmáy giúp việc của đơn vị. Chủ động đề xuất bốtrí nhân sựcủa đơn vị, lập đềán trình Tổng Giám đốc Công ty duyệt trước khi ra quyết định giao nhiêm vụ.
Giám đốc các chi nhánh được quyền phân công nhiệm vụtrong Ban giám đốc, bộ máy quản lý, tổchức điều hành sản xuất kinh doanh hợp lý, chủ động trong tiêu thụ sản phẩm, mua bán vật tư và các chỉtiêu khác theo định mức kinh tế- kỹthuật đã phân cấp,đảm bảo đúng mục đích và các thủtục tài chính phù hợp với quy định của Công ty.
Chịu trách nhiệm quản lý vật tư, tài sản thiết bị, không đểxảy ra mất mát, hư hỏng, đảm bảo an toàn lao động trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Được quyền chủ động trảlương, thưởng cho CBCNV trong đơn vịtheo kết quả lao động, phù hợp với các quy định của Nhà nước và của Công ty. Quản lý CBCNV và lao động theo phân cấp. Không bốtrí công việc cho những cá nhân không tuân thủsự quản lý điều hành và được quyền đềxuất với Tổng Giám đốc Công ty xửlý theo nội dung thoả ước lao động tập thể.
Thủtrưởng đơn vịphải chịu trách nhiệm cá nhân trước Tổng Giám đốc Công ty và Pháp luật vềkết quảhoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vịmình, khi sản xuất kinh doanh bịthua lỗ, hoặc thất thoát tài sản, vật tư, tiền vốn trong quá trình sản xuất kinh doanh đều phải bịxửlý nghiêm theo quyđịnh của Pháp luật, Điều lệvà Quy chế Công ty, loại trừcác yếu tốkhách quan được Tổng Giám đốc Công ty xem xét và chuẩn y.
Là người được Tổng Giám đốc bổnhiệm theo đềnghịcủa thủtrưởng đơn vịtrực thuộc. Là người giúp việc theo sựphân công, uỷquyền của thủtrưởng đơn vịvà chịu trách nhiệm cá nhân trước thủtrưởng đơn vị, Tổng Giám đốc và Pháp luật.
1.3.2. Phòng tổchức nhân sự- hành chính tổng hợp
Giúp giám đốc thực hiện những việc như tổchức, công tác hành chính, xây dựng quy chếtiền lương, tiền thưởng, nâng bậc lương, thi bậc thợ, khen thưởng kỷluật và các chế độcủa người lao động.
Lập kếhoạch đào tạo và đào tạo bổsung cán bộcông nhân viên. Đảm bảo cho Chi nhánh có đội ngũ quản lý, kỹsư và công nhân kỹthuật đủvềsốlượng và đạt về chất lượng.
Quản lý điều hành công tác bảo vệtài sản của Chi nhánh. Kiểm tra cá nhân, đơn vịthực hiện nội quy, quy chếcủa Chi nhánh. Lập kếhoạch và triển khai thực hiện công tác quân sựhàng năm.
1.3.3. Phòng kếtoán
Là người kiểm soát các hoạt động kinh tếtài chính của công ty.
Có trách nhiệm tổchức thực hiện nghiệp vụtài chính kếtoánở đơn vịtheo Luật Kếtoán, Quy chếtài chính, cơ chếphân cấp của Công ty. Chịu trách nhiệm vềtính trung thực, chính xác trước thủtrưởng đơn vị, Kếtoán trưởng, Tổng Giám đốc Công ty và Pháp luật và bịxửlý nếu vi phạm theo quy định của Pháp luật.
Thực hiện đầy đủ, quyết toán, trích nộp ngân sách và các các chế độtài chính khác. Thực hiện chế độphân phối lợi nhuận, sửdụng quỹlương, tiền thưởng hợp lý.
1.3.4. Phòng kếhoạch vật tư.
Lập kếhoạch và kiểm tra giám sát thực hiện kếhoạch sản xuất kinh doanh. Lập kếhoạch vật tư thiết bịdựphòng phục vụcho sản xuất kinh doanh hằng năm. Quản lý hệthống kho tàng, cấp phát vật tư, nguyên liệu, xuất hàng đảm bảo yêu cầu sản xuất. Cân đối vật tư nguyên liệu cho sản xuất, xây dựng định mức đơn giá tiền lương cho các công đoạn sản xuất.
Quản lý hồsơ pháp lý các mỏnguyên liệu: Đá vôi, đá sét, phụgia ... Hợp đồng mua bán vật tư nguyên liệu, bán sản phẩm theo phương thức thỏa thuận.
1.3.5. Nhà máy
Là nơi diễn ra hoạt động sản xuất của công ty.
Phòngđiều khiển trung tâm là nơi quản lý các hoạt động của các phân xưởng nghiền, xuất xi măng, sản xuất cliker.
Phòng quản lý chất lượng, tài nguyên, mỏgiúp công ty đảm bảo chất lượng xi măng, đảm bảo nguồn nguyên liệu sản xuất của công ty bên cạnh đó còn phải đảm bảo an toàn môi trường khi sản xuất và bảo vệtài nguyên thiên nhiên.
Phòng cơ điện giúp xây dựng, quản lý quy trình kỹthuật, quy trình vận hành, bảo quản sửa chữa máy móc thiết bị:
- Quản lý hồsơ, cải thiện kỹthuật, hồsơ kỹthuật vềthiết bịmáy móc. - Quản lý xe, máy, thiết bịxây dựng, tài sản cố định.
- Lập kếhoạch dựtrù vật tư, phụtùng thay thếhàng tháng,…
2. Phân tích thực trạng hoạt động của công ty
2.1. Khái quát vềngành nghềkinh doanh của chi nhánh nhà máy xi măng áng sơn măng áng sơn
Ngành nghềkinh doanh chính của Chi nhánh:
Sản xuất và cungứng các chủng loại xi măng PCB40 theo TCVN 6260:2009 và bán đá phụgia.
Lĩnh vực kinh doanh chính mang lại doanh thu cho doanh nghiệp chính là sản xuất và cung cấp xi măng.
2.2. Quy trình hoạt động kinh doanh của chi nhánh2.2.1. Quy trình kinh doanh tại công ty 2.2.1. Quy trình kinh doanh tại công ty
Sổcái
Sổ/ thẻkếtoán chi tiết Chứng từ
SổNhật kí chung
Chi nhánh nhà máy xi măng Áng Sơn hoạt động kinh doanh chủyếu là sản xuất xi măng PCB 40. Sau khi xi măng của công ty đi đến giai đoạn cuối cúng là bán hàng thì toàn bộsản phẩm của công ty sẽnhập vềcho công ty xi măng Sông Gianh. Tiếp theo công ty xi măng Sông Gianh sẽchịu trách nhiệm phân phối sản phẩm của công ty.
2.2.2. Mô tảquy trình ghi sổkếtoán tại phòng tài chính kếtoán
Trong quá trình thực tậpởbộphận kếtoán Chi nhánh nhà máy xi măng Áng Sơn em đãđược thực hành việc ghi chép, luân chuyển chứng từkếtoán và hỗtrợcác cô chú, anh chịtrong phòng thực hiện một sốnghiệp vụhàng ngày liên quan đến ghi sổ kếtoán. Sau đây em xin được trình bày quy trình cơ bản:
Sơ đồ3: Sơ đồquy trình kếtoán của công ty
(Nguồn: Phòng KếToán)
Hàng ngày, căn cứvào chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụphát sinh vào sổNhật ký chung, sau đó căn cứsốliệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung đểghi vào SổCái theo các tài khoản kếtoán phù hợp. Nếu Chi nhánh có mởsổ, thẻkếtoán chi tiết thìđồng thời với việc ghi sổNhật ký chung, các nghiệp vụphát sinh được ghi vào các sổ, thẻkếtoán chi tiết.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng sốliệu trên SổCái, lập Bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, sốliệu ghi trên SổCái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từcác Sổ, thẻchi tiết) được dùng đểlập Báo cáo tài chính.
Các nghiệp vụkinh tếtài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty, kế toán phải lập chứng từkếtoán. Mọi hoạt động của Chi nhánh đều được lập chứng từ đầy đủkịp thời chính xác theo nội dung qui định trên mẫu của Bộtài chính. Trong quá trình hạch toán có những chứng từchưa có mẫu, kếtoán chi nhánh phải tiến hành tự lập chứng từnhưng đảm bảo đầy đủcác nội dung qui định tại điều 17 của luật kếtoán:
- Chứng từkếtoán đảm bảo được lập đúng theo đúng sốliên qui định, chứng từ hợp lệ, phù hợp với từng khoản mục.
- Các chứng từliên quan đến Tài sản cố định (TSCĐ) như: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, bảng tính và phân bổkhấu hao TSCĐ, hoá đơn giá trị gia tăng của nhà cung cấp.
- Các chứng từliên quan đến lao động, tiền lương như: Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng phân bổtiền lương và Bảo hiểm xã hội (BHXH), bảng kê trích nộp các khoản theo lương, giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH…
- Các chứng từliên quan đến tiêu thụvật tư, hàng hóa như: Phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho,…
Đểhỗtrợcho công tác kếtoán tại Chi nhánh, Chi nhánh đã sửdụng phần mềm kếtoán STANDARD 6.0. Với những tính năng của phần mềm này, công việc kếtoán trởnên đơn giản, chính xác hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí cho Công ty.
Khi có nghiệp vụkinh tếphát sinh, kếtoán kiểm tra, tính toán sốliệu (nếu cần) sau đó chỉviệc nhập sốliệu vào máy theo các phần hành kếtoán, việc ghi chép vào các loại sổvà báo cáo do máy tự động thực hiện.
Quy trình xửlý sốliệu kếtoán của chương trình kếtoán STANDARD 6.0 được hiểu như sau:
- Thông tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứvào nội dung nghiệp vụ kinh tếphát sinh được phản ánh, ghi chép trên chứng từ, kếtoán kiểm tra, xửlý dữ liệu rồi cập nhật vào máy theo đúng đối tượng mã hoáđãđược cài trong phần mềm như hệthống chứng từ, hệthống tài khoản, danh mục vật tư, danh mục khách hàng… đúng quan hệ đốiứng tài khoản, máy tính sẽtự động ghi vào sổnhật ký chung, sổchi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự động ghi vào sổcái các tài khoản có mặt trong định khoản và các bảng kê liên quan. Chương trình kếtoán STANDARD 6.0 làm tự động qua các bút toán kết chuyển đã càiđặt sẵn trong chương trình người sửdụng chỉ cần lựa chọn.
-Thông tin đầu ra: Sau khi dữliệu được cập nhật theo trình tựnhư ngày, tháng, năm, sốchứng từ, nội dung, TK Nợ, TK Có hoặc TK Có, TK Nợ. theo các phần hành kếtoán thì thông tin đầu ra cho phép ta có thểlấy bất kỳloại sổnào như: sổchi tiết tài khoản, sổcái, các báo cáo tài chính .
3. Các nguồn lực cơ bản tại công ty3.1 Nguồn lao động 3.1 Nguồn lao động
3.1.1 Cơ cấu lao động của công ty qua 3 năm 2015-2017
Nguồn nhân lực là nhân tố chủyếu tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp: Nguồn nhân lựcđảm bảo mọi nguồn sáng tạo trong tổ chức. Chỉ có con người mới sáng tạo ra các hàng hoá, dịch vụ và kiểm trađược quá trình sản xuất kinh doanhđó.. Mặc dù trang thiết bị, tài sản, nguồn tài chính là những nguồn tài nguyên mà các tổ chứcđều cần phải có, nhưng trong đó tài nguyên nhân văn - con người lạiđặc biệt quan trọng. Không có những con người làm việc hiệu quả thì tổ chứcđó không thể nàođạt tới mục tiêu.
Lao động là một trong những các yếu tốquan trọng trong việc sản xuất và kinh doanh của 1 công ty và lao động cũng nắm giữ1 vai trò rất quan trọng trong việc quyết định đến hiệu quảhoạt động kinh doanh của công ty. Hiểu được điều này nên công ty rất chú trọng đến việc xây dựng đội ngũcán bộcông nhên viên giỏi trong các
hoạt động chuyên môn của mình,đồng thời cũng luôn quan tâmđến cuộc sống của nhân viên trong công ty.
Tình hình laođộng của công ty thông qua bảng cho ta thấy qua các năm thì tổng sốlao động của công ty ngày càng giảm. Lý do chủyếu là vì ngày nay chúng tađang hiện đại hoá đất nước, máy móc đang dần dần thay thếcho con người. Đây là điều tất yếu đối với tất cảcác doanh nghiệp sản xuất nào.
Bảng 1: Cơ cấu lao động của công ty qua 3 năm 2015-2017
Đơn vị: Người
Chỉtiêu
2015 2016 2017
SL % SL % SL %
Tổng LĐ128 100 111 100 109 100
Phân theo giới tính
Nam 87 70 77 69 71 65
Nữ41 30 34 31 38 35
Phân theo địa điểm làm việc
Nhà máy 115 90 99 89 97 89
Các BP khác 13 10 12 11 12 11
Nguồn: Phòng HCTH-Tổchức nhân sự
Vềtổng lao động thay đổi qua 3 năm cụthểnhư sau năm 2016 tổng sốlao động đã giảm 17 người so với con số128 người của năm 2015. Còn năm 2017 tổng sốlao động là 109 người giảm 2 người so với năm 2016
Xét vềgiới tính: Vì công việc có tính chất nặng nhọc nên phù hợp với lao động nam hơn là lao động nữ. Cho nên sốlượng lao động nam thường chiếm trên 60% tổng sốlao động của công ty. Cụthểnăm 2016 sốlao động nam là 77 người tươngứng với 69% giảm 10 người so với năm 2015. Tuy nhiên năm 2017 sốlượng lao động nam là 71 người tươngứng với 65% đã giảm 6 người so với năm 2016.
Xét theo địa điểm làm việc:Vìđây là công ty sản xuất nên nên các hoạt động của công ty đều diễn ra hầu hếtởnhà máy. Cụthểtổng sốlao động của nhà máy luôn chiếm khoảng trên 90%. Cụthểlà năm 2015 có 115 người làm việc tại nhà máy năm 2016 có 99 người và năm 2017 có 97 người.
Tóm lại qua phân tích sốlao động tại công ty COSEVCO 6 thì sốlao động của công ty giảm dần qua 3 năm. Bên cạnh đó thì laođộng tại công ty chủyếu là lao động phổthông, ít lao động có tay nghềcao nên điều này ít nhiều cũngảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty. Vì vậy công ty cần phải có những biện pháp cụthểnhằm cải thiện tình trạng trên đểcông ty có thểhoạt động được hiệu quảhơn.
3.1.2 Phương pháp xây dựng định mức thời gian lao động
Theo tính chất công việc nên thời gian lao động tại công ty được chia thành 2 khối đó là khối quản lý và khối công nhân:
- Khối quản lý: là khối có vai tròđiều hành hoạt động và vận hành của công ty. Tại công ty COSEVCO 6 khối quản lý của công ty làm việc 8h, 6 ngày/tuần.
+ Buổi sáng làm việc từ7h- 11h. + Buổi chiều làm việc từ13h- 5h.
- Khối công nhân: là khối tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm của công ty. Bộphận này chia làm 2 ca:
+ Ca ngày: từ7h-11h và 13h-5h + Ca đêm: từ22h- 6h sáng hôm sau.
Cần có sựphân công công việc hiệu quản và thuận tiện đối với cả2 khối làm việc. Việc luân phiên làm việc theo ca giúp công ty tiết kiệm được thời gian cũng như nguyên, nhiên liệu sản xuất. Bên cạnh đó cũng giúp công ty hoạt động gần như tối đa công suất của nhà máy từ đó góp phần tăng năng suất lao động của công ty.
3.1.3 Công tác chăm lo đời sống người lao động tại công ty
Bên cạnh các công việc hoạt động kinh doanh thì công ty luôn quan tâm đến đời sống của người lao động.
Tại công ty các công tác như an toàn lao động, vệsinh lao động rất được chú trọng tại công ty. Công ty đã tổchức và tuyên truyền tốt các vấn đềvềan toàn và vệ sinh trong lao động. Công ty cũng chia trách nhiệm cho mỗi bộlà kiểm tra thường xuyên đểphát hiện và khắp phục ngay các nguy cơ gây mất an toàn lao động.
Quyền lợi của người lao động luôn được công ty cốgắng đápứng tốt nhất có thể. Việc trảlương của công ty luôn được công ty chú ý đểtránh nhằm trảlương chậm hoặc nợlương đối với người lao động.
Vào các ngày lễnhư 8/3 công ty cũng trích một phần kinh phí đểcó những phần quà đểtặng cho chịem phụnữ,…
3.1.4 Năng suất lao động của công ty
Trong cơ chếthịtrường hiện nay dưới tác động của các yếu tốcảbên trong và bên ngoài đối với doanh nghiệp thì bắt buộc doanh nghiệp phải nhận thức được tầm quan trọng của việc nâng cao năng suất lao động của mình.
Năng suất lao động là tiêu chuẩn phản ánh tổng hợp nhất hiệu quảcủa hoạt động quản trịsản xuất và tác nghiệp. Năng suất trởthành nhân tốquan trọng nhất đánh giá khảnăng cạnh tranh của hệthống sản xuất trong mỗi doanh nghiệp. Việc nâng cao nâng suất lao động còn giúp cho doanh nghiệp nâng cao khảnăng cạnh tranh, góp phần nâng cao hiệu quảkinh doanh của doanh nghiệp từ đó giúp doanh nghiệp có thể phát triển tốt hơn và thúc đẩy xã hội phát triển.
Bảng 2: Năng suất lao động của công ty qua 3 năm 2015-2017 Đơn vị: Nghìnđồng/người Chỉtiêu 2015 2016 2017 So sánh 2015/2016 2016/2017 +/- % +/- % Tổng DT 39.598,7 40.356,6 37.347 757,9 1,9 (3.009,6) (7,5) Tổng LĐ128 111 109 17 13,3 2 1,8 Năng suất lao động bình quân đầu người 309.364,8 363.573 342.633 54.208,2 17,5 (20.940) (5,8) Nguồn: Phòng kếtoán
Thông qua bảng sốliệu cho ta thấy năng suất lao động của công ty năm 2016 là năm có năng suất lao động cao nhất. Cụthểnăng suất lao động năm 2016 tăng so với năm 2015 là 54.208,2 nghìnđồng/người tương đương với 17,5%. Năng suất lao động tăng do doanh thu năm 2016 tăng 757,9 triệuđồng tương đương 1,9% và đồng thời số lượng lao động giảm 17 người tương đương với 13,3% so với năm 2015.
Năng suất lao động năm 2017 là 342.633 nghìnđồng đã giảm 20.940 nghìn đồng/người so với năm 2016 là vì doanh thu của công ty giảm 3.009,6 triệu. Sốlao động năm 2017 so với năm 2016 cũngđã giảm 2 người. So với năm 2016 thì doanh thu và tổng sốlao động của công ty đã giảmứng với tỉlệlà 7,5% và 1,8% nhưng vì tỷ lệgiảm doanh thu giảm nhiều hơn tỷlệgiảm sốlao động nên cho ta thấy hoạt động