rủi ro kiểm soát
a. Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
(1) Thử nghiệm 1
- Mục tiêu:
+ Kiểm tra việc đánh số liên tục và chữ ký của nhưng người có liên quan trên các chứng từ (phiếu đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi,...).
+ Kiểm tra việc lập và lưu trữ chứng từ liên quan đến nợ phải trả.
- Công việc: KTV chọn mẫu một số nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nợ phải trả để kiểm tra (tổng cộng số nghiệp vụ được kiểm tra là 120 nghiệp vụ).
KTV yêu cầu đơn vị cung cấp các loại chứng từ của những nghiệp vụ đó như: phiếu đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, hoá đơn, phiếu chi (nếu có) kết hợp kiểm tra các loại chứng từ nêu trên nhưng chưa được sử dụng.
- Kết quả:
+ Sau khi kiểm tra các chứng từ phiếu đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, hoá đơn, phiếu chi, KTV nhận thấy chúng được đánh số liên tục, có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan.
+ Các chứng từ trong cùng nghiệp vụ được đơn vị kẹp chung với nhau và lưu theo ngày tại phòng kế toán.
- Kết luận: Công ty thực hiện tốt việc kiểm soát chứng từ, các chứng từ được đánh số liên tục trước khi sử dụng, có đầy đủ chữ ký xét duyệt của người có thầm quyền, việc lưu trữ chứng từ chưa sử dụng và đã sử dụng thực hiện khá tốt.
- Nhận xét: Đối với khoản mục có số lượng nghiệp vụ phát sinh tương đối nhiều như khoản mục nợ phải trả thì việc KTV tiến hành chọn mẫu một số bộ chứng từ có liên quan đến nợ phải trả trong một tháng để kiểm tra việc lập, xét duyệt và lưu trữ là hợp lý. Thông qua việc kiểm tra này KTV có thể hiểu được việc tổ chức quan lý, sắp xếp, lưu trữ chứng từ của công ty.
(2) Thử nghiệm kiểm soát 2:
- Mục tiêu: Kiểm tra sự phân công trách nhiệm của các bộ phận trong công ty.
- Công việc: KTV thu thập các quyết định, quy chế làm việc của từng bộ phận. KTV tiến hành phỏng vấn nhân viên trong công ty kết hợp quan sát sự phân chia trách nhiệm của các bộ phân, cụ thể:
+ Bộ phận kế toán, thủ quỹ và xét duyệt công nợ.
+ Bộ phận mua hàng, bộ phận kho và bộ phận kế toán phải trả. + Sự khác biệt giữa bộ phận tài vụ và bộ phận kế toán.
- Kết quả: KTV nhận thấy trong công ty có sự phân chia trách nhiệm rạch ròi giữa các bộ phận kế toán, thủ quỹ và xét duyệt công nợ; bộ phận mua hàng, kho và kế toán phải trả; bộ phận tài vụ và kế toán được tổ chức độc lập.
- Nhận xét: Thông qua việc phỏng vấn và quan sát, KTV đánh giá được phần nào sự hữu hiệu trong việc phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận trong
công ty. Tuy nhiên thủ tục này chỉ đúng tại thời điểm KTV thực hiện phỏng vấn và quan sát còn những thời điểm khác thì không thể đảm bảo được. Do đó, thủ tục này chỉ có thể chứng minh tại thời điểm quan sát công ty có thực hiện phân chia trách nhiệm giống như thiết kế, nhưng không đảm bảo rằng việc vận hành nó là hữu hiệu.
(3) Thử nghiệm kiểm soát 3:
- Mục tiêu:
+ Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ thanh toán nợ phải trả (chứng từ thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng), có đối chiếu với các chứng từ liên quan (đơn đặt hàng, hoá đơn, phiếu nhập kho,...), có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền xét duyệt trước khi xác nhận thanh toán hay không.
+ Kiểm tra các phiếu chi đã được thanh toán có được ký và đóng dấu xác nhận hay không.
+ Kiểm tra xem đơn vị có ban hành những quy định về xét duyệt thanh toán nợ phải trả hay không.
- Công việc:
Thực hiện phỏng vấn:
+ Nhân viên trong đơn vị để xem đơn vị có ban hành những quy định về xét duyệt thanh toán hay không.
+ Thủ quỹ để biết thủ quỹ có thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ thanh toán, cố ý hoặc đóng dấu xác nhận lên những phiếu chi đã được chi hay không.
KTV thực hiện quan sát các nhân viên có thực hiện đối chiếu chứng từ thanh toán nợ phải trả với các chứng từ có liên quan như đã trình bày hay không.
Chọn mẫu ngẫu nhiêu hai tháng (tháng 6, tháng 12), mỗi tháng chọn tất cả các chứng từ thanh toán (kèm các chứng từ có liên quan đến các chứng từ thanh toán này như: đơn đặt hàng, hoá đơn, phiếu nhập kho) để kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ thanh toán, cụ thể đối chiếu về ngày, số lượng, đơn giá, số tiền trên các chứng từ, xem xét chứng từ thanh toán có đầy đủ chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền hay chưa.
- Kết quả: Sau khi thực hiện phỏng vấn và quan sát nhân viên và thủ quỹ của đơn vị KTV thấy rằng đơn vị ban hành những quy định về xét duyệt thanh toán nợ nhưng những quy định này không được cụ thể hoá bằng văn bản, thủ
quỹ có thực hiện kiểm tra chứng từ thanh toán trước khi thanh toán và có đóng dấu lên phiếu chi sau khi thanh toán.
- Kết luận: KTV nhận thấy hoạt động có liên quan đến thanh toán nợ phải trả và xét duyệt thanh toán của công ty là hữu hiệu. Công ty có thực hiện kiểm tra tính hợp lệ và khớp đúng của chứng từ thanh toán có liên quan. Các phiếu chi đã thanh toán đã được đóng dấu xác nhận rõ rằng và lưu trữ tách biệt. Tuy nhiên cần lưu ý việc quy định một cách rõ ràng xét duyệt thanh toán nợ phải trả là điều quan trọng, trong thời gian tới công ty nên thực hiện cụ thể hoá chúng bằng văn bản đề có cơ sở vững chắc cho việc xét duyệt về sau.
- Nhận xét: Thông qua thử nghiệm kiểm soát đối với chứng từ thanh toán nợ phải trả KTV sẽ nắm bắt rõ hơn về việc tổ chức sử dụng chứng từ và hiểu rõ hơn sự phận chia trách nhiệm đối với việc xét duyệt thanh toán. Bởi vì các hoạt động có liên quan đến chứng từ thanh toán và xét duyệt thanh toán vốn tiềm ẩn nhiều khả năng xảy ra gian lận sai sót. Do đó đòi hỏi công ty phải thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm tra nhằm hạn chế tối đa gian lận, sai sót đối với việc thanh toán nói chung và chứng từ thanh toán nợ phải trả nói riêng.
(4) Thử nghiệm kiểm soát 4:
- Mục tiêu:
+ Kiểm tra quá trình nhận hàng, phiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng có được lập ngay khi công ty nhận hàng hay không.
+ Kiểm tra xem có sự tính toán chính xác và đối chiếu hoá đơn với phiếu nhập kho (hoặc báo cáo nhận hàng) và đơn đặt hàng trước khi chấp nhận thanh toán hay không.
- Công việc:
+ Chọn ngẫu nhiên 20 giao dịch: Kiểm tra, đối chiếu ngày trên hóa đơn, phiếu nhập kho với ngày hạch toán trên sổ kế toán. KTV xuống kho thực hiện quan sát quá trình nhận hàng tại công ty kết hợp phỏng vấn thủ kho về nhận hàng, cụ thể là ngay khi nhận hàng thủ kho và bộ phận chuyên môn có thực hiện kiểm tra và lập phiếu nhập kho khi nhận hàng hay không.
+ KTV phỏng vấn kế toán nợ phải trả xem trước khi xác nhận thanh toán với nhà cung cấp họ có tiến hành đối chiếu các nội dung trên hoá đơn như số lượng, giá cả, chủng loại, đơn vị tính, quy cách,... với phiếu nhập kho (hoặc báo cáo nhận hàng), đơn đặt hàng hay không.
- Kết quả: Sau khi thực hiện quá trình thực hiện quá trình kiểm tra, quan sát và phỏng vấn tại kho, kết hợp phỏng vấn bộ phận kế toán công nợ KTV nhận thấy ngay khi nhận hàng thủ kho và một cá nhân trong bộ phận nhân hàng tiến hành kiểm tra hàng hoá, tổ chức chuyển ngay hàng đã nhận vào đúng vị trí, đồng thời thủ kho cũng tiến hành lập phiếu nhập kho cho hàng hoá được nhận, sau đó thực hiện chuyển phiếu này cùng với hoá đơn cho bộ phận kế toán thực hiện xác nhận thanh toán. Bộ phận kế toán nợ phải trả có thực hiện đối chiếu lại các nội dung trên hoá đơn với phiếu nhập kho và đơn đặt hàng nếu thấy khớp thì xác nhận thanh toán.
- Kết luận: KTV cho rằng công ty đã thực hiện tốt hoạt động kiểm soát đối với khâu nhận hàng và thanh toán trong chu trình mua hàng – trả tiền. Hàng hoá được kiểm tra kỹ trước khi nhận, thủ kho nhận hàng xong có lập phiếu nhập kho và bộ phận kế toán nợ phải trả có thực hiện việc tính toán, đối chiếu các nội dung trên hoá đơn với các chứng từ liên quan trước khi xác nhận thanh toán.
- Nhận xét: Có thể nói khâu nhận hàng và xác nhận thanh toán trong chu trình mua hàng – trả tiền là quan trọng. Bởi vì trong giai đoạn này nếu công ty không kiểm tra lại hàng hoá, lập phiếu nhập kho với giá trị chính xác và kế toán không kiểm tra, tính toán lại nội dung trên hoá đơn trước khi xác nhận thanh toán sẽ gây ra nhiều sai sót gây tổn thấy cho công ty. Thử nghiệm này giúp KTV có được đánh giá chính xác hơn về khâu nhận hàng nói riêng và chu trình mua hàng nói chung.
b. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát
Qua bốn thử nghiệm kiểm soát, KTV nhận thấy công ty thực hiện khá đầy đủ và chặt chẽ các nguyên tắc về kiểm soát nội bộ. Vì vậy, việc đánh giá về các rủi ro không thay đổi:
- Rủi ro kiểm soát (CR) là 30% - Rủi ro tiềm tàng (IR) là 70% - Rủi ro kiểm toán (AR) là 5% - Rủi ro phát hiện (DR) là 23,81%
3.2.2.2. Thực hiện thử nghiệm cơ bản a. Thủ tục chung