2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
ở Công ty Cổ phần TMDV và Đầu tư Minh Việt tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Bộ máy kế toán của công ty bao gồm các bộ phận sau:
Kế toán tổng hợp Thủ kho Kế toán kho Kế toán thanh toán Thủ quỹ
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty
Nhiệm vụ chức năng của từng bộ phận:
Kế toán trưởng:
- Là người lãnh đạo cao nhất của phòng, chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về tất cả hoạt động của phòng do mình phụ trách.
- Là người bao quát toàn bộ công tác kế toán của Công ty, quyết định mọi việc trong phòng kế toán. Phải nắm được toàn bộ tình hình tài chính của công ty để tham mưu cho Giám đốc ra các quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính của công ty.
- Tham gia kiểm tra, giám sát việc thực hiện chấp hành các quy định, chính sách liên quan đến công tác tài chính kế toán theo quy định nhằm mục đích ngăn ngừa các sai phạm xảy ra làm ảnh hưởng đến công ty.
- Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của Phòng Kế toán cho Ban giám đốc công ty, tiếp nhận, phổ biến và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị của Ban giám đốc công ty.
- Có nhiệm vụ phối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và quy trình kế toán.
Kế toán tổng hợp:
- Hỗ trợ cho kế toán trong các công việc của phòng kế toán.
- Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nước và công ty. - Thay mặt Kế toán trưởng giải quyết, điều hành hoạt động của Phòng Kế toán khi Kế toán trưởng vắng mặt sau đó báo cáo lại Kế toán trưởng các công việc đã giải quyết hoặc được ủy quyền giải quyết.
- Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các kế toán phần hành thực hiện trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót (nếu có) về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời.
- Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng qui định.
- Kiểm tra, hiệu chỉnh nghiệp vụ cho các kế toán viên nắm rõ cách thức hạch toán đối với các phát sinh mới về nghiệp vụ hạch toán kế toán.
- Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng và Ban giám đốc khi được yêu cầu.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Kế toán trưởng phân công.
Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi quản lí tình hình chi tiền mặt bảo đảm đáp ứng kịp thời, chính xác phục vụ tất cả mọi hoạt động của công ty. Tập hợp và kiểm soát chứng từ trước khi thu chi, thanh toán, cung cấp các thông tin và lập báo cáo theo yêu cầu quản lý.
Kế toán kho: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của
từng loại hàng hóa trong quá trình mua bán, báo cáo tồn kho hàng hóa theo niên độ kế toán quy định của công ty.
Thủ kho: Có nhiệm vụ nhập, xuất hàng hóa theo yêu cầu. Cuối kỳ, thủ kho phải gửi báo cáo tồn kho cho Kế toán kho để theo dõi số lượng, chủng loại hàng hóa đã có sẵn trong kho để tiện cho việc xuất kho hàng hóa đi bán một cách nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả.
Thủ quỹ:
- Quản lý tiền thực trong quỹ và các khoản thu, chi quỹ tiền mặt của công ty. Đảm bảo thu đúng, thu đủ, chi đúng theo lệnh, chi và kiểm soát tiền mặt, thu chi tiền khi có chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của kế toán thanh toán đưa sang.
- Căn cứ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt phát sinh, hàng ngày lập sổ quỹ tiền mặt và đối chiếu sổ tồn quỹ với kế toán thanh toán.
2.1.4.2. Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty
- Công ty áp dụng chế độ kế toán theo TT133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành
- Niên độ kế toán: Bắt đầu vào ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam
- Kỳ kế toán: Kỳ kế toán Quý
- Phương pháp nộp thuế giá trị gia tăng: Theo phương pháp khấu trừ
- Nguyên tắc ghi nhận và các phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Tính theo phương pháp đường thẳng
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ - Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán MISA
2.1.4.3. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
theo TT133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Các chứng từ kế toán công ty sử dụng chủ yếu:
-KT vốn bằng tiền: Phiếu thu, Phiếu chi, Bảng kê vàng bạc đá quý, Bảng kiểm kê quỹ. Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Bảng sao kê của ngân hàng, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản...
-KT hàng hóa, vật tư: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá; Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ; Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá; Bảng kê mua hàng
-Kế toán CCDC: bảng phân bổ CCDC, phiếu xuất kho, phiếu đề nghị xuất công cụ dụng cụ, biên bản kiểm kê.
-Kế toán tài sản cố định: Biên bản bàn giao, biên bản thanh lý, bảng tính khấu hao TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ.
-KT tiền lương và các khoản trích theo lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.
-KT bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hợp đồng kinh tế, phiếu thu giấy báo có, các chứng từ liên quan
2.1.4.4. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng theo chế độ kế toán ban hành theo TT133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Các tài khoản vận dụng chủ yếu trong công ty:
❖ Tài khoản đầu 1:
+111:1111 Tiền mặt VN
+112:1121 Tiền gửi ngân hàng VNĐ +131 Phải thu khách hàng
+138: 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1386 Cần cố ký quỹ kí cược 1388 Phải thu khác
+141 Tạm ứng
+151 Hàng mua đang đi đường +156 Hàng hóa
+157 Hàng gửi đi bán
❖ Tài khoản đầu 2:
+242: Chi phí trả trước
❖ Tài khoản đầu 3:
+331 Phải trả người bán
+333: 3331 thuế giá trị gia tăng phải nộp 33311 thuế giá trị gia tăng đầu ra
3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 3338:3381,3382,3383,3384,3385,3386,3387,3388 +341 Vay và nợ thuê tài chính
+352,353
❖ Tài khoản đầu 4:
+411:4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu +421 LNSTCPP
❖ Tài khoản đầu 5:
+515: Doanh thu hoạt động tài chính
❖ Tài khoản đầu 6:
+632: Giá vốn hàng bán +635: Chi phí tài chính
+642: Chi phí quản lý kinh doanh 6421: Chi phí bán hang
6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp
❖ Tài khoản đầu 7:
+711 Thu nhập khác
❖ Tài khoản đầu 8: +811 Chi phí khác
+ 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
❖ Tài khoản loại 9: 911 Xác đinh kết quả
2.1.4.5. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán:
-Sổ Nhật kí chung, -Sổ cái các TK
-Sổ chi tiết các tài khoản - Sổ quỹ tiền mặt
-Sổ tiền gửi ngân hàng
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, hàng hóa, - Thẻ kho, nhật kí mua hàng
- Sổ chi tiết thanh toán vơi người mua, sổ chi tiết bán hàng.
2.1.4.6. Tổ chức vận dụng hệ thống Báo cáo tài chính: báo cáo tài chính năm
- Báo cáo tình hình tài chính: Mẫu số B01a – DNN
- Báo cáo hết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 – DNN - Bản thuyết minh Báo cáo tài chính: Mẫu số B09 - DNN.
- Báo cáo không bắt buộc mà khuyến khích lập: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 - DNN)
2.1.4.7. Phần mềm kế toán được sử dụng tại công ty
Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020 R11 để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại doanh nghiệp. Phần mềm này được xây dựng dựa trên những quy định hiện hành về kế toán, thiết kế phù hợp với công ty với đầy đủ các phân hệ. Trong phòng kế toán mỗi người được giao một máy tính được cài sẵn phần mềm MISA và tất cả đều được kết nối với máy chủ. Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp giảm bớt khối lượng công làm việc của các kế toán, giúp cho quá trình hạch toán kế toán, theo dõi các đối tượng, đưa ra các thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời và chính xác, phục vụ cho quá trình quản trị hiệu quả hơn.
Một số đặc điểm của phần mềm kế toán MISA:
- Với 1 bản quyền, có thể làm kết hợp cho nhiều loai hình doanh nghiệp: thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng, xuất nhập khẩu
- Không giới hạn số lượng công ty được mở ra trên 1 bản quyền. Rất phù hợp cho các đơn vị làm dịch vụ kế toán.
- Nhiều tính năng tự động vượt trội:
+ Tự động tính và áp giá vốn hàng xuất bán
+ Tự động kết chuyển doanh thu, chi phí để lên báo cáo. Người dùng không phải thực hiện bất kỳ thao tác nào để kết chuyển
+ Báo cáo nhanh, tự động hiển thị các thông tin nhanh về hàng hóa tồn kho, công nợ, tiền mặt, tiền gửi tại thời điểm nhập chứng từ
+ Số liệu liên năm: Số dư của năm trước tự động kết chuyển sang năm sau mà kế toán không phải thực hiện thao tác kết chuyển
Phần mềm kế toán MISA bao gồm các phân hệ sau:
- Bàn làm việc - Quỹ
- Ngân hàng - Mua hàng - Bán hàng
- Hóa đơn điện tử - Quản lý hóa đơn - Tài sản cố định - Kho - Công cụ dụng cụ - Tiền lương - Thuế - Giá thành - Tổng hợp - Hợp đồng - Ngân sách - Thủ quỹ - Thủ kho - Tài liệu - Công việc
Hình 2.1: Giao diện phần mềm kế toán MISA sử dụng tại công ty
Trình tự ghi sổ kế toán trên máy tính:
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái hoặc Nhật ký - Sổ cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng (hoặc bất kì thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với BCTC sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỒ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán trên máy tính
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra